Avis Outlook.com (Test 2023) : que vaut le service de messagerie mail de Microsoft ?

Alors que le mois de sensibilisation à un internet plus sûr vient de s'achever, l'heure est venue de se pencher sur nos mails. Que serions-nous, en effet, sans nos messageries web ? L'email est devenu l'un de ces outils sont indispensables dans notre quotidien et nous avons, bien sûr, nos préférés. Malgré un récent souci dans sa gestion de spams, Outlook a su convaincre près de 400 millions d'utilisateurs. Ce service est actuellement troisième dans le monde, juste après Apple et Gmail.

Autrefois appelé Hotmail, MSN Hotmail et Windows Live Hotmail, Outlook.com fait partie de nos vies depuis le milieu des années 90. Il appartient depuis 1997 à Microsoft et est inclus dans la suite bureautique bien connue Microsoft 365. Quels sont les atouts et les fonctionnalités de cette messagerie web ? On se penche sur la question dans cet article.

Débuter avec Outlook.com : interface et personnalisation

Avant que soit implémentée la première version d'Outlook.com, Hotmail n'avait pas bonne réputation sur le marché des messageries électroniques : on lui reprochait notamment son allure vieillotte et de trop nombreux spams et problèmes de pannes. Outlook propose, quant à lui, une interface plus moderne, bien qu'un peu austère. La prise en main est cependant facile et agréable.

Outlook fait partie de Microsoft 365 (anciennement appelée Office 365) et se base depuis 2016 sur la plateforme Outlook Web Access. La mise en place d'une version unifiée est prévue cette année. On accède à Outlook grâce à un compte Microsoft, qui peut être créé gratuitement en quelques secondes. De fait, et c'est un véritable avantage, les autres logiciels de la suite sont à portée de main, en un seul clic : une colonne sur la gauche permet d'ouvrir de nombreuses applications en ligne (ToDo, Word, Excel, Powerpoint, OneNote, Teams). Des raccourcis sont également prévus pour :

• Utiliser le calendrier.
• Consulter le répertoire de contacts.
• Voir la liste des pièces jointes (dans les mails reçus, envoyés ou supprimés, les spams et les brouillons) : il s'agit là d'une fonctionnalité bien utile que l'on ne retrouve pas chez tous les concurrents de la solution.

Dans le bandeau supérieur, des raccourcis permettent notamment d'accéder au logiciel Skype, racheté en 2011 par Microsoft. On peut aussi consulter son flux OneNote, accéder à une vue réduite du calendrier et obtenir des conseils pour mieux utiliser la messagerie.

Si Outlook est gratuit, il est possible d'opter pour un abonnement annuel payant, disponible à partir de 149 euros, pour accéder à des fonctionnalités avancées. Régulièrement mis à jour, il permet depuis l'an dernier de réagir avec des emojis aux messages et de rechercher des éléments dans les chats Teams. Ce mois-ci, Outlook intégrera l'outil Viva Engage (anciennement appelé Yammer).

Plateformes du service (web, applications mobiles, IMAP)

Outlook est une solution multiplateforme. On peut y accéder en ligne avec un navigateur web (Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Google Chrome, Apple Safari). Il faut cependant noter qu'elle peut entrer en conflit avec certaines applications conçues pour bloquer les publicités, comme par exemple AdBlock. Une extension pour Chrome et Edge a également été lancée en 2021.

La messagerie peut être consultée sur mobile et tablette. Une app Microsoft Outlook existe, en effet, pour système iOS et Android. En 2022, Outlook Lite, une version allégée du logiciel, a également été lancée. Elle s'adresse aux résidents de pays ne possédant pas une couverture réseau suffisante.

Conçu pour toutes sortes d'usages, Outlook est compatible avec les protocoles suivants :

• IMAP.
• POP.
• SMTP.

Il est donc possible de connecter ce client mail à des comptes provenant de messageries tierces, comme Gmail, Yahoo, etc.

