Avis Gmail (2024): 20 ans plus tard, le roi du mail gratuit, mais à quel prix ?

Alors que le Productivity Day approche, penchons nous sur un outil mondialement connu : la messagerie gratuite Gmail. Réputée pour son ergonomie mais également pour ses nombreuses fonctions innovantes, cette plateforme ne manque pas d'atouts. La preuve : elle a séduit plus de 1,8 milliard d'utilisateurs dans le monde. Un chiffre impressionnant qui atteste de sa qualité.

Ayant récemment essuyé une nouvelle attaque de malware et renforcé sa protection contre le spam et le phishing, Gmail reste l'un des webmails favoris du grand public. Sa gratuité et l'intégration de nombreux outils de la suite bureautique Google Workspace ont fortement contribué à sa popularité. Gmail dispose d'une version Business payante démarrant à 5,75 euros par mois et par utilisateur (avec 1 an d'engagement). Cette dernière inclut notamment une version pro de l'IA générative Gemini et permet d'aller encore plus loin dans l'utilisation de cette messagerie.

Penchons-nous sur la solution Gmail dans cet article.

Débuter avec Gmail : Interface et personnalisation

Bien que l'entreprise Google ait encore des progrès à faire côté confidentialité, Gmail est un service très apprécié. Ergonomique et moderne, il permet à ses utilisateurs d'accéder à de nombreux logiciels, comme Google Meet, Google Drive ou encore Google Chat.

Les développeurs Gmail ne cessent d'améliorer leur outil : l'an passé, ils ont notamment intégré l'intelligence artificielle générative Gemini (autrefois appelée Duet AI). Une app est accessible en ligne pour tous ceux qui ont un compte Google mais ses performances sont limitées. Pour bénéficier de la version Advanced de cette IA, il faut posséder un abonnement Workspace et souscrire à une option complémentaire. Cette technologie est disponible sur le web mais aussi sous la forme d'une app en version Android et iOS (cette dernière n'est pas encore disponible en France).

Notons qu'en mai dernier, lors de la conférence Google I/O, de nouvelles fonctionnalités ont été annoncées concernant Gemini : l'IA est désormais accessible via un panneau latéral au sein des apps Gmail, Docs, Sheets, Slides et Drive. De plus, des options pour résumer les emails et pour retrouver plus facilement des documents seront bientôt disponibles.

D'autres nouvelles ont également été annoncées :

• Une fonctionnalité pour résumer des courriels sur mobile.
• Une mise à jour de sécurité boostée à l'IA pour les utilisateurs payants.
• La mise en place d'un Secure Alternative Program à destination des entreprises.
• L'ajout d'un outil d'annotation dans Meet.
• L'arrivée de la fonction Help Me Write en espagnol et Portugais dans Gemini Advanced.
• De nouvelles règles de protection des informations dans la version bêta de la messagerie.

Plateforme du service (web, app mobiles, IMAP)

Gmail est accessible sur à peu près toutes les plateformes possibles. On peut ainsi y accéder directement via un navigateur (Chrome, Brave, Firefox, Safari, Opera…). Ce faisant, Gmail est disponible par le biais de tous les types de systèmes d'exploitation (Windows, Linux, MacOS).

Au même titre, il est possible de l'employer via l'application mobile Gmail sur smartphones iOS & Android, mais aussi sur tablettes. On peut par ailleurs accéder à la plateforme directement via un navigateur utilisé sur un smartphone.

Gmail est également compatible avec les protocoles IMAP et POP. De son côté, IMAP permet de stocker des e-mails et des pièces jointes sur le serveur de messagerie, afin d'y accéder sur tous les appareils souhaités. L'autre protocole permet quant à lui d'effacer les courriels et pièces jointes du serveur une fois qu'ils ont été reçus sur un appareil. Cela permet de supprimer leur accessibilité via un autre appareil par exemple.

Il est possible de synchroniser un compte à l'aide des protocoles ci-dessus, via les clients compatibles IMAP4rev1, à savoir par exemple Microsoft Outlook, Windows Mail, AppleMail ou Mozilla Thunderbird.

