Pourquoi utiliser OnlyOffice
Dans de nombreux domaines d'activités professionnelles, la collaboration documentaire est un atout de taille pour bien classer, éditer et disposer des documents au plus vite et selon les besoins divers des acteurs de l'entreprise. Pour répondre à ce type d'attentes, OnlyOffice fait partie des meilleures solutions du marché à l'heure actuelle. Récemment passé en version 7.3, OnlyOffice s'est enrichi d'un plugin Zoom , d'une extension ChatGPT et d'un connecteur Mattermost . Bien d'autres nouveautés sont, bien sûr, au programme : nous les détaillons plus bas dans cet article.
Une interface agréable à prendre en main
L'interface est agréable et facile à prendre en main, l'ensemble des outils de mise à page et d'édition est intuitif et peut être complété grâce à plusieurs modules complémentaires pour insérer des vidéos YouTube, traduire les mots et les phrases avec divers modules comme Translator, DeepL et Apertium, passer des appel vidéo et audio avec Jitsi, surligner le code en surbrillance, signer les documents avec DocuSign etc. Les options complexes laissent place à une interface et des options claires, intuitives et en anglais. Pour le travail confortable dans des environnements peu éclairés et sur des écrans de différents tailles, le logiciel propose les thèmes sombres et des modules de mise à l'échelle jusqu'à 500 %.
De nombreuses fonctionnalités
Parmi les fonctions principales d'OnlyOffice, on retrouve ainsi un éditeur de texte, un tableur, un logiciel de présentation (type Powerpoint), mais également divers outils de communication afin de centraliser les travaux d'une équipe collaborative. Ainsi, OnlyOffice propose également l'accès aux mails, à un outil de gestion de projets, un calendrier, des blogs, forums et à une messagerie instantanée pour directement interagir avec des collègues par texte. D'autre part, grâce à son fonctionnement sur le cloud, OnlyOffice se fait particulièrement pratique dans le cadre du travail à distance, lequel s'est démocratisé ces dernières années : ce service permet ainsi à des collègues de rester en contact et d'avoir directement accès aux travaux des autres sans avoir à quitter son domicile. Par ailleurs, tous les documents partagés peuvent être directement édités par les autres utilisateurs, avec un suivi des modification qui permet de découvrir les avancements des travaux par module.
L'emphase sur la sécurité des données
OnlyOffice propose le chiffrement de bout en bout des fichiers, le transfert sécurisé des données avec une application directe du RGPD. Il est possible d'y retrouver l'authentification à deux facteurs, mais aussi l'authentification SSO, la possibilité de gérer les droits d'accès ou encore l'utilisation exclusive de serveurs en HTTPS. Sans compter qu'il est également possible d'y définir les critères de la création de mots de passe (afin de les rendre particulièrement difficiles à outrepasser), de vérifier les historiques de connexion ou de restreindre l'accès à certaines adresses IP. Toutes ces fonctionnalités sont particulièrement importante, notamment dans le cadre d'une utilisation professionnelle.
Quelles nouveautés pour OnlyOffice ?
ONLYOFFICE Docs v7.3 offre la possibilité d'attribuer des rôles dans le formulaires et met à disposition de nouveaux champs préremplis. Il est possible de limiter l'action de certains utilisateurs sur les documents grâce à l'ajout de mots de passe. Le logiciel prend en charge les équations Unicode et LaTex et fournit de nouveaux outils de vérification pour les feuilles de calcul. D'autres fonctionnalités ont été ajoutées : collage spécial, prévisualisation avant impression, mises à jour automatique, etc.
D'autre part, depuis 2020, OnlyOffice prend en charge les sauvegardes cloud vers Dropbox, Box, OneDrive et Google Drive depuis les applications mobiles. Il est également possible d'ouvrir les fichiers Open Document et les éditer directement depuis l'application mobile.
Dans l'ensemble, Only Office est un outil régulièrement mis à jour pour améliorer le confort d'utilisation et rester dans la course face à une concurrence particulièrement rude dans le domaine du traitement de documents collaboratifs.
Comment utiliser OnlyOffice ?
OnlyOffice peut être téléchargé et installé pour Windows en version 32 bits ou 64 bits, pour les systèmes d'exploitation Windows 7/8/8.1 ou 10. Des versions spécifiques pour Windows Vista et XP sont également accessibles. Il est aussi possible de télécharger et installer OnlyOffice sur ordinateurs Mac OS, ou sur Linux en passant par un package Flatpack.
OnlyOffice peut aussi être employé sur mobiles et tablettes Android en passant par le Google Play Store ou directement l'APK de l'application. Il faut cependant posséder une version d'Android supérieure à 5.0. Sur mobiles iOS (iPhone ou tablettes iPad), il est possible de télécharger l'application via l'App Store, à condition de posséder un smartphone iOS avec une version 11.0 ou supérieure.
Ainsi, qu'il s'agisse de la version Windows, Mac ou Linux, il faut s'acquitter d'un paiement unique à partir de 1500€ environ pour profiter de la version basique du logiciel pour environ 50 utilisateurs, avec support et mises à jour pendant un an. D'autres offres sont accessibles aux entreprises plus conséquentes, parmi lesquelles une offre premium, la possibilité d'augmenter le nombre de connexions ou le fait de profiter du support et des mises à jour pendant trois ans. Il est important de noter que l'on peut essayer OnlyOffice gratuitement pendant une période donnée pour se faire une idée de ses fonctionnalités.
Les alternatives à OnlyOffice
L'alternative évidente à OnlyOffice est Microsoft Office 365 , le service de bureautique de Microsoft, qui peut être allié à Microsoft Teams afin de profiter des fonctionnalités communautaires retrouvées dans OnlyOffice. Cela permet ainsi d'accéder aux outils bureautiques de Microsoft et en même temps aux outils de communication recherchés comme un messagerie privée, la possibilité d'effectuer des réunions vidéo, etc.
Slack fait également partie des services de communication particulièrement utilisés dans les milieux professionnels. Slack permet en effet de directement communiquer avec des collègues et propose des outils d'intégration pratiques permettant d'ajouter des outils supplémentaires aux fonctions de base du service. Il est ainsi possible d'intégrer directement Google Drive (avec la suite bureautique de Google) ou DropBox .
Les particuliers qui recherchent quant à eux un simple outil gratuit de bureautique (sans nécessité de communication directe avec des collègues donc) peuvent ainsi se tourner vers la suite Microsoft Office 365, Google Drive (avec Google Docs, Google Sheets ou Google Slides entre autres) ou encore WPS Office , un logiciel hors-ligne à télécharger directement sur son appareil.
