Avis Monday (mai 2024) : voilà pourquoi tout le monde en parle

C'est le joli mois de mai et malgré les jours fériés, il faut rester bien organisé. En effet, alors que le second trimestre 2024 bat son plein, les projets s'accumulent. Pour les mener à bien, une solution de productivité est bien souvent nécessaire. On trouve heureusement sur le marché de nombreux programmes conçus pour faciliter la gestion de projet. Parmi eux, les plus connus se nomment Microsoft Loop, Asana ou encore Notion. N'oublions pas non plus Monday.com qui a convaincu de nombreux utilisateurs.

Monday.com était, à l'origine, inclus dans le créateur de sites web Wix. Il est désormais indépendant de celui-ci et permet à tous les managers de mieux gérer le travail de leurs équipes. Ce programme regorge, en effet, de fonctions pour la planification de tâches et la gestion de collaborateurs.

Réputé pour sa souplesse, Monday.com peut être appliqué à tous les domaines d'activité mais aussi à toutes les tailles de projet. Les utilisateurs apprécient également son ergonomie et ses nombreuses options, qui permettent à la fois de communiquer, de brainstormer et de gérer toutes sortes de documents.

Cette solution évolue constamment. Voici un récapitulatif des dernières nouveautés qui ont été annoncées :

• Un nouveau tableau blanc en ligne, nommé WorkCanvas, a été lancé. De nouvelles formes y ont été récemment intégrées.
• Les utilisateurs peuvent expliquer leurs besoins aux développeurs lorsqu'ils font la demande d'une nouvelle app pour la Marketplace.
• De nouveaux filtres ont été inclus dans les graphiques de suivi des tâches.
• Il est possible de gérer toutes les connexions d'intégrations au même endroit.
• Une vue d'ensemble à été conçue pour le suivi des ventes d'un même pipeline.

Voici notre avis sur cette solution de productivité.

Qu’est-ce que Monday Work Management ?

Ce programme SaaS entièrement personnalisable a été conçu pour aider les organisations à atteindre une efficacité opérationnelle optimale.

L'objectif est de vous aider à suivre les flux de travail ainsi qu'à visualiser les données et à renforcer la communication entre collègues. Cela se traduit par la mise en place de diagrammes Gantt ou kanban, de feuilles de route agiles, de graphiques, de formulaires et plus encore. En outre, il y a de larges possibilités d’automatisation des tâches et d’intégration d'autres applications.

Pourquoi utiliser Monday.com ?

Un programme flexible et intuitif

De manière générale, cette plateforme est très facile à prendre en main car son utilisation est pensée pour être très intuitive. L’interface se veut ergonomique, fluide, et permet ainsi aux collaborateurs rôdés à la pratique du numérique de faire un gain de temps considérable et de simplifier les actions et les processus.

Toutefois, ceux qui débutent peuvent vite se perdre, tant les fonctions sont nombreuses.

C’est ce qui fait pourtant sa force : c'est un programme “bac-à-sable” que l’on peut façonner comme on le souhaite. Les dashboards générés peuvent servir à la gestion de projet, de campagne de communication, de tunnel de commande… 

Une fois formé, chacun peut configurer très facilement son environnement en fonction des besoins de l’équipe. Le programme simplifie également la collaboration et la communication en permettant une plus grande simplicité des échanges.

Un programme SaaS multiplateforme

Cette plateforme est accessible en tant que SaaS (Software as a Service), c’est-à-dire qu'elle est hébergée dans le cloud par le fournisseur de service. Les entreprises n’ont donc pas besoin de gérer l’hébergement de leur environnement, leur sécurisation ou encore les mises à jour du logiciel.

De plus, ce programme se veut accessible sur internet depuis n’importe quel navigateur web ou appli mobile. Les collègues nomades peuvent ainsi se connecter sur leur compte à tout moment et n’importe où, pourvu qu’ils aient un accès à internet. Cela facilite notamment les personnes en télétravail et les collègues répartis dans plusieurs bureaux.

Qui utilise Monday.com ?

Grâce à sa grande flexibilité, ce programme est adapté à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. De la TPE au grand compte en passant par la PME, la start-up ou l’ETI, chacun peut y trouver son compte dans l’utilisation de ce logiciel. De grands noms l'ont adopté : Coca-Cola, Axa, Carrefour, BNP Paribas…

Cette app est également pensée pour s’adapter aux besoins de tous les secteurs d’activité. Si elle convient aux métiers du numérique et du digital, sa personnalisation complète d’interface peut répondre à un grand nombre de métiers.

Ainsi, chaque département d’une même société peut disposer de son propre espace. Ressources humaines, commerciaux, départements techniques, opérationnels ou logistique… Selon les besoins et les modules choisis, la plateforme peut couvrir toutes sortes de missions, dans des domaines variés. 

