Pourquoi utiliser OnlyOffice
OnlyOffice est une suite bureautique en ligne et sur le cloud qui permet aux utilisateurs de créer, d'éditer et de partager des documents de texte, des feuilles de calcul et des présentations. Cette application offre une alternative intéressante aux solutions de Microsoft Office et de Google Docs en offrant une interface conviviale et des outils de collaboration avancés.
Une interface agréable à prendre en main
L'interface d'OnlyOffice est agréable et facile à prendre en main, offrant un ensemble d'outils de mise en page et d'édition intuitifs. Des modules complémentaires permettent d'enrichir les fonctionnalités, tels que l'insertion de vidéos YouTube, la traduction de mots et de phrases via Translator, DeepL et Apertium, la réalisation d'appels vidéo et audio avec Jitsi, la mise en surbrillance du code et la signature de documents avec DocuSign, pour n'en nommer que quelques-uns. Les options complexes sont remplacées par une interface claire et intuitive, disponible en anglais. Pour un travail confortable dans des environnements peu éclairés ou sur des écrans de différentes tailles, le logiciel propose des thèmes sombres et des modules de mise à l'échelle jusqu'à 500 %.
De nombreuses fonctionnalités
Parmi les fonctions principales d'OnlyOffice, on retrouve un éditeur de texte, un tableur, un logiciel de présentation (similaire à PowerPoint), ainsi que divers outils de communication pour centraliser les travaux d'une équipe collaborative. Ainsi, OnlyOffice propose également l'accès aux e-mails, à un outil de gestion de projets, un calendrier, des blogs, des forums et une messagerie instantanée pour interagir directement avec des collègues par texte.
D'autre part, grâce à son fonctionnement sur le cloud, OnlyOffice se révèle particulièrement pratique pour le travail à distance, qui s'est démocratisé ces dernières années. Ce service permet à des collègues de rester en contact et d'accéder directement aux travaux des autres sans quitter leur domicile. De plus, tous les documents partagés peuvent être édités en temps réel par les autres utilisateurs, avec un suivi des modifications qui facilite la découverte des avancements des travaux par module. Cette approche de collaboration en ligne renforce la productivité et favorise une gestion optimisée des données et des fichiers au sein des équipes.
L'emphase sur la sécurité des données
OnlyOffice propose une protection optimale des données grâce au chiffrement de bout en bout des fichiers et au transfert sécurisé des données, en respectant scrupuleusement les règles du RGPD. Cette application offre également des fonctionnalités avancées telles que l'authentification à deux facteurs, l'authentification SSO (Single Sign-On), la gestion des droits d'accès et l'utilisation exclusive de serveurs HTTPS. Pour renforcer la sécurité, OnlyOffice permet de personnaliser les critères de création de mots de passe robustes, de consulter les historiques de connexion et de restreindre l'accès à certaines adresses IP. Ces fonctionnalités sont essentielles pour assurer la confidentialité et l'intégrité des données, surtout dans un contexte professionnel.
Comment utiliser OnlyOffice ?
OnlyOffice peut être téléchargé et installé pour Windows en version 32 bits ou 64 bits, compatible avec les systèmes d'exploitation Windows 7/8/8.1 ou 10. Des versions spécifiques pour Windows Vista et XP sont également disponibles. Pour les ordinateurs macOS, il est possible de télécharger et installer OnlyOffice, tout comme sur Linux via un package Flatpak.
Pour les mobiles et tablettes Android, OnlyOffice peut être obtenu via le Google Play Store ou en téléchargeant directement l'APK de l'application, à condition d'avoir une version d'Android supérieure à 5.0. Sur les appareils iOS (iPhone ou iPad), l'application est accessible à travers l'App Store, pour les smartphones iOS avec une version 11.0 ou supérieure.
Que ce soit pour la version Windows, Mac ou Linux, l'accès à la version basique d'OnlyOffice nécessite un paiement unique d'environ 1 000 € pour environ 50 utilisateurs, incluant le support et les mises à jour pendant un an. Des offres supplémentaires sont disponibles pour les entreprises plus importantes, incluant une offre premium, la possibilité d'augmenter le nombre de connexions et de bénéficier du support et des mises à jour pendant trois ans. Il est important de noter qu'OnlyOffice offre une période d'essai gratuite pour découvrir ses fonctionnalités.
Les alternatives à OnlyOffice
L'alternative évidente à OnlyOffice est Microsoft Office 365, le service de bureautique de Microsoft, qui peut être allié à Microsoft Teams afin de profiter des fonctionnalités communautaires retrouvées dans OnlyOffice. Cela permet ainsi d'accéder aux outils bureautiques de Microsoft et en même temps aux outils de communication recherchés comme une messagerie privée, la possibilité d'effectuer des réunions vidéo, etc.
Slack fait également partie des services de communication particulièrement utilisés dans les milieux professionnels. Slack permet en effet de directement communiquer avec des collègues et propose des outils d'intégration pratiques permettant d'ajouter des outils supplémentaires aux fonctions de base du service. Il est ainsi possible d'intégrer directement Google Drive (avec la suite bureautique de Google) ou DropBox.
Les particuliers qui recherchent quant à eux un simple outil gratuit de bureautique (sans nécessité de communication directe avec des collègues donc) peuvent ainsi se tourner vers la suite Microsoft Office 365, Google Drive (avec Google Docs, Google Sheets ou Google Slides entre autres) ou encore WPS Office, un logiciel hors-ligne à télécharger directement sur son appareil.
