Avis Google Workspace : 14 ans plus tard, la stratégie cloud de Google tient-elle la route ?

25 avril 2022 à 10h40
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Google Workspace
©Google

Depuis son lancement en 2008, Google Workspace a grignoté une place de plus en plus importante dans le quotidien des professionnels. Il est en effet difficile de ne pas apprécier le travail titanesque qui a été apporté pour transformer sa poignée d'applications en solution ultra-complète. Si vous souhaitez délaisser les services de Microsoft Office pour entrer dans la grande famille Google mais que quelques doutes subsistent, voici de quoi vous éclairer.

Google Workspace
  • Applications gratuites et disponibles sur mobile
  • Fonctionnalités de partage et de collaboration
  • Création d'adresses e-mail personnalisées
  • Absence d'applications de bureau
  • Ergonomie de Google Meet

Présentation de Google Workspace

Google Workspsface est une suite bureautique en ligne, anciennement appelée Google Apps for Your Domain (2008), Google Apps for Work (2014) puis G Suite (2016). Comme son nom l’indique, celle-ci offre différentes solutions de productivité et est développée par l’équipe de Google dont le siège social se trouve à Mountain View, Californie.

En accord avec la charte graphique de la firme américaine, célèbre pour sa simplicité et ses accents colorés, les outils de la suite Google Workspace présentent une interface à la fois ergonomique et efficace. Un bon point pour ses 3 milliards d’utilisateurs actifs à travers le monde.

Quelles sont les fonctionnalités proposées par Google Workspace ?

Google Docs

Google Docs est le nom du logiciel de traitement de texte de la suite. À l’instar de ses célèbres concurrents, Microsoft Word et OpenOffice Writer, il présente de nombreuses options. Les plus basiques englobent la mise en page des documents avec l’insertion d’images, tableaux, titres, colonnes et listes pour créer des CV, brochures et autres documents de travail.

Les fonctions poussées permettent quant à elles d’utiliser la saisie vocale, d’éditer des images sans quitter l’interface, de créer des raccourcis personnels, d’ajouter des polices et d’installer des modules complémentaires gratuits depuis le Google Workspace Marketplace. Parmi ces derniers, il existe des traducteurs, des générateurs de QR codes ou encore des banques d’images ou d’icônes.

Niveau compatibilité, Google Docs permet d’exporter ses documents aux formats :

  • Microsoft Word (.DOCX),
  • OpenDocument (.ODT),
  • Texte enrichi (.RTF),
  • Texte brut (.TXT),
  • PDF (.PDF),
  • Page web (.HTML, zippé),
  • EPUB (.EPUB).
Google_Docs_Workspace
©Google

Google Sheets

L’application Google Sheets permet quant à elle de créer des feuilles de calcul et propose à cet effet différents modèles spécialement pensés pour suivre ses dépenses et investissements, planifier des événements, établir une liste de tâches, concevoir un planning etc. Tout cela est rendu possible grâce à son vaste panel de fonctions, filtres, formules et modules additionnels pour gérer les dates, la logique, la recherche, les statistiques et le contenu texte de chaque document.

Sheets tire aussi son épingle du jeu grâce à ses hautes performances de gestion de bases de données (y compris celles-ci contenant des dizaines de colonnes et milliers de lignes) et de création de graphiques d’analyse. L’historique des versions est un autre point fort du tableur et permet de consulter toutes les modifications effectuées pour éventuellement retourner en arrière et corriger les erreurs.

Toutes les feuilles de calcul créés à l’aide Google Sheets peuvent être téléchargées aux formats :

  • Microsoft Excel (XLSX),
  • OpenDocument (.ODS),
  • PDF (.PDF),
  • Page web (.HTML),
  • De valeurs séparées par des virgules (.CSV),
  • De tabulations (.TSV).
Google_Sheets_Workspace
©Google

Google Slides

Un outil de présentation dénommé Google Slides est également au rendez-vous. À l’image du ténor du marché, l’incontournable PowerPoint, celui-ci permet de personnaliser des diapositives pour créer des portfolios, invitations, albums photo etc. Si des modèles et thèmes sont au rendez-vous pour réaliser efficacement n’importe quel diaporama, Slides donne la possibilité de laisser libre cours à son imagination en débutant à partir d’une diapositive vierge.

