Avis Microsoft OneDrive (avril 2024) : le service Windows et Office

OneDrive suscite des réactions contrastées. Son intégration à Windows, bien que simplifiant l'accès pour les utilisateurs de l'OS de Microsoft, peut être perturbée par des pop-ups incessantes incitant à l'abonnement payant. En avril 2024, OneDrive est-il toujours l'un des meilleurs services de stockage en ligne?

Dans un marché de plus en plus concurrentiel, bien que disposant d'atouts majeurs tels que son intégration par défaut à tous les utilisateurs de Windows, un espace de stockage en ligne gratuit de 5 Go, et une intégration complète avec la suite Office 365, OneDrive peine à rivaliser avec les géants du stockage en ligne tels que Google Drive, Dropbox, iCloud ou MEGA.

Être parmi les plus populaires du marché et être associé à Microsoft ne sont pas suffisants pour s'imposer comme l'un des leaders, une leçon que OneDrive semble avoir comprise. En 2023, le service a opéré d'importants changements, incluant notamment une refonte totale de son interface, baptisée par Microsoft "New OneDrive". Cette mise à jour joint l'utile à l'agréable, offrant une expérience considérablement améliorée au quotidien, que ce soit dans un contexte professionnel, personnel ou étudiant.

Malgré ces améliorations, OneDrive se maintient-il face à la concurrence en avril 2024 ? Clubic décortique ses principales qualités et défauts.

Présentation de Microsoft OneDrive

Ayant successivement porté les noms de Windows Live Folders, Windows Live SkyDrive et SkyDrive, le service Microsoft OneDrive est une solution d'hébergement dans le cloud. Lancé en 2007, 5 ans avant Google Drive, il fait partie des pionniers du domaine.

Les utilisateurs de OneDrive peuvent y héberger une grande variété de documents. Ils peuvent également éditer les fichiers (photos) et les organiser sous forme de dossiers. Ce service de stockage en ligne favorise le partage de contenus, la collaboration en ligne ainsi que la productivité. Il peut aussi bien convenir aux besoins d'une entreprise que d'un particulier.

Nativement inclus dans Windows, Microsoft OneDrive a été intégré à la suite bureautique Microsoft 365. On le retrouve aussi dans l'outil de communication Microsoft Teams. Il est également intégré dans l'écosystème Windows 11.

On peut accéder à OneDrive de différentes manières : 

• Directement sur le bureau de son ordi (Windows, Mac (application à télécharger);
• Application en ligne;
• Sur l'application OneDrive dédiée, disponible en téléchargement gratuit, en version iOS et Android. Elle est notée 4,6 sur 5 sur l'App Store et le Google Play Store;
• Sur Xbox;
• Il est également possible d'envoyer des documents OneDrive sur Kindle.

Y'a-t-il une offre gratuite chez Microsoft OneDrive?

Auparavant généreuse, l'offre non payante de la solution de sauvegarde cloud Microsoft OneDrive s'est considérablement réduite à 5 Go d'espace de stockage.

Fonctionnalités et limites de l'offre gratuite

Il est tout à fait possible d'accéder gratuitement à OneDrive. Il suffit, pour cela, de s'inscrire au service. On obtient alors 5 Go de stockage cloud, inclus dans la formule Basic pour commencer à stocker ses documents.

Il faut noter que cette offre n'a cessé de diminuer au fur et à mesure des années. En effet, en 2012, les fidèles de la solution bénéficiaient de 15 Go d'espace de stockage et d'un bonus « Pellicule » qui permettait de stocker gratuitement en ligne jusqu’à 15 Go d'images supplémentaires. En 2015, Microsoft a réduit l'espace de stockage en ne laissant que les 5 Go de stockage actuellement disponibles, et ce, malgré la grogne de ses utilisateurs.

Un abonnement payant à Microsoft OneDrive comprend la messagerie instantanée Skype ainsi que les logiciels Word, Excel, Powerpoint et Outlook. En optant pour la version basique, l'utilisateurs n'a accès à ces outils qu'en ligne. Les fonctionnalités sont également limitées :

• Côté sécurité, le coffre-fort ne peut, par exemple, contenir que 3 fichiers. On ne peut pas créer de liens de partage avec code secret ou date d'expiration ni restaurer d'anciens documents. De plus, les ramsonwares ne sont pas détectés par la solution;
• Côté productivité, si on accède à la numérisation multipage, les partages sont, en revanche, restreints.