Dans l'ensemble, Gmail profite d'une accessibilité totale. Pour cette raison, son emploi est souvent multiple : on l'utilisera à la fois sur son ordinateur et son smartphone pour la mobilité, de manière conjointe et complémentaire.

Agencement

La mailbox de Gmail est certainement le nerf de la guerre en ce qui concerne l'utilisation du service. Simple à utiliser, la mailbox principale permet d'accéder aux courriels les plus importants, et divers onglets supplémentaires permettent un compartimentage en fonction de leur nature.

Gmail permet une grande personnalisation. On peut ainsi choisir de définir ces catégories (Promotions, réseaux sociaux, notifications, forums), afin de classer au mieux les e-mails. Il est également possible d'utiliser un volet de lecture permettant de lire les courriers à côté de la liste des conversations, ce qui donne la possibilité de lire et rédiger les emails plus rapidement en divisant essentiellement l'écran en deux.

Gmail permet également de hiérarchiser les courriels avec des marqueurs. Il peut aussi identifier automatiquement les mails considérés comme importants pour l'utilisateur en se basant sur ses précédentes actions.

Les thèmes

Pour offrir une personnalisation visuelle de la plateforme totale, Gmail propose quelques thèmes. Pour faire clair, il s'agit principalement d'une photo qui s'affiche en fond d'écran de la messagerie. Diverses photos pré-établies ou couleurs sont proposées par défaut, mais ce dernier peut également importer une image (papier-peint, photo personnelle) pour en faire son thème principal.

Gmail : la gestion des messages

La gestion par libellés

Outre l'aspect cosmétique, Gmail propose une grande variété de fonctionnalités pour gérer au mieux sa messagerie. On compte, par exemple, les libellés. Il est possible à l'heure actuelle d'en avoir jusqu'à 500 différents dans la partie gauche de la page, afin de mieux reconnaître les types de courriels reçus et mieux organiser sa mailbox.

L'avantage de ces tags, c'est qu'ils s'affichent uniquement chez l'utilisateur, et non pas chez les destinataires. Cela permet ainsi une gestion totalement personnelle des mails.

Il est par ailleurs possible, si on le souhaite, de choisir de montrer ou non les libellés dans la liste "Menu" située à gauche du webmail.

Le tri automatique

La mailbox Gmail est divisée en plusieurs onglets. On retrouve ainsi la boîte principale, avec les courriers les plus importants, mais aussi plusieurs onglets supplémentaires, permettant de filtrer automatiquement les courriels. Ainsi, on peut gérer automatiquement les courriels liés aux réseaux sociaux, aux opérations commerciales (promotions), aux notifications (mises à jour personnelles correspondant par exemple aux confirmations, factures et relevés), ou encore aux forums.

Gmail se charge ainsi de catégoriser automatiquement ces courriels pour les intégrer à des onglets spécifiques, afin de ne pas surcharger la mailbox principale d'informations généralement peu importantes.

La création de filtres

Il est également possible de gérer les e-mails entrants avec les filtres de Gmail pour leur attribuer un libellé, les archiver ou les supprimer automatiquement. On peut créer un filtre en cliquant sur les trois petits points verticaux situés dans un mail. Il faut ensuite cliquer sur le bouton "Filtrer les messages similaires", et enfin saisir les critères du filtre. Ce faisant, l'outil trie ensuite automatiquement les emails similaires, ce qui permet à ce dernier de mieux gérer sa mailbox, et de la rendre plus aisée à parcourir.

Par ailleurs, on peut bloquer certaines adresses (spam ou courriels malicieux), pour directement les rediriger vers la catégorie spam, et ainsi quitter directement la boîte principale.

Gmail : quid de la sécurité ?

L'activité du compte

Les piratages de comptes Gmail sont malheureusement assez fréquents, ce malgré la présence de nombreuses fonctionnalités de sécurisation et de confidentialité. Les risques, si l'on ne sécurise pas son compte Google ni Gmail, sont assez simples : le pirate aura ainsi accès à de nombreux services de l'écosystème, et pas seulement aux mails. Il aura également accès aux comptes Maps, Drive, Analytics, voire même Youtube de l'user hacké. Il est donc primordial de sécuriser son compte au plus vite.

