Avis Monday.com (2023) : test, prix, fonctionnalités, que vaut cet outil de gestion ?

Vous cherchez un moyen efficace de gérer votre travail et celui de votre équipe ? Découvrez comment Monday Work Management peut vous aider à organiser, suivre et automatiser vos tâches et projets.

Que vous soyez un chef de projet, un responsable d'équipe, ou un travailleur indépendant, Monday.com offre une variété de fonctionnalités pour vous aider à organiser et à suivre vos tâches, projets et ressources en un seul endroit. Que vous travailliez dans le domaine de la technologie, de l'éducation, du marketing ou de tout autre secteur, Monday.com est conçu pour répondre à vos besoins spécifiques.

Dans ce guide, nous allons vous montrer comment utiliser Monday.com pour planifier et gérer des projets, suivre l'avancement des tâches, automatiser les processus et collaborer en temps réel avec votre équipe. Nous allons également examiner les différents plans de prix proposés par Monday.com pour vous aider à choisir la meilleure option pour votre entreprise.

Qu’est-ce que Monday Work Management ?

Monday Work Management est une plateforme de gestion de projet SaaS entièrement personnalisable, conçue pour aider les organisations à atteindre une efficacité opérationnelle optimale.

Monday Work Management vous aide à suivre les projets et les flux de travail ainsi qu'à visualiser les données et à renforcer la collaboration au sein des équipes. Cela se traduit par la mise en place de tableaux kanban, de feuilles de route agiles, la planification de sprint, des tableaux, des graphiques, Gantt, des formulaires et plus encore.

En outre, l'outil offre de larges possibilités d’automatisation des tâches et d’intégration d'autres applications.

Pourquoi utiliser Monday Work Management ?

Un service flexible et intuitif

De manière générale, Monday est une plateforme très facile à prendre en main car son utilisation se veut très intuitive. L’interface se veut ergonomique, fluide, et permet ainsi aux collaborateurs rôdés à la pratique du numérique d’opérer un gain de temps considérable et de simplifier les tâches et les processus.

Toutefois, ceux qui débutent dans l’utilisation de logiciel de gestion de projet et de gestion d’espace de travail peuvent vite se perdre, tant les fonctionnalités sont nombreuses.

C’est ce qui fait pourtant sa force : l’offre de Monday se veut à la fois vaste et variée. C’est un logiciel un peu “bac-à-sable” que l’on peut façonner comme on le souhaite. Les tableaux générés par Monday peuvent servir à la gestion de projet, de campagne marketing, de tunnel de commande… 

Une fois formé et habitué à l’outil, chacun peut configurer très facilement son espace de travail en fonction des besoins de l’équipe. Monday simplifie également la collaboration et la communication des utilisateurs, permettant une plus grande simplicité des échanges entre les équipes et les services

Une solution SaaS multiplateforme

Monday est un outil de gestion de travail accessible en SaaS (Software as a Service), c’est-à-dire que la solution est hébergée dans le cloud par le fournisseur de service. Les entreprises n’ont donc pas besoin de gérer l’hébergement de leur environnement de travail, leur sécurisation ou encore les mises à jour du logiciel.

De plus, Monday.com se veut accessible sur internet depuis n’importe quel navigateur web ou application mobile. Les collaborateurs nomades peuvent ainsi se connecter sur leur tableau de bord à tout moment et n’importe où, pourvu qu’ils aient un accès à internet. Cela facilite notamment les personnes en télétravail et les collègues répartis dans plusieurs bureaux.

Qui utilise Monday Work Management ?

Grâce à sa grande flexibilité, Monday Work Management est adapté à toutes les entreprises et équipes quel que soit leur taille. De la TPE au grand compte en passant par la PME, la start-up ou l’ETI, chacun peut y trouver son compte dans l’utilisation de ce logiciel. De grands noms ont adopté Monday comme Coca-Cola, Axa, Carrefour, BNP Paribas…

Monday est également pensé pour s’adapter aux besoins de tous les secteurs d’activité. Si son utilisation est surtout faite dans les métiers du numérique et du digital, sa personnalisation complète d’interface peut répondre à un grand nombre de métiers.

