Avis Google Workspace (2025) : la stratégie cloud de Google tient-elle la route ?

Tous ceux qui souhaitent booster leur productivité le savent : pour créer des documents et les gérer efficacement, rien de tel qu'une suite bureautique. Dans ce domaine, les exemples fleurissent en 2025, mais certains fournisseurs, comme Google par exemple, ont su se démarquer. Le géant de la Tech a, en effet, gagné de précieuses places de marché grâce à sa suite en ligne Google Workspace.

Google Workspace, c'est plus de 3 milliards d'utilisateurs actifs par mois et environ 8 millions de clients payants. Cette suite pensée aussi bien pour les besoins des particuliers que les projets des équipes professionnelles est appréciée pour son intuitivité et ses fonctionnalités bien pensées. Utilisable en tous lieux, elle s'avère aussi flexible qu'utile. Que vaut cette solution ? Nous nous sommes penchés sur la question.

Présentation de Google Workspace

Google Workspace a eu bien des noms : Google Apps For Your Domain, Google Apps for Work, G Suite… Concurrente directe de Microsoft 365, cette suite fournit de nombreux outils : webmail, messagerie instantanée, service de visioconférence, stockage cloud, tableur, éditeur de texte et de présentation, etc.. Simple d'utilisation, elle est, à ce jour, l'une des solutions les plus connues au monde.

Cette suite bureautique est boostée à l'intelligence artificielle depuis 2024. La technologie Gemini, qui a remplacé Duet AI, a été pensée comme un véritable assistant numérique et peut se charger de la rédaction de messages, de l'élaboration de résumés et de bien d'autres tâches. Hélas, le gros de ces fonctionnalités innovantes sont destinées aux utilisateurs payants : l'IA de Google est incluse dans les plans Business et Enterprise sans besoin d'ajout d'add-ons depuis janvier 2025.

Si vous voulez connaître le gros des évolutions les plus récentes, voici un aperçu des dernières avancées :

• En août 2025 : conversion d'images en vidéo, transcription et diffusion de messages avec avatars IA dans Vids, tableaux dynamiques IA dans Sheets, édition d'images dans l'app Gemini, prise en charge des images par Gemini et raccourci Vids dans Drive, page de réservation préconfigurée dans Agenda, prise en compte du planning, des notes et tâches Keep par Gemini Live, déplacement d'objets dans Slides plus précis, versions audio des documents dans Docs, résumés IA des conversations Chat, édition d'images IA dans Slides, tri des notes Keep dans Android, suggestion IA de nouvelles questions dans Forms, etc.
• En septembre 2025 : détection de ransomwares et restauration de fichiers dans Drive, collaboration avec Gemini dans Drive sur mobile, intégration de Nano Banana dans Vids et Slides, création de vidéos à partir de Slides dans Vids, optimisation de la génération de formules IA dans Sheets, amélioration IA des messages Chat, fonctionnalité Guide d'Apprentissage dans Notebook LM, partage de Gems dans Gemini, résumés de réponses dans Forms, intégration d'Ask Gemini dans Meet, amélioration de la confidentialité des réunions Meet, résumés de fichiers Drive, historique de versions condensé dans Sheets, refonte de l'expérience d'édition de documents numérisés dans Drive sur Android, etc.
• En octobre 2025 : réactions emoji dans les documents chiffrés côté client, analyse IA des données sur plusieurs tables et édition IA étendue dans Sheets, ouverture des fiches de révision Gemini à tous, aperçus vidéos disponibles pour tous dans NotebookLM, résumés IA des fichiers partagés dans Chat sur mobile, fonction "Aide-moi à planifier dans Gmail, rappels Keep enregistrés dans les tâches, maquillage IA et minuteries dans Meet, vidéos verticales et carrées dans Vids, Gemini dans Chrome AI accessible à tous, envoi d'emails chiffrés de bout en bout depuis Gmail à tous, etc.

Quelles sont les fonctionnalités proposées par Google Workspace ?

Google Docs

Il s'agit du logiciel de traitement de texte de la suite. À l’instar de ses célèbres concurrents, Word et OpenOffice Writer, il présente de nombreuses options. Les plus basiques englobent la mise en page des écrits avec l’insertion d’images, tableaux, titres, colonnes et listes pour créer des CV, brochures, etc.

Les fonctions poussées permettent quant à elles d’utiliser la saisie vocale, d’éditer des images sans quitter l’interface, de créer des raccourcis personnels, d’ajouter des polices et d’installer des modules complémentaires gratuits depuis le Google Workspace Marketplace. Parmi ces derniers, il existe des traducteurs, des générateurs de QR codes ou encore des banques d’images ou d’icônes.

