Télétravail : notre sélection des meilleurs logiciels collaboratifs

Gabriel Manceau
Spécialiste Smartphone
23 mars 2020 à 11h31
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Que vous soyez ou non en télétravail, les outils collaboratifs en ligne ont complètement transformé notre manière de travailler. Il n'a jamais été aussi simple de partager un fichier, organiser une réunion ou gérer un projet depuis son ordinateur. Vos collègues et vos clients sont maintenant à portée de clic.

Les outils ne manquent pas, et ils sont même parfois trop nombreux pour s'y retrouver facilement dans un océan de logiciels et de fonctionnalités en tout genre. Pour ne pas perdre des heures à les chercher, nous avons sélectionné pour vous la crème des logiciels pour collaborer à distance de manière simple et efficace. Suivez le guide.

Smash, le transfert de fichier "à la française"

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On commence avec notre outil de transfert de fichiers favoris : Smash. Le service français est une excellente alternative au célèbre WeTransfer. Il se permet même de le surpasser sur certains points.

Extrêmement intuitive, l'interface est d'une simplicité déconcertante. Aucune inscription n'est nécessaire, et vous pouvez envoyer des fichiers sans limites de poids.

Une fois le fichier chargé, vous pouvez l'envoyer par courriel, comme vous le feriez sur votre boite mail, avec la possibilité de laisser un message. Il est également possible de partager votre fichier grâce à un lien de téléchargement ou via Slack en vous connectant au logiciel.

Vos fichiers sont hébergés en France et gardés pendant 14 jours. Smash assure que durant cette période, les fichiers sont cryptés, avant d'être détruits.

Cerise sur le gâteau, vous pouvez personnaliser le design de la page de téléchargement ainsi que le message d'attente.

Il est également possible de choisir le délai de validité du téléchargement, d'y mettre un mot de passe, de désactiver la prévisualisation des fichiers ou la réception d'une notification à chaque téléchargement.

En plus de la version web, Smash a également développé son application sur Android et iOS.

La version payante (10€ par mois ou 60€ par an) propose quant à elle une file d'attente prioritaire pour les fichiers de plus de 2 Go, et des fichiers disponibles pendant 365 jours

Bref, un service plus que complet que l'on vous recommande chaudement et dont vous pouvez retrouver notre prise en main ici.



Asana : travail bien ordonné

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Créé en 2011 par le cofondateur de Facebook, Asana est un logiciel collaboratif de gestion de projets et de tâches. Aujourd'hui, le logiciel est une vraie référence dans son domaine.

Asana permet de créer des espaces de travail qui correspondent à autant de projets que vous souhaitez. Vous pouvez ensuite y ajouter des tâches et les attribuer aux membres de l'équipe avec un ordre de priorité et une date limite.

L'interface se veut très visuelle et l'intégration d'autres outils de travail comme Dropbox, Google Drive ou Zendesk facilite les échanges de documents entre collègues.

Tout est conçu pour favoriser le travail d'équipe, notamment grâce à la communication par chat et la réception de notifications spécifiques à chaque projet.

La création et la synchronisation de calendriers permettent également de définir clairement les échéances et de connaitre les disponibilités des collaborateurs.

La version gratuite vous permet de travailler en équipe jusqu'à 15 personnes. Vous devrez passer à la version payante à partir de 11€ par mois pour pouvoir travailler avec une plus grande équipe, avoir accès à la recherche avancée, à la création de rapports ou encore à la mise en place de jalons pour vos projets.

Asana est disponible en version web, mais également sur Android et iOS.



Trello : "t'as une tâche..."

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Trello est une alternative à Asana (et inversement). Le logiciel collaboratif se distingue par sa méthode de travail très visuelle et simple à prendre en main pour offrir une grande flexibilité dans l'agencement des projets et des tâches.

Optimisée pour la collaboration, son interface repose sur un système de “cartes” que vous pouvez déplacer d'une colonne à l'autre d'un simple “glisser-déposer” et dans lesquelles il est possible d'ajouter des listes de tâches et des dates limites.

La synchronisation à d'autres applications est également au cœur du fonctionnement de Trello. Appelés “power-ups”, ces intégrations avec des centaines d'applications comme Slack, Zapier, Google Drive, Salesforce, Zendesk, Mailchimp ou encore Twitter viennent grandement enrichir Trello.

