Microsoft Project, Trello, Wrike ? Ces outils sont incontournables dans la gestion de projet, pourtant, leurs concurrents sont nombreux et n'ont rien à leur envier.
Lorsqu'il s'agit de gestion de projet, Microsoft Project apparaît comme un réflexe, tant il a acquis un statut de standard. Il est pourtant concurrencé par des outils plus simples et légers comme Wrike, ou Trello, dont l'usage de base est gratuit, ce qui n'est pas négligeable pour les petites sociétés. À côté de ces quelques outils phare, il existe une myriade d'autres solutions, dont nous vous proposons ici une sélection restreinte.
Ces 7 outils ont été sélectionnés par des chefs de projet et développeurs dans le cadre d'une enquête de G2 Crowd, et se base sur 600 retours de professionnels. Sans être exhaustive, la liste permet de faire un choix a priori sans trop se tromper. Mieux qu'un test en laboratoire, voici quelques témoignages de terrain.
1. Basecamp
Sur Basecamp, un projet s'appelle justement un "basecamp". Outil de gestion de projet classique, il permet d'inclure des personnes tierces à l'entreprise, dont des clients, réunis au sein d'une section à part, et c'est sans doute la vraie valeur ajoutée de cette solution. Aux clients, on peut bien sûr partager toutes les données que l'on veut : tâches, documents... Le logiciel dispose de son chat interne, un récapitulatif des tâches, un rétroplanning...
Parole de chef de projet :
Derrick : « L'outil garde la discussion autour du projet organisée, et plus important, il conserve tous les échanges hors de ma boîte mail. Lorsque je veux me plonger dans un projet, il me suffit de jeter un œil à Basecamp pour voir tous les éléments du projet, sans avoir à les chercher parmi des tonnes d'e-mails. »
Heather : « L'une des forces de Basecamp est sa faculté à partager des projets avec des personnes différentes. Seules les bonnes personnes sont notifiées des changements qui les concernent, et la fonction To Do List aide à rester organisé. Il manquerait peut-être la possibilité de mentionner des personnes pour les solliciter. »
Alexander : « C'est un outil qui ne demande aucune formation, vous n'avez qu'à le lancer et commencer à l'utiliser. Il est très intuitif, mais il manque certaines fonctions, comme la connexion entre les tâches de la To Do List et les discussions, et les applications iOS et Android ne sont pas parfaites. »
Harvest permet de gérer un projet et surtout le temps que votre équipe passe dessus, ainsi que les budgets alloués. Vous pouvez inviter un prestataire à rejoindre un projet, lui assigner un tarif horaire, des tâches, une deadline, et même générer une facture. Le logiciel est capable de générer des rapports récurrents offrant une visibilité sur le coût et le temps passés par tâche. Bien qu'en anglais, il offre une interface intuitive.
Parole de chef de projet :
Benjamin : « C'est le meilleur outil de gestion du temps. Alors que tout le monde veut tracker le temps, personne ne passe de temps à le faire. Harvest le fait de façon simple, sans réclamer de temps, et génère des rapports facilement, ainsi que des factures, pouvant être envoyées aux clients. »
Brent : « Il fait un excellent travail pour suivre le temps, et de façon subliminale, il m'aide aussi à rester focalisé sur mes tâches parce que je sais que leur temps sera comptabilisé. »
Erin : « J'ai utilisé plusieurs outils de gestion du temps et Harvest est le plus avancé. Il permet de mesurer le temps de travail en temps réel et autorise d'y revenir plus tard. Plusieurs projets peuvent être ajoutés ainsi qu'une application mobile, ce qui permet de comptabiliser tout le temps passé. »
Comme son nom le suppose, MindManager permet de créer des cartes représentant ses idées, afin de les organiser. Les "maps" permettent également d'organiser des projets, des réunions ou de présenter des stratégies. Chaque bulle sur la carte peut constituer une tâche, dont l'état d'avancement peut être préciser en un clic de souris. Une deadline peut également lui être attachée. Et le tout, être partagé à son équipe. Les idées peuvent être déplacées au sein de la carte par simple glisser/déposer, puis êtres priorisées ou filtrées afin de faciliter la prise de décision. Enfin, les maps peuvent être exportées en présentation PowerPoint, PDF, ou page Web.
Parole de chef de projet :
Dave : « Je l'ai conseillé à plusieurs personnes. Sa meilleure fonction est sa capacité à saisir les idées à la volée et de les structurer logiquement plus tard. J'aime le fait de pouvoir y rattacher des graphiques, des icônes, et de pouvoir tout exporter sous Word pour partager ses idées aux autres. »
Patrick : « Je l'utilise essentiellement pour créer des structures WBS (qui permet de découper l'ensemble d'un travail en unités appréhendables pour toute l'équipe). Avant, j'en créais une pour l'ensemble du projet, mais maintenant, j'en fais une à deux douzaines par projet, parce que cela aide à échanger avec l'équipe. »
Lisa : « J'aime le fait de pouvoir réarranger les idées visuellement, et de dessiner des connexions entre des concepts liés, cela permet de véhiculer des idées de façon plus claire qu'avec une Mindmap. Je mets aussi l'outil à profit pour créer des présentations. »
Anciennement connu sous le nom d'AtTask, Workfront est un outil de gestion de projet en ligne, possédant une déclinaison mobile, et s'adressant aussi bien à l'IT qu'au marketing, aux RH ou à la direction financière. L'outil peut offrir une vision de projets plus ou moins importants, et transversaux aux départements. Modifiable selon ses besoins, Workfront veut offrir une vision à 360 degrés des projets d'une entreprise, et leur évolution.