Niveau compatibilité, ce traitement de texte permet les exports aux formats :

• Word (.DOCX),
• OpenDocument (.ODT),
• Texte enrichi (.RTF),
• Texte brut (.TXT),
• PDF (.PDF),
• Page web (.HTML, zippé),
• EPUB (.EPUB).

Google Sheets

Cette application permet de créer des feuilles de calcul et propose à cet effet différents modèles spécialement pensés pour suivre ses dépenses et investissements, planifier des événements, établir une liste de tâches, concevoir un planning etc. Tout cela est rendu possible grâce à son vaste panel de fonctions, filtres, formules et modules additionnels pour gérer les dates, la logique, la recherche, les statistiques et le contenu texte de chaque document.

L'outil tire aussi son épingle du jeu grâce à ses hautes performances de gestion de bases de données (y compris celles-ci contenant des dizaines de colonnes et milliers de lignes) et de création de graphiques d’analyse. L’historique des versions est un autre point fort du tableur et permet de consulter toutes les modifications effectuées pour éventuellement retourner en arrière et corriger les erreurs.

Toutes les feuilles de calcul peuvent être téléchargées aux formats :

• Excel (XLSX),
• OpenDocument (.ODS),
• PDF (.PDF),
• Page web (.HTML),
• De valeurs séparées par des virgules (.CSV),
• De tabulations (.TSV).

Google Slides

À l’image du ténor du marché, l’incontournable PowerPoint, cet outil permet de personnaliser des diapositives pour créer des portfolios, invitations, albums photo etc. Si des modèles et thèmes sont au rendez-vous pour réaliser efficacement n’importe quel diaporama, cet outil donne la possibilité de laisser libre cours à son imagination en débutant à partir d’une diapositive vierge.

Parmi ses fonctions avancées, on apprécie tout particulièrement l’ajout d’organigrammes, la réalisation de schémas, l’édition basique de vidéos (notamment pour les raccourcir), le défilement automatique des diapositives et l’historique des versions. Le Marketplace regorge de modules complémentaires pour optimiser les diaporamas, insérer des équations mathématiques ou encore dessiner des diagrammes.

La solution de présentation de Google ne déçoit pas en proposant les formats d’export suivants :

• PowerPoint (.PPTX),
• Document ODP (.ODP),
• PDF (.PDF),
• Texte brut (.TXT),
• Image JPEG (,JPG),
• Image PNG (.PNG),
• Image vectorielle (.SVG).

Les autres logiciels de la suite

Worskpace ne s'arrête pas là et intègre une myriade d'autres apps, y compris :

• Gmail : une boîte mail d'entreprise à la fois complète et intelligente ;
• Drive : un logiciel cloud de stockage, de partage et de visualisation de documents ;
• Meet : une solution de visioconférences adaptée aux entreprises (dans le même esprit que Microsoft Teams) ;
• Chat : une messagerie instantanée permettant la communication en privé ou en groupe ;
• Calendar : un agenda partageable avec des options de planification avancées ;
• Keep : un assistant permettant d'organiser ses idées avec ses collègues via des notes, listes, photos, audio et dessins ;
• Forms : un assistant de création et partage de questionnaires avec analyse des réponses ;
• Sites : un assistant de création de site internet qui ne nécessite pas de connaissances en programmation ou en conception ;
• Gemini : cet assistant IA nouvelle génération peut faire office d'analyse, d'assistant commercial, assistant de productivité, de preneur de notes et bien plus encore ;
• NotebookLM : cet assistant de recherche IA peut synthétiser des notes, faire des recherches et produire des résumés audio ;
• Vids : cet outil de montage vidéo permet de créer des vidéos professionnelles, et ce, sans expérience ;
• AppSheet : ce service permet de créer des applications sans code ainsi que des automatisations.

Enfin, on trouve également :

• Cloud Search : une solution basée sur l'IA qui aide à trouver rapidement des informations pertinentes ;
• Jamboard : un tableau blanc interactif permettant de faire glisser des images, créer des notes et importants des éléments depuis le Web ;
• App Script : une plateforme servant à la création de nouvelles solutions d'entreprise pour compléter les fonctions de Workspace ;
• Work Insights : une solution statistique permettant de faire un suivi pertinent de l'activité sur Google Workspace ;
• Vault : un assistant de protection des données servant à conserver, rechercher et exporter les données de l'entreprise ;
• Endpoint : un gestionnaire de points de terminaison pour Android, iOS, Windows, Chrome OS, macOS et Linux ;
• Admin : un administrateur dédié à Google Workspace.

