Avis ONLYOFFICE (Test 2023) : une suite cloud sécurisée proposant l'auto-hébergement

Les vacances d'été sont finies, il est temps de se remettre au travail et notamment de trouver des logiciels de confiance pour rédiger des textes, stocker des données, partager des documents et mieux communiquer. En matière de suites bureautiques, le choix ne manque pas : on a tous au moins une fois utilisé des outils comme Word ou Excel de la suite Microsoft 365, ou Drive et Meet de Google Workspace. Les amateurs de logiciels libres peuvent aussi se tourner vers la suite bureautique OnlyOffice. Cette dernière ne manque, en effet, pas d'atouts.

OnlyOffice a fêté ses 13 ans en 2023. Alternative de choix aux suites Google Workspace et Microsoft 365, elle permet à ses utilisateurs d'utiliser des outils performants sans avoir à débourser un centime. OnlyOffice est une solution libre aux valeurs fortes : la protection des données personnelles est essentielle aux yeux de ses développeurs. Nous vous partageons notre avis sur cet ensemble de logiciels de productivité.

Présentation d'ONLYOFFICE

OnlyOffice a d'abord été lancé en tant que TeamLab, un outil de gestion de tâches. Avec le temps, ce logiciel libre s'est doté de nombreuses fonctionnalités : traitement de texte, édition de feuilles de calcul, création de présentations, lecture de PDF et bien d'autres. En 2014, il prend le nom qu'on lui connaît aujourd'hui. Plus de 7 millions de personnes l'adoptent dans le monde.

Tout comme Google Workspace, il est tout à fait possible d'utiliser OnlyOffice en ligne. Cependant, ce logiciel multiplateforme peut être téléchargé et installé sur ordinateur, tablette ou smartphone. Il existe, en effet, en version Windows, Mac, Linux, Android et iOS.

Les développeurs de cette suite bureautique la mettent à jour régulièrement. Voici un récapitulatif des nouveautés lancées durant l'été 2023 :

• En juin, OnlyOffice s'est doté de nouveaux connecteurs pour Mattermost, Nuxeo et ConfluenceCloud. Une nouvelle version de la suite a été lancée : Docs 7.4 inclut notamment de nouvelles fonctionnalités de dessin, d'enregistrement et de combinaison de documents, des graphiques Radar et paramètres d'impression, un plugin ChatGPT amélioré, des modèles de formulaires, etc. Autre nouveauté : les langues RTL sont désormais prises en charge. De plus, les versions iOS et Android de Documents ont également été améliorées.
• En juillet, OnlyOffice a été intégrée dans l'app store Snapcraft. Deux nouveaux connecteurs ont été ajoutés pour Odoo Enterprise et Confluence. De plus, l'intégration de Docspace au sein d'un serveur privé est désormais possible.
• En août, deux nouveaux connecteurs ont été ajoutés pour Nextcloud et Pipedrive. De nouvelles fonctionnalités ont aussi été développées pour l'app ownCloud d'OnlyOffice.

Quelles fonctionnalités propose ONLYOFFICE ?

ONLYOFFICE Docs inclut les logiciels de productivité suivants.

Éditeur de texte

L'application inclut un certain nombre de fonctionnalités, y compris :

• Des options de mise en forme et de mise en page : styles, interlignes, puces, surlignage, paragraphes, colonnes, espacement, marges etc. ;
• L'insertion d'éléments personnalisables : images, graphiques, tableaux, formes automatiques, équations, lettrines etc. ;
• Des outils d'analyse : historique des versions, compte de mots mais aussi recherche et remplacement de mots ou de phrases ;
• Des modules complémentaires pour insérer des vidéos YouTube, signatures électroniques, citations, traduction, symboles spéciaux etc. ;
• La prise en charge des fichiers Word (DOCX et DOTX), OpenDocument (ODT et OTT), RTF, TXT, PDF, PDF/A, HTML, livres électroniques (FB2 et EPUB).
• La prise en charge des équations LaTeX et Unicode et du SmartArt ;
• L'export en DOCXF (basé sur DOCX) et OFORM (format natif).

