Les meilleurs logiciels et apps de signature électronique

26 décembre 2021 à 10h00
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Depuis deux décennies, les entreprises de toutes tailles concluent de plus en plus de contrats par voie dématérialisée, la réglementation et les certifications cherchant à uniformiser cette pratique. Grâce aux services de signature électronique, cette tâche peut être réalisée en quelques clics et en conformité avec les exigences légales les plus avancées.

Le meilleur choix

PandaDoc

Le meilleur choix

  • Interface accessible
  • Chat intégré
  • Une vraie version mobile
Le plus complet

DocuSign

Le plus complet

  • Champs très diversifiés
  • Prise en main intuitive
  • Nombreux formats à l'importation
Le rapport qualité/prix

Docage

Le rapport qualité/prix

  • Tarification sur mesure
  • Gratuite sur le compte de base et l'API
  • Support personnalisé via TeamViewer

Plusieurs critères ont été passés au peigne fin pour réaliser ce comparatif. Si l'aspect légal des signatures émises par le logiciel a une importance cruciale, toutes les plateformes répondent aujourd'hui aux exigences sur ce point et leur différenciation se joue donc ailleurs. La prise en main du logiciel est ainsi essentielle, ainsi que l'ergonomie de l'app ou la version mobile. Les fonctionnalités, plus ou moins utiles, diffèrent grandement d'un service à l'autre. Nous avons également pris en compte la question des intégrations avec d'autres applications, et bien sûr le prix.

Signature électronique

Word et les logiciels de traitement de texte ne sont cependant pas suffisants pour des usages d'entreprise et de nombreux travailleurs indépendants. Pour eux, il faudra plutôt recourir à un logiciel professionnel comme ceux présentés ci-dessous.

1. PandaDoc : la formule à l'américaine

PandaDoc
  • Interface accessible
  • Chat intégré
  • Une vraie version mobile
La formule à l'américaine

PandaDoc web est facile à utiliser, intuitif et riche en fonctionnalités. Le chat intégré est à saluer, tout comme la version mobile, qui dispose de fonctions plus développées que chez de nombreux concurrents. PandaDoc a une offre gratuite, ce qui en fait un client de choix pour les auto-entrepreneurs qui démarrent. Seuls quelques (rares) défauts défauts de conversion observés sur certains fichiers viennent assombrir ce tableau.

La formule à l'américaine

PandaDoc web est facile à utiliser, intuitif et riche en fonctionnalités. Le chat intégré est à saluer, tout comme la version mobile, qui dispose de fonctions plus développées que chez de nombreux concurrents. PandaDoc a une offre gratuite, ce qui en fait un client de choix pour les auto-entrepreneurs qui démarrent. Seuls quelques (rares) défauts défauts de conversion observés sur certains fichiers viennent assombrir ce tableau.

Dans le domaine de la signature électronique, l'Américain PandaDoc convainc aussi bien sur PC que sur mobiles. C'est cette polyvalence qui lui donne la première place de notre classement. L'enseigne ajoute à cela une formule gratuite et d'autres tarifs avantageux.

PandaDoc : de bons tarifs et une interface responsive

PandaDoc se présente sous la forme d'une application web. Intuitive, son interface adopte un design en tuiles qui n'est pas sans rappeler celui de Windows 8. Les étapes d'importation et de modification d'un document se font sans difficulté, tandis que les champs disponibles sont diversifiés. Seul bémol : certaines conversions de documents .docx ne sont pas exemptes de défauts.

Cette interface est disponible en plusieurs langues et elle s'adapte bien aux smartphones et tablettes. La version mobile de PandaDoc conserve l'ajout des quatre champs les plus répandus, les templates et ajoute la possibilité d'utiliser l'appareil photo pour importer des fichiers. Pour se démarquer, PandaDoc dispose aussi d'une timeline aidant au suivi des modifications et d'une assistance fournie. Le service permet d'obtenir des signatures électroniques avancées, mais pas qualifiées : le programme convient donc pour les transactions les plus courantes mais pourrait ne pas convenir aux plus sensibles d'entre elles.

