Les suites bureautiques ont le vent en poupe. En ce début d'année 2023, nous sommes nombreux à rechercher un ensemble de logiciels sécurisés qu'il serait possible d'utiliser en tout temps et en tout lieu. Si Google Workspace est depuis longtemps l'un des services favoris des utilisateurs, Microsoft 365 a également de solides arguments.
Nous connaissons tous l'existence de la suite bureautique Office. Payante, elle rassemble des outils de productivité tels que Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Teams et bien d'autres. Mais saviez-vous qu'il existait une version de ces logiciels disponible gratuitement en ligne ? On vous livre notre avis sur cette suite bureautique simplifiée.
- Version gratuite du Pack Office
- Nombreux outils collaboratifs
- Espace de stockage OneDrive
- Peu de formats d'export disponibles
- Apps mobiles réservées aux abonnés
Présentation de Microsoft 365 Online
Anciennement appelée Office.com, Microsoft 365 Online s'adresse avant tout aux particuliers. La suite peut aussi intéresser les entreprises qui souhaitent tester ses fonctionnalités avant achat de la version sur ordinateur ou sur internet. Cette version de la fameuse suite bureautique Microsoft Office propose gratuitement de nombreux logiciels, aux fonctionnalités certes limitées, mais convenant parfaitement à un usage basique.
Lancée en 2010, cette suite a été remise au goût du jour en 2022 avec un nouveau logo, un nouveau design et son nom actuel. La nouvelle application du même nom est disponible pour système iOS ou Android depuis peu. D'autres nouveautés ont récemment été lancées : on peut, par exemple, gérer plus facilement son espace de stockage depuis son compte Microsoft, les paramètres de l'app ou ceux de Windows. Suite au récent investissement de la firme de Redmond dans OpenAI, l'intégration de la technologie ChatGPT au sein des outils Office est également à prévoir. Une affaire à suivre….
Quelles sont les fonctionnalités proposées par Microsoft 365 Online ?
Quelles sont les fonctionnalités proposées par les Web apps de Microsoft 365, et quelles différences peut-on observer vis-à-vis des logiciels natifs ?
Microsoft Word
Word est un produit incontournable de la famille Microsoft, et à juste titre. La version web du logiciel de traitement de texte permet de créer et de mettre en forme rapidement n'importe quel type de document écrit.
Word pour Microsoft 365 Online propose à cet effet (et entre autres) :
- Plusieurs modèles prêts à l'emploi : notes, dépliants, rapports, lettres, CV. etc. ;
- L'insertion d'éléments variés : images, équations, symboles, tableaux, en-têtes et pieds de page etc ;
- Un onglet de révision avec suivi des changements, gestion des commentaires et vérification de l'accessibilité ;
- Des options de mise en page : modification des marges, de l'orientation et de la taille de la page, du retrait et de l'espacement ;
- La sauvegarde automatique des documents en ligne ;
- Le téléchargement des documents aux formats Word (DOCX), PDF et OpenDocument (ODT)
Quelques fonctionnalités présentes dans la version logicielle manquent toutefois à l'appel. Le téléchargement des documents dans la plupart des formats courants (RTF, TXT, DOC etc.) et spéciaux (XML, DOCM etc.) sont aux abonnés absents. En outre, la version web ne peut être utilisée pour le publipostage, l'ajout de dessins au trackpad ou encore l'utilisation de thèmes personnalisés.
Microsoft Excel
Excel est un autre logiciel phare de la suite, et voici un aperçu des fonctionnalités incluses dans sa version web :
- Modèles prêts à l'emploi : listes, calendriers, fiche budgétaire, spreadsheet etc. ;
- Insertion de différents éléments : images, formes, graphiques, tableaux (simples et croisés dynamiques), texte, équations etc. ;
- Un mode de dessin avec le curseur de la souris ;
- Un onglet formules pour insérer des fonctions de finances, logique, texte, date et heure ou encore mathématiques et trigonométriques ;
- Un onglet de gestion des données : requêtes et connexions, groupement, dissociation etc. ;
- Un onglet de révision avec commentaires et statistiques du classeur ;
- Un mode de gestion des macros : création, enregistrement etc ;
- La sauvegarde automatique des documents en ligne ;
- Le téléchargement des documents aux formats Excel (XLSX) et OpenDocument (ODS).
Contrairement à sa version logicielle, Excel en ligne ne permet cependant pas de télécharger des modules complémentaires via l'Office Store, de réaliser tous les types de graphiques, d'utiliser le gestionnaire de noms ou encore l'outil d'analyse de scénarios. Le téléchargement des feuilles de calcul aux formats XLS, XML, CSV, XLSM, TXT ou encore PDF (entre autres) est quant à lui hélas indisponible.
