Signature électronique : quels logiciels et applications choisir ?

Chloé Claessens
Spécialiste logiciels
30 septembre 2020 à 12h12
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Avec la dématérialisation et le développement du télétravail, nombre de pratiques professionnelles ont été amenées à évoluer. C’est notamment le cas de la signature numérique qui, grâce à de nombreuses règlementations internationales, conserve le caractère juridiquement légal de la signature manuscrite. Toutefois, toutes les solutions de signature électroniques n’offrent pas les mêmes garanties. On vous explique comment choisir le logiciel ou l’application adéquats.

Encore récemment, seule la signature manuscrite revêtait un caractère officiel, authentique et irrévocable. En effet, au regard des critères permettant de valider la conformité et la valeur légale d’un document signé, un tel procédé devait à la fois prouver l’identité du ou des signataires tout en certifiant l’intégrité du document (le document n’a pas été modifié entre le moment où l’auteur l’a signé et le moment où le signataire en a pris connaissance). On comprend dès lors dans quelles mesures il pouvait sembler compliqué de signer numériquement et à distance un document tout en conservant les propriétés d’identification et d’intégrité susmentionnées.

Il faudra attendre le début des années 2000 pour voir apparaître les premières lois conférant à la signature électronique une valeur légale reconnue. Il va de soi que chaque règlementation varie d’un pays à un autre. À ce titre, le contrat signé électroniquement doit définir les lois qui lui sont applicables, qu’il lie des parties résidant dans un même État ou dans des pays différents.

Entré en application en 2016, le règlement eIDAS (electronic IDentification Authentication and trust Services) fixe les normes et encadre la valeur légale de la signature électronique au sein de l’Union européenne. Il définit également trois types de signatures en fonction du niveau de sécurité requis :

  • La signature électronique simple : fiabilité faible, établit un lien notionnel entre deux entités. Il peut s’agir d’un nom à la fin d’un mail ou d’une signature manuscrite numérisée. Bien qu’engageante, sa valeur juridique est contestable puisqu’il n’existe pas de moyen de vérifier officiellement l’identité du signataire.
  • La signature électronique avancée : fiabilité élevée, nécessite le recours à des certificats permettant de garantir l’intégrité du document, l’identité du / des signataires et la non-répudiation de la signature.
  • La signature électronique qualifiée : fiabilité forte, repose sur des contraintes règlementaires concernant la vérification de l’identité du signataire et la protection de la clé de signature. Un tel niveau de sécurité octroie à ce type de signature la même valeur qu’une signature manuscrite en présentiel.

En France, les textes officiels confèrent à la signature numérique la même valeur légale que la signature manuscrite. Depuis 2010, le Référentiel général de sécurité (RGS) définit le cadre règlementaire permettant de garantir la confiance dans les échanges entre les autorités administratives et les citoyens. Pour résumer, il s’agit d’une sécurité supplémentaire permettant de garantir les caractères authentique et infalsifiable de la signature comme du document (certificat, horodatage).

Armé de toutes ces précisions, vers quel outil de signature numérique se tourner ? Car, on l’aura compris, on ne signe pas de la même manière un devis, un compromis de vente immobilier et un contrat de cession de fonds de commerce.

Parce qu’il s’agit d’un mode de signature spécifique, réservé à un certain type de professions (avocats, notaires, huissiers de justice, etc.) et nécessitant systématiquement la présence physique du / des signataires (ou une rencontre physique ayant eu lieu au cours des dix dernières années), nous n’aborderons pas les logiciels et applications exclusivement dédiés à la signature électronique avancée.

En revanche, en tant que particulier, (micro)entrepreneur ou responsable du service RH d’une grande entreprise, il est aussi intéressant de se pencher sur les solutions de signature électronique simple que sur les outils de signature électronique en fonction de la nature des documents signés.

Les outils de signature numérique simple

Microsoft Word

Microsoft Word embarque un module de signature simple sur Windows et macOS. Bien qu’artisanale, la manipulation permet de sauvegarder et d’apposer rapidement son cachet sur des documents peu règlementés. Il suffit de cliquer sur Insertion > Images > Sur cet appareil, puis de sélectionner sa signature préalablement numérisée.