Outre la polyvalence de la version mobile, les prix constituent l'autre grand avantage de PandaDoc. La version gratuite est suffisamment généreuse pour attirer la plupart des freelances et petites entreprises. Les tarifs sont abordables, avec un prix d'entrée autour de 16 €.

2. DocuSign : le plus complet

DocuSign
  • Champs très diversifiés
  • Prise en main intuitive
  • Nombreux formats à l'importation
Le plus complet

Une interface complète mais très simple à prendre en main pourrait faire de DocuSign une solution en ligne parfaite, tous publics confondus. Les particuliers et petits entrepreneurs n'ont pas droit à une version gratuite, mais profitent sur l'abonnement le plus simple d'un prix sous la barre des 10 €/mois. On note quelques fonctionnalités optionnelles utiles du côté de la version mobile, ergonomique et bien pensée.

Le plus complet

Une interface complète mais très simple à prendre en main pourrait faire de DocuSign une solution en ligne parfaite, tous publics confondus. Les particuliers et petits entrepreneurs n'ont pas droit à une version gratuite, mais profitent sur l'abonnement le plus simple d'un prix sous la barre des 10 €/mois. On note quelques fonctionnalités optionnelles utiles du côté de la version mobile, ergonomique et bien pensée.

DocuSign revendique quelque 200 millions d'utilisateurs. Si toutes ces personnes ne sont pas nécessairement actives, le logiciel fait incontestablement partie des poids lourds du marché. DocuSign profite d'une interface intuitive et portée avec soin sur mobile, en plus de proposer des signatures qualifiées et de riches possibilités d'édition.

DocuSign, l'édition jusque dans le détail

La version pour ordinateur présente une interface facile à prendre en main, sans réel défaut. Saluons la prise en charge de nombreux formats, dont le .pdf et le .xlsx. DocuSign permet d'importer un fichier depuis l'ordinateur ou depuis des applications comme Dropbox ou Google Drive. Côté édition, on trouve une foule de champs différents, dont certains répondent à des besoins très spécifiques. L'ajout de dessins, de formules mathématiques et même de ratures sont autant d'options utiles.

Les mêmes soucis de simplicité et d'exhaustivité se poursuivent sur l'app mobile, qui dispose de fonctionnalités spécifiques. L'application est ainsi capable de reconnaître un document et son contenu grâce au capteur de l'appareil photo. La génération de signature par le tactile existe mais ne convainc pas. On apprécie de pouvoir partager des fichiers via des logiciels de messagerie comme WhatsApp ou Skype.

DocuSign ajoute parmi ses fonctionnalités une gestion simplifiée de contacts multiples : les destinataires n'ont pas besoin de l'application pour signer et accèdent aux documents via un code de sécurité. Côté juridique, DocuSign affirme être en mesure d'émettre des signatures qualifiées, les plus sécurisées de toutes.

Les abonnements s'accompagnent tous de 30 jours d'essai gratuit, et on trouve une version gratuite permettant juste de signer des documents. Le premier tarif à 9 €/mois est très abordable, mais est particulièrement limité. Ses 5 envois maximum par mois risquent de ne pas suffire à la plupart des usages. Dès lors que l'on aura besoin de plus de 5 utilisateurs, il faudra demander un tarif sur mesure. Cette grille tarifaire destine plutôt DocuSign à des PME.

3. Docage : l'offre sur mesure

Docage
  • Tarification sur mesure
  • Gratuite sur le compte de base et l'API
  • Support personnalisé via TeamViewer
L'offre sur mesure

Etant donné ses tarifs sur mesure, Docage est une solution à double tranchant. Selon les besoins, elle peut être très onéreuse ou au contraire apporter de belles économies par rapport à la concurrence. Dans tous les cas, l'API gratuite consolide son attractivité. En contrepartie, il faudra s'habituer à une interface complète mais moins intuitive que la moyenne, et se passer de tout équivalent sur mobile. On apprécie les intégrations avec Zapier, qui démultiplient les possibilités d'usage.