Parole de chef de projet :
Dana : « J'adore sa simplicité d'utilisation. Des outils comme Basecamp ou Asana ont des interfaces très simples aussi, mais pas autant de fonctionnalités. Workfront possède un nombre incroyable de fonctions mais qui ne dégraderont pas l'expérience utilisateur pour autant. »
Jessica : « Workfront permet d'avoir des échanges rationnels, des rapports en temps réel, un suivi des problèmes automatisé et un contrôle-qualité des actifs. Il s'intègre très bien à d'autres logiciels, et lorsque des fonctions ne correspondent pas à nos besoins, leurs équipes nous écoutent et planchent dessus. »
Katherine : « J'aime voir l'ensemble des tâches ainsi que leur date butoir. L'outil permet de facilement créer une tâche de sa conception à la mise en production, en passant par son approbation légale et sa conformité. Il est aisé d'avoir des projets organisés, avec tous les documents et détails nécessaires. »
Smartsheet s'adresse aux habitués des tableurs, car il adopte justement une interface assez proche, mais résolument tournée vers la gestion de projets. On peut par exemple afficher le statut d'une tâche dans une case, selon un code couleur, et créer une arborescence en fonction du projet. Des fichiers (vidéos, présentations...) peuvent être attachés à une ligne. Des rappels de dates clés peuvent être ajoutés. Une vue agenda ou une chronologie interactive sont aussi proposées. Un partage sécurisé des feuilles est gratuit et illimité. Un affichage sous forme de cartes à la Trello est aussi proposé depuis peu.
Parole de chef de projet :
Benjamin : « C'est un outil de gestion de projets reposant sur des feuilles de calcul, donc si vous êtes habitués à Excel, vous ne serez pas perdu. Vous pouvez utiliser du formatage conditionnel, définir des alertes, automatiser l'envoi d'e-mails, et permet de créer des graphiques de Gantt ou d'avoir un tableau de bord. »
Lauren : « Smartsheet me permet d'être organisée et de communiquer avec mon équipe pour les avertir des changements en temps réel. Et ils peuvent en faire autant avec moi. Ils voient nos engagements, paiements et livraisons, alors que je gère des équipes aux États-Unis et au Canada. »
Liam : « Ayant une grande expérience avec les logiciels classiques que son Excel et Numbers, Smartsheet m'a apporté un grand bol d'air, car il est facile à utiliser pour un nouvel utilisateur. Il vous fera regretter tout le temps passé à essayer de manipuler des choses sous Excel. »
Asana est un outil de gestion de projet pas comme les autres, puisqu'il a été conçu par le confondateur de Facebook, Dustin Moskovitz, qui voulait justement améliorer les process au sein du réseau social. L'outil permet de décomposer un projet en tâches, que l'on agrémente de commentaires, de captures d'écran, d'une deadline, et que l'on assigne à un collaborateur. Concurrent de Slack, Basecamp et autre Trello, Asana est proposé gratuitement jusqu'à 15 membres, et disponible dans le navigateur.
Parole de chef de projet :
Zoltan : « Asana est plein de surprises : quand vous tentez quelque chose qui pourrait marcher, eh bien il fait exactement ce que vous vouliez faire, comme transformer une liste à puce dans une note Outlook en tâches, ce qui rend la prise en main très simple. J'apprécie aussi que les membres d'une équipe puissent se suivre. »
Alessandro : « Facile à utiliser, interface simple, et plein de fonctionnalités pour organiser et visualiser vos tâches quotidiennes. Sa faculté à créer plein de projets, d'assigner des tâches, des groupes et de communiquer avec ses collègues et de suivre les fichiers précédemment partagées est aussi très bonne. »
Ashlee : « Le département marketing de mon entreprise a récemment complètement migré un site Web en utilisant Asana. Chaque page correspondait à une tâche et pouvait être organisée dans des catégories et assignée aux bonnes personnes, qui peuvent taguer un manager en commentaire s'ils ont une question. »
JIRA est un outil de gestion de projet dans le navigateur. Il permet de planifier des tâches, de créer des "user stories" et des tickets, planifier des sprints et affecter les tâches à l'ensemble d'une équipe de développement. L'outil permet aussi d'assurez le suivi, de définir des priorités et de bénéficier d'une visibilité pour discuter du travail de l'équipe dans son contexte. JIRA dispose enfin de nombreuses extensions pour l'adapter à ses besoins.
Parole de chef de projet :
Sai : « Il supporte les tableaux pour la méthode Agile, Scrum et Kanban. La gestion des utilisateurs est vraiment bonne car elle intègre un système de vérification d'autorisation. L'outil permet d'obtenir des réponses rapides des personnes concernées lorsqu'on problème leur est signalé. »
Paul : « JIRA est une bonne solution de remontée des problèmes pour plusieurs projets. Il a de bonnes intégrations, des flux de travail personnalisables et peut aussi bien être utilisé pour des situations internes ou externes. C'est un bon outil pour intégrer des développeurs tiers dans la boucle. »
Anderson : « J'apprécie particulièrement sa flexibilité, aussi bien pour des gros que des petits projets. Vous pouvez personnaliser les écrans, les champs, les flux de travail, partager les configurations, faire des imports depuis Github, et surtout, créer des tableaux de bord réunissant plusieurs projets. »
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