Stockage, paiement, CMS, e-mailing : notre sélection des meilleurs logiciels pour PME

09 octobre 2021 à 09h21
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PME

Comme toute société, les petites et moyennes entreprises doivent gérer leurs projets aussi efficacement que leur comptabilité, anticiper les pannes informatiques et les erreurs humaines avec un outil de stockage en ligne et communiquer facilement en interne comme en externe par le biais du site internet, des réseaux sociaux ou des campagnes d'emailing. Voici notre guide des meilleurs outils pour y parvenir !

La comptabilité, le marketing, la communication, la gestion de projet ou encore la technique sont des pôles particulièrement stratégiques pour assurer le développement et la pérennité de son entreprise. Parmi la multitude de logiciels et d'applications qui existent pour organiser et optimiser ces domaines, voici notre sélection des meilleures solutions disponibles en 2021.

pCloud Business, le service de stockage en ligne

pCloud Business

La démocratisation du télétravail a soulevé la question de l’organisation du travail collaboratif en entreprise. Un problème auquel pCloud Business répond très simplement en centralisant les données d’une société sur le cloud de manière sécurisée. Ainsi, les employés qui disposent des autorisations nécessaires peuvent accéder à leurs fichiers hébergés en ligne depuis n’importe quel appareil, qu’il s’agisse d’un ordinateur ou d’un mobile connecté à internet.

La solution pCloud Business est donc une plateforme complète qui permet de stocker ses fichiers en ligne et de les synchroniser, afin de collaborer avec ses collègues sur les documents hébergés. En effet, grâce à son système de synchronisation des données, un même fichier hébergé sur les serveurs de pCloud Business peut être accessible à plusieurs personnes.

pCloud
  • Sécurité de bout en bout (en option)
  • Vitesses de téléchargement
  • Synchronisation sélective

Le service de stockage en ligne et de synchronisation pCloud a beaucoup d'atouts à faire valoir. Basé en Suisse, c'est l'un des rares hébergeurs à garantir une sécurité et confidentialité sans faille. Stable et performant, il offre les meilleures technologies de synchronisation (par blocs, LAN…) ainsi que la sauvegarde sélective avec des fonctions de back-up automatisés. Outre des forfaits dotés d'un excellent rapport qualité/prix, il propose des formules « Lifetime » uniques qui en font le meilleur stockage en ligne du marché.

Le service de stockage en ligne et de synchronisation pCloud a beaucoup d'atouts à faire valoir. Basé en Suisse, c'est l'un des rares hébergeurs à garantir une sécurité et confidentialité sans faille. Stable et performant, il offre les meilleures technologies de synchronisation (par blocs, LAN…) ainsi que la sauvegarde sélective avec des fonctions de back-up automatisés. Outre des forfaits dotés d'un excellent rapport qualité/prix, il propose des formules « Lifetime » uniques qui en font le meilleur stockage en ligne du marché.

1 To d’espace de stockage en ligne par utilisateur

L’offre pCloud Business est facturée par utilisateur et par mois (9,99€/mois) ou par année (95,88€/an). Elle ne fixe aucune limite au nombre d'utilisateurs qui peuvent être associés à la plateforme centralisée de son entreprise, grâce à un système évolutif. Alors, chaque utilisateur ajouté bénéficie de 1 To d’espace de stockage en ligne, qu’il perçoit comme un simple répertoire sur son ordinateur. En effet, grâce à pCloud Drive, les utilisateurs travaillent directement sur leur PC sans utiliser d’espace sur leurs disques durs.

L’administrateur de l’espace hébergé et les utilisateurs qui disposent de son autorisation peuvent créer des dossiers partagés avec d'autres personnes. Cela permet d’optimiser le flux de travail et d’améliorer la collaboration sur les documents stockés en ligne. D’ailleurs, les utilisateurs ont la possibilité de déposer des commentaires sur les fichiers. Ils peuvent ainsi, par exemple, indiquer leur état d’avancement ou faire part de leurs remarques.

C’est un détail, mais cela permet notamment d’éviter que les collaborateurs utilisent des outils de messagerie non sécurisés pour communiquer entre eux. Autre détail qui a son importance : pCloud Business intègre un système de recherche améliorée qui permet de trouver très facilement un document selon son contenu. Ainsi, l’utilisateur peut réaliser une recherche vraiment efficace, simplement selon ses souvenirs.

Sécurité imbattable

stockage en ligne

La gestion des autorisations d’accès à ce cloud est équivalente à celle d’un réseau local d’entreprise. Ainsi, l’administrateur peut créer des équipes d’utilisateurs et établir des niveaux d’accès, par l’intermédiaire d’autorisations de groupe et de droits individuels. A noter que la sécurité du serveur est renforcée par l’utilitaire pCloud Crypto, qui chiffre automatiquement les données des documents stockés. Et bien sûr, vous seul possédez la clé de chiffrement, appelée Crypto Pass.

La solution pCloud Business offre également un suivi des activités conséquent. En effet, des journaux détaillés enregistrent toutes les actions détaillées réalisées sur l’espace de stockage en ligne. Un versioning des fichiers est également disponible afin d’accéder aux versions précédentes en cas d’erreur ou pour vérification. Et, pour éviter toute perte de données, la corbeille de l’espace de stockage dispose d’un historique de 180 jours.

Enfin, si vous souhaitez vous faire une idée plus précise de l’offre séduisante de pCloud Business, n’hésitez pas à profiter de sa version d’essai d’une durée de 30 jours.

Carbonite, l'alternative pour synchroniser ses fichiers en ligne

Carbonite

Pour les petites entreprises et les indépendants qui ont simplement besoin de sauvegarder et d’archiver leurs précieux fichiers, Carbonite est une alternative efficace et plutôt économique. Il n’est donc pas question ici de collaborer en ligne avec son équipe ou de partager des documents entre collaborateurs, mais bel et bien de synchroniser ses fichiers avec un cloud.

