Avis ONLYOFFICE : une suite cloud sécurisée proposant l'auto-hébergement

24 avril 2022 à 16h36
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ONLYOFFICE_bureau © ONLYOFFICE
ONLYOFFICE

Souvent citée comme l'une des meilleures alternatives à Office.com, ONLYOFFICE prend du galon au fil des années en proposant une suite bureautique bien ficelée, hautement compatible avec Microsoft Office et accessible aux entreprises comme aux particuliers. Mais quelles sont ses principales spécificités et limitations ? Celle-ci peut-elle être utilisée sur le cloud ou installée sur un serveur d'entreprise ? Quid des options de collaboration et de la sécurité ? Voici notre avis !

ONLYOFFICE
  • Interface soignée et complète
  • Compatible avec les formats Microsoft Office
  • Possibilité d'utiliser des add-ons
  • Grille tarifaire portant à confusion

Présentation d'ONLYOFFICE

La suite bureautique ONLYOFFICE nous vient tout droit de la ville de Riga, en Lettonie, où elle a vu le jour en juillet 2009 sous la houlette de la société informatique Ascensio System SIA.

Originellement conçue comme un simple outil de gestion de projets en interne baptisé TeamLab, celle-ci s'est progressivement développée pour prendre son nom actuel en juillet 2014 et être proposée au grand public en décembre de la même année. Avec plus de 7 millions d'utilisateurs à travers la planète, ce logiciel libre connaît un succès croissant grâce à son interface intuitive et simple d'utilisation.

Quelles fonctionnalités propose ONLYOFFICE ?

Au sein de sa boite à outils en ligne, la version 7.0 d'ONLYOFFICE Docs (sortie en janvier 2022) intègre les logiciels de productivité suivantes :

Éditeur de texte

L'application de traitement de texte offre un certain nombre de fonctionnalités, y compris :

  • Des options de mise en forme et de mise en page : styles, interlignes, puces, surlignage, paragraphes, colonnes, espacement, marges etc. ;
  • L'insertion d'éléments personnalisables : images, graphiques, tableaux, formes automatiques, équations, lettrines etc. ;
  • Des outils d'analyse : historique des versions, compte de mots mais aussi recherche et remplacement de mots ou de phrases ;
  • Des modules complémentaires pour insérer des vidéos YouTube, signatures électroniques, citations, traduction, symboles spéciaux etc. ;
  • La prise en charge des formats Microsoft Word (DOCX et DOTX), OpenDocument (ODT et OTT), RTF, TXT, PDF, PDF/A, HTML, livres électroniques (FB2 et EPUB) ;
  • L'export aux nouveaux formats DOCXF (basé sur DOCX) et OFORM (format natif).
ONLYOFFICE_Editeur_texte © ONLYOFFICE
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Tableur

Le tableur de la suite propose aussi son lot de fonctions dont voici un aperçu :

  • Mise en forme et de mise en page : orientation, bordures, tri et filtres des données, insertion de cellules et de fonctions, modèles de tableaux etc. ;
  • Outils d'analyse des données : formatage conditionnel, tableaux croisés dynamiques, suppression de valeurs et plages en doublon ;
  • Insertion d'éléments divers : images, formes, diagrammes, graphiques, sparklines, équations et vidéos YouTube ;
  • Insertion de macros (JavaScript) avec ou sans lancement automatique ;
  • Options de protection des documents : mot de passe, masquage de formules, verrouillage de cellules, formes etc. ;
  • Modules tiers : traduction via Google Traduction, insertion de vidéos YouTube, édition de photos, dictionnaire Thésaurus etc. ;
  • Ouverture et édition des fichiers aux formats Microsoft Excel (XLSX et XLS), OpenDocument (ODS et OTS), CSV et export au format PDF et PDF/A.
ONLYOFFICE_Tableur © ONLYOFFICE
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Présentations