Le mieux est d'activer la double authentification, probablement l'étape la plus importante pour sécuriser un compte, qui permet d'ajouter un niveau supplémentaire de sécurisation. Il est par ailleurs recommandé de changer le mot de passe de son compte Gmail à intervalle régulier pour éviter tout type de piratage ou de prise de contrôle. Enfin, il est important de configurer des étapes de secours supplémentaires afin de pouvoir se connecter même si les autres options définies ne sont pas disponibles. Par exemple, les codes de secours à usage unique peuvent être utilisés lorsque l'on ne possède pas son smartphone sur soi (si on se le fait voler par exemple).

L'emploi de l'application Google Authenticator génère de son côté des codes de validation, ce même lorsque le téléphone est hors-ligne, pour accéder à son compte.

Ces fonctions, pourtant nombreuses, ne sont pas employées par une majorité des clients de Gmail, ce qui explique le grand nombre de piratages de comptes tous les ans.

Scan Antivirus

Les pièces jointes sur Gmail font l'objet d'une analyse antivirus automatique pour déceler leur potentiel risque. Ainsi, si l'on essaie d'envoyer un pièce jointe contenant un virus, une alerte s'affiche automatiquement pour indiquer qu'un logiciel malveillant a été détecté, et il est alors proposé d'envoyer l'email sans la pièce jointe. Si, au contraire, on reçoit un courriel contenant un virus, le courriel est immédiatement rejeté et l'expéditeur est prévenu. Si un malware se cache dans une pièce jointe déjà reçue, il sera impossible de la télécharger.

Par ailleurs, il est important de mentionner que le scan antivirus ne permet pas de déceler diverses actions malicieuses régulières comme le phishing par exemple. Il convient de faire preuve de prudence dans le domaine.

Chiffrement - Le mode confidentiel

Gmail emploie le protocole S/MIME auprès des professionnels, lequel assure le chiffrage avancé des e-mails au cours de leur acheminement. Il faut cependant configurer le protocole S/MIME sur son compte pour bénéficier de la procédure.

Pour repérer si un email reçu ou envoyé est bien chiffré, il suffit de jeter un oeil à l'icône de cadenas aposée au message. Si la couleur du cadenas est verte, cela signifie que le courriel a bénéficié du chiffrement avancé S/MIME. Dans le cas d'un cadenas gris, cela signifie que le protocole TLS (moins avancé que S/MIME) a été employé : c'est la solution la plus fréquente. Enfin, si le cadenas est rouge, cela indique que le message envoyé n'est pas chiffré, et donc pas sécurisé. Ainsi, si un cadenas rouge s'affiche lors de la rédaction d'un mail, il est conseillé d'immédiatement supprimer les potentielles infos confidentielles du message.

Il est important de noter que les particuliers ne profitent pas de ces possibilités, à moins de payer une édition Business. Néanmoins, la firme de Mountain View a lancé il y a quelques années le mode confidentiel, dont le but est d'offrir une certaine forme de chiffrement aux clients lambda.

L'objectif est de permettre aux personnes d'envoyer et recevoir des courriels et des pièces jointes tout en protégeant les infos sensibles contre les accès non-autorisés. On peut définir une date d'expiration (1 jour, 1 semaine, 1 mois, 1 an, 5 ans) des emails, ou supprimer un accès à tout instant. Malgré cette fonctionnalité plaisante sur le papier, il est important de noter que les messages envoyés ne sont pas chiffrés de bout en bout, ce qui rend leur protection quelque un peu illusoire. Les courriels envoyés par cette méthode ne sont pas réellement privés, et Google peut directement y accéder, et conserve par ailleurs le contenu du courriel sur ses serveurs, que l'on ait décidé de révoquer l'accès ou non. C'est une donnée à prendre en compte.

Localisation des serveurs

Google étant une des entreprises les plus puissantes, il n'est pas étonnant de constater que la firme possède des serveurs étalés un peu partout sur la planète. On compte ainsi 14 emplacements de serveurs en Amérique du Nord, un en Amérique du Sud, deux en Asie et 6 en Europe (deux aux Pays-Bas, un en Irlande, un en Finlande, un au Danemark et un en Belgique).