Ainsi, l’utilisateur pourra bénéficier d’une récupération rapide en cas de panne de son système ou d’un effacement de ses données en local, que ce soit par le fait d’un virus ou d’une suppression involontaire. La solution a l’avantage de pouvoir supporter la synchronisation avec un maximum de 10 serveurs ou 25 ordinateurs, jusqu’à 5 TB de données.

Spendesk, pour gérer ses factures et sa compta

Spendesk

Pour la gestion de votre comptabilité, qu’il s’agisse de facturation ou encore de l’édition de fiches de paie, faites comme Deezer, Webedia, ou encore Veepee, et optez pour la plateforme Spendesk. Sa multitude de fonctionnalités ne complexifie pas son interface, que 88% des clients trouvent facile à prendre en main. Encore mieux, 9 utilisateurs sur 10 ont observé une collaboration plus fluide entre les équipes, grâce aux outils de Spendesk.

En effet, la solution proposée par l’éditeur français facilite les échanges, qui peuvent être suivi en temps réel, et améliore la traçabilité des dépenses. A tel point que les équipes finance gagnent, en moyenne, 4 jours de travail par mois ! Hautement disponible pour les clients Spendesk, la plateforme se décline en application mobile compatible avec iOS et Android, pour prendre en photo et soumettre les reçus, ou encore valider les demandes.

Gestion financière fluide

Spendesk © spendesk

Avec Spendesk, le suivi des dépenses peut être réalisé en temps réel, avec une visibilité constante sur les différents soldes de l’entreprise. La plateforme permet de définir un budget par équipe et de mettre en place des règles de validation des dépenses. Les collaborateurs sont responsabilisés via leurs cartes de paiement virtuelles et physiques, connectées à un outil de gestion complet. Et ils ont une visibilité complète sur leur solde restant via l’application mobile Spendesk.

Cette dernière leur permet également de faire une demande de rechargement de carte, qui sera acceptée ou non par leur responsable. L’application leur permet aussi d’établir leurs notes de frais en prenant simplement une photo de leur reçu. La plateforme Spendesk intègre également des automatisations comptables, notamment pour la gestion des factures fournisseurs qui est digitalisée, de la réception du bon de commande au paiement.

Et bien sûr, Spendesk établi des rapports de dépenses précis, par salarié et par catégorie, afin d’améliorer en continu ses processus, et de prendre de meilleures décisions pour accompagner la croissance de son entreprise.

Compatibilité avec des outils tiers

Spendesk

Toujours dans l’optique de faciliter les échanges entre services, notamment avec le pôle financier de l’entreprise, Spendesk peut être utilisé en association avec l’outil de communication Slack. Ainsi, les demandes telles que le remboursement de notes de frais peuvent être gérées directement depuis l’application de messagerie. Et inversement, Spendesk peut profiter des automatisations de Slack. Par exemple pour relancer les collaborateurs qui n’ont pas fourni leurs reçu dans leur demande de remboursement.

A noter que la solution Spendesk est conçue pour fonctionner étroitement avec Xero, une plate-forme logicielle de comptabilité basée sur le cloud et plutôt destinée aux petites et moyenne entreprises. Plusieurs niveaux d’abonnements payants sont disponible pour profiter d’une partie ou de toutes les fonctionnalités de Spendesk, et qu’il est possible de réserver une démo pour avoir un aperçu détaillé de l’étendue des possibilités offertes par le logiciel.

Zoho Checkout, l'alternative pour recevoir des paiements en ligne

Zoho Checkout

Si vous cherchez une solution de paiement en ligne pour votre entreprise, vous pouvez vous tourner vers l’outil Zoho Checkout, qui fait partie du très large écosystème Zoho. Cette application permet de créer une page de paiement sécurisée et responsive, c’est-à-dire qui s’adapte automatiquement à toutes les tailles d’écran. Vous pouvez bien sûr la personnaliser pour la rendre la plus engageante possible.

Cette solution fonctionne parfaitement avec l’outil d’emailing MailChimp, pour intégrer des formulaires de paiement dans vos campagnes. Et il peut également être couplé à Slack, notamment pour la réception de notifications.

Il est possible de démarrer avec le Plan Gratuit de Zoho Checkout, mais celui-ci est limité à 3 pages de paiement et un total de 50 versement maximum, sans remise à zéro dans le temps. A noter qu’il ne permet pas une utilisation couplée à MailChimp et Slack. Il faut donc passer ensuite sur l’une des formules payantes, très abordables, pour continuer à recevoir des versements à travers ses pages de paiement.

Wordpress, pour créer son site internet

Wordpress

Pour développer l’activité de son entreprise, il peut être intéressant d’améliorer sa présence sur internet. Notamment à travers un site web présentant sa société, son ou ses activités, et quelques témoignages de clients satisfaits. Il peut ainsi s’agir d’un site vitrine, avec un blog afin d’améliorer progressivement son référencement naturel par le moteur de recherches Google. Ou bien d’un site commerçant disposant d’une interface de vente à travers laquelle vos produits et/ou services peuvent être réservés par vos clients et prospects.

Actuellement, 42% des sites internet sont propulsés par le CMS WordPress . Et vous auriez tout à fait raison d’opter pour le même système de gestion de contenu . En effet, grâce à Wordpress, vous n’avez pas besoin de compétences en développement web pour créer votre site internet. Il vous suffit d’utiliser l’un des nombreux thèmes gratuits proposés par la plateforme, ou d’opter pour un thème payant qui répond mieux à vos besoins. Et si vous avez besoin d’une fonctionnalité spécifique, il suffit de regarder du côté des extensions mises à disposition par la communauté.