Parmi ses fonctions avancées, on apprécie tout particulièrement l’ajout d’organigrammes, la réalisation de schémas, l’édition basique de vidéos (notamment pour les raccourcir), le défilement automatique des diapositives et l’historique des versions. Le Marketplace regorge de modules complémentaires pour optimiser les diaporamas, insérer des équations mathématiques ou encore dessiner des diagrammes.

La solution de présentation de Google ne déçoit pas en proposant les formats d’export suivants :

  • Microsoft PowerPoint (.PPTX),
  • Document ODP (.ODP),
  • PDF (.PDF),
  • Texte brut (.TXT),
  • Image JPEG (,JPG),
  • Image PNG (.PNG),
  • Image vectorielle (.SVG).
Google_Slides_Workspace
©Google

Les autres logiciels de la suite

Worskpace ne s'arrête pas là et intègre une myriade d'autres apps, y compris :

  • Gmail : une messagerie d'entreprise à la fois complète et intelligente ;
  • Google Drive : un logiciel cloud de stockage, de partage et de visualisation de documents ;
  • Google Meet : une solution de visioconférences adaptée aux entreprises (dans le même esprit que Microsoft Teams) ;
  • Google Chat : une messagerie instantanée permettant les échanges privés ou en groupe ;
  • Google Calendar : un agenda partageable avec des options de planification avancées ;
  • Google Keep : un assistant permettant d'organiser ses idées avec ses collègues via des notes, listes, photos, fichiers audio et dessins.
  • Google Forms : un assistant de création et partage de questionnaires avec analyse des réponses ;
  • Google Sites : un assistant de création de sites internet qui ne nécessite pas de connaissances en programmation ou en conception ;
  • Cloud Search : une solution basée sur l'IA qui aide à trouver rapidement des informations pertinentes ;
  • Jamboard : un tableau blanc interactif permettant de faire glisser des images, créer des notes et importants des éléments depuis le Web ;
  • App Script : une plateforme servant à la création de nouvelles solutions d'entreprise pour compléter les fonctionnalités de Workspace.

Enfin, au niveau de la gestion on retrouve :

  • Work Insights : une solution statistique permettant de faire un suivi pertinent de l'activité sur Google Workspace ;
  • Vault : un assistant de protection des données servant à conserver, rechercher et exporter les données de l'entreprise ;
  • Endpoint : un gestionnaire de points de terminaison pour Android, iOS, Windows, Chrome OS, macOS et Linux ;
  • Admin : un administrateur simplifiant la gestion de Google Workspace.
Google_Drive
©Google

Sur quelles autres plateformes est disponible Google Workspace ?

La suite Google Workspace est disponible en ligne, via n’importe quel navigateur web, et propose aussi diverses applications pour smartphone et tablette. Sur Android, iOS et iPad OS, il est ainsi possible de télécharger gratuitement et individuellement Docs, Sheets et compagnie pour profiter de la plupart des fonctionnalités évoquées ci-dessus.

Les fonctionnalités collaboratives de Google Workspace

La suite permet-elle le travail en équipe ?

Le mode collaboratif est l’une des grandes spécialités de Google Workspace, qui propose des fonctionnalités d'entreprise cloud-first, dont le fameux historique des versions ou la modification à plusieurs utilisateurs en temps réel, pour garantir un workflow aussi fluide que possible.

Les logiciels de productivité évoqués ci-dessus - comme Meet, Chat, Calendar, Keep et Jamboard - jouent aussi le jeu du travail d'équipe et favorisent grandement la productivité et l'organisation entre collègues.

Stockage et partage

La suite bureautique peut compter sur son propre service de stockage et de partage des fichiers dans le cloud pour travailler directement sur les documents enregistrés depuis son smartphone, sa tablette ou son ordinateur.

Le service Google Drive comprend par défaut 15 Go de stockage gratuit, de puissantes fonctionnalités de recherche basées sur l’intelligence artificielle ainsi qu’une bonne compatibilité avec différents fichiers. Il permet ainsi de visualiser un aperçu des fichiers :

  • Compressés (.ZIP, .RAR, tar, gzip),
  • Microsoft Office protégés par un mot de passe,
  • Microsoft XML Paper Specification (.XPS),
  • Microsoft Word (.DOC et .DOCX),
  • Microsoft PowerPoint (.PPT et .PPTX),
  • Microsoft Excel (.XLS et .XLSX),
  • Fonte numérique TrueType (.TTF),
  • Adobe PostScript (.EPS, .PS),
  • PDF (.pdf),
  • Adobe Photoshop (.PSD),
  • Adobe Illustrator (.AI),
  • Autodesk AutoCad (.DXF),
  • Texte (.TXT),
  • Balisage/Code (.CSS, .HTML, .PHP, .C, .CPP, .H, .HPP, .JS, .java, .py),
  • Vidéo (WebM, .MPEG4, .3GPP, .MOV, .AVI, .MPEGPS, .WMV, .FLV, .ogg),
  • Image (.JPEG, .PNG, .GIF, .BMP, .TIFF, .SVG),
  • Audio (MP3, MPEG, WAV, .OGG, .OPUS),
  • Apple (.key, .numbers).

