Si Outlook est une messagerie complète, c'est surtout son intégration à Microsoft Office et aux nombreux logiciels auxquels elle donne accès qui en fait un très bon élément. Du côté de l'e-mailing, elle dispose de plusieurs fonctionnalités intéressantes, mais semble vraiment pertinente pour ceux qui souhaitent l'utiliser dans le cadre professionnel.
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Pourquoi utiliser Outlook ?
En juillet 2013, Microsoft a décidé de faire table rase de la messagerie Hotmail, que la firme avait acquise en 1997 puis rebaptisée MSN Hotmail et Windows Live Mail Hotmail par la suite. Il faut dire que si l'équipe continuait à implémenter de nouvelles fonctionnalités, le service souffrait d'une mauvaise image trop associée à la réception en masse de spams. Outlook est donc née. Si pendant plusieurs années, la messagerie n'a pas connu d'évolution marquée, la firme de Redmond a frappé un grand coup en 2016 en intégrant son service à la suite de logiciels Office 365, une petite révolution pour la messagerie de Microsoft.
Désormais, Outlook est la messagerie de référence dans le milieu professionnel, tant les entreprises à choisir Microsoft pour leurs suites de logiciels sont nombreuses.
La porte d'entrée à la suite Microsoft Office
Vous avez directement accès à Word, PowerPoint, Excel, OneNote, Skype, Sway ou encore Teams depuis la page d'accueil d'Outlook. En un seul clic, il est également possible de se rendre sur le gestionnaire de tâches (une sorte de to-do list pouvant s'avérer très pratique et hautement personnalisable), sur le calendrier ainsi que sur les différents contacts avec, notamment, leur numéro de téléphone qui s'affiche.
Aussi, un petit onglet spécialement réservé aux pièces jointes permet de retrouver simplement tel ou tel fichier. En somme, Outlook est devenue bien plus qu'une messagerie, avec de très nombreuses fonctionnalités intégrées qui permettent de centraliser son travail et ses données.
Intégration d'autres applications
Grâce à Microsoft Appsource, il est possible d'intégrer de très nombreuses applications tierces à Outlook, c'est par exemple le cas de Dropbox ou encore de Zoom. Il est toutefois important de noter que ces logiciels sont, dans la majorité des cas, à vocation professionnelle.
À travers ces différentes plateformes, Microsoft veut rendre Outlook bien plus performante. D'ailleurs, l'entreprise propose également un abonnement à Microsoft 365 pour bénéficier d'autres avantages dans sa messagerie, comme un stockage plus important (il est à 15 Go pour la version gratuite) ou la retrait des publicités.
Et au niveau de l'e-mailing ?
De prime abord, la messagerie Outlook peut paraître assez basique, mais elle est en réalité dotée de fonctionnalités pertinentes et pratiques. Par exemple, il est possible de créer de nombreux fichiers dans lesquels trier ses messages, et aussi de mettre en place des règles afin que les e-mails que vous recevez aillent directement dans l'un d'entre eux, en y assignant un mot, une adresse mail ou une en-tête à un dossier spécifique. Petit plus sympathique lorsque l'on rédige un mail : il est possible d'y ajouter des GIF depuis la messagerie.
De même, vous pouvez personnaliser les actions que vous souhaitez voir apparaître lorsque vous sélectionnez un message à lire, et programmer un e-mail pour plus tard. Via les paramètres, l'utilisateur peut ajuster quelques détails esthétiques à sa guise, comme la couleur de la messagerie ou encore la densité de l'affichage.
Outlook propose par ailleurs de créer des adresses « alias » au cas où vous souhaitez utiliser plusieurs comptes. Ces dernières « utilisent les mêmes boîtes de réception, listes de contacts et paramètres de compte que votre adresse e-mail principale », explique la firme de Redmond. Les protocoles IMAP et POP permettent quant à eux de réaliser un transfert d'e-mails vers une autre messagerie de manière rapide et simple.
