Avis Google Workspace (Test 2023) : 15 ans plus tard, la stratégie cloud de Google tient-elle la route ?

La Data Privacy Week s'étant tout juste achevée, nous nous sommes penchés sur les solutions bureautiques qui permettent de concilier travail et protection des données. Impossible, bien sûr, de ne pas citer la suite Google Workspace. Incontournable, elle fournit une grande variété d'outils de qualité, tous hébergés dans le cloud.

Lancée en 2008, la suite Google Workspace est de plus en plus utilisée par les professionnels, mais aussi, dans sa version simplifiée et gratuite, par les particuliers. Des évolutions considérables ont été mises en œuvre pour fournir une solution complète, proposant de nombreuses applications utiles. Au fil des années, le service est devenu un concurrent de taille pour Microsoft Office.

Présentation de Google Workspace

La suite bureautique en ligne de Google propose une large gamme de solutions de productivité. Elle a eu de nombreux noms par le passé : à son lancement, en 2008, on l'appelait Google Apps for Your Domain. Six ans plus tard, elle a été renommée Google Apps for Work avant de s'intituler G Suite en 2016. Elle a ensuite adopté le nom que l'on connait désormais.

Connu pour son ergonomie et son intuitivité, Google Workspace s'inspire de la charte graphique de la firme de Mountain View, colorée et moderne. Son succès est immense : aujourd'hui près de 3 milliards de personnes utilisent ses services.

L'une des raisons majeures de cet engouement est la constante évolution des outils. Rien que le mois dernier, de nombreuses optimisations ont été dévoilées comme :

• L'adoption d'une nouvelle interface pour Gmail.
• La recherche de disponibilités dans plusieurs agendas Google Calendar.
• L'amélioration du partage de fichiers au sein de Google Meet et l'interopérabilité de cette messagerie avec Zoom. De nouveaux emojis utilisables en cours de réunion ont également été ajoutés. Le partage de musique via YouTube devrait être prochainement possible.
• L'amélioration de la gestion de membres, de la création de conversation et de l'accès aux apps dans Google Chat.
• La possibilité de dicter et de modifier du texte, de voir les caractères non imprimables et de mettre en forme du code dans Google Docs.
• L'ajout de sous-titres automatiques au sein de diapositives et la possibilité de voir les notes du conférencier dans Google Slides.
• L'ajout de chips de menu déroulant au sein de Google Sheets.
• La mise en place de libellés pour les appels indésirables dans Google Voice.
• Une fonctionnalité en version bêta permettant de déplacer des dossiers depuis Google Drive jusqu'à des drives partagés.
• La prise en charge de l'exportation d'emails chiffrés côté client dans Google Vault.
• La possibilité de gérer l'ensemble des activités de l'API de la suite à partir d'un seul et même emplacement.

Quelles sont les fonctionnalités proposées par Google Workspace ?

Google Docs

Il s'agit du logiciel de traitement de texte de la suite. À l’instar de ses célèbres concurrents, Microsoft Word et OpenOffice Writer, il présente de nombreuses options. Les plus basiques englobent la mise en page des documents avec l’insertion d’images, tableaux, titres, colonnes et listes pour créer des CV, brochures, etc.

Les fonctions poussées permettent quant à elles d’utiliser la saisie vocale, d’éditer des images sans quitter l’interface, de créer des raccourcis personnels, d’ajouter des polices et d’installer des modules complémentaires gratuits depuis le Google Workspace Marketplace. Parmi ces derniers, il existe des traducteurs, des générateurs de QR codes ou encore des banques d’images ou d’icônes.

Niveau compatibilité, Google Docs permet d’exporter ses fichiers aux formats :

• Microsoft Word (.DOCX),
• OpenDocument (.ODT),
• Texte enrichi (.RTF),
• Texte brut (.TXT),
• PDF (.PDF),
• Page web (.HTML, zippé),
• EPUB (.EPUB).
  

Google Sheets

Cette application permet de créer des feuilles de calcul et propose à cet effet différents modèles spécialement pensés pour suivre ses dépenses et investissements, planifier des événements, établir une liste de tâches, concevoir un planning etc. Tout cela est rendu possible grâce à son vaste panel de fonctions, filtres, formules et modules additionnels pour gérer les dates, la logique, la recherche, les statistiques et le contenu texte de chaque document.