WordPress
  • Apprentissage rapide
  • Des milliers de thèmes
  • Presque 60 000 extensions

WordPress est la star incontestée du web. Son ergonomie, la richesse de ses templates (réactifs, gratuits ou payants), la myriade d’extensions, ses capacités en référencement séduisent. Revers de la médaille, il concentre l’essentiel des cyberattaques et devient rapidement lent. Les propriétaires de sites WordPress ont la fâcheuse tendance à accumuler les extensions inutiles, souvent sans les mettre à jour. Selon les besoins de l’entreprise ou du particulier, il convient donc de vérifier la pertinence de ce CMS.

WordPress est la star incontestée du web. Son ergonomie, la richesse de ses templates (réactifs, gratuits ou payants), la myriade d’extensions, ses capacités en référencement séduisent. Revers de la médaille, il concentre l’essentiel des cyberattaques et devient rapidement lent. Les propriétaires de sites WordPress ont la fâcheuse tendance à accumuler les extensions inutiles, souvent sans les mettre à jour. Selon les besoins de l’entreprise ou du particulier, il convient donc de vérifier la pertinence de ce CMS.

Des thèmes et des extensions pour transformer son site web

Pour créer son site internet avec Wordpress, il suffit de sélectionner un thème graphique parmi la longue liste de templates proposés par le CMS, et qui sont classés par catégories. En effet, certains thèmes disposent d’une architecture idéale pour réaliser un blog, tandis que d’autres sont plus adaptés à l’édition d’un portfolio. Les six autres catégories de thèmes proposées par WordPress concernent les magazines en ligne, les sites d’entreprise, et les sites dédiés à la musique, au voyage, à l’alimentation ou à son mariage.

Les extensions permettent, quant à elles, de personnaliser un peu plus le thème choisi, et même d’ajouter des fonctionnalités manquantes comme un formulaire de contact pour ses visiteurs, une boutique en ligne gérée par WooCommerce ou encore un forum pour ses abonnés. D’autres plugins sont plutôt destinés à améliorer la sécurité et les performances de son site internet, comme Yoast SEO qui aide à booster son référencement naturel ou encore le Site Kit de Google qui délivre des statistiques intéressantes sur les habitudes de ses visiteurs.

Solution gratuite, et plans d’hébergement

Wordpress

Créer un site internet avec WordPress peut être intégralement gratuit. Pour cela, il suffit de sélectionner l’un des très nombreux thèmes gratuits proposés par le CMS et sa communauté, et de faire de même pour les extensions intéressantes. Toutefois, les solutions gratuites sont bien évidemment limitées, que ce soit dans la quantité de fonctionnalités proposées ou dans le niveau de personnalisation possible. Si vous souhaitez une solution complète et optimisée, il vaut mieux directement regarder du côté des quatre plans payants du CMS.

Le plan Personnel est idéal pour un petit site sur lequel des paiements sont mis en place. Le plan Premium est plus adapté aux indépendants grâce à l’intégration de thèmes payants, de Google Analytics et de publicités, pour recevoir en plus des revenus passifs. Le plan Business s’adresse plutôt aux petites entreprises, avec plus de 50 000 extensions payantes offertes pour s’adresser au mieux à sa clientèle en ligne. Enfin, le plan eCommerce se destine aux e-commerçants confirmés, capable de recevoir des paiements en provenance de plus de 60 pays !

Drupal, l'alternative pour les développeurs

Nettement moins accessible pour le grand public, Drupal est un outil extrêmement puissant qui nécessite des compétences en développement informatique pour tirer le meilleur de son architecture orientée vers l’amélioration des performances et de la sécurité. Pour les grands projets, ce CMS gratuit et open source se montre particulièrement efficace, puisqu’il est nettement plus optimisé que WordPress.

Ainsi, Drupal est le choix idéal pour la construction de sites internet conséquents et plutôt gourmands en ressources. Il est à noter qu’il propose également un niveau de personnalisation très fin, autant du côté des contenus que des fonctionnalités mises à disposition. Là encore, vous pourrez compter sur une large communauté de contributeurs pour obtenir des thèmes et des extensions complètes, mais surtout évolutives.

Drupal
  • Extrêmement puissant
  • Nombreux modules (près de 45000)
  • Sécurité élevée

Drupal constitue un formidable outil de publication sur le web. Il est à tort trop souvent recommandé pour des objectifs modestes, alors que son avantage réside dans son énorme adaptabilité. Si les fonctions du noyau ne suffisent pas, il existe plus de 45 000 modules prêts à répondre aux besoins d’une grande entreprise ou d’une institution. Dans tous les cas, des développeurs spécialisés Drupal sont nécessaire pour entretenir et faire grandir le mastodonte.

Drupal constitue un formidable outil de publication sur le web. Il est à tort trop souvent recommandé pour des objectifs modestes, alors que son avantage réside dans son énorme adaptabilité. Si les fonctions du noyau ne suffisent pas, il existe plus de 45 000 modules prêts à répondre aux besoins d’une grande entreprise ou d’une institution. Dans tous les cas, des développeurs spécialisés Drupal sont nécessaire pour entretenir et faire grandir le mastodonte.

MailChimp, pour réussir sa campagne emailing

Mailchimp

L’emailing est l’un des moyens de communication les plus anciens, mais aussi et surtout, l’un des plus efficaces. En effet, une campagne nécessite très peu d’investissement, voire pas du tout, et elle se concentre sur une cible précise, intéressée par vos produits et/ou vos services. Moins intrusif que les publicités sur les réseaux sociaux, l’emailing offre une meilleure fidélisation de votre audience et permet d’obtenir des retours rapides de la part de votre communauté.