L'offre sur mesure

Etant donné ses tarifs sur mesure, Docage est une solution à double tranchant. Selon les besoins, elle peut être très onéreuse ou au contraire apporter de belles économies par rapport à la concurrence. Dans tous les cas, l'API gratuite consolide son attractivité. En contrepartie, il faudra s'habituer à une interface complète mais moins intuitive que la moyenne, et se passer de tout équivalent sur mobile. On apprécie les intégrations avec Zapier, qui démultiplient les possibilités d'usage.

Docage fait partie des challengers. Pour rebattre les cartes de son domaine d'activité, l'application s'appuie sur une assistance à toute épreuve et des tarifs calculés sur mesure. La promesse peut-être de payer un prix plus juste, mais qui souffre de l'absence d'une véritable application web.

Docage, au top sur l'assistance mais sans app mobile

Docage est basé sur une application web à utiliser directement dans son navigateur et propose un fonctionnement par onglets, une méthode de travail peu courante et qui favorise le traitement de plusieurs documents simultanément. Un brin moins accessible que d'autres, elle comprend des champs dynamiques difficiles à appréhender sans passer par la case documentation (qui est très fournie).

Docage n'a pas prévu d'application dédiée aux terminaux mobiles, et l'application web n'est pas correctement responsive. Il en résulte une interface illisible et inutilisable sur smartphone. Notons cependant l'existence de Docage Signature, qui permet de faire signer un document via un SMS.

Une grande force de Docage se situe dans son assistance, qui repose sur le logiciel de contrôle à distance TeamViewer. La société met aussi en avant la compatibilité avec Zapier, qui permet d'exécuter des tâches dans des programmes fréquemment utilisés comme Google Drive, Slack ou Wordpress. Sur l'aspect juridique, Docage est conforme à l'indispensable réglement eIDAS. Il peut émettre des signatures simples et avancées, et affirme pouvoir réaliser des signatures qualifiées.

La solution gratuite de Docage est trop limitée pour répondre à de réels besoins. Sur les versions payantes, le nombre d'utilisateurs est limité à 5, ce qui bridera les grandes entreprises. En ce sens, Docage est plutôt une solution destinée aux PME.

4. Adobe Sign : la valeur sûre

Adobe Sign
  • Facile à prendre en main
  • Fonctionnalités de numérisation mobile
  • Calques de champs
La valeur sure

Adobe Sign et sa version mobile Fill & Sign sont à l'image des autres applications de la société : efficaces et complets. Sur la version mobile, la reconnaissance des documents séduira certains publics, plus que la création de signature à l'aide d'un écran tactile. Outre l'absence d'une solution gratuite pour les petits entrepreneurs, il est dommage de ne pas proposer d'aperçu sur une API signée par la marque. Adobe Sign s'adresse visiblement davantage à des entreprises d'une certaine taille.

La valeur sure

Adobe Sign et sa version mobile Fill & Sign sont à l'image des autres applications de la société : efficaces et complets. Sur la version mobile, la reconnaissance des documents séduira certains publics, plus que la création de signature à l'aide d'un écran tactile. Outre l'absence d'une solution gratuite pour les petits entrepreneurs, il est dommage de ne pas proposer d'aperçu sur une API signée par la marque. Adobe Sign s'adresse visiblement davantage à des entreprises d'une certaine taille.

On ne présente plus la suite Adobe et ses multiples logiciels à la fiabilité reconnue. Adobe Sign est son programme dédié à la signature électronique, complété par son penchant mobile Fill & Sign. Tous deux sont de dignes représentants de la firme, avec un potentiel solide grevé par des tarifs un peu élevés.