Hormis cela, les options gratuites se rapprochent de celles d'un abonnement payant. On peut, en effet :

• Synchroniser les fichiers entre le cloud et un PC ou Mac;
• Utiliser le service via l'application iOS ou Android, en téléchargement gratuit;
• Faire des recherches à partir de dates ou de mots-clés;
• Partager et modifier des fichiers quel que soit le lieu;
• Collaborer en temps réel, etc.

Que vaut l'offre gratuite par rapport à la concurrence?

Le marché des services de stockage en ligne (cloud) est vaste et de nouveaux acteurs ne cessent d'émerger avec des offres toujours plus attractives. Malgré cela, les 3 géants du domaine restent Microsoft OneDrive, Google Drive et Dropbox.

Voici ce que proposent gratuitement les concurrents de OneDrive :

• 15 Go pour Google Drive;
• 2 Go pour Dropbox.

D'autre services ont également une version gratuite intéressante. On peut notamment citer l'excellent pCloud, qui propose jusqu'à 10 Go ou encore Mega, plus controversé, mais dont l'offre de base met tout de même à disposition 15 Go gratuits.

La synchronisation des fichiers

Les données ajoutées à OneDrive se synchronisent automatiquement avec le cloud. Sur un réseau local, la sauvegarde s'effectue toujours via internet: à ce jour, le transfert P2P n'est pas pris en charge.

Avec Windows 10 et Windows 11, la solution de sauvegarde cloud OneDrive s'est aussi doté de la fonctionnalité "OneDrive Selective Sync". Elle permet de sélectionner les éléments à synchroniser parmi les dossiers liés à l'application (Coffre-fort, Documents et Images). On regrette de ne pas pouvoir faire de sélection plus fine.

Pour ne pas surcharger l'espace de stockage de différents appareils, Microsoft OneDrive sauvegarde uniquement les métadonnées et ne télécharge les fichiers que lorsqu'ils sont ouverts. On peut également choisir de conserver certains documents sur son appareil en sélectionnant l'option "Toujours conserver sur cet appareil".

Les limites sont les suivantes :

• 250 Go pour un fichier individuel, en chargement et en téléchargement;
• 20 Go pour des fichiers au sein d'un dossier compressé, en chargement et en téléchargement.

À
noter : quand vous supprimez un élément du cloud (document, image, vidéo, dossier, ou autre), il est également supprimé de votre appareil. Vous avez 30 jours pour le récupérer dans la corbeille en cas d'erreur. L'historique des versions est également disponible sur la même période.

Partage et collaboration

OneDrive est une bonne solution pour sauvegarder des fichiers et les consulter sur d'autres appareils (mobiles, notamment). Elle peut être utilisée pour partager ces éléments, à des fins de consultation ou de collaboration.

Comment partager un fichier ? Un dossier ?

Voici la marche à suivre pour partager un document/un dossier sur Microsoft OneDrive :

• Accédez à votre espace de stockage et sélectionnez le ou les fichiers.
• Choisissez l'option "Partager", disponible en haut de l'écran.
• Si besoin est, définissez les paramètres de partage en cliquant sur "Toute personne ayant le lien peut modifier le contenu". Vous pouvez notamment autoriser ou non la modification des informations.
• Inscrivez le nom ou le mail des personnes avec qui vous souhaitez partager le fichier.

Il est également possible de copier le lien fourni par le logiciel et de l'intégrer à un mail, un SMS, etc. Récemment OneDrive a également ajouté la possibilité de mentionner ses connaissances (@mention).

Comment rendre un fichier public ?

L'option de partage de Microsoft OneDrive permet de gérer les autorisations d'accès à un fichier. Il suffit de cliquer sur "Toute personne ayant le lien peut modifier le contenu" pour modifier ces paramètres. On a plusieurs choix :

• Toute personne ayant le lien;
• Personnes spécifiques.

En choisissant la première option, le document devient accessible à tous ceux qui entrent en possession du lien.

Comment s'intègre Microsoft OneDrive aux outils de travail?