Sur quelles autres plateformes est disponible Google Workspace ?

La suite Google Workspace est disponible en ligne, via n’importe quel navigateur web, et propose aussi diverses applications pour smartphone et tablette. Sur Android, iOS et iPad OS, il est ainsi possible de télécharger gratuitement et individuellement Docs, Sheets et compagnie pour profiter de la plupart des fonctions évoquées ci-dessus.

Les fonctionnalités collaboratives de Google Workspace

La suite permet-elle le travail en équipe ?

Le mode collaboratif est l’une des grandes spécialités de Google Workspace, qui propose des fonctions d'entreprise cloud-first, dont le fameux historique des versions ou la modification à plusieurs utilisateurs en temps réel, pour garantir un workflow aussi fluide que possible.

Les logiciels de productivité évoqués ci-dessus jouent aussi le jeu du travail d'équipe et favorisent grandement la productivité et l'organisation entre collègues.

Stockage et partage

La suite bureautique peut compter sur son propre stockage dans le cloud pour travailler depuis son smartphone, sa tablette ou son ordinateur.

Google Drive comprend par défaut 15 Go d'espace gratuit et de puissantes fonctionnalités de recherche basées sur l’intelligence artificielle. Il permet ainsi de visualiser un aperçu des fichiers :

• Compressés (.ZIP, .RAR, tar, gzip),
• Microsoft Office protégés par un mot de passe,
• Microsoft XML Paper Specification (.XPS),
• Microsoft Word (.DOC et .DOCX),
• Microsoft PowerPoint (.PPT et .PPTX),
• Microsoft Excel (.XLS et .XLSX),
• Fonte numérique TrueType (.TTF),
• Adobe PostScript (.EPS, .PS),
• PDF (.pdf),
• Adobe Photoshop (.PSD),
• Adobe Illustrator (.AI),
• Autodesk AutoCad (.DXF),
• Texte (.TXT),
• Balisage/Code (.CSS, .HTML, .PHP, .C, .CPP, .H, .HPP, .JS, .java, .py),
• Vidéo (WebM, .MPEG4, .3GPP, .MOV, .AVI, .MPEGPS, .WMV, .FLV, .ogg),
• Image (.JPEG, .PNG, .GIF, .BMP, .TIFF, .SVG),
• Audio (MP3, MPEG, WAV, .OGG, .OPUS),
• Apple (.key, .numbers).

Quelques limitations sont toutefois imposées sur la taille des fichiers stockés. Par exemple, les documents texte ne doivent pas dépasser les 50 Mo, les feuilles de calcul peuvent contenir un maximum de 10 millions de cellules (ou 18 278 colonnes), les présentations ne peuvent pas dépasser les 100 Mo et la taille maximale pour les fichiers dans d'autres formats est de 5 To.

Puis-je installer Google Workspace sur mon serveur personnel ?

Le code source de la suite Google n'est pas disponible au grand public donc il n'est pas possible de l'installer sur son serveur personnel. Cependant, il existe certains exemples de codes utilisant ses différentes APIs dans plusieurs langages (JavaScript/TypeScript, GO, Java et PHP).

Disponibles sur Github, ces derniers donnent des pistes pour se servir des chatbots sur l'app de messagerie, utiliser le tableur de façons programmatique afin de mettre à jour des fichiers, générer des diapositives depuis le format Markdown etc. De quoi apporter sa touche personnelle sur l'API.

Quel niveau de sécurité offre Google Workspace ?

Localisation de la société

Google possède plusieurs centres de données répartis à travers le monde.

À l'heure actuelle, la firme californienne comporte une dizaine d'installations aux États-Unis (dont les plus larges sont situées en Oregon, en Géorgie et en Virginie), six en Europe (la plus proche de nos frontières étant celle de Saint-Ghislain en Belgique) et trois dans le reste du monde (Chili, Taiwan et Singapour).

Un vrai plus lorsque que l'on sait que les organisations abonnées aux services Google Workspace (forfait "enterprise" uniquement) peuvent changer l'emplacement géographique pour stocker leurs données où bon leur semble.

Dispositifs de chiffrement

À ses débuts, Google s'est heurté à la fébrilité des entreprises percevant d'un mauvais oeil la délocalisation de leurs documents parfois sensibles vers un data center externe. Depuis Microsoft lui a emboité le pas.

Outre ses serveurs conçus sur mesure, la suite de bureautique se targue aussi d'intégrer une protection des données de haute volée et une équipe d'experts en architecture informatique apte à réagir rapidement en cas de menace.