Agencement de la boîte de réception

La messagerie Outlook est sobre et bien organisée. Une colonne permet d'accéder à ses éléments favoris et ses éléments taggués ainsi qu'aux différents dossiers du client mail (messages reçus, brouillons, spams, archives, éléments envoyés, et bien d'autres). L'utilisateur peut notamment :

• Faire des ajouts en favoris.
• Créer de nouveaux dossiers.
• Créer des groupes pour collaborer et partager des documents avec d'autres personnes.

Les différentes actions possibles sont listées dans un bandeau situé au dessus de la boîte de réception : suppression, archivage, signalement, déplacement, réponse, catégorisation, ajout d'indicateur de temps, épinglage, rangement, etc. Les options sont grisées lorsqu'il n'est pas possible de les utiliser : un vrai souci de clarté qui rend l'outil encore plus simple à utiliser.

Un onglet "Afficher" permet d'accéder aux options d'impression. On y trouve également les paramètres d'affichage et, option intéressante, un lecteur immersif qui lit les mails à haute voix.

Les thèmes

Il est possible de personnaliser Outlook en passant par les paramètres, disponibles en haut à droite de l'écran. On y trouve une cinquantaine de thèmes (qui permettent uniquement de modifier la couleur du bandeau supérieur de la messagerie, ce qui est assez limité) et plusieurs options pour améliorer le confort de lecture et de consultation :

• Mode sombre.
• Réglage de la densité d'affichage.
• Organisation des messages et du volet de lecture.

Les possibilités offertes sont, on le voit, assez sommaires, ce qui est dommage.

Outlook.com : la gestion des messages

La gestion des mails sur Outlook.com se fait de plusieurs façons. L'utilisateur peut :

• Archiver des emails.
• Les déplacer.
• Les marquer comme lus / non lus.
• Les signaler pour les envoyer dans le dossier "Courrier indésirable".
• Les ranger pour les envoyer à la corbeille.
• Les déplacer dans des dossiers, etc.

Cependant, Outlook inclut bien d'autres options que nous allons voir à présent.

La catégorisation

La messagerie Outlook fournit plusieurs outils pour organiser ses mails. Parmi eux, on trouve notamment un utilitaire de catégorisation. Il peut être utilisé pour taguer différents courriers au moyen d'étiquettes de couleur.

Pour affecter un tag à un email, il suffit de cliquer sur le bouton "Catégoriser", dans le bandeau situé juste au-dessus du courrier. Outlook fournit de base 6 catégories colorées, que l'on peut renommer dans le gestionnaire. Plusieurs actions supplémentaires sont possibles :

• On peut créer de nouveaux tags.
• On peut en effacer.
• On peut en chercher au moyen d'une barre de recherche dédiée.

La liste complète des tags est disponible en cliquant sur "Gérer les catégories" dans le menu. Il est aussi possible de placer une catégorie dans la section "Favoris" et de la retrouver ainsi plus rapidement.

Le suivi de courrier

Les messages contenant des tâches à réaliser peuvent être mis en avant au moyen d'indicateurs, et ce, pour un meilleur suivi. Ces derniers sont disponibles dans le menu "Marquer / démarquer" situé dans le bandeau d'actions de la messagerie Outlook.com. Une fois la fonction activée, une petite icône en forme de drapeau rouge est visible sur le libellé du message.

Les indicateurs peuvent être assortis d'une notion temporelle. Le logiciel peut ainsi ajouter le message à sa liste de suivi pour une certaine période de temps (aujourd'hui, demain, cette semaine, la semaine prochaine, etc.). L'utilisateur peut aussi effacer les indicateurs à tout moment ou marquer la tâche comme terminée.

Le filtrage des messages

Comme toute bonne messagerie électronique qui se respecte, Outlook fournit quantité de filtres pour permettre à l'utilisateur de retrouver plus rapidement certains mails. En plus du tri par date, taille, ordre chronologique croissant ou décroissant, il est possible d'appliquer un certain nombre de filtres au contenu. On peut choisir de faire remonter :

• Les mails non lus.
• Les courriers avec indicateurs.
• Les mails contenant des pièces jointes.

Outlook peut également trouver les emails envoyés à soi-même et même ceux qui mentionnent le nom de l'utilisateur, ce qui est bien pratique.