Et quoi de mieux que des e-mails d’allure professionnelle pour soutenir vos propos ? Grâce à la plateforme en ligne MailChimp, vous pourrez lancer très facilement des campagnes d’emailing et proposer des newsletters percutantes à vos abonnés, personnalisées à l’image de votre entreprise. Bien sûr, vous pourrez compléter vos courriels avec des boutons d’appel à l’action efficaces, afin d’encourager vos lecteurs à acheter vos produits et/ou vos services.

Créer des emails d’allure professionnelle

MailChimp © mailchimp

MailChimp est un outil de communication transversal, capable de générer un site internet ou divers formulaires de contacts. Toutefois, son principal intérêt réside dans ses fonctionnalités d’emailing. Il permet donc de créer une campagne en sélectionnant en premier lieu sa forme. On peut ainsi choisir d’envoyer un email de façon “classique”, ou en “plain text”, pour lequel il suffit de sélectionner les destinataires, et de saisir le sujet et le message.

Il est également possible de sélectionner un modèle, totalement personnalisable, parmi les nombreux template disponibles. Plusieurs catégories sont proposées, pour accélérer la phase de personnalisation. On peut ainsi trouver des thèmes particulièrement adaptés pour le e-commerce et les événements, des modèles taillés pour les newsletters ou la photographie, ou encore des templates de notification et d’alerte, à intégrer dans un processus de répondeur automatique.

D’ailleurs, la personnalisation est un jeu d’enfant : il suffit de sélectionner l’élément que l’on souhaite ajouter ou déplacer, et de glisser-déposer là où l’on souhaite le placer. Globalement, l’interface épurée de MailChimp est très facile à prendre en main, bien qu’elle soit en anglais. Et bien sûr, les emails créés sont responsives, c'est-à-dire que leur apparence s’adapte aussi bien sur ordinateur que sur mobile : il suffit de passer par la preview pour s’en rendre compte.

Des statistiques pour améliorer ses campagnes d’emailing

Mailchimp

Étudier l’impact de ses campagnes est un travail au moins aussi important que de réaliser une jolie campagne d’emailing et de l’envoyer à tous ses contacts. Trois données sont particulièrement importantes à surveiller, et elles sont évidemment fournies dans l'outil d’analyse en temps réel de MailChimp. Il s’agit du taux d’ouverture de l’email, du taux de clic sur les liens et boutons d’appel à l’action, et du nombre de désabonnements suite à la réception de l’email.


Analyser ses campagnes permet d’identifier rapidement ce qui fonctionne, et à l’inverse, de prendre conscience de ce qui ne fonctionne pas. Ainsi, il devient plus simple d’adapter sa stratégie. MailChimp est un outil payant avec un abonnement mensuel, mais il est possible de démarrer avec un compte gratuit, sans limite de temps, et de passer par la suite à un abonnement payant pour débloquer de nouvelles fonctionnalités.

Sarbacane, l'alternative 100% française

Sarbacane

Pour ceux qui préfèrent adopter une solution 100% française pour la gestion de leurs campagnes d’emailing, la solution sur mesure Sarbacane est idéale. Son application haut de gamme est très facile à prendre en main, avec une multitude de fonctionnalités simples à utiliser, tout en étant complètes et puissantes. Il s’agit bien sûr de gérer votre carnet de contacts, de créer des campagnes d’emailing, d’optimiser vos envois et d’analyser les retours statistiques.

A noter que Sarbacane dispose de centaines de template d’email et que leur personnalisation se fait à travers un simple drag and drop (glisser-déposer) de composants. Quant à l’envoi, il est réalisé depuis les serveurs de l’application, qui sont whitelistés chez la plupart des fournisseurs de messageries, ce qui évite de passer par la case “spam” de vos abonnés. Enfin, Sarbacane est un outil payant, mais l’éditeur offre une période d’essai de 30 jours gratuits pour tester ses fonctionnalités.

Buffer, pour gérer et animer ses réseaux sociaux

Buffer

Quelque soit l’activité de son entreprise, les réseaux sociaux sont aujourd’hui des canaux de communication indispensables. A travers des comptes gratuits, ils permettent de promouvoir ses produits et/ou ses services, et de partager ses actualités avec sa communauté. Néanmoins, pour s’assurer la meilleure visibilité possible sur ces plateformes en ligne, et donc tirer profit au maximum de leurs avantages, il faut s’investir dans cette activité plutôt chronophage.

Instagram, Facebook, Twitter, LinkedIn et Pinterest répondent à des habitudes particulières d’utilisation et de consommation de contenus de la part des utilisateurs. Alors, plutôt que d’utiliser chaque réseau social individuellement, mieux vaut passer par un outil tiers afin d’optimiser son temps. Grâce à Buffer , vous pourrez centraliser vos plannings de publication et étudier les différentes statistiques de vos réseaux afin d’adapter votre communication, mais aussi pour échanger avec vos abonnés.

Planifier ses posts sur les réseaux sociaux

Buffer © buffer

La fréquence et la régularité des posts sont des facteurs importants sur les réseaux sociaux. C’est pourquoi la possibilité de planifier ses publications est un avantage considérable. En plus de proposer la planification des posts, Buffer permet également de collaborer en équipe afin d’alimenter votre calendrier selon votre stratégie de communication. Et bien sûr, il est possible de réaliser une publication immédiate, et de réorganiser les posts à venir en conséquence.

L’interface accepte l’ajout d’images, de vidéos, mais aussi des émojis et des hashtags, dont les plus efficaces sont suggérés en autocomplétion pour Twitter. Si vous souhaitez principalement organiser vos publications sur un nombre limité de réseaux sociaux, le Plan Gratuit de Buffer vous suffira. En effet, il permet de gérer trois comptes en ligne et de planifier jusqu’à dix posts sur chacun d’eux. Toutefois, ses fonctionnalités ne vont pas plus loin.