Adobe Sign et Adobe Fill & Sign, deux applications pour des usages nomades

Sur ordinateur, Adobe Sign conserve une grande simplicité. L'un des avantages à retenir est la compatibilité du logiciel avec une foule de formats, notamment le .ppt et le .txt. Pour les entreprises ou les utilisateurs chevronnés qui cherchent des possibilités de personnalisation, ce logiciel pourrait être insuffisant en raison du manque d'éléments complexes tels que des champs dynamiques. En revanche, Adobe Sign comprend des calques de champs de formulaire qui permettent de reproduire une série de champs d'un document à l'autre. Une idée précieuse, qui promet un solide gain de temps aux grandes entreprises.

Le logiciel est en conformité avec l'eIDAS européen et avec l'UETA américain. Adobe Sign peut émettre des signatures avancées, mais cette option est seulement incluse dans le pack Business et Entreprises, dont le prix est calculé sur mesure. Adobe affirme que sa solution peut créer des signatures qualifiées.

La version mobile Fill & Sign est compatible Android et iOS, et intègre directement Adobe Scan, qui permet de reconnaître les bords et le contenu des documents. Les options de personnalisation sont assez nombreuses pour une version mobile.

La tarification d'Adobe Sign est l'un de ses points faibles. Les 11,99 €/mois de son PDF Pack semblent attrayants, mais celui-ci se contente de quelques fonctions basiques de visualisation et de signature. Il faudra opter pour l'Acrobat Pro DC, à 17,99 €/mois, pour trouver de réelles fonctions d'édition. Les signatures avancées nécessitent la version Business et Entreprise, à laquelle il faut ajouter une option payante supplémentaire.

5. HelloSign : l'alternative sauce Dropbox

HelloSign
  • Vraie version gratuite
  • Interface claire sur ordinateur
  • Possibilités d'intégration
L'alternative signée Dropbox

HelloSign propose une version gratuite agréable à utiliser. Le programme est aussi facile à prendre en main que sa marque mère Dropbox. Sa version gratuite est assez limitée avec peu d'envois possibles chaque mois, mais on peut apprécier l'accès gratuit à de réelles fonctionnalités. On prendra garde aux signatures qualifiées, dont l'option peut faire grimper la facture. Il vaut mieux aussi éviter de compter sur la version mobile de l'application web.

L'alternative signée Dropbox

HelloSign propose une version gratuite agréable à utiliser. Le programme est aussi facile à prendre en main que sa marque mère Dropbox. Sa version gratuite est assez limitée avec peu d'envois possibles chaque mois, mais on peut apprécier l'accès gratuit à de réelles fonctionnalités. On prendra garde aux signatures qualifiées, dont l'option peut faire grimper la facture. Il vaut mieux aussi éviter de compter sur la version mobile de l'application web.

Si vous avez aimé Dropbox, vous devriez appréciez HelloSign, une application web conçue par la même société et faisant partie d'une suite bureautique. Au menu pour HelloSign : une solution gratuite très limitée, une prise en main très simple et quelques fonctionnalités appréciables.

HelloSign, une idée dans la même veine que Dropbox

Sur ordinateur, l'application web reprend le principe d'un workflow continuellement affiché en haut de l'écran, ce qui permet de suivre les étapes de l'envoi, de l'import et de la modification des documents jusqu'à leur expédition. Le tout est entièrement guidé, ce qui fait gagner un temps précieux. La version gratuite offre des possibilités de modification suffisantes pour les petites entreprises.

Si vous recherchez une solution qui soit également accessible sur mobile, HelloSign n'est pas le meilleur service pour vous. Le logiciel reste théoriquement accessible sur un smartphone ou une tablette, mais son interface ne s'adapte pas au support choisi. Parmi les autres bonnes idées de HelloSign, l'application web permet de mettre en place une hiérarchie des utilisateurs et les intégrations sont suffisamment nombreuses pour autoriser une connexion avec presque n'importe quel logiciel utile aux sociétés.