Une fois l’image insérée, on la légende éventuellement de son nom et de son prénom, on sélectionne l’ensemble, on clique sur Insertion > QuickPart > Insertion automatique > Enregistrer la sélection dans la galerie d’insertion automatique. À l’avenir, il suffira à nouveau de cliquer sur QuickPart > Insertion automatique, puis de sélectionner la signature enregistrée pour l’apposer à l’endroit où se trouve le curseur.

Microsoft Word permet éventuellement d’émarger un document à l’aide d’une signature avancée. Toujours dans l’onglet Insertion, il faut cette fois-ci sélectionner Signature, puis remplir les champs dans la boîte de dialogue qui s’affiche. Le bloc de signature apparaît sur la page en cours. En cliquant dessus, il est possible d’y associer un certificat payant qui attestera de son authenticité et de celle du document.

Adobe Fill & Sign

En parallèle de son logiciel phare – et payant – Acrobat DC, Adobe a pensé une solution d’émargement numérique gratuite avec Adobe Fill & Sign. Disponible sur Android et iOS, l’application gère les tracés à main levée, facilitant les paraphes et signatures des documents non règlementés. Par souci de confort et de rapidité, chaque utilisateur dispose de deux emplacements de sauvegarde consacrés à une signature et des initiales. Une fois enregistrés dans l’appli, les tracés peuvent instantanément être apposés et redimensionnés.

Sans surprise, Adobe Fill & Sign est compatible avec n’importe quel document PDF. Mieux encore, l’application génère des PDF à partir d’une ou plusieurs images de la galerie. Un module de scan permet par ailleurs de numériser des documents physiques en vue de les signer numériquement. Dans tous les cas, un bouton de partage autorise l’utilisateur à envoyer son fichier signé via les traditionnels canaux de communication (email, réseaux sociaux, messageries instantanées, espaces de stockage en ligne, etc.).

Adobe Fill & Sign tente d’élargir son champ d’action et intègre quelques options de remplissage rudimentaires : saisie de texte, ajout de puces et coches. Peu flexibles et non personnalisables, ces outils d’appoint ne remplacent pas ceux d’applications et logiciels spécialisés dans le traitement de formulaires. En revanche, ils dépannent un utilisateur contraint d’inscrire son nom en toutes lettres avant de signer.

Acrobat Reader DC

On retrouve les outils d’Adobe Fill & Sign dans Acrobat Reader DC. Idéal pour signer des PDF sur ordinateur, le logiciel permet aussi bien de remplir des formulaires que d’enregistrer une signature et des initiales manuscrites que l’on appose rapidement sur les documents à signer.

À l’instar de Microsoft Word, Acrobat Reader DC gère les signatures avancées, à condition d’acquérir des certificats auprès d’organismes de confiance tiers. Il est également possible de générer des certificats autosignés dont le degré de fiabilité repose essentiellement sur le lien de confiance existant entre signataires et auteur du document.

Les titulaires d’une licence Acrobat DC Pro bénéficient de ces mêmes outils de signature, sans fonctionnalités supplémentaires.

Les outils de signature numérique avancée

DocuSign

DocuSign est référencé dans la liste EUTL et répond aux exigences de conformité imposées par le règlement eIDAS dans le cadre de signatures avancées et qualifiées. Très complète, la plateforme s’intègre aux principaux systèmes utilisés par les entreprises tels que les outils Microsoft, Google, Salesforce ou encore Oracle. Des applications Android et iOS autonomes accordent une flexibilité recherchée aux signataires.

Compatible avec de nombreux formats de fichiers dont les traditionnels PDF et Doc(x), DocuSign dispose d’un arsenal de fonctionnalités qui en font une solution poussée. Outre les outils propres à la signature en tant que telle, l’auteur du document peut ajouter du texte, des champs de formulaire et des cases à cocher à destination du signataire. L’intégration de certificats conformes ETSI permet de se passer d’une tierce solution payante. Les options de partage fluidifient les échanges et garantissent la sécurité des documents les plus sensibles. Point bonus : les signataires non membres du service peuvent signer un contrat DocuSign sans créer de compte utilisateur au préalable. Une souplesse en partie responsable de la popularité de la plateforme.