En termes de taille d’équipe, les plans payants sont proposés aux équipes lorsqu'elles sont composées de 3 personnes minimum. Les freelances et les solopreneurs devront se contenter de la version gratuite ou d’une autre option comme Notion, Asana ou Trello. 

Comment utiliser Monday Work Management ?

Création de compte

Créer un compte est extrêmement simple. Lorsque vous arrivez sur la page d’accueil, sélectionnez le type de tâche que vous souhaitez gérer dans votre espace (gestion de projet, processus opérationnels, ventes…) et cliquez sur le bouton “Commencer”.

Vous arrivez sur une page d’authentification dans laquelle vous pouvez connecter votre compte Google ou entrer votre adresse mail professionnelle. En cliquant sur “Continuer”, vous pourrez renseigner votre nom, votre mot de passe et le nom de votre compte.

Choix de l’activité et des espaces de travail

Le logiciel va ensuite cibler le type d’interface idéale en vous posant quelques questions sur votre poste, votre société et vos besoins. 

Une fois fait, vous pouvez configurer votre premier tableau. Vous pouvez ensuite créer de nouveaux tableaux ou même de nouveaux espaces si vous gérez plusieurs groupes.

Intégrer des modèles de tableau

Si vous manquez d’inspiration pour optimiser votre espace et le rendre visuellement efficace, ce logiciel propose un très large choix de templates prédéfinis de dashboards, quelle que soit l’organisation que vous souhaitez faire. Vous pouvez cliquer sur “Choisir un modèle” pour visualiser le catalogue de templates ou cliquer sur le petit onglet “Commencer de zéro” pour avoir un tableau vierge.

Personnalisez vos tableaux

Chaque dashboard est composé de groupes. Un groupe est une section qui contient vos missions ou “éléments”. Chaque groupe possède un code couleur personnalisable et peut désigner n’importe quoi : une semaine, un mois, un sprint, un projet, etc.

Une fois que vous avez ajouté vos groupes, vous pouvez créer de nouveaux éléments dans vos groupes. Un “élément” correspond à une nouvelle ligne individuelle dans un groupe. Selon votre configuration, un élément peut être une tâche, un projet, un client, etc.

Enfin, il y a les colonnes. Les colonnes ont été pensées pour afficher toutes sortes d’informations associées à une tâche. On peut ainsi ajouter une colonne pour identifier un membre de l’équipe en charge de la tâche, ajouter des colonnes de données (date, numéro de téléphone…), une colonne pour afficher la progression du traitement de la tâche,... 

Intégrer des applications

Dans sa volonté de centraliser le flux de travail, Monday donne la possibilité d’intégrer un très grand nombre d’applis tierces.

Vous pouvez ainsi vous connecter facilement à des plateformes externes comme Google, Slack, Teams, Dropbox, Typeform… Choisissez les apps avec lesquelles vous souhaitez travailler dans le marketplace et ajoutez-les sur votre compte gratuitement.

Une fois l’application installée avec toutes les autorisations nécessaires, vous pouvez les intégrer à tous vos espaces ou tableaux, ou bien seulement quelques-uns. 

Pour certaines applis, une colonne intégration est prévue pour maintenir la connexion entre applications. Vous êtes libre de configurer les paramètres de l’application et de la supprimer quand vous le souhaitez.

Les principales fonctionnalités

Une gestion de projet survitaminée

Vous l’aurez compris, la fonctionnalité principale de cette solution est la planification et la gestion de projets, sous forme de tableaux de bord. Chaque collaborateur peut, en un coup d'œil, suivre l’avancée d’un projet ou d’une tâche, à qui cette dernière est attribuée, ainsi que les deadlines associées ou encore les budgets.

On peut aussi effectuer un suivi du temps passé et gérer les ressources en suivant les avancements. Les différentes vues disponibles dans le logiciel permettent à chaque collaborateur d’avoir un aperçu visuel : 

• Kanban : vous pouvez hiérarchiser vos missions et suivre leur avancement à l’aide de petites fiches. Vous pouvez mieux gérer vos ressources avec ces cartes en ajoutant autant d’éléments et de sous-éléments que nécessaire. 

• Diagramme de Gantt : ce diagramme flexible et dynamique se présente sous la forme de barres horizontales pour avoir un planning prévisionnel. Chaque barre représente une tâche. 

• Affichage Cartes : il s’agit d’un affichage très visuel avec tous les détails disponibles en un coup d'œil. Semblable à une galerie, vous pouvez trier ou modifier la vue selon vos besoins. 