L'outil tire aussi son épingle du jeu grâce à ses hautes performances de gestion de bases de données (y compris celles-ci contenant des dizaines de colonnes et milliers de lignes) et de création de graphiques d’analyse. L’historique des versions est un autre point fort du tableur et permet de consulter toutes les modifications effectuées pour éventuellement retourner en arrière et corriger les erreurs.

Toutes les feuilles de calcul peuvent être téléchargées aux formats :

• Microsoft Excel (XLSX),
• OpenDocument (.ODS),
• PDF (.PDF),
• Page web (.HTML),
• De valeurs séparées par des virgules (.CSV),
• De tabulations (.TSV).
  

Google Slides

Un outil de présentation dénommé Google Slides est également au rendez-vous. À l’image du ténor du marché, l’incontournable PowerPoint, celui-ci permet de personnaliser des diapositives pour créer des portfolios, invitations, albums photo etc. Si des modèles et thèmes sont au rendez-vous pour réaliser efficacement n’importe quel diaporama, Slides donne la possibilité de laisser libre cours à son imagination en débutant à partir d’une diapositive vierge.

Parmi ses fonctions avancées, on apprécie tout particulièrement l’ajout d’organigrammes, la réalisation de schémas, l’édition basique de vidéos (notamment pour les raccourcir), le défilement automatique des diapositives et l’historique des versions. Le Marketplace regorge de modules complémentaires pour optimiser les diaporamas, insérer des équations mathématiques ou encore dessiner des diagrammes.

La solution de présentation de Google ne déçoit pas en proposant les formats d’export suivants :

• Microsoft PowerPoint (.PPTX),
• Document ODP (.ODP),
• PDF (.PDF),
• Texte brut (.TXT),
• Image JPEG (,JPG),
• Image PNG (.PNG),
• Image vectorielle (.SVG).
  

Les autres logiciels de la suite

Worskpace ne s'arrête pas là et intègre une myriade d'autres apps, y compris :

• Gmail : une messagerie d'entreprise à la fois complète et intelligente ;

• Google Drive : un logiciel cloud de stockage, de partage et de visualisation de documents ;
• Google Meet : une solution de visioconférences adaptée aux entreprises (dans le même esprit que Microsoft Teams) ;
• Google Chat : une messagerie instantanée permettant les échanges privés ou en groupe ;
• Google Calendar : un agenda partageable avec des options de planification avancées ;
• Google Keep : un assistant permettant d'organiser ses idées avec ses collègues via des notes, listes, photos, fichiers audio et dessins.
• Google Forms : un assistant de création et partage de questionnaires avec analyse des réponses ;
• Google Sites : un assistant de création de sites internet qui ne nécessite pas de connaissances en programmation ou en conception ;
• Cloud Search : une solution basée sur l'IA qui aide à trouver rapidement des informations pertinentes ;
• Jamboard : un tableau blanc interactif permettant de faire glisser des images, créer des notes et importants des éléments depuis le Web ;
• App Script : une plateforme servant à la création de nouvelles solutions d'entreprise pour compléter les fonctionnalités de Workspace.

Enfin, on trouve également :

• Work Insights : une solution statistique permettant de faire un suivi pertinent de l'activité sur Google Workspace ;

• Vault : un assistant de protection des données servant à conserver, rechercher et exporter les données de l'entreprise ;

• Endpoint : un gestionnaire de points de terminaison pour Android, iOS, Windows, Chrome OS, macOS et Linux ;

• Admin : un administrateur dédié à Google Workspace.

Sur quelles autres plateformes est disponible Google Workspace ?

La suite Google Workspace est disponible en ligne, via n’importe quel navigateur web, et propose aussi diverses applications pour smartphone et tablette. Sur Android, iOS et iPad OS, il est ainsi possible de télécharger gratuitement et individuellement Docs, Sheets et compagnie pour profiter de la plupart des fonctionnalités évoquées ci-dessus.

Les fonctionnalités collaboratives de Google Workspace

La suite permet-elle le travail en équipe ?

Le mode collaboratif est l’une des grandes spécialités de Google Workspace, qui propose des fonctionnalités d'entreprise cloud-first, dont le fameux historique des versions ou la modification à plusieurs utilisateurs en temps réel, pour garantir un workflow aussi fluide que possible.