Malheureusement, la version gratuite ne permet de synchroniser qu'un seul “power-up”. Il faudra ensuite passer à la version payante à 10 dollars par utilisateur et par mois pour profiter de l'intégration illimitée d'applications, d'un système de vote pour votre équipe, de la possibilité de créer des collections ou encore d'automatiser les flux de travail.

On apprécie Trello pour sa simplicité d'utilisation et ses nombreuses intégrations avec des logiciels tiers, mais on regrette ses options limitées pour la gestion de projets comme l'absence de vue par calendrier.

Des versions Android et iOS sont disponibles en plus de la version web.



ZOOM, une visio pour tous ?

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Ce logiciel de vidéoconférence et de réunions en ligne est une vraie référence sur le marché. Plus complet et plus stable que Skype, il permet de regrouper dans une seule “salle virtuelle” un très grand nombre de participants.

Zoom offre également la possibilité d'enregistrer la vidéo dans le cloud pour la visionner plus tard. Son intégration avec de nombreuses applications permet par exemple d'intégrer un lien vers une réunion en visioconférence directement dans votre agenda.

Les audioconférences sont également possibles si vous ne souhaitez pas ou ne pouvez pas utiliser la vidéo. Dans ce cas, Zoom propose une ligne VoIP pour passer des appels en illimité.

Des fonctionnalités de partage d'écran et de tableau blancs sont également proposées pour rendre les échanges toujours plus interactifs.

Zoom propose une version gratuite qui permet d'accueillir jusqu'à 100 participants, pendant une durée illimitée pour les réunions à deux personnes, et limitée à 40 minutes pour les réunions de groupe.

Si vous avez des besoins supérieurs, la version pro commence à 13,99€ par mois et par utilisateur et offre beaucoup plus d'options.

La solution se veut la plus simple d'accès possible, avec la possibilité de lancer ou de rejoindre une réunion depuis votre ordinateur, votre smartphone ou votre tablette.



Loom, facilitateur d'explications en ligne ?

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Loom est une application sur Mac, Windows et iOS qui permet d'enregistrer votre écran et/ou votre webcam pour partager facilement votre message en vidéo.

On a tous connu les longs messages textes pour décrire le plus précisément possible ce que l'on souhaite ou pour répondre à un client.

L'intérêt d'un outil comme Loom est de partager à vos interlocuteurs un message audio et vidéo de manière simple et efficace.

Quand on sait que l'on parle 6 à 7 fois plus rapidement que l'on écrit, on comprend rapidement le gain de temps que peut offrir un logiciel comme Loom.

Si vous devez faire un retour rapide à un collègue sur un document de travail, ou expliquer la manière de fonctionner d'un outil à un client, il n'y aura pas de moyen plus simple et compréhensible qu'un message vidéo.

Une fois lancé, vous devez donner l'autorisation à Loom d'accéder à votre webcam et votre micro. Vous pouvez ensuite choisir d'enregistrer votre écran + votre webcam pour que l'on voie votre visage dans le coin de l'image, ou simplement un des deux.

Une fois la vidéo enregistrée, vous pouvez changer le titre, la télécharger, la partager directement sur Facebook, Twitter ou Gmail, l'intégrer sur une page web ou tout simplement copier le lien pour le partager où vous voulez.

En version gratuite, vous pouvez enregistrer autant de vidéos que vous voulez, mais uniquement en 720p. La version pro à 5 dollars par mois offre une meilleure qualité et beaucoup plus d'options.

On adore cet outil.



G Suite, diablement efficace

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G Suite est le service d'outils collaboratifs de Google pour les entreprises. Il reprend les applications que l'on connait tous (Gmail, Google Agenda, Drive, Docs, etc.) mais y ajoute des fonctionnalités dédiées aux professionnelles.

Pour Gmail par exemple, il est possible de créer des adresses professionnelles @votreentreprise. Sur Google Agenda, vous pouvez partager plus facilement votre calendrier entre tous les collaborateurs. Sur Drive, vous pouvez profiter du stockage en illimité, etc.

Ce ne sont que quelques-unes des nombreuses fonctionnalités professionnelles offertes par G Suite.

Pour répondre aux besoins des entreprises, Google met en avant ses infrastructures sécurisées, garantissant la protection des données des utilisateurs et la sauvegarde automatique de tous les fichiers dans le cloud.