Microsoft PowerPoint
Qui dit Word et Excel dit évidemment PowerPoint. La version web du logiciel de présentation intègre notamment les fonctionnalités suivantes :
- Modèles et thèmes personnalisés ;
- Insertion d'éléments : diapositives, images, icônes, formes, SmartArt, texte, bas de page etc. ;
- Un mode de dessin avec le curseur de la souris ;
- Outil de transitions avec durée prédéfinie : effets fondu, morphose, balayage, vent, fenêtre etc. ;
- Ajout d'animations variées : fondu, rotation, spirale, rayures, transparence etc. ;
- Un mode diaporama avec un outil d'entraînement ;
- Un onglet de révision avec commentaires et correction orthographique ;
- La sauvegarde automatique des présentations en ligne ;
- Le téléchargement des présentations aux formats PowerPoint (PPTX), JPEG (une image par diapositive), PDF et OpenDocument (ODP).
En comparaison avec le logiciel de bureau, on remarque que la version en ligne de PowerPoint contient moins d'effets de transitions, moins d'éléments SmartArt, moins d'animations et un outil de diaporama plus basique. Par ailleurs, les présentations créées ne peuvent pas être exportées aux formats MP4, MOV, TIFF, PNG ou encore RTF.
Les autres applications du pack Microsoft 365 Online
Outre ses trois applications principales, la suite bureautique Microsoft 365 Online intègre les logiciels suivants :
- Microsoft Outlook : un service de messagerie web complet, personnalisable et doté de fonctionnalités pertinentes (notifications, groupes, mode sombre etc.) ;
- Microsoft Teams : une application de messagerie instantanée permettant de faire des visioconférences et de partager des documents ;
- Microsoft Skype : une autre application de messagerie avec visioconférences, partage d'écran et enregistrement des appels ;
- Microsot OneNote : une application de prise de notes offrant de nombreuses fonctions comme l'insertion d'images, de son, de captures d'écrans etc. ;
- To Do : une application de listes de tâches pouvant être utilisée via Teams et Outlook ;
- Calendrier : un gestionnaire d’agenda associé à Outlook ;
- Contrôle parental : un service familial permettant de filtrer du contenu, gérer le temps d'utilisation, géolocaliser les membres de sa famille etc.
- Clipchamp : une app de montage vidéo.
- OneDrive : un espace de stockage cloud.
- Listes : un gestionnaire de liste de tâches.
- Sway : un outil de création de présentations, newsletters, CV, etc.
- PowerAutomate : un outil d'automatisation de tâches récurrentes.
Les fonctionnalités collaboratives de Microsoft 365 Online
La suite permet-elle le travail en équipe ?
La Suite Microsoft simplifie le travail collaboratif de différentes manières.
- Depuis Word, Excel, PowerPoint et OneNote, il est notamment possible de partager des fichiers éditables et de laisser des commentaires à l'attention de ses collaborateurs ;
- Outlook permet de créer et joindre des groupes d'utilisateurs et Calendrier simplifie l'envoi d'invitations aux réunions (ou à vrai dire n'importe quel type d'événement) ;
- Les listes créées sur To Do peuvent être partagées et synchronisées avec d'autres utilisateurs ;
- Teams et Skype permettent de dialogue instantanément avec des collaborateurs, aussi bien par écrit ou en visioconférences, et facilitent l'échange de fichiers.
Stockage et partage
À toutes les fonctionnalités évoquées ci-dessus s'ajoute une solution de stockage cloud estampillée Microsoft. Offrant 5 Go d'espace de stockage gratuit, OneDrive sert en effet à uploader des fichiers et à créer des albums/dossiers partageables et un "coffre-fort" (une zone protégée dédiée aux documents les plus confidentiels).
Ses utilisateurs peuvent s'en servir pour voir un aperçu de centaines de types de fichiers :
- Microsoft Office, Outlook, Visio et Windows ;
- OpenOffice : ODP, ODS et ODT ;
- Images : GIF, HEIC, HEIF, JPEG, JPG, JPE, MEF, MRW, NEF, NRW, ORF, PANO, PEF, PNG, RW2, SPM, TIF, TIFF, XBM et XCF ;
- Multimédias audio et vidéo : 3G2, 3GP, 3GPP, ASF, AVI, M2TS, M4A, M4V, MKV, MOV, MP3, MP4, MP4V, MTS, TS, WAV, WEBM, WMA et WMV ;
- Texte et code : TXT, SQL, BAT, CMD, JSON, JS, JSP, JSX, LESS, SCSS, CSS etc. ;
- Web/hypertexte (HTM, HTML et Markdown ;
- De modélisation et impression 3D, de livre électronique, de fichiers Adobe et Apple etc.