• Affichage Fichiers : cette vue est disponible  pour gérer efficacement vos images et documents. Vous pouvez intégrer une colonne Fichier pour visualiser votre galerie de document plus rapidement.

Il existe d’autres vues disponibles comme la charge de travail, le calendrier, les graphiques… Vous pouvez passer d’un affichage à l’autre en quelques clics.

Par ailleurs, des outils d’automatisation sont là pour simplifier les process. Vous pouvez par exemple créer des tâches récurrentes (création de groupe, d’élément, notifications…), paramétrer des dépendances, automatiser des processus de conception ou des tableaux entrecroisés. Les plus aguerris pourront créer leurs propres automatisations personnalisées !

Des outils de collaboration

Lors de vos premiers pas, vous devrez créer une équipe et inviter vos collègues à joindre votre espace en communiquant leur adresse mail. Vous aurez accès à une page dédiée à la gestion d'une ou plusieurs équipes ainsi que des membres qui la composent. Vous pouvez ajouter ou retirer des personnes à tout moment, mentionner et assigner des tâches, etc.

La communication entre membres est indispensable pour fluidifier les processus et gagner du temps dans votre travail. Chaque collaborateur peut mentionner un membre de sa team dans l’élément qu’il souhaite communiquer. Chaque mention est notifiée au destinataire dans son panneau de notification. Vous pouvez même voir si votre collègue a vu votre message. Il est possible de faire de même avec toute la team ! Il n'y a pas de chat pour le moment, mais il est possible d’intégrer des produits comme Slack ou MS Teams pour communiquer.

Enfin, vous pouvez également inviter des personnes externes à consulter votre environnement de travail. Il peut s'agir de prestataires, de clients, de sous-traitants, etc. Vous pouvez ainsi partager quelques éléments spécifiques sans donner d’accès complet à vos tableaux principaux. 

Pour donner l’accès à un dashboard à un invité, vous devez le mettre en mode “partagé” et inviter la personne que vous souhaitez. Vous devez avoir l’adresse mail de la personne pour envoyer une invitation. Elle sera ensuite ajoutée à la liste des invités/abonnés, que vous pouvez gérer à tout moment. 

Gestion des fichiers et des ressources

D’autres options permettent quant à elles de mieux gérer et suivre vos documents. Les Workdocs sont des documents internes à la plateforme et totalement collaboratifs. Vous pouvez rédiger des commentaires, ajouter des annotations sur les images et les docs, attirer l’attention sur un contenu spécifique ou une portion de texte. 

Une grande variété de contenus peuvent être ajoutés, comme des vidéos YouTube, des cartes Maps, des présentations Google Drive, des maquettes… 

Afin de tout centraliser, vous pouvez également suivre vos données et KPI directement dans la solution. Vous aurez accès à des rapports et des analyses directement depuis Google Data Studio. Vous serez ainsi en mesure d’effectuer vos reportings dans un seul et même environnement, tout en accédant à vos documents et en suivant le travail de vos collaborateurs !

Monday et ses modules

Il existe plusieurs modules dédiés à des pôles précis de la gestion d’entreprise. Le module principal est Work Management, mais vous pouvez activer d’autres modules complémentaires pour bénéficier d'options supplémentaires, moyennant un tarif plus élevé.

Marketing et commerce

Monday Marketer 

Ce module complémentaire est conçu pour accompagner les professionnels marketing à gérer leurs campagnes et à suivre leur impact sur les prospects et les clients. Le module Marketer permet un suivi des prospects et des clients tout au long de leur parcours, de la génération de leads à la conversion en clients. Les cartes de leads peuvent être organisées suivant les étapes du parcours de l'acheteur et des priorités. Parmi les spécificités, on retrouve notamment : 

• Un dashboard dédié, 

• Une bibliothèque de contenus, 

• Des automatisations, etc.

Monday Sales CRM 

Le module Sales CRM est conçu pour aider les commerciaux à gérer et à suivre leur processus de vente. Il ajoute des fonctions pour transformer Monday en CRM commercial avec : 

• Gestion des pipelines de ventes, 

• Gestion des devis et factures, 

• Saisie et gestion de prospects, 

• Suivi des commandes de vente, 

• Automatisations des processus commerciaux, etc.

Ce module permet de centraliser toutes les données commerciales de votre canal de vente, pour optimiser votre expérience. 

Gestion de projets et développement

Monday Projects 

Le module Projects est un outil de gestion de projet, plus avancé que Work Management, conçu pour aider les développeurs à planifier, suivre et exécuter leurs tâches plus efficacement. Avec ce module, les utilisateurs peuvent créer des tableaux personnalisables pour suivre leurs activités, les délais, les budgets, les ressources et les échéances. Ils peuvent également ajouter des fichiers, des commentaires et des mises à jour de statut en temps réel pour faciliter la collaboration entre les membres de l'équipe. Ce module apporte une véritable valeur ajoutée en termes de gestion de projet avec des tâches, des jalons, etc. On retrouve des spécificités comme : 

• Automatisation des approbations de projets.