Plan Gratuit limité aux publications

Buffer

Ainsi, le Plan Gratuit ne permet pas d’obtenir de statistiques et analyses des performances de ses publications, pour améliorer sa stratégie de communication. L’accès rapide aux commentaires, qui facilite donc les échanges avec sa communauté, est bloqué. Et il en va de même concernant la gestion d’équipe. Pour obtenir ces options, il faut souscrire au Plan Essentials qui coûte 5 dollars par réseau social ajouté. Ce dernier peut donc supporter un nombre illimité de comptes.

Et bien sûr, la planification de publication est également illimitée. Vous pouvez ajouter autant de post que vous le souhaitez dans la file d’attente des réseaux sociaux que vous gérez. Parmi les autres avantages à adopter le Plan Essentials, on peut noter l’amélioration subtile des publications : les liens sont automatiquement raccourcis via bit.ly et j.mp, et ils peuvent être personnalisés. Mais aussi, la vignette et le titre des vidéos mises en ligne peuvent être changés.

C’est surtout pour Instagram que les options se révèlent les plus intéressantes, avec l’ajout d’un premier commentaire automatique dans lequel seront regroupés les hashtags et informations concernant la publication. Ou encore la planification de stories et l’ajout de tags directement depuis Buffer pour préciser la localisation et les personnes présentes sur le post. Enfin, s’il en faut plus pour vous convaincre, n’hésitez pas à profiter de la période d’essai de 14 jours au Plan Essentials de Buffer.

Hootsuite, l'alternative pour prendre le contrôle de ses réseaux sociaux

Hootsuite

Pour aller au-delà de la simple animation des réseaux sociaux, Hootsuite est l’outil de gestion qu’il vous faut. En plus de Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn et Pinterest, il permet également de gérer sa page YouTube et de communiquer avec sa communauté sur la plateforme vidéo. Beaucoup moins abordable que Buffer (comptez au minimum 40 euros d’abonnement par mois), il permet d’aller plus loin que ce dernier.

C’est notamment le cas grâce à son tableau de bord extrêmement complet, et personnalisable. Il permet d’accéder à son fil d’actualité, mais aussi à ses mentions et à ses messages privés. En un coup d'œil, vous voyez donc les mises à jour de vos concurrents et des comptes que vous surveillez. Et vos échanges avec votre communauté sont facilités. De plus, Hootsuite met à votre disposition des tutoriels pour réussir sur les réseaux sociaux.

Hootsuite est un investissement conséquent, alors il peut être intéressant de tester avant de s’engager, grâce à sa période d’essai gratuit de 30 jours.

Slack, pour communiquer en interne

Slack

Plus pratiques que les emails et moins intrusives que les appels téléphoniques, les messageries instantanées améliorent grandement la communication interne des entreprises. Que ce soit entre collègues, entre services ou avec ses clients, elles permettent de travailler plus efficacement. Surtout quand elles s’intègrent dans un écosystème et qu’elles vont donc plus loin que le simple service de messagerie.

C’est notamment le cas avec la plateforme américaine Slack , dont le nom est un acronyme qui peut être traduit ainsi : “accessibilité à toutes les conversations et connaissances”. Hautement disponible, le service est déployé sous forme d’application mobile compatible avec les appareils iOS et Android. Mais aussi en logiciel bureau pour Windows, MacOS et Linux.

Enfin, la plateforme est également accessible depuis n’importe quel navigateur internet : il suffit de se connecter à son compte pour retrouver son espace de travail collaboratif avec son équipe, ses canaux de conversation, ses appels et ses messages privés.

Une messagerie bien organisée

Slack © slack

Intuitif et facile à prendre en main, le service Slack permet de communiquer très simplement avec son équipe, à travers des canaux où sont organisées les discussions en groupe. Les canaux permettent de séparer les conversations par sujet et par droits d’accès des utilisateurs. Par exemple par projet ou par type de tâche à réaliser. Il est possible d’aller encore plus loin et de créer des thread, ou fils de discussion, regroupés autour de messages spécifiques.

Cette fonctionnalité permet d’éviter d’encombrer un canal ou un espace de discussion privé en regroupant les réponses sous le message d’origine auquel elles sont liées. Au-delà de l’aspect communautaire de Slack, avec ses espaces de discussion en groupe, le service permet également des conversations privées entre deux utilisateurs. Et quand l’écrit ne suffit plus, Slack propose des appels audio et vidéo, entre deux collaborateurs ou en groupe.

Un outil de collaboration

Slack

En plus d’être un service de communication efficace, avec sa messagerie instantanée et ses fonctionnalités d’appels audio et vidéo, Slack est également un outil d’optimisation des flux de travail en entreprise. En effet, le service peut être connecté à plus de 2 200 services, tels que Google Drive, Office 365, etc. Le partage de fichiers entre les collaborateurs est d’ailleurs largement facilité puisqu’un document peut être partagé depuis son ordinateur, son mobile, ou bien directement depuis le service de stockage cloud de son choix, et ce, sans devoir basculer d’un onglet ou d’une fenêtre, à l’autre.

Et il permet l’automatisation de tâches quotidiennes, grâce à la mise en place de processus de demande standard. Par exemple : l'ajout d'un bot qui souhaite la bienvenue aux nouveaux arrivant sur le serveur, la mise en place de réunions régulières qui se lancent automatiquement, ou encore la création de formulaires spécifiques comme les demandes de congés. Il est possible de démarrer gratuitement avec Slack, sans limite de temps, puis de passer sur un abonnement mensuel payant lorsque ses fonctionnalités avancées deviennent indispensables.