L'application de présentations d'ONLYOFFICE comprend quant à elle les fonctionnalités suivantes :

  • Outils de mise en forme : thèmes, jeux de couleurs, interlignes, colonnes, polices, puces etc. ;
  • Ajout d'éléments personnalisables : diapositives, transitions tableaux, images, formes, graphiques, équations, symboles ;
  • Modules complémentaires : macros, code en surbrillance, édition de photos, traduction via Google Traduction, ajout de vidéos YouTube etc. ;
  • Prise en charge des formats Microsoft PowerPoint (PPT et PPTX), OpenDocument (ODP) et possibilité d'exporter chaque présentation aux formats PDF, PNG et JPG.
ONLYOFFICE_presentations © ONLYOFFICE
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Créateur de formulaires

Grande nouveauté de la suite, le logiciel natif offre une solution de création, de personnalisation et de partage des formulaires en ligne. Il intègre :

  • Mise en forme des formulaires à l'aide d'éléments personnalisables : polices, styles, tableaux, graphiques et objets variés ;
  • Insertion de champs : images, listes déroulantes et cases à cocher ;
  • Outils d'identification numérique et de sécurité : insertion de champs de signatures électroniques, sécurisation partielle ou complète des formulaires ;
  • Modules complémentaires : macros, traduction, dictionnaire Thésaurus, vidéos YouTube, éditeur de photos, gestionnaire de références Mendeley, service OCR de reconnaissance de caractères, code en surbrillance etc. ;
  • L'enregistrement des formulaires aux nouveaux formats DOCXF (basé sur DOCX) et OFORM (format natif).
  • L'export aux formats suivants : Microsoft Word (DOCX et DOTX), OpenDocument (ODT et OTT), RTF, PDF, PDF/A, TXT, HTML et livres électroniques (FB2 et EPUB).
ONLYOFFICE_createur_formulaires © ONLYOFFICE
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Les autres fonctionnalités de la suite bureautique

La partie plus "pro" d'ONLYOFFICE, sobrement baptisée Workspace présente les logiciels additionnels suivants :

  • Mail : messagerie électronique compatible avec les protocoles POP3, SMTP et IMAP, connexion de plusieurs comptes mail, modèles et signatures etc. ;
  • Calendrier : outil pour créer un calendrier permettant de mettre en valeur différents types d'événements, de programmer des rappels, de partager des rendez-vous et d'effectuer une synchronisation avec des logiciels tiers ;
  • Projets : outil d'organisation des équipes et gestion de projets avec suivi de temps, rapports d'analyse de productivité et diagrammes de Gantt ;
  • CRM : outil d'organisation du flux de travail, génération de prospects et exécution de commandes avec formulaires Web-to-Lead et appels via Twilio.
ONLYOFFICE_mail © ONLYOFFICE

Sur quelles autres plateformes est disponible ONLYOFFICE ?

La suite ONLYOFFICE ne se contente pas d'être accessible en ligne et comporte aussi des applications de bureau, à télécharger sur Windows, macOS et Linux, permettant utiliser tous les éditeurs en mode hors connexion.

Ses utilisateurs peuvent aussi se réjouir de la présence d'applications mobiles pour smartphones et tablettes Android, iOS et Huawei. Utiles pour travailler sur des documents divers et variés, elles permettent de gérer les fichiers du portail ONLYOFFICE et d'accéder aux stockages cloud à distance.

Les fonctionnalités collaboratives d'ONLYOFFICE

Puis-je travailler en équipe ?

Pour s'aligner avec la concurrence et répondre aux besoins des équipes, tous les outils de la suite bureautique comportent des fonctionnalités de collaboration. On remarque l'intégration d'un mode de co-édition - qui permet de travailler à plusieurs et en temps réel sur n'importe quel type de document, mais aussi la possibilité d'ajouter des commentaires ou de discuter sur le module le chat intégré (voir sur Telegram).