La création de règles

Parmi ses options avancées, Microsoft Outlook inclut la possibilité de créer des règles. Cette fonction détecte les expéditeurs ou certains mots et active une action prévue à l'avance. On peut, par exemple, demander au service de :

• Déplacer et ranger des courriers.
• Tagguer des emails.
• Envoyer des réponses automatiques.

Un assistant est mis à disposition pour configurer cette option.

Outlook.com : quid de la sécurité ?

Le géant de la tech Microsoft fournit une solution de messagerie sécurisée. Cependant, le service n'échappe malheureusement pas aux tentatives de piratages et aux malwares.

L'activité du compte

Comme beaucoup de clients mail, Outlook est fréquemment victime de piratages. Il est, bien sûr, sous la protection de son créateur qui veille constamment au grain.

Beaucoup d'utilisateurs ne sécurisent pas encore suffisamment l'accès à leur compte Microsoft. La conséquence est que, malheureusement, les personnes mal intentionnées peuvent facilement accéder à ces profils. On le rappelle, le compte Microsoft donne accès à Outlook mais aussi à tous les outils de la suite bureautique du géant de la tech ainsi qu'aux informations qu'ils contiennent : les outils Word, Excel, Powerpoint, le stockage cloud OneDrive et bien d'autres. Il est donc impératif de verrouiller au maximum ces accès.

Pour ce faire, plusieurs moyens existent. Il est, par exemple, judicieux d'activer la vérification en deux étapes. Cette double authentification a depuis longtemps prouvé son pouvoir de dissuasion auprès des pirates. Une autre précaution utile consiste à définir un téléphone et un mail de secours. Cette procédure permet de récupérer plus facilement l'accès à son compte en cas de problème. On peut également définir une liste d'appareils autorisés pour éviter toute mauvaise surprise. Enfin, sachez qu'il existe également une application mobile gratuite pour vous connecter sans mot de passe à votre compte : il s'agit de Microsoft Authenticator, qui est à télécharger en version iOS et Android.

Scan Antivirus

Outlook scanne les contenus et insère des notifications dans les mails pour indiquer le niveau de danger de certains messages. Par exemple, un bandeau jaune indique que les fichiers ou liens contenus dans un message proviennent d'un site web bloqué. Une bannière rouge signale une tentative d'hameçonnage. Microsoft peut également prévenir ses clients en cas d'activité suspecte sur leurs comptes.

De plus, dans sa version premium, Outlook.com désactive également les liens non sécurisés, détecte les ransomwares et permet de récupérer les données les plus importantes. Il est aussi possible d'ajouter des extensions d'antivirus comme Kaspersky pour scanner les mails.

Chiffrement et mode confidentiel

Outlook permet le chiffrement de certaines informations sensibles. Il est possible d'activer cette option au sein de la boîte de réception mais également après l'envoi de courrier.

Le client mail a bénéficié d'une évolution dans le domaine. En effet, auparavant le processus de chiffrement était réalisé par un module qu'il fallait ajouter à Outlook. Désormais, il est directement inclut dans l'outil. Il faut cependant veiller à ce que la technologie Azure Rights Management soit bien activée.

Outlook utilise deux méthodes de chiffrement distinctes (elles sont à destination des professionnels) :

• En premier lieu, il peut utiliser le protocole S/MIME, qui doit être pris en charge et par l'application mail de l'expéditeur et par celle du destinataire. Il faut au préalable demander un certificat au service informatique de votre entreprise.
• En second lieu, Outlook peut utiliser le chiffrement Microsoft 365. Cette option n'est possible qu'avec la licence Office 365 Entreprise E3.

Localisation des serveurs

Microsoft stocke les informations de ses clients au sein d'infrastructures Azure. La firme de Redmond dispose actuellement d'une centaine de centres hautement sécurisés, qui sont localisés dans le monde entier (dans une soixantaine de régions en tout).