Les logiciels de productivité évoqués ci-dessus jouent aussi le jeu du travail d'équipe et favorisent grandement la productivité et l'organisation entre collègues.

Stockage et partage

La suite bureautique peut compter sur son propre service de stockage et de partage des fichiers dans le cloud pour travailler directement sur les documents enregistrés depuis son smartphone, sa tablette ou son ordinateur.

Le service Google Drive comprend par défaut 15 Go de stockage gratuit, de puissantes fonctionnalités de recherche basées sur l’intelligence artificielle ainsi qu’une bonne compatibilité avec différents fichiers. Il permet ainsi de visualiser un aperçu des fichiers :

• Compressés (.ZIP, .RAR, tar, gzip),
• Microsoft Office protégés par un mot de passe,
• Microsoft XML Paper Specification (.XPS),
• Microsoft Word (.DOC et .DOCX),
• Microsoft PowerPoint (.PPT et .PPTX),
• Microsoft Excel (.XLS et .XLSX),
• Fonte numérique TrueType (.TTF),
• Adobe PostScript (.EPS, .PS),
• PDF (.pdf),
• Adobe Photoshop (.PSD),
• Adobe Illustrator (.AI),
• Autodesk AutoCad (.DXF),
• Texte (.TXT),
• Balisage/Code (.CSS, .HTML, .PHP, .C, .CPP, .H, .HPP, .JS, .java, .py),
• Vidéo (WebM, .MPEG4, .3GPP, .MOV, .AVI, .MPEGPS, .WMV, .FLV, .ogg),
• Image (.JPEG, .PNG, .GIF, .BMP, .TIFF, .SVG),
• Audio (MP3, MPEG, WAV, .OGG, .OPUS),
• Apple (.key, .numbers).

Quelques limitations sont toutefois imposées sur la taille des fichiers stockés. Par exemple, les documents texte ne doivent pas dépasser les 50 Mo, les feuilles de calcul peuvent contenir un maximum de 10 millions de cellules (ou 18 278 colonnes), les présentations Slides ne peuvent pas dépasser les 100 Mo et la taille maximale pour les fichiers dans d'autres formats est de 5 To.

Puis-je installer Google Workspace sur mon serveur personnel ?

Le code source de la suite Google n'est pas disponible au grand public donc il n'est pas possible de l'installer sur son serveur personnel. Cependant, il existe certains exemples de codes utilisant ses différentes APIs dans plusieurs langages (JavaScript/TypeScript, GO, Java et PHP).

Disponibles sur Github, ces derniers donnent des pistes pour se servir des chatbots sur Google Chat, utiliser Google Sheets de façons programmatique afin de mettre à jour des fichiers, générer des diapositives Google Slides depuis le format Markdown etc. De quoi apporter sa touche personnelle sur l'API.

Quel niveau de sécurité offre Google Workspace ?

Localisation de la société

Google possède plusieurs centres de données répartis à travers le monde.

À l'heure actuelle, la firme californienne comporte une dizaine d'installations aux États-Unis (dont les plus larges sont situées en Oregon, en Géorgie et en Virginie), six en Europe (la plus proche de nos frontières étant celle de Saint-Ghislain en Belgique) et trois dans le reste du monde (Chili, Taiwan et Singapour).

Un vrai plus lorsque que l'on sait que les organisations abonnées aux services Google Workspace (forfait "enterprise" uniquement) peuvent changer l'emplacement géographique pour stocker leurs données où bon leur semble.

Dispositifs de chiffrement

À ses débuts, Google s'est heurté à la fébrilité des entreprises percevant d'un mauvais oeil la délocalisation de leurs documents parfois sensibles vers un centre de données externe. Depuis Microsoft lui a emboité le pas.

Outre ses serveurs conçus sur mesure, la suite de bureautique se targue aussi d'intégrer une protection des données de haute volée et une équipe d'experts en architecture informatique apte à réagir rapidement en cas de menace.

Fréquemment soumis à des audits de confidentialité et de sécurité, elle est tout naturellement conforme aux lois européennes et américaines (HIPAA) en vigueur. Le chiffrement des données se fait quant à lui à l'aide de clés de chiffrement distinctes ainsi qu'un algorithme avancé AES (norme de chiffrement avancé) 128 bits ou plus élevé.