Fréquemment soumis à des audits de confidentialité et de sécurité, elle est tout naturellement conforme aux lois européennes et américaines (HIPAA) en vigueur. Le chiffrement des informations se fait quant à lui à l'aide de clés de chiffrement distinctes ainsi qu'un algorithme avancé AES (norme de chiffrement avancé) 128 bits ou plus élevé.

L'entreprise met aussi un point d'honneur à chiffrer les données qui sont en transit, par exemple lors du transfert entre le client et Google ou d'un centre de données à un autre (protocole HTTPS).

Google Workspace : souscriptions payantes VS version gratuite

S'il existe une version gratuite de la suite intégrant plusieurs outils comme Docs, Tabs, Slides et Agenda, Google Workspace est avant tout payant et dédié aux entreprises.

Voici un passage en revue des quatre versions disponibles, Business Starter, Business Standard, Business Plus et Enterprise :

Version Starter

• Logiciels : Gmail, Docs, Sheets, Slides, Vids, Drive, Meet, Agenda, Chat, App Gemini, Gemini dans Gmail, NotebookLM, AppSheet ;
• Adresse email professionnelle et personnalisée : oui ;
• Visioconférences : 100 personnes maximum ;
• Espace de stockage dans le cloud : 30 Go par personne ;
• Options de gestion et de sécurité : oui ;
• Nombre limite d'employés : 300 ;
• Prix mensuel de l'abonnement : 6,80 € par utilisateur (hors tarif nouveaux clients).

Version Standard

• Logiciels : identiques au plan précédent + accès étendu à NotebookLM et aux modèles de l'app Gemini, disponibilité Gemini dans Gmail, Docs, Meet et plus, signature électronique de documents Docs et PDF, pages de prise de rendez-vous et outil de migration de données ;
• Adresse email professionnelle et personnalisée : oui (avec mise en page personnalisée et publipostage) ;
• Visioconférences : 150 participants maximum + enregistrements et suppression du bruit ;
• Espace de stockage dans le cloud : 2 To par utilisateur ;
• Options de gestion et de sécurité : oui ;
• Nombre limite d'employés : 300 ;
• Prix mensuel : 13,60 € par utilisateur (hors tarif nouveaux clients).

Version Plus

• Logiciels : identiques au plan précédent + Vault, LDAP sécurisé, gestion avancée des points de terminaison ;
• Adresse de messagerie professionnelle et personnalisée : oui + eDiscovery ;
• Visioconférences : 500 participants maximum + enregistrement vidéo, suppression du bruit et suivi de la participation ;

• Espace de stockage dans le cloud : 5 To par utilisateur ;
• Options de gestion et de sécurité : avancées (y compris Vault et contrôle avancé des points de terminaison) ;
• Nombre limite d'employés : 300 ;
• Prix mensuel de l'abonnement : 21,10 € par utilisateur.

Version Enterprise Plus

• Logiciels : identiques à la version précédente + classification par IA pour Drive, modules Assured control et assistance enhanced avec réponse plus rapide aux problèmes critiques.
• Adresse de messagerie professionnelle et personnalisée : Identique à la formule Plus + chiffrement S/MIME ;
• Visioconférences : 1000 participants maximum + diffusion en direct dans le domaine ;
• Espace de stockage dans le cloud : 5 To, mais on peut en demander autant que nécessaire ;
• Options de gestion et de sécurité : Identiques à la formule Business Plus + protection contre la perte de données, sélection des emplacements des données, contrôle des points de terminaison d'entreprise ;
• Nombre limite d'employés : illimité ;
• Prix mensuel : sur demande auprès de l'équipe commerciale.

Période d'essai gratuite

Pour tester quelques-unes des fonctionnalités évoquées ci-dessus avant de mettre la main au porte-monnaie, Google Workspace offre une période d'essai gratuite de 14 jours.

Notre avis

Google Workspace peut s'avérer redoutable pour les entreprises qui souhaitent troquer Microsoft Office pour une solution web tout-en-un sans gestion fastidieuse des serveurs. Sa grande simplicité d'intégration, de stockage cloud pour les utilisateurs et de collaboration font aussi partie de ses principaux points forts. L'intégration de l'IA a considérablement boosté les capacités de la suite. En contrepartie, la suite Google ne dispose pas de logiciel natif sur desktop et ses apps mobiles doivent être téléchargées une à une. Enfin, et à notre avis, l'outil de visioconférence s'avère être le moins concluant de la suite et pâtit d'une ergonomie inférieure à celle de ses concurrents, Microsoft Teams et Zoom.