Sur son site officiel, Microsoft précise que "
l’infrastructure est conçue pour rapprocher les applications des utilisateurs dans le monde entier, en préservant la résidence des données et en offrant aux clients des options complètes de conformité et de résilience. 
". On sait qu'en 2018, 2 nouvelles régions Cloud Azure France, comptant 4 datacenters, ont été déployées. Cependant, les données des clients français n'y ont pas forcément été toutes été basculées. Pour un utilisateur français, on comprend qu'elles sont donc a minima localisées en Europe.

Afin d'assurer la sécurité des informations qui lui sont confiées, notamment en cas de problème ou de panne, Microsoft réplique les informations à l'intérieur d'une même zone géographique. Côté protection, la firme met également en avant son respect des "
lois internationales régissant la protection des données en lien avec le transfert de celles-ci hors des frontières
". Elle ne transfère aucune donnée à des services tiers.

Les autres fonctionnalités d'Outlook.com

Outlook.com est une messagerie complète qui propose de nombreuses fonctionnalités complémentaires.

Le moteur de recherche

Si on est loin des requêtes complexes proposées par Gmail, la fonction "Rechercher" d'Outlook n'en est pas moins efficace. Elle permet de réaliser une recherche globale par mots-clés ou d'interroger des dossiers ciblés. Il est également possible de faire un tri par destinataire ou expéditeur, par date ou de faire remonter des emails contenant des pièces jointes.

Le mode hors connexion

Il n'est pas possible de travailler hors ligne avec Outlook.com. Cette fonctionnalité n'est, en effet, disponible que sur l'application bureau ou mobile. Elle envoie, par exemple, les mails sitôt que la connexion est rétablie.

Conversation

Les abonnés peuvent rejoindre des discussions Skype depuis Outlook en version web et discuter avec leurs collaborateurs. Il suffit de cliquer sur le raccourci disponible en haut à droite de l'écran. Il est également possible d'utiliser l'outil Microsoft Teams ou d'initier des conversations en créant un groupe au sein de la solution. Certaines fonctionnalités ne sont cependant accessibles qu'aux abonnés Microsoft 365 Entreprise.

Traduction automatique

Il est possible d'ajouter gratuitement à Outlook.com une extension de traduction automatique. Il suffit ensuite de sélectionner le texte, de cliquer sur le bouton "Traduire le message" et de choisir la langue de destination pour obtenir un message traduit. Bien d'autres applications sont disponibles dans l'AppSource de Microsoft.

Correction d'orthographe

La messagerie Outlook inclut l'outil Éditeur. Cet outil disponible dans les options de l'application corrige l'orthographe et la grammaire et s'assure que le texte soit lisible. La version premium de Microsoft 365 permet d'aller plus loin et de vérifier, par exemple, que le texte est bien concis, que le vocabulaire est approprié et non discriminant, etc.

Vérification d'accessibilité

Toujours dans les options d'Outlook.com, on note également une fonctionnalité très intéressante : le vérificateur d'accessibilité. Cette option permet de vérifier que les emails rédigés peuvent être facilement lus par une personne porteuse de handicap. Elle fournit, en cas de problème, des recommandations pour améliorer le texte.

Conclusion

Outlook.com est une messagerie agréable à utiliser et dotée d'une interface intuitive et sobre. Elle met à disposition un espace de stockage de 15 Go (les abonnés payants ont droit à 50 Go), ce qui est conséquent. Si l'outil fournit somme toute assez peu de possibilités de personnalisation au niveau de son apparence, on est agréablement surpris pas la souplesse d'organisation qu'il offre (éléments en favoris, catégorisation des mails, création de groupes et de dossiers). On apprécie également les vérificateurs d'orthographe, de grammaire et d'accessibilité ainsi que le mode recherche, simple mais efficace.

Le gros point fort d'Outlook.com est qu'il s'intègre dans la suite bureautique Microsoft 365 et donne donc accès à bien des applications intéressantes, comme un gestionnaire de tâches, un calendrier, mais aussi et surtout Word, Excel, Powerpoint, Skype, Teams et bien d'autres. Côté sécurité, on regrette toutefois que cette messagerie n'aille pas aussi loin que certaines concurrentes plus avancée dans le domaine.

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