L'entreprise met aussi un point d'honneur à chiffrer les données qui sont en transit, par exemple lors du transfert entre le client et Google ou d'un centre de données à un autre (protocole HTTPS).

Google Workspace : souscriptions payantes VS version gratuite

S'il existe une version gratuite de la suite intègrant plusieurs outils comme Docs, Tabs, Slides et Agenda, Google Workspace est avant tout un service payant dédié aux entreprises.

Voici un passage en revue des quatre versions disponibles, Business Starter, Business Standard, Business Plus et Enterprise :

Version Business Starter

• Logiciels : Gmail, Docs, Sheets, Slides, Drive, Meet, Calendar, Chat, Jamboard, Keep, Sites et Forms ;
• Adresse de messagerie professionnelle et personnalisée : oui ;
• Visioconférences : 100 participants maximum ;
• Espace de stockage dans le cloud : 30 Go par utilisateur ;
• Options de gestion et de sécurité : oui ;
• Niveau d'assistance : standard ;
• Nombre limite d'employés : 300 ;
• Prix mensuel : 5,20 € par utilisateur (hors tarif nouveaux clients).

Version Business Standard

• Logiciels : Gmail, Docs, Sheets, Slides, Drive, Meet, Calendar, Chat, Jamboard, Keep, Sites et Forms ;
• Adresse de messagerie professionnelle et personnalisée : oui ;

• Visioconférences : 150 participants maximum + enregistrement vidéo, suppression du bruit et sondages ;
• Espace de stockage dans le cloud : 2 To par utilisateur ;
• Options de gestion et de sécurité : oui
• Niveau d'assistance : standard (avec la possibilité de passer en assistance avancée) ;
• Nombre limite d'employés : 300 ;
• Prix mensuel : 10,40 € par utilisateur (hors tarif nouveaux clients).

Version Business Plus

• Logiciels : Gmail, Docs, Sheets, Slides, Drive, Meet, Calendar, Chat, Jamboard, Keep, Sites et Forms ;
• Adresse de messagerie professionnelle et personnalisée : oui + eDiscovery et Conservation ;
• Visioconférences : 500 participants maximum + enregistrement vidéo, suppression du bruit, sondages et suivi de la participation ;

• Espace de stockage dans le cloud : 5 To par utilisateur ;
• Options de gestion et de sécurité : avancées (y compris Vault et contrôle avancé des points de terminaison) ;
• Niveau d'assistance : standard (avec la possibilité de passer en assistance avancée) ;
• Nombre limite d'employés : 300 ;
• Prix mensuel : 15,60 € par utilisateur.

Version Enterprise

• Logiciels : Gmail, Docs, Sheets, Slides, Drive, Meet, Calendar, Chat, Jamboard, Keep, Sites et Forms et AppSheet ;
• Adresse de messagerie professionnelle et personnalisée : Identique à la formule Business Plus + chiffrement S/MIME ;
• Visioconférences : Identique à la formule Business Plus + diffusion en direct dans le domaine ;

• Espace de stockage dans le cloud : 5 To par utilisateur (ou plus sur demande) ;
• Options de gestion et de sécurité : Identiques à la formule Business Plus + protection contre la perte de données, sélection des emplacements des données et contrôle des points de terminaison d'entreprise ;
• Niveau d'assistance : avancé (avec la possibilité de passer en assistance premium) ;
• Nombre limite d'employés : illimité ;
• Prix mensuel : sur demande auprès du service commercial.

Période d'essai gratuite

Pour tester quelques-unes des fonctionnalités évoquées ci-dessus avant de mettre la main au porte-monnaie, Google Workspace offre une période d'essai gratuite de 14 jours.

Notre avis

Google Workspace peut s'avérer redoutable pour les entreprises qui souhaitent troquer Microsoft Office pour une solution web tout-en-un sans gestion fastidieuse des serveurs. Sa grande simplicité d'intégration, de stockage cloud pour les utilisateurs et de collaboration font aussi partie de ses principaux points forts. En contrepartie, la suite Google ne dispose pas de logiciel natif sur desktop et ses apps mobiles doivent être téléchargées une à une. Enfin, et à notre avis, l'outil de visioconférence s'avère être le moins concluant de la suite et pâtit d'une ergonomie inférieure à celle de ses concurrents, Microsoft Teams et Zoom.