Certains éditeurs du pack proposent aussi l'activation ou la désactivation du suivi des changements, l'aperçu de l'affichage et un astucieux mode comparatif pour mettre en parallèle le document ouvert avec un autre. Et pour communiquer avec ses collègues, ONLYOFFICE Docs comporte des modules complémentaires dédiés aux appels audio et vidéo.

ONLYOFFICE_collaboration_equipe © ONLYOFFICE
©ONLYOFFICE

Stockage et partage

En complément, la suite permet le stockage des fichiers de façon manuelle ou automatique vers :

  • Le module ONLYOFFICE Documents ;
  • Un service de stockage de type DropBox, Box, Google Drive ou Microsoft OneDrive ;
  • Un service tiers comme AWS S3, Google Cloud Storage, Rackspace Cloud Storage ou encore Selectel Cloud Storage ;
  • Un lecteur local personnel pour les sauvegardes manuelles et temporaires.

Il est aussi bon de noter que le module ONLYOFFICE Documents peut être installé sur un serveur ou utilisé dans le cloud et sert spécifiquement à stocker des documents pour les éditer (ou les visualiser) sur navigateur web, ordinateur, smartphone ou tablette. Niveau partage, ce module offre des options de partage flexibles, quelques outils collaboratifs (notamment pour suivre toutes les modifications apportées) et permet l'intégration directe de documents sur un site web personnel.

ONLYOFFICE_Documents © ONLYOFFICE
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Puis-je installer ONLYOFFICE sur mon serveur personnel ?

En plus d'être une solution open-source, ONLYOFFICE joue la carte de l'auto-hébergement en permettant son installation sur les serveurs web des entreprises. Ses principaux objectifs ? Donner aux entreprises un contrôle total de la protection matérielle et leur permettre de maintenir les normes de sécurité adéquates. La suite offre aussi une assistance technique pour le déploiement sur site et des mises à jour fréquentes.

Quel niveau de sécurité offre ONLYOFFICE ?

Localisation de la société

Comme précisé dans notre introduction, la société informatique Ascensio System SIA est située en Lettonie donc dans l'Union Européenne. Elle s'aligne donc avec le règlement général du Parlement européen pour la protection des données (RGPD), la contraignant à collecter et traiter les données de ses clients avec transparence et minimalisme.

La firme clame aussi sa conformité avec la loi américaine HIPAA en imposant notamment la protection des données structurées et non structurées au repos ou lors des transferts.

Dispositifs de chiffrement

ONLYOFFICE s'équipe aussi d'une armada de protocoles pour un chiffrement de haute volée. Les données au repos peuvent ainsi être protégées à l'aide d'un chiffrement de type Encrypt-then-MAC (AES-256-CBC + HMAC-SHA256) et celles sur le portail peuvent bénéficier d'un chiffrement AES-256 avec l’algorithme symétrique CipherMode.CBC. Un hachage SHA256 avec code d'authentification des messages HMAC permet aussi de vérifier l'intégrité et de l'authenticité des données.

En parallèle, la suite fait aussi appel à la technologie de jeton JSON pour empêcher les accès non-autorisés aux documents, à une gamme flexible de types d'autorisations de documents, au chiffrement HTTPS du trafic et à l'authentification renforcée (unique et à deux facteurs).

chiffrement © Shutterstock

Existe-t-il une version gratuite d'ONLYOFFICE ?

Bonne nouvelle, il existe deux versions gratuites de la suite. La première, nommée ONLYOFFICE personal, s'adresse au grand public et comprend :

  • Nombre d'utilisateurs/administrateurs : 1 seule personne ;
  • Éditeurs : texte, tableur, présentations et formulaires ;
  • Applications téléchargeables : sur Windows, macOS, Linux, Android et iOS ;
  • Connexion avec comptes : Google Drive, Box, Dropbox, OneDrive, Nextcloud, ownCloud, kDrive, Yandex Disk etc.