Ainsi chaque département d’une même entreprise peut disposer de son propre espace de travail dans Monday Work Management . Équipes marketing, ressources humaines, commerciaux, départements techniques, opérationnels ou logistique… En fonction des besoins et des modules choisis, Monday peut couvrir toutes sortes de tâches et de projets. 

En termes de taille d’équipe, le logiciel propose d’utiliser ses différents plans payants lorsqu'elles sont composées de 3 personnes minimum. Les freelances et les solopreneurs devront se contenter de la version gratuite ou d’une autre solution comme Notion, Asana ou Trello. 

Comment utiliser Monday Work Management ?

Création de compte sur Monday

La création de compte sur Monday.com est extrêmement simple. Lorsque vous arrivez sur la page d’accueil de Monday Work Management, sélectionnez le type de tâches que vous souhaitez gérer dans votre espace de travail (gestion de projet, processus marketing, processus opérationnels, ventes…) et cliquez sur le bouton “Commencer”.

Vous arrivez sur une page d’authentification dans laquelle vous pouvez connecter votre compte Google ou entrer votre adresse mail professionnelle. En cliquant sur “Continuer”, vous pourrez renseigner votre nom, votre mot de passe et le nom de votre compte.

Choix de l’activité et des espaces de travail

Monday va ensuite cibler le type d’interface idéale pour votre gestion de travail en vous posant quelques questions sur votre poste, votre entreprise et vos besoins. 

Une fois fait, vous pouvez configurer votre premier tableau dans votre espace de travail. Vous pouvez ensuite créer de nouveaux tableaux ou même de nouveaux espaces de travail si vous gérez plusieurs équipes.

Intégrer des modèles de tableau

Si vous manquez d’inspiration pour optimiser votre espace de travail et le rendre visuellement efficace, Monday propose un très large choix de modèles prédéfinis de tableaux, quelle que soit l’organisation que vous souhaitez faire. Vous pouvez cliquer sur “Choisir un modèle” pour visualiser le catalogue de templates ou cliquer sur le petit onglet “Commencer de zéro” pour avoir un tableau vierge.

Personnalisez vos tableaux

Dans Monday, chaque tableau est composé de groupes. Un groupe est une section qui contient vos tâches ou “éléments”. Chaque groupe possède un code couleur personnalisable. Un groupe peut être n’importe quoi : une semaine, un mois, un sprint, un projet, etc.

Une fois que vous avez ajouté vos groupes dans votre tableau, vous pouvez créer de nouveaux éléments dans vos groupes. Un “élément” dans Monday correspond à une nouvelle ligne individuelle dans un groupe. En fonction de votre configuration, un élément peut être une tâche, un projet, un client, etc.

Enfin, il y a les colonnes. Les colonnes ont été pensées pour afficher toutes sortes de données ou d’informations associées à une tâche. On peut ainsi ajouter une colonne pour identifier un membre de l’équipe en charge de la tâche, ajouter des colonnes d’informations (date, numéro de téléphone…), une colonne pour afficher la progression du traitement de la tâche,... 

Intégrer des applications

Dans sa volonté d’être un outil de centralisation du flux de travail, Monday donne la possibilité d’intégrer un très grand nombre d’applications tierces pour offrir un espace de travail personnel.

Vous pouvez ainsi vous connecter facilement à des plateformes externes comme Google, Slack, Teams, Dropbox, Typeform… Choisissez les applications avec lesquelles vous souhaitez travailler dans le marketplace des applis monday et ajoutez-les sur votre compte gratuitement.

Une fois l’application installée avec toutes les autorisations nécessaires, vous pouvez les intégrer à tous vos espaces de travail ou tableaux, ou bien seulement quelques-uns. 