Un outil d'édition intégré à OneDrive permet en outre de modifier les images et photos à sa convenance. Il est ainsi possible de les rogner, ajuster leur couleur ou luminosité, appliquer des filtres, dessiner des annotations à l'aide de la souris ou encore incorporer des mots clé.
Puis-je installer Microsoft 365 Online sur mon serveur personnel ?
Cette version en ligne est uniquement accessible depuis les serveurs de Microsoft. Il n'est donc pas possible d'utiliser son code source pour l'installer sur un serveur personnel.
Quel niveau de sécurité offre Microsoft 365 Online ?
Localisation de la société
Si Microsoft est une entreprise américaine basée à Redmond dans l'état de Washington, elle héberge les données de ses utilisateurs dans plus de 200 centres de données (contenant près de 4 millions de serveurs) à travers le monde. Tous bénéficient d'une surveillance 24h/24 et 7j/7 et d'un contrôle d'accès biométrique avec cartes à puce.
Sur le territoire européen, ces centres de données sont implantés en France, en Allemagne, en Autriche, en Finlande, en Irlande et aux Pays-Bas. Un avantage non négligeable pour les utilisateurs qui désirent conserver leurs données sur le territoire nationale et bénéficier du cadre réglementaire français et européen.
Dispositifs de chiffrement
Outre ses nombreuses installations, Microsoft se targue d'intégrer plusieurs niveaux de sécurité comme l'authentification à deux facteurs, plusieurs systèmes de contrôle d'accès et un chiffrement TLS (transport layer security) des données lorsqu'elles sont transmises par les clients ou transitent entre les centres de données. Le chiffrement des fichiers au repos à l'aide d'une clé AES256 unique fait aussi partie de l'attirail de sécurité Microsoft.
Quels sont les avantages des formules payantes ?
Afin d'encourager ses utilisateurs à passer la main au porte-monnaie, l'ex-Office.com comporte de nombreuses limitations. On constate notamment l'accès à la version basique des applications, un ciblage publicitaire (notamment dans Outlook avec la présence de publicités dans la boîte de réception) et l'espace de stockage extrêmement réduit sur OneDrive (soit trois fois moins que son concurrent Google Workspace).
Pour passer à la vitesse supérieure, voici les avantages des formules payantes Microsoft 365, Microsoft Office et OneDrive :
Microsoft 365
Microsoft 365 (ex Office 365) est en quelque sorte la version premium de l'ex-Office.com.
Accessible sous forme d'abonnement, elle comprend (entre autres) 1 To de stockage OneDrive, les versions complètes des applications de productivité, leur installation et utilisation sur les Windows, Mac, smartphones (Android et iPhone) et tablettes (Android et iPad) ainsi qu'une avalanche de fonctionnalités avancées.
Il existe actuellement différents types d'abonnements adaptés aux particuliers, aux entreprises (Microsoft 365 Business) et au milieu scolaire, dont le prix se situe entre 7€ et 10€ par utilisateur et par mois. Une offre Microsoft 365 Basic a été lancé en janvier 2023 : il est au prix de 2 euros par mois.
Microsoft Office
Microsoft Office constitue la version "classique" de la suite bureautique.
Disponible en licence perpétuelle, celle-ci intègre les trois applications de base (Word, Excel et PowerPoint) pour les appareils Windows ou Mac et n'inclut pas les services des abonnements Microsoft 365.
Sa dernière mise à jour sortie en 2021 est disponible en version Famille et Étudiant au prix de 149€. Une offre Famille et Petite Entreprise est également disponible au prix de 299€.
OneDrive
Enfin, pour les utilisateurs et organisations qui souhaitent uniquement agrandir leur espace de stockage, il est aussi possible de souscrire à un abonnement OneDrive.
Pour un particulier, le prix est actuellement de 2€ par mois et comprend 100 Go de stockage et des fonctionnalités limitées.
Les entreprises ont quant à elles le choix entre deux formules. La première appelée OneDrive Entreprise plan 1 est proposée au prix de 4,20€ HT par utilisateur et par mois et intègre seulement 1 To d'espace de stockage. La seconde, OneDrive Entreprise plan 2, coûte très exactement le double pour 1 To de stockage et des fonctionnalités avancées de sécurité.
Notre avis
En conclusion, il est tout à fait louable de la part de Microsoft de proposer une version gratuite (et simplifiée) de ses meilleurs logiciels sur navigateur web et l'on suppose que cette initiative aide la firme de Redmond à limiter un peu le piratage de ses outils. En revanche, il est dommage que OneDrive propose un espace de stockage si restreint, que les fichiers puissent être exportés dans si peu de formats différents et que la publicité vienne parasiter Outlook (si elle reste assez discrète, son emplacement tout en haut de la boîte de réception la rend vite agaçante).
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