Discord, l’alternative qui monte

Discord

Discord est un outil de VoIP et de messagerie instantanée conçu initialement pour les communautés de joueurs. Toutefois, le logiciel gratuit s’est diversifié avec le temps, et s’est propagé au point d’atteindre aujourd’hui certaines entreprises. Disponible sur PC Windows, Linux et MacOS, mais aussi sur mobile iOS et Android, ainsi que via tous les navigateurs internet, l’application est extrêmement facile d’accès.


De la même façon que Slack, il fonctionne par canaux au sein desquels un groupe de personnes avec les droits d’accès suffisants peut échanger à l’écrit, et de salon vocaux où ils peuvent échanger en audio ou en visio. Discord permet également le partage de fichiers dans ses salons, et son module de recherche interne est plutôt efficace pour retrouver un élément dans l’historique du serveur.

Trello, pour gérer ses projets

Trello

Trello est un outil de gestion de projet en ligne qui vous permet d’organiser vos tâches et de faciliter le travail en équipe afin de mener à bien vos missions. A travers son interface personnalisable, un simple coup d'œil vous apportera une vision globale de l’état de votre projet, des personnes assignées aux différentes tâches, ou encore de leur niveau d’avancement. Et ce, depuis n’importe où et n’importe quand.

En effet, le service Trello est hautement disponible, que ce soit à travers son application mobile pour les terminaux iOS et Android, ou par le biais de son application bureau compatible avec les systèmes d’exploitation Windows et MacOS. Enfin, la plateforme est également accessible depuis un navigateur internet, mais elle est particulièrement optimisée pour fonctionner avec Google Chrome, Mozilla Firefox, Edge et Safari.

Trello
  • Interface agréable
  • Grand nombres d'outils à intégrer

Trello est une solution de gestion de projets. Il s'inspire de la méthode Kanban popularisée par Toyota. Le service repose sur un système de cartes, très visuel, il saura séduire ceux que la gestion de projet horrifie.

Trello est une solution de gestion de projets. Il s'inspire de la méthode Kanban popularisée par Toyota. Le service repose sur un système de cartes, très visuel, il saura séduire ceux que la gestion de projet horrifie.

Des tableaux pour remplacer les post-it

Un tableau Trello se compose de deux éléments principaux : des cartes, qui correspondent aux différentes tâches à réaliser, et des listes dans lesquelles les cartes sont regroupées. Le modèle le plus connu est un tableau composé de trois listes : “à faire”, “en cours” et “terminé”. Evidemment, il ne s’agit que d’une option parmi de nombreuses possibilités. A vous de trouver la représentation qui conviendra le mieux à votre projet.

Quant aux cartes, elles se composent d’une multitude d’éléments. Tout d’abord un titre, puis une description de la mission, ainsi qu’un historique de toutes ses modifications. Ensuite, il est possible d’ajouter des éléments à la carte, comme une étiquette pour définir son statut, une pièce jointe, une date limite de réalisation ou encore une checklist à cocher, très pratique pour spécifier les sous-tâches d’une carte.

Il est à noter que Trello intègre Butler, un service qui permet d’automatiser certaines tâches fastidieuses de gestion du tableau, sans code. Il permet notamment de créer des boutons personnalisés pour mettre en place des processus, ou encore de dévoiler progressivement et dans l’ordre les prochaines dates limite aux collaborateurs. Enfin, les cartes peuvent être déplacées en glisser-déposer d’une liste à une autre, selon les besoins.

Des outils intégrés

Trello

Au sein d’un tableau de bord Trello, les collaborateurs peuvent discuter entre eux dans l’espace de commentaires de chaque carte. Ils peuvent également y attacher des fichiers. Toutefois, ces petites actions peuvent être largement améliorées par l’intégration d’outils externes. Trello peut donc se connecter à plusieurs services tiers afin d’optimiser le flux de travail des collaborateurs du projet.

On peut notamment souligner les intégrations de Google Drive et Dropbox, qui facilitent le partage de fichiers. Mais aussi celles de Slack pour la communication entre collègues, et de Evernote pour les aider à conserver leurs idées directement dans le tableau de bord du projet. Ou encore l’intégration de Confluence, pour la mise en place d’une base de connaissance et faciliter la collaboration autour de votre projet.

Trello dispose d’un Plan Gratuit qui permet d’explorer indéfiniment ses fonctionnalités standards. Et si vous avez besoin d’options supplémentaires, vous pouvez passer sur l’abonnement payant qui convient le mieux à vos projets, parmi les différents plans disponibles.

Asana, l'alternative pour un travail bien ordonné

Asana

Asana est un outil de tableau kanban au même titre que Trello. Il offre également une vue par listes et par cartes pour organiser les tâches et mener à bien son projet. Il propose également une vue Calendrier, afin de visualiser le projet dans le temps et identifier les possibles points de blocage. Asana permet aussi de bâtir son projet via la Chronologie, afin d’établir un diagramme de Gantt, en identifiant en amont du projet les conflits et dépendances, et ainsi tenir les délais imposés.

La plateforme Asana est disponible via les navigateurs internet et sur les mobiles iOS et Android. Elle dispose d’un Plan Gratuit très intéressant, mais limité à une équipe de 15 utilisateurs maximum. Au-delà, il faut adopter l’un des abonnements payants, facturés par utilisateur et par mois. A noter qu’il est également possible de tester les offres payantes Asana Premium ou Asana Business gratuitement pendant 30 jours.

Asana
  • Modèle gratuit suffisant pour les petites équipes
  • Tarifs accessibles
  • Intégration avec d'autres outils collaboratifs

Asana permet de créer des espaces de travail qui correspondent à autant de projets que vous souhaitez. Vous pouvez ensuite y ajouter des tâches et les attribuer aux membres de l'équipe avec un ordre de priorité et une date limite.