Quelques limitations sont toutefois imposées sur la taille des fichiers stockés. Par exemple, les documents texte ne doivent pas dépasser les 50 Mo, les feuilles de calcul peuvent contenir un maximum de 10 millions de cellules (ou 18 278 colonnes), les présentations Slides ne peuvent pas dépasser les 100 Mo et la taille maximale pour les fichiers dans d'autres formats est de 5 To.

Google_Drive_Workspace
©Google

Puis-je installer Google Workspace sur mon serveur personnel ?

Le code source de la suite Google n'est pas disponible au grand public donc il n'est pas possible de l'installer sur son serveur personnel. Cependant, il existe certains exemples de codes utilisant ses différentes APIs dans plusieurs langages (JavaScript/TypeScript, GO, Java et PHP).

Disponibles sur Github, ces derniers donnent des pistes pour se servir des chatbots sur Google Chat, utiliser Google Sheets de façons programmatique afin de mettre à jour des fichiers, générer des diapositives Google Slides depuis le format Markdown etc. De quoi apporter sa touche personnelle sur l'API.

Quel niveau de sécurité offre Google Workspace ?

Localisation de la société

Google possède plusieurs centres de données répartis à travers le monde.

À l'heure actuelle, la firme californienne comporte une dizaine d'installations aux États-Unis (dont les plus larges sont situées en Oregon, en Géorgie et en Virginie), six en Europe (la plus proche de nos frontières étant celle de Saint-Ghislain en Belgique) et trois dans le reste du monde (Chili, Taiwan et Singapour).

Un vrai plus lorsque que l'on sait que les organisations abonnées aux services Google Workspace (forfait "enterprise" uniquement) peuvent changer l'emplacement géographique pour stocker leurs données où bon leur semble.

Google_data_centers
©Google

Dispositifs de chiffrement

À ses débuts, Google s'est heurté à la fébrilité des entreprises percevant d'un mauvais oeil la délocalisation de leurs documents parfois sensibles vers un centre de données externe. Depuis Microsoft lui a emboité le pas.

Outre ses serveurs conçus sur mesure, la suite de bureautique se targue aussi d'intégrer une protection des données de haute volée et une équipe d'experts en architecture informatique apte à réagir rapidement en cas de menace.

Fréquemment soumis à des audits de confidentialité et de sécurité, elle est tout naturellement conforme aux lois européennes et américaines (HIPAA) en vigueur. Le chiffrement des données se fait quant à lui à l'aide de clés de chiffrement distinctes ainsi qu'un algorithme avancé AES (norme de chiffrement avancé) 128 bits ou plus élevé.

L'entreprise met aussi un point d'honneur à chiffrer les données qui sont en transit, par exemple lors du transfert entre le client et Google ou d'un centre de données à un autre (protocole HTTPS).

Google Workspace : souscriptions payantes VS version gratuite

S'il existe une version gratuite de la suite intègrant plusieurs outils comme Docs, Tabs, Slides et Agenda, Google Workspace est avant tout un service payant dédié aux entreprises.

Voici un passage en revue des quatre versions disponibles, Business Starter, Business Standard, Business Plus et Enterprise :

Version Business Starter

  • Logiciels : Gmail, Docs, Sheets, Slides, Drive, Meet, Calendar, Chat, Jamboard, Keep, Sites et Forms ;
  • Adresse de messagerie professionnelle et personnalisée : oui ;
  • Visioconférences : 100 participants maximum ;
  • Espace de stockage dans le cloud : 30 Go par utilisateur ;
  • Options de gestion et de sécurité : oui ;
  • Niveau d'assistance : standard ;
  • Nombre limite d'employés : 300 ;
  • Prix mensuel : 5,20 € par utilisateur (hors tarif nouveaux clients).

