Outils de productivité

Problème d’écran à gérer, manque d’interaction avec les participants… Il n’est pas toujours évident de mener à bien une présentation Powerpoint lors d'une visio. L'outil « PowerPoint Live » présente quelques fonctionnalités pour vous faciliter la vie.

C’est un des atouts de Microsoft Teams, vous pouvez ajouter facilement des applications à vos canaux ou à vos conversations. De quoi donner un bon coup de pouce à vos projets.

Certaines conversations sur Microsoft Teams nécessitent de savoir rapidement quand le statut de l’interlocuteur passera sur « disponible ».

Comment savoir si votre interlocuteur a bien lu votre message envoyé sur Microsoft Teams ? Véritables sauveurs ou sales petits mouchards selon le point de vue, les confirmations de lecture font apparaitre un œil à côté du message pour indiquer qu’il a bien été lu. Notons que les confirmations de lecture n’apparaissent pas pour les personnes ayant désactivé cette fonctionnalité.

Vous pouvez vouloir récupérer rapidement un fichier dans une conversation de Microsoft Teams sur smartphone. Notons que par défaut, les fichiers sur smartphone dédiés aux conversations et aux canaux sont stockés sur OneDrive.

Haro sur les espions avec Microsoft Teams ! Pour les empêcher de nuire, il existe notamment le paramétrage des liens. Cette option vous permet de choisir à quelle personne vous donnez l’accès à un document et quelles prérogatives vous lui accordez.

Vous pouvez bien entendu partager des fichiers entre utilisateurs au sein des conversations. Cette manœuvre devrait être chose facile. Pourtant, il y existe quelques subtilités dans Teams qu’il faut mieux connaitre, que l'on soit émetteur ou récepteur d'un document.

Le téléphone ne pleure pas sur Teams ! La plateforme propose des options intéressantes liées aux messages vocaux. Vous pouvez démarrer un appel, le mettre en attente, le récupérer, le transférer, mais aussi utiliser la sonnerie simultanée ou la messagerie vocale.

La solitude ne sied pas trop aux utilisateurs de Teams ! Avec leur caractère privé notamment, les conversations sont en effet propices aux échanges de petits groupes.

Il n’y a pas que les réunions qui bénéficient du partage d’écran dans Microsoft Teams ! L’option existe également pour les conversations. Il suffit pour cela de discuter avec une ou plusieurs personnes.

Ne vous laissez pas envahir par vos comptes Teams ! Il se peut en effet que vous ayez plusieurs organisations inscrites sur votre compte. Notamment si vous avez reçu des invitations d’organisations ou d’entreprises extérieures.

Peut-être aimeriez-vous partager facilement votre gratitude à d’autres utilisateurs de Teams ? La plateforme propose en ce sens le partage de compliments. Objectif de cette option, selon le site de Microsoft : « se délecter des bonnes vibrations. »

Visez le tir groupé avec les balises de Microsoft Teams ! Celles-ci permettent en effet de placer dans une liste des utilisateurs selon leur rôle, leur compétence ou encore leur expertise. Le groupe de personnes ciblé sera ainsi aisément accessible.

Comment envoyer des contenus visuellement agréables sur Microsoft Teams ? Les Conversations de Teams proposent pour cela un traitement de texte relativement complet.

Promis, ce qui se passe dans les conversations reste dans les conversations ! Idéales pour les échanges en petit groupe, les conversations s'affichent uniquement pour les seules personnes y faisant partie.

Selon une récente expérience, la consommation des applications est en moyenne 12 fois plus importante quand on active une caméra. Alors, doit-on se passer de la caméra lors d’une visioconférence ?

Quelles personnes sont venues à la dernière réunion sur Microsoft Teams ? Combien de temps sont-elles restées ? Répondre à cela est relativement facile avec les rapports de présence, accessibles en quelques clics. Ils se téléchargent dans un fichier CSV pouvant s’ouvrir avec Excel. Sont affichés dans le document le résumé et le titre de la réunion, le nombre total de participants et les heures de début et de fin de celle-ci. Les noms des personnes sont aussi rattachés à un mail et à un rôle.

Le système de réunion de Teams offre une autre fonctionnalité intéressante : la transcription automatique des réunions. Pour mettre en place ce procédé, Microsoft se sert d’une bonne dose d’IA. Objectif : proposer une transcription à la volée des échanges vocaux.

Maintenant que vous savez gérer le partage d’écran lors d’une réunion sur Microsoft Teams, intéressons nous au tableau banc.

Contrairement à son concurrent Slack, Microsoft Teams propose le partage d'écran gratuitement. Voici comment le mettre en place.

Vous réalisez une réunion avec un grand nombre de participants, par exemple un webinar, et vous n’arrivez pas à gérer la pluralité des discussions ?

Trouvez-vous qu’il n’est pas facile de ressentir l’esprit d’équipe lors d’un appel vidéo ? Pour pallier cela, Microsoft Teams permet de créer des réunions en mode « Ensemble ». Cette fonctionnalité offre la possibilité de réunir tous les participants dans un même endroit, bien évidemment virtuel. Jusqu’à 49 personnes peuvent prendre place dans ce décor numérique. L’objectif affiché par la firme de Redmond est de connecter davantage les collaborateurs, réduire leur fatigue et les engager encore plus.

Si vous êtes sur votre ordinateur de bureau ou votre smartphone et que vous vous demandez comment rejoindre la réunion sur Teams, pas de panique. Voici un petit guide pour vous conseiller.

Il n’est pas toujours possible de planifier des réunions sur son ordinateur de bureau. Vous pouvez par exemple être loin de chez vous et avoir besoin d’effectuer cette action pour contacter d’autres personnes.

Quels sont les canaux les plus importants qui méritent d’être en haut du flux ? Quelles équipes sont moins essentielles et doivent être rétrogradées ? Avec la multiplication des équipes et surtout des canaux, vous risquez d’avoir peut-être quelques problèmes pour mener à bien tous vos projets.

Le nombre d'équipes peuvent augmenter rapidement dans Teams au fur et à mesure des projets. Mieux vaut savoir comment les administrer facilement pour ne pas être perdu.

Profitant de son intégration avec Microsoft 365, Microsoft Teams vous permet d’ouvrir directement des documents de la suite Office comme Word, Excel, PowerPoint, ou encore OneNote. Il facilite également le lien avec ces applications.

Microsoft Teams offre la possibilité de créer des équipes et des canaux. Pas forcément simples d’usage au premier abord, ceux-ci sont pourtant très utiles pour structurer votre communication. Rappelons qu’une équipe rassemble des utilisateurs, du contenu et des outils pour gérer un projet ou une activité à l’intérieur d’une organisation. Les canaux sont des sections spécifiques dans une équipe. Ils permettent de stocker des conversations.

Microsoft Teams étant une application de communication collaborative, vous risquez rapidement de recevoir une multitude de sollicitations.