Microsoft OneDrive convient aussi bien à un usage personnel que professionnel. Inclus dans Office 365 ainsi que Microsoft Teams, cette solution peut très bien convenir aux besoins d'un enseignant ou d'une entreprise. Pour preuve, le logiciel est utilisé par plus de 3/4 des sociétés figurant dans le classement Fortune 500. Il est ainsi possible :

• D'héberger des fichiers dans un espace OneDrive for Business;
• De les stocker sur OneDrive via un site d'équipe SharePoint;
• D'intégrer OneDrive à un LMS pour les besoins d'un cours.

La prise en charge des médias

Le service cloud Microsoft OneDrive prend en charge 320 types de fichiers et documents différents (PDF, JPEG, DOCX, etc.). La gestion des photos et vidéos est particulièrement appréciée des utilisateurs.

Upload automatique des photos du smartphone

Il est possible de sauvegarder automatiquement sur OneDrive les images présentes sur un smartphone. Il suffit, pour cela, d'activer l'option "Chargement de l’appareil photo", disponible dans les paramètres du logiciel. L'upload automatique ne fonctionne que si l'application est ouverte.

Avec le temps, Microsoft a peaufiné les options de synchronisation et permet aux utilisateurs de consulter les fichiers hors ligne sur leurs téléphones, même en cas de coupure réseau. On note également que le logiciel taggue automatiquement les images et regroupe les éléments qui se ressemblent.

Une galerie en ligne pour vos photos

Au sein de l'interface en ligne de OneDrive, les vidéos et photos stockées sont organisées par source. Elles peuvent être classées dans des albums et sont affichées sous forme de vignettes. Les options ne manquent pas :

• On peut afficher les images en plein écran, les faire défiler et les télécharger.
• On peut consulter les données EXIF et ajouter des tags.
• Récemment plusieurs options d'édition on été ajoutées : on peut rogner les photos, les filtrer, modifier leur luminosité ou leurs couleurs, les annoter, etc.

Prise en charge des vidéos

OneDrive prend en charge de nombreux types de vidéos : format AVI, MP4, MOV, et bien d'autres. Il est possible de les consulter au sein d'un lecteur intégré, dans différentes résolutions (de 240p à 1080p) ou de les télécharger. On peut faire un affichage plein écran ou lire des vidéos sur une télévision connectée.

Les différentes offres proposées par Microsoft OneDrive

OneDrive est nativement préinstallé sur tous les ordinateurs utilisant le système d'exploitation Windows 10. Les formules payantes, qui se renouvellent automatiquement, démarrent à un prix de départ raisonnable. Si elles se rapprochent des tarifs pratiqués par Google Drive, elles font en revanche pâle figure face aux abonnements proposés par pCloud, Dropbox ou encore MEGA. Faisons le point sur les différentes formules disponibles.

Offres pour les particuliers

Microsoft 365 Basic

Cet abonnement, qui est au prix de 20 euros TTC par an, donne accès à 100 Go d'espace de stockage en ligne. Il intègre les versions Web de certaines applications Office, OneDrive et Outlook (calendrier et courrier).

Microsoft 365 (Personnel et Famille)

L'abonnement Microsoft 365 Personnel, au prix de 69 euros TTC par an, donne accès à 1 To d'espace de stockage. Il inclut les services OneDrive et Skype ainsi que la suite bureautique Microsoft. On accède ici à l'ensemble des fonctionnalités de l'outil :

• Coffre-fort;
• Sécurité avancée;
• Restauration d'anciennes versions de fichiers;
• Liens de partage avec date d'expiration et code secret;
• Numérisation multipage;
• Consultation hors ligne et bien d'autres.

La dernière offre à destination des particuliers, Microsoft 365 Famille, est au tarif 99 euros TTC par an. Pour ce prix, l'utilisateur obtient 6 To, divisibles entre 6 personnes (1 To de stockage par membre de la famille).

Offre pour les Professionnels

OneDrive Entreprise

Pour un usage professionnel modéré, il existe 3 abonnements (leurs prix ne comprennent pas la TVA) :

• OneDrive Entreprise Plan 1 à 4,70 euros par mois et par utilisateur pour 1 To de stockage. L'accès est limité à OneDrive;
• Microsoft 365 Business Basic à 5,60 euros par mois et par utilisateur. Plus sécurisé, il permet 1 To de stockage par utilisateur, ainsi que l'accès aux outils bureautique Microsoft 365;
• Microsoft Business Standard à 11,70 euros par mois et par utilisateur. Plus destiné à la collaboration et au partage, il offre plus d'outils.

