A l'ère du tout numérique, la signature électronique constitue un enjeu stratégique pour les entreprises. Les échanges se doivent d'être sécurisés, étant donnés les montants de certaines transactions. Il existe donc des sociétés spécialisées dans les signatures électroniques.
Dans ce domaine, PandaDoc fait partie des grands noms. Cette société basée en Californie propose une application web disponible sur ordinateur et sur terminaux mobiles. Pour les petits entrepreneurs comme pour les décideurs plus importants, voilà ce qu'il y a à savoir.
- API disponible pour utilisation sur serveur externe.
- Grand nombre d'intégrations.
- Module de signature électronique gratuit.
PandaDoc : interface et prise en main
Sur ordinateur
Comme tous les sites du genre, PandaDoc demande à ses nouveaux clients de fournir une adresse e-mail au moment de l'inscription. S'il ne s'agit pas d'une adresse professionnelle (une adresse e-mail comportant le nom de la société), le site invite l'utilisateur à opter pour sa formule gratuite, dont les options sont évidemment limitées. C'est cette formule que nous avons testée.
Ainsi, sur cette version, l'utilisateur n'a pas accès aux modèles (templates), ni aux formulaires. Il a toutefois accès aux fonctions essentielles : la création, la modification et l'envoi de documents personnalisés pour les transactions. En arrivant sur le site, on trouve un tableau de bord. Pour débuter, on pourra importer un document depuis DropBox, Box.com, Google Drive, OneDrive ou tout simplement depuis son disque dur.
Chose surprenante : cette interface n'est que partiellement traduite. Sur l'écran principal, seul l'anglais est disponible. Mais dans l'édition de documents, on trouvera une option en haut à droite donnant accès à différentes langues européennes, dont le français.
Même sur la version gratuite, les possibilités d'édition sont suffisamment étendues pour répondre à la plupart des besoins. Les champs disponibles peuvent recevoir une signature, un paraphe, une date, mais aussi des coordonnées bancaires ou des cases à cocher.
Option indisponible dans notre version gratuite : les variables, qui donnent des champs dynamiques. On pourra ainsi, par exemple, mettre en place un champ où sera automatiquement entrée l'adresse de notre destinataire. A noter qu'il n'est pas nécessaire d'être inscrit pour signer un document envoyé par un utilisateur de PandaDoc.
Le panneau d'édition des documents permet également d'ajouter des liens aux documents. Grâce à ces liens, l'expéditeur peut ajouter des pièces jointes, inviter son destinataire à procéder à un paiement ou ajouter des données depuis HubSpot.
Cette application web (qui s'utilise donc depuis un navigateur) est donc facile à prendre en main et relativement puissante. Hormis quelques cas spécifiques, elle devrait répondre présente face à la plupart des situations. On regrettera qu'elle ne prenne en charge que quelques formats, quoique les plus populaires sont là : le .pdf, les différents formats de Word, le .jpg, le .png ainsi que le .ppt.
Nous avons également relevé quelques problèmes de conversion à l'upload. Face à un fichier .docx, PandaDoc propose de faire du document une version éditable dans notre navigateur. Mais une fois accepté, le résultat avait perdu certains blocs de texte.
Sur terminaux mobiles
La polyvalence de PandaDoc, qui dispose également d'une application mobile bien pensée, est à relever. La société dispose effectivement d'un versant utilisable sur Android et iOS et reprenant certaines des fonctionnalités rencontrées sur ordinateur.
Comme sur PC, cette application utilise un affichage en tuiles classant les documents par état d'avancement. Elle permet de créer un document de différentes manières, notamment en utilisant l'appareil photo du smartphone ou de la tablette. Fait rare, on retrouve les templates sur notre support mobile.
L'interface reste claire et attrayante. Par rapport à tous les champs disponibles sur ordinateur, il faudra simplement se contenter de seulement quatre types de champs : la signature, le paraphe, le texte et la date. Le programme répondra donc à des besoins beaucoup plus simples que la version sur ordinateur.
PandaDoc : les fonctionnalités supplémentaires
Au-delà des fonctionnalités de signature basiques et de leur prise en main, PandaDoc bénéficie lui aussi de fonctionnalités supplémentaires.
Messagerie instantanée et timeline
La plus importante de ces fonctionnalités annexes est sans doute le chat intégré. Grâce à elle, toutes les personnes intervenant sur un document peuvent communiquer entre elles. Cette messagerie peut également faire l'objet de notifications SMS.
Par ailleurs, on pourra suivre l'évolution d'un document via une timeline indiquant toute modification ou même consultation.
Les intégrations métiers
La plupart des logiciels spécialisés dans la signature électronique permettent d'intégrer d'autres applications, ce qui permet de les interconnecter et d'accélérer diverses tâches.
PandaDoc ne fait pas exception. Parmi les logiciels populaires compatibles, on compte notamment Microsoft Teams, Zoom, Word, Paypal, monday.com… En associant PandaDoc avec Paypal par exemple, l'utilisateur peut intégrer à son document un lien permettant au destinataire de payer en quelques clics. Cela dit, nous estimons que cette caractéristique ne démarque pas PandaDoc de ses concurrents, car il faudra souscrire à un forfait Business pour profiter des connecteurs Zapier et de tout leur potentiel d'intégration.
Les trois types de support
Pour accompagner ses utilisateurs, PandaDoc propose également trois solutions d'assistance. Cette aide semble a priori bien pensée, certains formats étant plus adaptées que d'autres pour résoudre des problèmes spécifiques.
Classique, la première solution est le centre d'aide, qui s'apparente à une FAQ. PandaDoc ajoute ensuite des tutoriaux vidéo illustrant la réalisation de tâches spécifiques. Enfin, les créateurs organisent des webinaires et des cours afin de répondre à des demandes particulières.
Valeur juridique des signatures
Reste à aborder la valeur légale des signatures émises par PandaDoc. L'entreprise affirme pouvoir émettre des signatures électroniques avancées (AES) telles que définies dans le règlement eIDAS. En revanche, rien n'indique que l'on puisse obtenir des signatures électroniques qualifiées (QES).
Mais l'entreprise étant américaine, elle s'appuie avant tout sur les certifications valables outre-Atlantique. Ainsi, PandaDoc répond aux exigences de deux certifications américaines : l'Uniform Electronic Transactions Act (UETA) et l'eSign Act.
A priori, pas de problème particulier ici : PandaDoc satisfait ce qui est nécessaire à des échanges sécurisés et aux auteurs bien identifiés. Néanmoins, ce lot de certifications constituent un point qu'il peut être utile de connaître pour des transactions hors UE.
PandaDoc : prix et abonnements
Les prix proposés par PandaDoc sont assez bons. La version gratuite, que nous avons utilisée pour ce test, ne se rencontre pas chez des concurrents comme YouSign. Un solide argument pour convaincre les indépendants et petits entrepreneurs.
La version Essentials garde un tarif un peu en-deçà de la concurrence. Il faudra passer par elle et ses 19 $ (environ 16 €) par mois et par utilisateur pour débloquer les templates et un logiciel d'édition plus riche. Il faudra également y souscrire pour bénéficier de l'assistance 24/7.
Le plan Business est à 49 $ (environ 41 €) par mois et par utilisateur. Il faudra y recourir pour bénéficier des connecteurs Zapier, un logiciel spécialisé dans l'intégration.
Je veux tout savoir, et même le reste. Je me passionne pour le digital painting, la 3D, la plongée, l'artisanat, les fêtes médiévales... Du coup, j'ai toujours des apprentissages sur le feu. Actuellement, j'apprends à sourire sur mes photos de profil.
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