La seconde version gratuite, appelée Community Edition, intègre tous les éditeurs mais également :

  • Nombre d'utilisateurs : jusqu'à 20 personnes ;
  • Connexions en simultanée : 20 maximum ;
  • Licence : GNU AGPL v.3 ;
  • Éditeurs : identique à la version personal ;
  • Applications téléchargeables : sur Windows, macOS, Linux, Android et iOS ;
  • Sécurité : HTTPS, JWT, durée de vie du cache et salles privées ;
  • Interface : à onglets et exemple de test intégré (node.js)
  • Support : centre d'aide, support standard via GitHub (ou premium sur demande).

Quels avantages pour les souscriptions payantes ?

Dédiée à un usage non commercial, la licence à vie Home Server présente les avantages suivants :

  • Nombre d'utilisateurs : jusqu'à 10 personnes ;
  • Éditeurs : similaire à la version personal ;
  • Applications téléchargeables : similaire à la version personal ;
  • Sécurité : similaire à l'édition community ;
  • Interface : à onglets et exemple de test intégré (node.js) ;
  • Déploiement : serveur unique ;
  • Assistance : centre d'aide, 1 an de mises à jour et 1 an de support standard inclus (support premium sur demande) ;
  • Prix : 139 euros (paiement unique).

Pour un usage commercial, la suite propose une seconde licence à vie avec une période d'essai gratuite, Enterprise Edition :

  • Nombre d'utilisateurs : jusqu'à 10 personnes ;
  • Connexions en simultanée : jusqu'à 500 (voire plus sur demande) ;

  • Éditeurs : identique à la version personal ;
  • Applications téléchargeables : identique à la version personal ;
  • Sécurité : identique à l'édition community ;
  • Interface : à onglets, exemple de test intégré (node.js) et éditeurs de sites web mobiles ;
  • Déploiement : multi-serveur ;


  • Assistance : centre d'aide, 1 an de mises à jour et de support professionnel ;(possibilités d'extension) ;
  • Prix : à partir de 1020 euros.

Enfin, il existe une dernière version "plus niche" spécialement pensée pour les développeurs dont le tarif oscille entre 1275 euros et 5875 euros après une période d'essai gratuit.

ONLYOFFICE1 © ONLYOFFICE
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L'avis Clubic

En définitif, la suite bureautique open-source développée par Ascensio System SIA ne manque pas de cordes à son arc pour séduire ses clients et utilisateurs. Difficile de ne pas apprécier son interface claire, ses applications mobiles et de bureau (à télécharger gratuitement !), ses fonctions de travail en équipe mais aussi son excellente compatibilité avec les formats Microsoft Office et autres services cloud réputés. Elle offre aussi un bon degré de contrôle et de sécurité aux entreprises grâce au déploiement en local et aux multiples protocoles de chiffrement. Si certains aspects peuvent encore être améliorés (notamment pour accélérer l'ouverture de plusieurs documents en simultanée) et sa grille tarifaire peut porter à confusion, les avis à son sujet sont majoritairement élogieux. Pourquoi ne pas l'essayer à votre tour ?

Vous recherchez une alternative à OnlyOffice ? Consultez notre avis sur Office.com, la solution cloud de Microsoft ouverte à tous. Au travers de notre test, kSuite, la suite bureautique d'Infomaniak est particulièrement réussie, surtout si vous recherchez une solution eco-friendly et misant sur la sécurité de vos données,

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Si la suite ONLYOFFICE est avant tout destinée aux entreprises, elle propose une version gratuite pour les particuliers permettant de créer des documents de type Word, Excel, PowerPoint ainsi que des formulaires. Ergonomique à souhait, elle joue aussi la carte de l'auto-hébergement et de la sécurité.

Les plus

  • Interface soignée et complète
  • Compatible avec les formats Microsoft Office
  • Possibilité d'utiliser des add-ons

Les moins

  • Grille tarifaire portant à confusion
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