Pour certaines applications, une colonne intégration est prévue pour maintenir la connexion à Monday et l’application. Vous êtes libre de configurer les paramètres de l’application et de la supprimer quand vous le souhaitez.

Les principales fonctionnalités

Une gestion de projet survitaminée

Vous l’aurez compris, la fonctionnalité principale de Monday est la planification et la gestion de projets, sous forme de tableaux de bord. Chaque membre de l’équipe peut en un coup d'œil suivre l’avancée d’un projet ou d’une tâche, à qui cette dernière est attribuée, ainsi que les deadlines associées ou encore les budgets.

Monday permet également d’effectuer un suivi du temps passé sur les tâches et de gérer les ressources en fonction de ces avancements. Les différentes vues disponibles dans le logiciel permettent à chaque collaborateur d’avoir un aperçu visuel du projet : 

• Tableau Kanban : vous pouvez hiérarchiser vos tâches et suivre leur avancement à l’aide de petites fiches. Vous pouvez mieux gérer vos ressources avec ces cartes en ajoutant autant d’éléments et de sous-éléments que nécessaire. 

• Diagramme de Gantt : ce diagramme flexible et dynamique se présente sous la forme de barres horizontales pour avoir le planning prévisionnel d’un projet. Chaque barre représente une tâche. 

• Vue Cartes : il s’agit d’un affichage très visuel de vos éléments avec tous les détails disponibles en un coup d'œil. Semblable à une galerie, vous pouvez trier ou modifier la vue selon vos besoins. 

• Vue Fichiers : cette vue est disponible  pour gérer efficacement vos fichiers, images et documents. Vous pouvez intégrer une colonne Fichier pour visualiser votre galerie de document plus rapidement.

Il existe d’autres vues disponibles comme la charge de travail, le calendrier, les graphiques… Vous pouvez passer d’une vue à l’autre en quelques clics.

Par ailleurs, des outils d’automatisation sont là pour simplifier les process. Vous pouvez par exemple créer des tâches récurrentes (création de groupe, d’élément, notification d’équipes…), paramétrer des dépendances, automatiser des processus de création d'éléments ou des tableaux entrecroisés. Les plus aguerris pourront créer leurs propres automatisations personnalisées !

Des outils de collaboration

Lors de vos premiers pas sur Monday, vous devrez créer une équipe et inviter vos collaborateurs à joindre votre espace de travail en communiquant leur adresse mail. Vous aurez accès à une page Équipes pour gérer une ou plusieurs équipes ainsi que les membres qui la composent. Vous pouvez ajouter ou retirer des collaborateurs à tout moment, mentionner et assigner des tâches à une équipe définie, etc.

La communication entre membres de l’équipe est indispensable pour fluidifier les processus et gagner du temps dans votre travail. Chaque collaborateur peut mentionner un membre de son équipe dans l’élément qu’il souhaite communiquer. Chaque mention est notifiée au destinataire dans son panneau de notification. Vous pouvez même voir si votre collègue a vu votre message. Il est possible de faire de même avec l’équipe entière ! Monday ne dispose pas d’un outil de chat pour le moment, mais il est possible d’intégrer des applications comme Slack ou MS Teams pour communiquer.

Enfin, vous pouvez également inviter des utilisateurs externes à consulter votre espace de travail sur Monday. Ces utilisateurs externes peuvent être des prestataires, des clients, des sous-traitants, etc. Vous pouvez ainsi partager quelques tableaux spécifiques sans donner d’accès complet à vos tableaux principaux. 

Pour donner l’accès à un tableau à un invité, vous devez mettre ce tableau en mode “partagé” et inviter la personne que vous souhaitez. Vous devez avoir l’adresse mail de la personne pour envoyer une invitation. Elle sera ensuite ajoutée à la liste des invités/abonnés à votre tableau, que vous pouvez gérer à tout moment. 