Version Business Standard

  • Logiciels : Gmail, Docs, Sheets, Slides, Drive, Meet, Calendar, Chat, Jamboard, Keep, Sites et Forms ;
  • Adresse de messagerie professionnelle et personnalisée : oui ;
  • Visioconférences : 150 participants maximum + enregistrement vidéo, suppression du bruit et sondages ;
  • Espace de stockage dans le cloud : 2 To par utilisateur ;
  • Options de gestion et de sécurité : oui
  • Niveau d'assistance : standard (avec la possibilité de passer en assistance avancée) ;
  • Nombre limite d'employés : 300 ;
  • Prix mensuel : 10,40 € par utilisateur (hors tarif nouveaux clients).

Version Business Plus

  • Logiciels : Gmail, Docs, Sheets, Slides, Drive, Meet, Calendar, Chat, Jamboard, Keep, Sites et Forms ;
  • Adresse de messagerie professionnelle et personnalisée : oui + eDiscovery et Conservation ;
  • Visioconférences : 500 participants maximum + enregistrement vidéo, suppression du bruit, sondages et suivi de la participation ;
  • Espace de stockage dans le cloud : 5 To par utilisateur ;
  • Options de gestion et de sécurité : avancées (y compris Vault et gestion avancée des points de terminaison) ;
  • Niveau d'assistance : standard (avec la possibilité de passer en assistance avancée) ;
  • Nombre limite d'employés : 300 ;
  • Prix mensuel : 15,60 € par utilisateur.

Version Enterprise

  • Logiciels : Gmail, Docs, Sheets, Slides, Drive, Meet, Calendar, Chat, Jamboard, Keep, Sites et Forms et AppSheet ;
  • Adresse de messagerie professionnelle et personnalisée : Identique à la formule Business Plus + chiffrement S/MIME ;
  • Visioconférences : Identique à la formule Business Plus + diffusion en direct dans le domaine ;
  • Espace de stockage dans le cloud : 5 To par utilisateur (ou plus sur demande) ;
  • Options de gestion et de sécurité : Identiques à la formule Business Plus + protection contre la perte de données, sélection des emplacements des données et gestion des points de terminaison d'entreprise ;
  • Niveau d'assistance : avancé (avec la possibilité de passer en assistance premium) ;
  • Nombre limite d'employés : illimité ;
  • Prix mensuel : sur demande auprès du service commercial.

Période d'essai gratuite

Pour tester quelques-unes des fonctionnalités évoquées ci-dessus avant de mettre la main au porte-monnaie, Google Workspace offre une période d'essai gratuite de 14 jours.

google workspace
©Google

Notre avis

Google Workspace peut s'avérer redoutable pour les entreprises qui souhaitent troquer Microsoft Office pour une solution web tout-en-un sans gestion fastidieuse des serveurs. Sa grande simplicité d'intégration, de stockage cloud pour les utilisateurs et de collaboration font aussi partie de ses principaux points forts. En contrepartie, la suite Google ne dispose pas de logiciel natif sur desktop et ses apps mobiles doivent être téléchargées une à une. Enfin, et à notre avis, Google Meet s'avère être l'outil le moins concluant de la suite et pâtit d'une ergonomie inférieure à celle de ses concurrents, Microsoft Teams et Zoom.

Google Workspace

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Google Workspace multiplie les applications de gestion et de productivité pour venir en aide aux entreprises, de la plus petite à la plus grande. Complète et bien pensée, cette suite bureautique aurait tout à gagner à proposer une version logicielle pour faire de l'ombre à Microsoft 365.

Les plus

  • Applications gratuites et disponibles sur mobile
  • Fonctionnalités de partage et de collaboration
  • Création d'adresses e-mail personnalisées

Les moins

  • Absence d'applications de bureau
  • Ergonomie de Google Meet
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Bambou
« Google Workspace peut s’avérer redoutable pour les entreprises qui souhaitent troquer Microsoft Office pour une solution web tout-en-un sans gestion fastidieuse des serveurs »<br /> C’est à ce genre de phrase ou l’auteur.trice de ses lignes se discrédite sur ces connaissances sur le sujet, l’offre concurrente chez Microsoft c’est bien la version cloud Microsoft 365 ou Office365(comme dit en fin de page) et c’est pareil il n’y a aucun serveur à gérer !<br /> Comme souvent dans ce type d’article pro Google Workspace, le service est mis en opposition aux « anciens » produits on-premise : Office Professionnel 20xx / Windows Server 20xx, Exchange Server 20xx SharePoint Server 20xx.<br /> Hors sujet total !
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