HelloSign est conforme à l'eIDAS et au RGPD européens, mais aussi à l'eSIGN Act valable outre-Atlantique. Outre les signatures simples et avancées, HelloSign est en mesure d'émettre des signatures qualifiées. Réservées au forfait le plus élevé, elles demandent une option payante supplémentaire.

Sur la question des abonnements, HelloSign offre une version gratuite appréciable. Malheureusement, ses 3 envois mensuels ne suffiront probablement pas. La version supérieure, tarifée à quelque 13 €/mois, est limitée à un seul utilisateur. Des forfaits spécifiques sont dédiés à l'API, mais son SDK est disponible librement, ce qui permet de la tester avant achat.

6. YouSign : le plus Frenchy

YouSign
  • Clarté de l'interface
  • Hiérarchisation des utilisateurs poussée
  • Prix d'entrée sous les 10 €/mois
La solution made in France

L'interface de YouSign est simple à utiliser. Les fonctionnalités comprennent de bonnes idées et couvrent l'essentiel des besoins même sur la version basique. Les tarifs sont dans la norme du secteur. Il ne faudra pas demander une personnalisation trop pointue des documents sur la version la plus simple. Sur téléphone, l'édition manque mais conserve une interface claire et facile d'accès.

La solution made in France

L'interface de YouSign est simple à utiliser. Les fonctionnalités comprennent de bonnes idées et couvrent l'essentiel des besoins même sur la version basique. Les tarifs sont dans la norme du secteur. Il ne faudra pas demander une personnalisation trop pointue des documents sur la version la plus simple. Sur téléphone, l'édition manque mais conserve une interface claire et facile d'accès.

Ateur français de la signature électronique, YouSign ne s'adresse pas seulement aux sociétés présentes dans l'Hexagone. Son application présente de réels atouts, notamment un nombre d'utilisateurs plus généreux et une version mobile restée claire malgré des fonctionnalités en retrait.

YouSign, la signature électronique aux bonnes idées

S'il est français, notons que l'interface de YouSign s'adresse aux professionnels européens. Son utilisation est simplissime, même pour un néophyte. En contrepartie, l'un des principaux défauts réside dans le seul format disponible à l'importation : le PDF. Il faudra délaisser les formats textes ou images. Les champs disponibles, sont plutôt peu nombreux, mais devraient répondre à l'essentiel des besoins. Sur mobile, l'application a au moins le mérite d'être honnête : plutôt que de proposer une interface rognée et inutilisable, elle détecte le support et indique lorsqu'une fonctionnalité n'est pas disponible. C'est le cas pour l'édition de documents, on réservé donc l'utilisation de l'app à de la visualisation. YouSign offre l'authentification et la signature par SMS.

Les fonctionnalités notables concernent la gestion des utilisateurs. YouSign comprend un rôle d'approbateur, une sorte d'administrateur devant autoriser l'envoi des documents, ainsi qu'un système de hiérarchie. Le programme compte également un suivi des documents ayant expiré et un système de templates (à créer soi-même). L'ANSSI qualifie YouSign de prestataire de confiance. L'enseigne respecte le règlement européen eIDAS et dit être en conformité avec le RGPD : les données sont chiffrées et stockées en Europe. Côté prestations, YouSign offre des signatures simples et avancées. Pour les signatures qualifiées, YouSign dispose d'un certificat de création en la matière mais ne le met pas en avant dans ses abonnements.

Les tarifs de YouSign sont dans la moyenne du secteur, avec un prix de départ à 9 €/mois, puis 25 € et 40 €/utilisateur/mois. Les formules Plus et Pro peuvent recevoir davantage d'utilisateurs (10 pour l'abonnement Plus, puis illimité pour le Pro). Toutes les formules peuvent être mises à l'essai gratuitement (exception faite de l'offre sur mesure), y compris celle relative à l'API.