Gestion des fichiers et des ressources

D’autres fonctionnalités permettent quant à elles de mieux gérer et suivre vos documents. Les Monday Workdocs sont des documents internes à la plateforme et totalement collaboratifs. Vous pouvez rédiger des commentaires, ajouter des annotations sur les images et les fichiers, attirer l’attention sur un contenu spécifique ou une portion de texte. 

Une grande variété de contenus peuvent être ajoutés dans monday, comme des vidéos YouTube, des cartes Maps, des présentations Google Drive, des maquettes… 

Afin de tout centraliser, vous pouvez également suivre vos données et KPI directement dans votre tableau de bord Monday. Vous aurez accès à des rapports et des analyses directement depuis Google Data Studio. Vous serez ainsi en mesure d’effectuer vos reportings dans un seul et même environnement, tout en accédant à vos fichiers et en suivant les projets de vos équipes !

Monday Work Management et ses modules

Monday.com propose plusieurs modules dédiés à des pôles précis de la gestion d’entreprise. Le module principal est Monday Work Management, mais vous pouvez activer d’autres modules complémentaires pour bénéficier de fonctionnalités supplémentaires, moyennant un tarif plus élevé.

Marketing et commerce

Monday Marketer 

Ce module complémentaire est conçu pour accompagner les professionnels marketing à gérer leurs campagnes et à suivre leur impact sur les prospects et les clients. Le module Marketer permet aux utilisateurs de suivre les prospects et les clients tout au long de leur parcours, de la génération de leads à la conversion en clients. Les cartes de leads peuvent être organisées en fonction des étapes du parcours de l'acheteur et des priorités. Parmi les spécificités marketing on retrouve notamment : 

• Un tableau de bord marketing, 

• Une bibliothèque de contenus, 

• Automatisations marketing, etc.

Monday Sales CRM 

Le module Sales CRM de Monday.com est un outil de gestion de la relation client conçu pour aider les commerciaux à gérer et à suivre leur processus de vente. Il ajoute des fonctionnalités pour transformer Monday en CRM commercial avec : 

• Gestion des pipelines de ventes, 

• Gestion des devis et factures, 

• Saisie et gestion de prospects, 

• Suivi des commandes de vente, 

• Automatisations des processus commerciaux, etc.

Ce module permet de centraliser toutes les données commerciales de votre canal de vente, pour optimiser votre expérience client. 

Gestion de projets et développement

Monday Projects 

Le module Projects de Monday.com est un outil de gestion de projet, plus avancé que Monday Work Management, conçu pour aider les développeurs à planifier, suivre et exécuter leurs projets plus efficacement. Avec ce module, les utilisateurs peuvent créer des tableaux personnalisables pour suivre les tâches, les délais, les budgets, les ressources et les échéances. Ils peuvent également ajouter des fichiers, des commentaires et des mises à jour de statut en temps réel pour faciliter la collaboration entre les membres de l'équipe. Ce module apporte une véritable valeur ajoutée en termes de gestion de projet avec des tâches, des jalons, etc. On retrouve des spécificités comme : 

• Automatisation des approbations de projets et tâches

• Répartition des tâches, changement en temps réel, planification

• Registre de risques

• Gestion de portefeuille

Monday Dev

Le module Devs de Monday.com est le pendant agile de la gamme. Il est orienté tech et produit pour de la gestion de projets informatiques, de développement ou de création de sites web. Il est également pensé pour les équipes R&D des entreprises. Le module dev permet aux développeurs de collaborer et de suivre les tâches, les bogues, les sprints et les livraisons de logiciels. Les utilisateurs peuvent créer des tableaux personnalisables pour suivre les tâches, les deadlines, les bugs et les commentaires.