Tableur

Le tableur de la suite propose aussi son lot de fonctions dont voici un aperçu :

• Mise en forme et de mise en page : orientation, bordures, tri et filtres des informations, insertion de cellules et de fonctions, modèles de tableaux etc. ;
• Analyse des données : formatage conditionnel, tableaux croisés dynamiques, suppression de valeurs et plages en doublon ;
• Insertion d'éléments divers : images, formes, diagrammes, graphiques, sparklines, équations et vidéos YouTube ;
• Insertion de macros (JavaScript) avec ou sans lancement automatique ;
• Options de protection : mot de passe, masquage de formules, verrouillage de cellules, formes etc. ;
• Modules tiers : traduction via Google Traduction, insertion de vidéos YouTube, éditeur de photos, dictionnaire Thésaurus etc. ;
• Prise en charge des fichiers Excel (XLSX et XLS), OpenDocument (ODS et OTS), CSV et export au format PDF et PDF/A.
• Fonctionnalités d'inspection et de vérification de calculs.

Présentations

L'application de présentations d'ONLYOFFICE comprend quant à elle les fonctionnalités suivantes :

• Mise en forme : thèmes, jeux de couleurs, interlignes, colonnes, polices, puces etc. ;
• Ajout d'éléments personnalisables : diapositives, transitions tableaux, images, formes, graphiques, équations, symboles ;
• Modules complémentaires : macros, code en surbrillance, modification de photos, traduction via Google Traduction, ajout de vidéos YouTube etc. ;
• Prise en charge des documents PowerPoint (PPT et PPTX), OpenDocument (ODP) et possibilité d'exporter chaque présentation (PDF, PNG et JPG).

Créateur de formulaires

Grande nouveauté de la suite, le logiciel natif fournit une solution de création, de personnalisation et de partage des formulaires en ligne :

• Mise en forme à l'aide d'éléments personnalisables : polices, styles, tableaux, graphiques et objets variés ;
• Insertion de champs : images, listes déroulantes et cases à cocher ;
• Identification numérique et de sécurisation : insertion de champs de signatures électroniques, sécurisation partielle ou complète ;
• Modules complémentaires : macros, traduction, dictionnaire Thésaurus, vidéos YouTube, éditeur de photos, gestionnaire de références Mendeley, service OCR de reconnaissance de caractères, code en surbrillance etc. ;
• Enregistrement au format DOCXF (basé sur DOCX) et OFORM (format natif).
• Export : Microsoft Word (DOCX et DOTX), OpenDocument (ODT et OTT), RTF, PDF, PDF/A, TXT, HTML et livres électroniques (FB2 et EPUB).

Les autres fonctionnalités de la suite bureautique

La partie plus "pro" d'ONLYOFFICE, sobrement baptisée Workspace présente les logiciels additionnels suivants :

• Mail : messagerie électronique compatible avec les protocoles POP3, SMTP et IMAP, connexion de plusieurs comptes mail, modèles et signatures etc. ;
• Calendrier : outil pour créer un calendrier permettant de mettre en valeur différents types d'événements, de programmer des rappels, de partager des rendez-vous et d'effectuer une synchronisation avec des logiciels tiers ;
• Projets : outil d'organisation des équipes et gestion de projets avec suivi de temps, rapports d'analyse de productivité et diagrammes de Gantt ;
• CRM : outil d'organisation du flux de travail, génération de prospects et exécution de commandes avec fichiers Web-to-Lead et appels via Twilio.

N'oublions pas non plus le tout nouveau service DocSpace, qui permet de créer des salles pour travailler entre collaborateurs et d'y stocker des documents.

Sur quelles autres plateformes est disponible ONLYOFFICE ?

La suite ONLYOFFICE ne se contente pas d'être accessible en ligne et comporte aussi des applications de bureau, à télécharger sur Windows, macOS et Linux, permettant utiliser tous les outils en mode hors connexion.

On peut aussi se réjouir de la présence d'applis mobiles pour smartphones et tablettes Android, iOS et Huawei. Utiles pour travailler sur des fichiers divers et variés, elles permettent de gérer les documents du portail ONLYOFFICE et d'accéder aux stockages à distance.

Les fonctionnalités collaboratives d'ONLYOFFICE

Puis-je travailler en équipe ?