Les offres Business (Basic et Standard) sont plus destinées a à la collaboration entre professionnel. Elles donnent toutes les deux accès à 1 To de stockage, pour 300 personnes au maximum :

• l'offre Basic comprend notamment les outils Exchange, OneDrive, SharePoint et Teams ainsi que les versions internet et mobile des logiciels Office;
• l'offre standard ajoute à l'offre précédente et les versions locales de la suite Office, complétée par les outils Access et Publisher sur PC.

Sécurité et confidentialité des données

Côté sécurité, le géant Microsoft n'a pas à rougir. Cependant, on déplore l'absence d'un cryptage de bout en bout, dûe à l'assujetissement des serveurs aux lois américaines.

Localisation des serveurs

Microsoft possède des datacenters Azure dans le monde entier, dont plusieurs en France. Cela lui permet de s'assurer que les données soient bien stockées et dupliquées. Les fichiers des français abonnés à Microsoft 365 seraient donc bien hébergés dans l'Hexagone. Seuls ces comptes bénéficient des options de sécurité avancée.

Il n'en va pas de même pour les comptes Basic. La firme de Redmond ne précise rien sur leur localisation, ce qui laisse supposer que leurs données seraient hébergées
aux États-Unis et soumises aux lois de ce pays. Pour rappel, ces dernières permettent aux autorités locales d'accéder à ces informations.

Double authentification

La double authentification n'est pas systématiquement imposée sur OneDrive. Cependant, l'option peut être activée dans les paramètres de compte de l'utilisateur.

On peut également utiliser l'app Microsoft Authenticator, pour s'identifier biométriquement.

Chiffrement des données

Les transferts de données sont protégés par le protocole SSL/TLS. Les fichiers stockés de manière sécurisée bénéficient, quant à eux, d'un cryptage AES-256. On peut aussi les protéger grâce à un code secret. Le coffre-fort est, quant à lui, protégé via un chiffrage BitLocker local. Comme beaucoup de services américains, il n'y a pas de chiffrement à connaissance nulle.

En cas d'attaque, Microsoft avertit les utilisateurs de comptes payants et les invite à modifier leurs mots de passe (sous 30 jours). Ils peuvent également restaurer les fichiers impactés.

Assistance et support utilisateur

Microsoft propose de nombreuses ressources pour aider l'utilisateur à mieux utiliser OneDrive ainsi que les diverses applications comprises dans l'offre Microsoft 365.

Une FAQ est-elle disponible ?

La firme de Redmond met à disposition une FAQ très complète pour faciliter la prise en main de son logiciel de stockage en ligne. Exhaustive, elle contient des tutoriels textes et vidéos et est organisée en plusieurs sous-sections :

• Prise en main;
• Fichiers;
• Partager et collaborer;
• Synchroniser;
• Mobile et Mac;
• Stockage et comptes;
• Résolution des Problèmes.

Comment contacter le support utilisateur?

La page d'assistance permet de contacter le support Microsoft par chat, directement au sein du navigateur. Au préalable, un formulaire est fourni pour préciser le contexte du problème rencontré. On accède également à un outil pour rechercher des articles au sein du site Microsoft.

Selon les services utilisés, on n'accède pas au même type de support. Les abonnés payants peuvent, par exemple, contacter l'équipe par téléphone.

Conclusion

Le fait que Microsoft OneDrive soit directement intégré à Windows procure un véritable confort d'utilisation. Cette solution de stockage est intuitive et simple à prendre en main, que ce soit en ligne, sur ordinateur ou smartphone. Bien pensée, elle encourage la collaboration et le partage. Le transfert est rapide et la manipulation, fluide. On apprécie également de pouvoir accéder aux applications bureautiques.

La grande force de Microsoft OneDrive est que cette solution peut être utilisée par tous, particuliers comme professionnels. Son offre non payante est cependant un peu limitée par rapport à ce que propose la concurrence. On regrette également qu'il n'y ait pas de chiffrement zéro connaissance. Malgré tout, il s'agit d'un service complet et efficace, qui en convaincra plus d'un.