Le module Devs de Monday.com propose également des intégrations avec des outils de développement couramment utilisés tels que GitHub et JIRA pour une collaboration transparente. Il incorpore des fonctionnalités de : 

• Gestion et planification de sprints, 
• Priorisation des fonctionnalités à développer, livrer, recetter
• Remontées de bugs et tickets, 
• Roadmaps produit, etc. 
• Attribution automatique des tâches 
• Synchronisation des validations depuis le référentiel de code 

Les tarifs de Monday

Version gratuite

Monday Work Management est disponible gratuitement pour des équipes de 2 personnes maximum. 

Les travailleurs indépendants peuvent donc s’en servir pour gérer leurs projets sans débourser un centime. Les features sont limitées dans cette version gratuite. Il est cependant possible de tester Monday et toutes ses fonctionnalités pendant 15 jours pour connaître vos besoins.

Dans le forfait gratuit, vous avez accès aux fonctionnalités suivantes : 

• Tableaux principaux avec limitation à 1000 éléments pour le compte

• Communication avec les membres de l’équipes via les mentions

• Fonction de recherche et de filtres simple

• Centre de colonnes limité

• Vue Fichiers pour accéder à tous vos documents téléchargés

• Vue Formulaires pour envoyer vos formulaires à vos contacts

• Vue Kanban

• Un tableau par tableau de bord

• Stockage de 500 Mo

Les plans payants

Les tarifs des plans payants de Monday varient en fonction du nombre de membres de l’équipe, et donc d’utilisateurs dans votre espace de travail. 

Si votre équipe est composée de 5 personnes, la tarification des plans s’organise comme suit : 

• Plan Basique : 8 € / utilisateur / mois, soit 40 € / mois facturé à l’année
• Plan Standard : 10 € / utilisateur / mois, soit 50 € / mois facturé à l’année
• Plan Pro : 16 € / utilisateur / mois, soit 80 € / mois facturé à l’année

Chaque plan intègre des fonctionnalités supplémentaires en plus de celles du plan inférieur.

Au-delà de 40 utilisateurs, vous devrez effectuer un contact commercial pour connaître les prix proposés pour chaque plan.

Enfin, il existe le Plan Entreprise qui ouvre accès à toutes les fonctionnalités disponibles de Monday, dont certaines complètement exclusives à ce type d’abonnement. 

Le service client de Monday Work Management

Le service client de Monday Work Management est accessible 7/7j et 24/24h, que ce soit à l’adresse mail support@monday.com ou via le formulaire de contact sur votre compte.

Monday s’engage à apporter une réponse dans les heures qui suivent votre demande. Les équipes abonnées au forfait “Entreprise” bénéficient quant à elles d'un délai de réponse d’environ 10 minutes !

Aide, webinaires et guides

Monday.com propose également un grand nombre de ressources pour apprendre à maîtriser leur outil et à découvrir leurs fonctionnalités dans les détails. 

Tous les utilisateurs, même ceux avec l’offre gratuite, peuvent accéder : 

• aux informations et conseils sur le blog

• au forum communautaire pour poser des questions

• au centre d’apprentissage dans lequel on retrouve des guides, des tutoriels et des contenus de formation (texte et vidéo)

• à des webinaires réguliers

Conclusion

Monday Work Management est une solution de gestion de travail largement reconnu pour sa polyvalence et sa grande flexibilité, et il ne déroge pas à sa réputation.

Avec ses nombreuses fonctionnalités personnalisables, il peut répondre aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Les tableaux visuels et les rapports d'analyse intuitifs, rapides à prendre en main et simples à configurer permettent aux équipes de mieux comprendre leurs projets, de suivre leur progression et de prendre des décisions éclairées en temps réel. Avec des modules spécifiques tels que le module Sales CRM, Projects, le module Dev et le module Marketing, Monday.com pousse encore plus loin les possibilités et se métamorphose en outil complet au gré des besoins. 

En somme, si vous cherchez une solution tout-en-un pour améliorer la gestion de votre travail, le tout à un prix plus qu’abordable pour des équipes à taille humaine, monday.com est certainement une option à considérer.