Pour s'aligner avec la concurrence et répondre aux besoins des équipes, la suite bureautique comporte des fonctionnalités de collaboration. On remarque l'intégration d'un mode de co-édition - qui permet de travailler à plusieurs et en temps réel sur n'importe quel type de document, mais aussi la possibilité d'ajouter des commentaires ou de discuter sur le module le chat inclus (voir sur Telegram).

Certains outils du pack proposent aussi l'activation ou la désactivation du suivi des changements, l'aperçu de l'affichage et un astucieux mode comparatif pour mettre en parallèle le document ouvert avec un autre. Et pour communiquer avec ses collègues, ONLYOFFICE Docs comporte des modules complémentaires dédiés aux appels audio et vidéo.

Stockage et partage

En complément, la suite permet le stockage des docs de façon manuelle ou automatique vers :

• Le module ONLYOFFICE Documents ;
• Un service de stockage de type DropBox, Box, Google Drive ou Microsoft OneDrive ;
• Un service tiers comme AWS S3, Google CloudStorage, Rackspace CloudStorage ou encore Selectel CloudStorage ;
• Un lecteur local personnel pour les sauvegardes manuelles et temporaires.

Il est aussi bon de noter que le module ONLYOFFICE Documents peut être installé sur un serveur ou utilisé dans le cloud et sert spécifiquement à stocker des fichiers pour les éditer (ou les visualiser) sur navigateur, ordinateur, smartphone ou tablette. Niveau partage, ce module inclut des options de partage flexibles, quelques outils collaboratifs (notamment pour suivre toutes les modifications apportées) et permet l'intégration directe de docs sur un site internet personnel.

Puis-je installer ONLYOFFICE sur mon serveur personnel ?

En plus d'être une solution open-source, ONLYOFFICE joue la carte de l'auto-hébergement en permettant son installation sur les serveurs web des entreprises. Ses principaux objectifs ? Donner aux entreprises un contrôle total de la protection matérielle et leur permettre de maintenir les niveaux de sécurisation adéquats. La suite fournit aussi une assistance technique pour le déploiement sur site et des mises à jour fréquentes.

Quel niveau de sécurité offre ONLYOFFICE ?

Localisation de la société

Comme précisé dans notre introduction, la société informatique Ascensio System SIA est située en Lettonie donc dans l'Union Européenne. Elle s'aligne donc avec le règlement général du Parlement européen pour la protection des données (RGPD), la contraignant à collecter et traiter les informations de ses clients avec transparence et minimalisme.

La firme clame aussi sa conformité avec la loi américaine HIPAA en imposant notamment la protection des données structurées et non structurées au repos ou lors des transferts.

Dispositifs de chiffrement

ONLYOFFICE s'équipe aussi d'une armada de protocoles pour un chiffrement de haute volée. Les données au repos peuvent ainsi être protégées à l'aide d'un chiffrement de type Encrypt-then-MAC (AES-256-CBC + HMAC-SHA256) et celles sur le portail peuvent bénéficier d'un chiffrement AES-256 avec l’algorithme symétrique CipherMode.CBC. Un hachage SHA256 avec code d'authentification des messages HMAC permet aussi de vérifier l'intégrité et de l'authenticité des données.

En parallèle, la suite fait aussi appel à la technologie de jeton JSON pour empêcher les accès non-autorisés aux documents, à une gamme flexible de types d'autorisations, au chiffrement HTTPS du trafic et à l'authentification renforcée (unique et à deux facteurs).

Existe-t-il une version gratuite d'ONLYOFFICE ?

Bonne nouvelle, il existe deux formules gratuites de la suite. La première, nommée ONLYOFFICE personal, s'adresse au grand public et comprend :

• Nombre d'users/administrateurs : 1 seule personne ;
• Éditeurs : texte, tableur, présentations et formulaires ;
• Apps téléchargeables : sur Windows, macOS, Linux, Android et iOS (une extension Chrome existe également) ;
• Connexion avec comptes : Google Drive, Box, Dropbox, OneDrive, Nextcloud, ownCloud, kDrive, Yandex Disk etc.