Asana permet de créer des espaces de travail qui correspondent à autant de projets que vous souhaitez. Vous pouvez ensuite y ajouter des tâches et les attribuer aux membres de l'équipe avec un ordre de priorité et une date limite.

Zoom, pour faire des visioconférences

Zoom

Zoom, de son nom complet Zoom Cloud Meetings , est un outil de visioconférence et le leader dans le domaine des solutions de réunion depuis cinq ans. Il est disponible pour les ordinateurs tournant sous les OS Windows, MacOS et Linux. Mais aussi sur les appareils mobiles via les applications compatibles avec iOS et Android. Enfin, le service peut également être utilisé directement depuis un navigateur web.

La plateforme a notamment connu un gain de popularité conséquent lors des confinements relatifs à la pandémie de Covid-19. Que ce soit auprès des entreprises, notamment dans le cadre du télétravail, ou bien auprès du grand public avec les fameux apéros virtuels, Zoom a su convaincre ses utilisateurs grâce à sa facilité d’utilisation et à son large panel de fonctionnalités. Et tout cela en étant disponible gratuitement, avec très peu de limites.

Les versions payantes de Zoom, facturées par mois et par licence, s’adressent aux grandes entreprises avec beaucoup d’utilisateurs potentiels de l’application - donc, pour des réunions à plus de 100 participants - ou alors aux sociétés qui ne veulent pas être soumises aux quelques contraintes de l’outils lors de leurs réunions en visioconférence.

Zoom
  • Fonctionnalités d'enregistrement
  • Beaucoup d'outils
  • Echanges cryptés de bout-en-bout...

Disponible gratuitement, ZOOM Cloud Meetings pour Windows est un outil permettant d'organiser des visioconférences et des réunions en ligne en toute simplicité. La version gratuite est bien avantageuse avec des réunions en HD vocal et vidéo, avec un maximum de 100 participants mais avec une restriction de 40 minutes pour les réunions avec plus de 3 personnes. À tester et à vivement recommander !

Disponible gratuitement, ZOOM Cloud Meetings pour Windows est un outil permettant d'organiser des visioconférences et des réunions en ligne en toute simplicité. La version gratuite est bien avantageuse avec des réunions en HD vocal et vidéo, avec un maximum de 100 participants mais avec une restriction de 40 minutes pour les réunions avec plus de 3 personnes. À tester et à vivement recommander !

Une version gratuite très complète

Dans sa version gratuite, Zoom Cloud Meetings permet des réunions en visio regroupant jusqu’à 100 personnes en simultanée. Toutefois, à partir de trois participants, la durée des réunions est limitée à 40 minutes. Mais le nombre de réunions n’est pas limité : il suffit donc de relancer une visioconférence. Dans ses versions payantes, l’outil supprime la limite de durée des réunions et permet la participation d’un maximum de 1 000 personnes.

Ce qui a également fait le succès de Zoom est que les réunions se déroulent en audio et vidéo HD, avec une suppression avancée des bruits de fond. Et bien sûr, les arrière-plans virtuels qui permettent de camoufler les éléments qui entourent l’utilisateur. D’ailleurs, l’outil propose également quelques réglages d’image pour améliorer la luminosité et réaliser quelques retouches, afin de parfaire son allure avant de démarrer la réunion.

Des outils pour collaborer efficacement

Zoom

L’application Zoom permet notamment de réaliser des sondages, de lever la main, de partager de la musique ou des vidéos, ainsi que des réactions. Pour les entreprises, les fonctionnalités suivantes prennent tout leur sens dans le cadre d’une réunion professionnelle. En effet, il est possible de partager son écran et de co-annoter une présentation. Les réunions peuvent également être enregistrées et sauvegardées, soit localement soit sur le cloud. Et Zoom peut se charger de générer une transcription automatique de la visioconférence.

Le démarrage des réunions peut également être automatisé. En synchronisant Zoom Cloud Meetings avec son système de calendrier, on peut programmer ou démarrer directement des réunions depuis Outlook, Gmail ou iCal. A noter que l’application propose le partage de fichiers et les discussions en groupe grâce à sa messagerie instantanée intégrée. Pour autant, Zoom peut également être utilisé pour passer des appels individuels, en face-à-face, qui sont limités à une durée de 30 heures maximum avec la version gratuite.

Meet, l’alternative par Google

Google Meet

Meet est désormais une alternative très intéressante à Zoom, dont Google s’est largement inspiré pour améliorer son service de visioconférence. Intégré à Google Workspace, l’outil de réunion en vidéo bénéficie de l’écosystème de Google et des nombreuses applications qui le compose, notamment pour le partage de fichiers et le travail collaboratif. Sobre et plutôt intuitif, Google Meet dispose également d’un espace de messagerie instantanée pour permettre aux participants de discuter entre eux pendant la réunion.

Facile d’accès, il suffit d’un navigateur web pour lancer une conversation vidéo. Google Meet peut également être utilisé par le biais des applications mobiles pour iOS et Android. L’invitation à une visioconférence peut se faire via un lien, afin d’ajouter des collaborateurs internes à la société ainsi que des prestataires externes, sans distinction. L’interface intègre un calendrier, avec les prochaines réunions programmées. Enfin, avec un compte Gmail gratuit, les visioconférences sont limitées à 60 minutes.

Google Meet
  • Intégration à l'écosystème Google
  • Simplicité d'utilisation

Google Meet est un outil solide et fiable pour discuter avec vos contacts en toutes situations.

Google Meet est un outil solide et fiable pour discuter avec vos contacts en toutes situations.