Une véritable emphase est mise sur la protection des informations personnelles. " La sécurité fait partie de l'ADN de nos datacenters. Nous créons des serveurs personnalisés exclusivement pour nos centres, sans jamais les vendre ni les distribuer à l'extérieur. Notre équipe de pointe travaille 24h/24, 7j/7 dans le monde entier pour faire de nos installations l'un des endroits les plus sûrs pour héberger vos données" peut-on lire sur le site officiel du géant américain.

Malgré ces mots rassurants, dans les faits, Gmail analyse le contenu des messages afin d'afficher de la publicité contextuelle et adaptée en établissant un profil commercial de son client. Dans le domaine commercial, Google profite par ailleurs de son onglet "Promotions" pour faire apparaître des publicités déguisées en e-mails.

Les autres fonctionnalités de Gmail

Le moteur de recherche

Gmail se distingue par un moteur particulièrement efficace. Ce dernier est capable de comprendre des requêtes complexes avec des préfixes de type from:adresseexpéditeur, to:adressedestinataire, in:nomdulaball, is:unread…. On peut aussi utiliser des opérateurs booléens comme OR (ou) et AND (et).

Messagerie hors ligne

Gmail peut être utilisé sans être connecté à internet. Il faut pour cela posséder le navigateur Chrome. Ainsi, dans les paramètres de Gmail, il suffit d'accéder à la section "hors connexion", puis de cocher l'option "Activer la messagerie hors connexion" et enfin choisir les paramètres voulus (nombre de jours à synchroniser, protection). Cela permet notamment de consulter les derniers emails reçus, mais aussi de créer des courriels directement via le service. Lorsqu'un message est envoyé hors ligne, il est ajouté au dossier de la boîte d'envoi, puis envoyé directement dès qu'on se reconnecte.

Google Chat

L'accès direct à ce service est possible en activant l'option dans l'application web ou mobile choisie. Il faut se rendre dans "Général" puis "Chat" et cliquer sur "Afficher l'onglet du chat et des espaces" dans les paramètres. On accède alors directement à toutes les options de discussion en un seule et même endroit : on peut à la fois discuter avec ses contacts de façon instantanée, tout en écrivant une réponse à un mail. Il reste malgré tout possible d'employer cet outil indépendamment de Gmail, pour ceux qui souhaiteraient bénéficier d'une messagerie instantanée dédiée.

Google Spaces

Spaces et Meet sont également accessibles via Gmail, pour une expérience centralisée de l'ensemble des fonctionnalités Workspace. Une fois activé, le nouveau menu de navigation permet ainsi de basculer facilement entre la boîte de réception, les conversations importantes, et donne la possibilité de rejoindre des réunions sans avoir à changer d'onglet dans le navigateur entre chaque tâche dédiée.

Gemini

Les utilisateurs professionnels peuvent accéder à l'intelligence artificielle Gemini pour générer du texte, résumer des courriels, créer des images, analyser des tendances, etc. Cette technologie est intégrée à Gmail, Docs, Slides, Sheets et Meet. Pour l'utiliser en version Advanced, un forfait payant est obligatoire. Il faut ensuite demander soit l'option Gemini Business, qui est à 19,20 par personne et par mois ou soit l'option Gemini Enterprise, qui est à 28,86 euros par utilisateur et par mois (avec engagement de 1 an pour les 2).

Conclusion

Gmail est le webmail le plus simple à employer à l'heure actuelle. Il possède de nombreux points positifs qu'il met aisément en avant : il bénéficie d'une interface efficace et personnalisable, d'un grand espace de stockage (15 Go), emploie les protocoles POP ou IMAP, propose une boîte de réception prioritaire permettant de trier efficacement les emails, et inclut de nombreuses fonctions et services personnalisables (import de fonctions, raccourcis claviers, étiquettes, gestion de fichiers, applications Meet, Spaces, etc.).

Malgré ces qualités indéniables qui ont favorisé sa popularité, on note un principal défaut, lié à la sécurité : d'une part, Google analyse les contenus des courriels reçus afin d'affiner la publicité contextuelle proposée, et de l'autre, Gmail ne propose pas de chiffrement de bout en bout contrairement à de nombreuses autres messageries sécurisées. Et le mode confidentiel, même si plaisant sur le papier, n'inclut pas lui non plus de chiffrement des courriels.

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