Enfin, DocuSign propose plusieurs méthodes d’authentification et de traçabilité des signatures à adapter au degré de réglementation du document signé.

DocuSign est une solution payante, aux forfaits variant de 108 euros à 456 euros par an selon les besoins et le nombre d’utilisateurs. Une somme élevée qui justifie son succès auprès des (micro)entreprises plutôt qu’auprès des particuliers. Néanmoins, une version d’essai gratuite et sans engagement offre à tous la possibilité d’effectuer des transactions ponctuelles pendant 30 jours.

Yousign

Concurrent français de DocuSign, Yousign coche toutes les cases de la signature avancée et qualifiée. Prestataire de confiance validé par l’ANSSI, certifiée par la réglementation eIDAS et conforme au RGPD, la plateforme s’adresse aux (micro)entreprises et libéraux travaillant quotidiennement avec des contrats juridiquement réglementés.

En tant que service en ligne, Yousign est accessible depuis n’importe quel appareil équipé d’une connexion Internet et d’un navigateur. La création d’un compte utilisateur est indispensable. Seuls les documents au format PDF sont pris en charge par la plateforme.

Yousign s’articule autour d’une interface lisible. Le tableau de bord recense les procédures en cours et affiche le statut de chaque document traité (en cours, terminé, annulé, favoris). Un module de création de procédures facilite l’ajout de membres et de documents ainsi que le réglage des paramètres généraux (nom de la procédure, date d’expiration, fréquence des relances, messages de notification personnalisés). L’intégration de cartouches de signature est laissée à l’appréciation de l’auteur qui peut en insérer autant qu’il juge nécessaire, aux pages et emplacements souhaités. Il est possible d’ajouter des pièces jointes en lecture seule à chaque procédure. À l’instar de DocuSign, Yousign autorise les signataires externes à signer les documents qui leur sont soumis sans avoir besoin de créer de compte utilisateur.

Pour davantage de flexibilité, Yousign propose un forfait API permettant d’automatiser les processus de signature à partir des outils métier propres à chaque entreprise (CRM, ERP).

Yousign est une solution payante. Comptez au minimum 25 euros par mois et par utilisateur pour un accès au service en ligne. Pour un forfait API, il faudra au moins rajouter 75 euros par mois. Une version d’essai de 30 jours permet d’en tester les fonctionnalités avant de s’engager.

SIGNply

Les particuliers et microentreprises ayant des besoins ponctuels peuvent se tourner vers des solutions simplifiées comme SIGNply. Disponible sur Android, l’application gratuite intègre la liste EUTL (European Union Trusted Lists) qui garantit son niveau de conformité au règlement eIDAS.

Contrairement à d’autres solutions équivalentes, SIGNply n’exige pas de création de compte utilisateur. L’appli est fonctionnelle immédiatement après son installation et permet de signer électroniquement autant de documents qu’on le souhaite, sans jamais engendrer de frais surprises.

SIGNply n’est compatible qu’avec le format PDF. On déplore l’absence de scanner intégré et l’impossibilité de modifier l’emplacement de sauvegarde des documents signés. En revanche, on lui reconnaît une prise en main rapide et sans écueil, alors qu’il suffit de sélectionner l’icône "Plume" pour accéder au module de tracé. Chaque signature esquissée peut être redimensionnée et repositionnée sur le document avant validation définitive. Des options de partage intégrées (mail, messageries instantanées, cloud) facilitent le transfert des fichiers.

S’il n’est pas permis d’ajouter du texte via SIGNply, il reste néanmoins possible de personnaliser les paramètres avancés de l’émargement (identité de l’auteur, motif, horodatage). Un rapide passage dans Adobe Reader ou via le service de validation des signatures de la Commission européenne permettra d’attester la validité et l’authenticité de la signature qui figure sur le document (source de confiance, échéance, informations relatives au certificat).

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