Microsoft Word : l'option pour l'usage occasionnel des particuliers

Si votre besoin porte sur un simple « copier/coller » occasionnel de votre signature sur un document Word, sans aucune exigence en termes de réglementation ou de certification légale, Microsoft Word pourra probablement vous suffire. Après avoir scanné votre signature, vous pouvez ouvrir le logiciel et vous rendre dans l'onglet « Insertion » puis « Images », et apposer votre scan. Simple et rapide pour signer un document peu important ou sans enjeu juridique spécifique, cette option ne sera cependant pas suffisante si vous cherchez quelque chose d'avancé ou sophistiqué… ou même de beau.

Comment bien choisir son logiciel de signature électronique ?

Pourquoi opter pour la signature électronique ?

Fruit d'une démocratisation galopante des usages numériques et d'une dématérialisation omniprésente, la législation européenne a commencé à reconnaître la valeur légale des signatures électroniques au tournant de l'an 2000. Presque tous les documents de la vie courante requérant une signature peuvent être concernés : une lettre de motivation, un acte d'achat immobilier, un contrat d'assurance-vie…

Toutefois, pour qu'une signature électronique puisse effectivement être acceptée, elle se doit de répondre à des exigences. La numérisation permettant d'imiter plus facilement cette trace caractéristique d'une personne, il a fallu mettre en place des dispositifs de vérification attestant de l'identité de l'émetteur.

Règlementation de la signature électronique : comment s'y retrouver ?

En France, deux organismes se chargent de fixer le cadre entourant ces signatures. Le premier est déjà bien connu : c'est la CNIL, qui joue un rôle d'alerte et d'information. Le contrôle des logiciels émettant des signatures électroniques revient davantage à l'ANSSI. Depuis sa création en 2009, celle-ci réalise une liste de ce qu'elle nomme des prestataires de service de confiance, qui répondent aux exigences de la réglementation en vigueur, et en particulier au règlement eIDAS.

Que dit cet eIDAS ? L'Electronic IDentification And Trust Services ne concerne pas seulement la signature électronique, mais tous les moyens d'identification numérique. Mais pour la signature électronique en particulier, il couvre :

  • L'authentification des signataires
  • Les signatures et les sceaux de signature (propres aux personnes morales).
  • Les recommandés électroniques
  • L'horodatage

Le réglement eIDAS est valable dans l'ensemble de l'Union européenne. Dans le reste du monde, on retiendra avant toute chose l'eSIGN Act, qui régule les transactions des entreprises américaines.

Enfin, la signature électronique étant un domaine potentiellement sensible, il faut attacher une importance spécifique à la confidentialité et à la protection des données. En France, le RGPD fait désormais figure de référence, mais les sociétés étrangères ne sont pas astreintes à ce règlement.

Choisir un service de signature électronique fiable et sécurisé

La plupart des logiciels proposés dans notre comparatif sont conformes au règlement eIDAS. Les logiciels disponibles peuvent émettre trois types de signature électronique : simple, avancée et qualifiée. Elles correspondent en fait au niveau d'identification du signataire. Le choix de l'une ou l'autre se fera selon la nature et l'importance des transactions envisagées.

En règle général, ces logiciels se contenteront des deux premières. La signature simple garantit l'identité du signataire, tandis que la signature électronique avancée renforce ce dispositif en répondant à des exigences définies dans l'eIDAS. Ces deux signatures sont les plus souvent utilisées, car elles conviennent à tous les contrats où le risque de litige est faible.

Dès lors que la transaction contient des informations sensibles ou que les sommes en jeu sont importantes, les entreprises font appel à la signature qualifiée. Celle-ci est moins utilisée parce qu'elle nécessite un périphérique sécurisé appelé QSCD. Géré par le prestataire de confiance, c'est ce périphérique qui contiendra le certificat d'authentification de l'identité du signataire.

Benoît Théry

Je veux tout savoir, et même le reste. Je me passionne pour le digital painting, la 3D, la plongée, l'artisanat, les fêtes médiévales... Du coup, j'ai toujours des apprentissages sur le feu. Actuellem...

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promeneur001
Sous Linux vous avez LibreOffice et Okular (pdf et autres) qui intègrent la signature électronique.
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