• Répartition des tâches, changement en temps réel, planification.

• Registre de risques.

• Gestion de portefeuille.

Monday Dev

Le module Devs est le pendant agile de la gamme. Il est orienté tech et produit pour de la gestion de projets informatiques, de développement ou de conception de sites web. Il est également pensé pour les équipes R&D des entreprises. Le module dev permet aux développeurs de collaborer et de suivre les avancées, les bogues, les sprints et les livraisons de logiciels. Les utilisateurs peuvent créer des tableaux personnalisables pour suivre les actions, les deadlines, les bugs et les commentaires.

Le module Devs propose également des intégrations avec des outils de développement couramment utilisés tels que GitHub et JIRA pour une collaboration transparente. Il incorpore des options de : 

• Gestion et planification de sprints.
• Priorisation des fonctions à développer, livrer, recetter.
• Remontées de bugs et tickets.
• Roadmaps produit, etc. 
• Attribution automatique des tâches.
• Synchronisation des validations depuis le référentiel de code.

Les tarifs de Monday

Version gratuite

Ce programme est disponible gratuitement pour des équipes de 2 collaborateurs maximum. 

Les travailleurs indépendants peuvent donc s’en servir pour gérer leurs projets sans débourser un centime. Les features sont limitées dans cette version gratuite. Il est cependant possible de tester Monday et toutes ses fonctions pendant 15 jours pour connaître vos besoins.

Dans le forfait gratuit, vous avez accès aux fonctions suivantes : 

• 3 tableaux avec documents illimités et jusqu'à 1000 éléments.
• 200 modèles.
• Stockage de 500 Mo.
• Un tableau par tableau de bord.
• Vue Kanban.
• Fonctionnalité de recherche et de filtres simple.
• Assistance 24h/24 et 7j/7.

Les plans payants

Les tarifs des plans payants varient en fonction du nombre de membres de l’équipe, et donc d’utilisateurs dans votre espace de travail. 

Si votre équipe est composée de 5 personnes, la tarification des plans s’organise comme suit : 

• Basique : 9 € / utilisateur / mois, soit 45 € / mois facturé à l’année
• Standard : 12 € / utilisateur / mois, soit 60 € / mois facturé à l’année
• Pro : 19 € / utilisateur / mois, soit 95 € / mois facturé à l’année

Chaque plan intègre des fonctions supplémentaires en plus de celles du plan inférieur.

Au-delà de 40 personnes, vous devrez effectuer un contact commercial pour connaître les prix proposés pour chaque plan.

Enfin, il existe le Plan Entreprise qui ouvre accès à toutes les fonctionnalités disponibles, dont certaines complètement exclusives à ce type d’abonnement. 

Le support de Monday Work Management

L'assistance est accessible 7/7j et 24/24h, que ce soit à l’adresse mail [email protected] ou via le formulaire de contact sur votre compte.

Le support s’engage à apporter une réponse dans les heures qui suivent votre demande. Les abonnés au forfait “Entreprise” bénéficient quant à eux d'un délai de réponse d’environ 10 minutes !

Aide, webinaires et guides

Monday.com propose également un grand nombre de ressources pour apprendre à maîtriser leur outil et à découvrir leurs fonctions dans les détails. 

Tous les clients, même ceux avec la formule gratuite, peuvent accéder : 

• aux infos et conseils sur le blog

• au forum communautaire pour poser des questions

• au centre d’apprentissage dans lequel on retrouve des guides, des tutoriels et des contenus de formation (texte et vidéo)

• à des webinaires réguliers

Conclusion

Monday est un logiciel de gestion de travail largement reconnu pour sa polyvalence et sa grande flexibilité, et il ne déroge pas à sa réputation.

Avec ses nombreuses fonctionnalités personnalisables, ce programme peut répondre aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Les tableaux visuels et les rapports d'analyse intuitifs, rapides à prendre en main et simples à configurer permettent aux collaborateurs de mieux comprendre leurs projets, de suivre leur progression et de prendre des décisions éclairées en temps réel. Avec des modules spécifiques tels que le module Sales CRM, Projects, le module Dev et le module Marketing, Monday.com pousse encore plus loin les possibilités et se métamorphose au gré des besoins. 

En somme, si vous cherchez une solution tout-en-un pour améliorer la gestion de votre travail, le tout à un prix plus qu’abordable pour des équipes à taille humaine, Monday.com est certainement une option à considérer.