C'est d'ailleurs sur la partie “Sécurité et Gestion” que Google insiste pour mettre en avant ses forfaits allant de 5 à 23 euros par utilisateur et par mois.

La version la plus évoluée propose par exemple la gestion des utilisateurs, des appareils et des applications de manière individuelle ou encore l'intégration de Gmail dans les outils d'archivage tiers compatibles.

G Suite se positionne comme une alternative crédible à Microsoft Office 365 pour les petites et grandes entreprises.



Mindmeister, maître de la carte mentale

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Souvent, une idée est toujours plus simple à partager lorsqu'elle est clairement présentée de manière visuelle.

C'est ce que propose Mindmeister, un outil de cartographie mentale en ligne pour partager ses idées via le cloud. Parfait pour un brainstorming.

Une fois que vous avez créé votre carte mentale, vous pouvez la partager à vos collègues qui pourront collaborer en temps réel.

Texte, images, icônes ou diagrammes, il est possible de créer et de partager très simplement des visuels pour illustrer le plus clairement possible vos idées et les relier entre elles.

Une fois la carte crée, elle peut être transformée en diaporama dynamique pour passer d'un concept à l'autre dans l'ordre que vous aurez défini. Il est ensuite possible d'exporter ces diaporamas au format PNG pour les intégrer à votre site web.

La version gratuite permet de créer jusqu'à 3 cartes mentales et de collaborer en temps réel. Les versions supérieures vont de 5 à 12 euros par utilisateur et par mois.

Pour ce tarif, vous aurez accès à un nombre de cartes illimité, à la possibilité de joindre des images et d'exporter vos cartes vers plus d'applications comme Word et PowerPoint.

Que ce soit pour mettre de l'ordre dans vos idées, améliorer la mémorisation d'une présentation, favoriser la créativité ou faciliter la collaboration, Mindmeister est très bien pensé.



Dropbox Paper, l'espace de travail signé Dropbox

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“Paper” est un espace de travail collaboratif intégré à Dropbox. Il se présente sous la forme d'un simple document, mais se révèle extrêmement puissant pour créer, éditer et partager des documents avec ses collègues.

Jusque-là, rien d'incroyable. Mais Dropbox Paper se démarque par ses fonctionnalités riches et sa simplicité d'utilisation.

En plus du simple texte, il est possible d'insérer dans un même document des émojis, des images, des vidéos, des fichiers audios et tous types de documents par simple glisser-déposer, mais également créer des tableaux et des checklists en un clic.

Tous les documents multimédias peuvent également être écoutés ou visionnés directement depuis le document de travail.

Vous pouvez notifier un de vos collègues et laisser un commentaire sur une de ses notes, toujours au sein de la même page.

L'affichage des aperçus d'applications tierces comme Google Maps, Google Agenda, Pinterest, Soundcloud ou encore Vimeo est également très bien pensé et simple à utiliser.

Si vous intégrez une liste de tâches sur Paper, vous pouvez retrouver celle-ci rapidement depuis le menu latéral.

Enfin, si vous avez créé un beau document de travail qui fonctionne bien, vous avez la possibilité de l'enregistrer en tant que modèle pour le réutiliser plus tard.

Dropbox Paper est (pour l'instant) complètement gratuit.



Le mot de la fin

Merci à tous d'avoir parcouru cette sélection. J'espère qu'elle vous aidera à travailler efficacement à distance avec vos collègues dans le cadre du télétravail.

Toutes les applications que nous vous avons présentées ont l'avantage de proposer des versions gratuites qui peuvent être suffisantes pour un usage ponctuel, ou dans le cadre d'un travail avec de petites équipes.

Le plus difficile est souvent de trouver l'application qui correspond à ses besoins, et de prendre le temps de l'appréhender.

Ne tombez pas dans le piège fréquent qui consiste à chercher l'application parfaite capable de tout faire, elle n'existe pas.

Nous vous conseillons plutôt d'utiliser plusieurs applications spécialisées qui font autorité dans leur domaine.

N'hésitez pas à partager avec nous dans les commentaires les applications et logiciels dont vous ne pouvez pas vous passer pour collaborer à distance !
Modifié le 24/03/2020 à 08h14

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