La seconde formule sans frais, appelée Community Edition, intègre tous les éditeurs mais également :

• Nombre d'utilisateurs : jusqu'à 20 personnes ;
• Connexions en simultanée : 20 maximum ;
• Licence : GNU AGPL v.3 ;
• Éditeurs : identique au plan personal ;
• Apps téléchargeables : sur Windows, macOS, Linux, Android et iOS ;
• Sécurisation : HTTPS, JWT, durée de vie du cache et salles privées ;
• Système : à onglets et exemple de test intégré (node.js)
• Support : centre d'aide, support standard via GitHub (ou premium sur demande).

Quels avantages pour les souscriptions payantes ?

Dédiée à un usage non commercial, la licence à vie Home Server présente les avantages suivants :

• Nombre d'utilisateurs : jusqu'à 10 personnes ;
• Éditeurs : similaire à la formule personal ;
• Applications téléchargeables : similaire à la version personal ;
• Sécurisation : similaire à la formule community ;
• Système : à onglets et exemple de test intégré (node.js) ;
• Déploiement : serveur unique ;
• Assistance : centre d'aide, 1 an de mises à jour et 1 an de support standard inclus (support premium sur demande) ;
• Prix : 149 €(paiement unique).

Pour un usage commercial et à partir de 50 connexions, la suite propose une seconde licence à vie avec une période d'essai gratuite, Enterprise Edition :

• Connexions en simultanée : jusqu'à 200 (voire plus sur demande) ;
• 
  
• Éditeurs : identique au plan personal ;
  
• Applications téléchargeables : identique à la formule personal ;
  
• Sécurisation : identique à la formule community ;
  
• Interface : à onglets, exemple de test intégré (node.js) et éditeurs de sites web mobiles ;
• Déploiement : multi-serveur ;
• Assistance : centre d'aide, 1 an de mises à jour et de support professionnel ;(possibilités d'extension) ;
  
• Prix : à partir de 1500 €.
  

On trouve aussi une version Docs Cloud avec deux plans :

• Une formule Business illimitée à 8 euros par administrateur ou utilisateur avancée.
• Un plan VIP sur devis.

Sur site, OnlyOffice Workspace Enterprise propose 3 offres :

• Une licence à vie Entreprise à 2200 € par serveur.
• Une licence à vie Entreprise Plus à 3300 € par serveur.
• Une licence à vie Entreprise Premium à 4450 € par serveur.

Pour OnlyOffice DocSpace Cloud, il y a 2 formules :

• Un plan gratuit et illimité, nommé Startup.
• Un plan Business qui démarre à 15 euros par administrateur ou utilisateur avancé et est sur devis.

Sur site, DocSpace Server est proposé sous la forme :

• D'un pack Family à 330 euros pour un usage à domicile.
• D'un pack Enterprise Edition disponible à partir de 6550 euros pour 100 connexions.

Il existe aussi des plans OnlyOffice Docs Developer :

• La formule Development Server démarre à 3500 euros pour une licence à vie.
• La formule Production Server démarre à 9100 euros pour une licence annuelle.

L'avis Clubic

En définitif, la suite bureautique open-source développée par Ascensio System SIA ne manque pas de cordes à son arc pour séduire ses clients et utilisateurs. Difficile de ne pas apprécier sa clarté, ses applis mobiles et de bureau (à télécharger gratuitement !), ses fonctions de travail en équipe mais aussi son excellente compatibilité avec les formats Microsoft et autres services cloud réputés. Elle donne aussi un bon degré de contrôle et de sécurisation aux entreprises grâce au déploiement en local et aux multiples protocoles de chiffrement. Si certains aspects peuvent encore être améliorés (notamment pour accélérer l'ouverture de plusieurs docs en simultanée) et sa grille tarifaire peut porter à confusion, les avis à son sujet sont majoritairement élogieux. Pourquoi ne pas l'essayer à votre tour ?

Vous recherchez une alternative à OnlyOffice ? Consultez notre avis sur Office.com de Microsoft. Au travers de notre test, kSuite, la suite bureautique d'Infomaniak est aussi particulièrement réussie, surtout si vous recherchez une solution eco-friendly et misant sur la protection de vos données.