SEMrush, pour gérer son référencement

SEMrush

Disposer d’un site internet pour son entreprise et de quelques comptes sur les réseaux sociaux est important pour développer son activité. Néanmoins, s’ils sont mal conçus, mal utilisés ou mal optimisés, ces outils peuvent manquer leur objectif. Alors, vos articles et publications n’atteindront pas votre cible, et vous ne pourrez pas augmenter votre chiffre d’affaire. Et ce, même en investissant dans de la publicité en ligne.

C’est ici que la plateforme SEMrush intervient. Très complète et intégralement en français (parmi une multitude de langages disponibles), elle permet d’améliorer la visibilité de votre marque, de votre site web et de vos réseaux sociaux. L’application se scinde en deux utilisations complémentaires : des outils pour réaliser ponctuellement des audits et des analyses de votre domaine, et un pan “projet” pour un suivi sur le long terme.

SEMrush est accessible gratuitement sur navigateur web, mais ses fonctionnalités sont limitées. Pour profiter de tout son potentiel, il faut se tourner vers l’une de ses formules d’abonnements payantes. Avant de se lancer, l’outil propose une version d’essai de 7 jours gratuits.

Des outils d’analyses puissants

SEMrush

Quand on a un site internet, il est essentiel d’améliorer en premier lieu son référencement naturel. C’est-à-dire d’augmenter sa visibilité dans les résultats de recherche Google en optimisant simplement son architecture technique et son contenu. Notamment en misant sur l’utilisation de mots clés stratégiques, correspondants aux recherches des internautes. Pour cela, SEMrush propose des analyses ponctuelles et en temps réel sur votre trafic et l’état du SEO de vos différents domaines.

Il offre même un aperçu assez précis de l’écosystème concurrentiel autour de votre nom de domaine et des mots clés similaires. S’il permet de suivre et gérer assez simplement vos comptes sur les différents réseaux sociaux, son intérêt se trouve surtout dans son outil d’analyse des mots clés. En effet, SEMrush donne des idées de contenus à produire autour des mots clés stratégiques proches de votre domaine d’activité. De quoi améliorer encore plus votre visibilité sur le web, en alimentant votre cocon sémantique global.

Créer un projet pour suivre son site internet

SEMrush

Si vous souhaitez développer votre audience en ligne, vous aurez besoin de constater l’évolution de votre positionnement dans le temps, sur les thématiques qui vous concernent. Pour cela, il suffit de créer un Projet, afin de suivre vos campagnes de référencements sur le long terme. Cela passe alors par un nouveau tableau de bord à travers lequel vous pourrez voir les différents points stratégiques sur lesquels travailler pour améliorer votre positionnement sur le web.

Parmi la liste d’outils disponibles, le premier à lancer est certainement l’audit. Il permet de mesurer l’état de santé de votre site internet, de la rapidité de lancement et d’affichage des éléments, à la présence de pages en erreur, etc. Un site qui contient le moins d’erreur et d’alerte possible est automatiquement plus pertinent auprès des moteurs de recherche, c’est pourquoi ces corrections doivent être une priorité. D’autant que cela ne pourra qu’améliorer l’expérience des utilisateurs.

Chacun des scores présentés est expliqué avec notamment le détail des problèmes techniques rencontrés ainsi que des recommandations pour les corriger. Parmi la liste des nombreux autres outils, on peut également citer OnPage SEO Checker qui offre des conseils pour optimiser son référencement selon plusieurs catégories : la stratégie globale, la sémantique, les backlinks, etc. Et point très intéressant : il est possible de les exporter sous forme de tâches dans Trello.

Ahrefs, le serial crawler alternatif

Ahrefs

La plateforme Ahrefs regroupe également un ensemble d’outils pour améliorer votre référencement, et donc remonter votre position dans les résultats des moteurs de recherche. Intégralement payante, la solution Ahrefs propose une période d’essai de 7 jours également payante, à 7 dollars, qu’elle justifie par l’abondance de tutoriels en vidéo et de guides SEO qu’elle met à la disposition de ses actuels et futurs utilisateurs.

Ahrefs permet de réaliser un audit de votre site web pour optimiser son fond et sa forme. La plateforme propose également d’analyser les données de vos concurrents, mais aussi les mots clés les plus utilisés par votre cible, vos clients et vos prospects. Et bien sûr, vous pourrez suivre, à travers l’application, l’évolution de votre positionnement après la mise en place de vos correctifs et l’intégration de nouveaux contenus optimisés.

Modifié le 15/10/2021 à 16h14
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notolik
Super article, merci.<br /> Mais dommage de ne pas évoquer des solutions «&nbsp;libres&nbsp;» comme Mattermost/Jitsi et Kopano…
pagnelli
Bonjour Je gère ma PME et j’ai remplacé la liste de tous les outils que vous citez au-dessus dont les abonnements additionnés présentent plus de 250 € par mois … par un seul logiciel la suite CRM zoho one à 45€ qui permet aussi de créer son site internet enregistrer des paiements prendre des rendez-vous en ligne gérer sa comptabilité ses factures les devis et j’en passe c’est plus de 30 applications. l’outil est énorme! Tout est intégré la difficulté est un peu la prise en main pour un néophyte
Felaz
Cela tombe bien, nous avons prévu un test complet de la solution Zoho prochainement ^^
clockover
Attention à la dépendance après <br /> Mais oui dans l’absolu le tout SaaS est un choix dont il faut avoir conscience du coût réel (financier et perte de maitrise).
Blap
Pour le site web il y a les static web generator qui sont excellent et en general peuvent être hébergé totalement gratuitement. On peut se faire un site en quelques clics et sans compétences avec des templates de base dispo par exemple avec Gohugo et Netlify<br /> Possibilité de faire du ecommerce aussi meme si ca devient plus technique au niveau développement donc pas forcement adapté a tous les projets, mais au moins pas de problème de couts ni de sécurité et c’est beaucoup BEAUCOUP moins énergivore.
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