« La dématérialisation : vers le ‘zéro papier’ ? » une tribune de Christophe Laurence

Pour faire face à un volume de documents de plus en plus important, de nombreuses entreprises ont aujourd'hui recours à la numérisation et au classement électronique de leurs données papiers. Les éditeurs de solutions de GED prévoient d'ores et déjà leurs besoins d'automatisation des procédures afin d'optimiser le classement, l'archivage mais aussi l'intégration dans les applications métiers. Gain de temps, facilité et rationalisation des méthodes de travail suscitent l'intérêt des chefs d'entreprises. Où en est le marché de la GED ? Quelles sont les entreprises concernées par la dématérialisation ? Quels sont les premiers résultats constatés ? Dans cette tribune libre, Christophe Laurence, Directeur des opérations de la société Open Bee, un spécialiste de la gestion documentaire, parle du marché de la dématérialisation en France et de l'expérience des entreprises.


Longtemps dynamisé par les grands comptes, le marché de la GED s'est progressivement démocratisé ces deux dernières années au sein des PME. La dématérialisation des documents, qui constitue la première étape du processus de GED, a connu une forte croissance en 2007. Le processus de collaboration en ligne reste, quant à lui, émergent en France. Les témoignages en termes d'amélioration de la productivité ou du service client sont positifs et incitent de plus en plus d'entreprises à s'équiper globalement.

Dans un contexte où la consommation de papier continue de croître de 20% chaque année et où les documents imprimés constituent à 82% un enjeu critique pour l'organisation de l'entreprise, l'objectif « Zéro papier » peut être utopique. La culture du papier y est encore très forte. Malgré cela, il semble évident que l'industrie tendra de plus en plus vers le « zéro papier ». Il suffit de prendre l'exemple des notaires pour qui la dématérialisation des actes authentiques associée à la signature électronique qualifiée change radicalement les habitudes de travail de toute la profession.

Vers une dématérialisation globale

Les différents instituts de sondage et de recherche sont unanimes sur le fait qu'en 2008, plus de la moitié des organisations traite automatiquement au moins une opération associée à la dématérialisation des documents reçus initialement au format papier. Cependant, ces dernières restent encore majoritairement attachées à la première étape de la dématérialisation, c'est-à-dire la numérisation. Peu d'entreprises investissent encore sur les notions de partage en ligne et de travail collaboratif.
D'ici les deux prochaines années, les besoins devraient progressivement évoluer vers un recours plus important aux solutions d'archivage électronique, intégrant des fonctions avancées de validation et de contrôle. Les professionnels pourront également compter sur des solutions de classement automatique des données contenues dans ces documents pour permettre une intégration directe dans les applications métiers (ERP, CRM).

La dématérialisation au renfort de toutes les entreprises

Tous les secteurs d'activité peuvent être intéressés par une solution de GED. Parmi les utilisateurs des solutions Open Bee, on retrouve des entreprises dans des domaines aussi variés que le secteur public (la santé, l'enseignement), les transports et la logistique, l'automobile, les banques et assurances, le BTP, le droit, l'immobilier ou encore le tourisme....

Plus que la taille de l'organisation, c'est la complexité des processus de diffusion des informations qui incite les entreprises à se doter d'une solution de GED. Poussé par les demandes des grands comptes, le marché de la GED suscite aussi un fort engouement de la part des entreprises de taille plus modeste.
A la différence des grands comptes, les PME choisissent moins souvent d'implémenter des solutions de GED à vocation collaborative en raison d'un nombre d'utilisateurs naturellement plus restreint. Elles optent pour des solutions de GED afin d'augmenter leur productivité en améliorant les processus de circulation et de recherche de documents papier. Elles doivent également faire face à des contraintes de sauvegarde et d'archivage légal de plus en plus importantes.
Les entreprises recherchent des outils qui auront un impact direct sur la productivité et la qualité de leur service à la clientèle. En apportant les avantages classiques de  la GED, comme la rapidité de recherche, d'accès et de traitement des documents, les solutions Open Bee se distinguent par leur simplicité de mise en œuvre et d'utilisation. Aujourd'hui, les entreprises désireuses de mettre en production une solution de GED redoutent la complexité et la charge de travail supplémentaire que peut occasionner un tel projet. En se fondant dans l'environnement et les habitudes de travail des collaborateurs, ces solutions non intrusives et hautement productives apportent un véritable confort d'utilisation. Ainsi, aujourd'hui, on peut indexer les documents numérisés directement depuis l'écran tactile des multifonctions.

Les avantages de la dématérialisation : ROI et productivité

S'il est très difficile d'estimer précisément un retour sur investissement pour un projet de GED, de nombreux bénéfices sont à tirer du déploiement d'une solution de GED. Elle permet en effet de réaliser des économies sur de nombreux postes comme :
- la duplication et l'impression des documents
- les coûts de stockage
- le coût d'acheminement des documents
- la recherche des documents classés

Les bénéfices indirects, qu'il s'agisse d'une meilleure collaboration, d'une productivité accrue ou d'une gestion facilitée des connaissances, sont bien plus difficiles encore à estimer. Au-delà de la notion de retour sur investissement,  la mise en œuvre d'une solution de GED est fréquemment considérée par les entreprises comme un besoin indispensable au bon déroulement du travail. A titre d'exemple, on estime qu'en moyenne un employé met une heure par semaine à classer et rechercher des documents. La mise en place d'une solution de GED permet de réduire de 50 % le temps passé à la recherche des documents. En ne tenant compte que de ce point, un projet de GED déployé dans une entreprise de 20 personnes est rentabilisé en moins de 8 mois. En qualité d'expert, Open Bee estime que l'acquisition d'une solution de dématérialisation est de 6000€ en moyenne et peut être rentabilisée sous 4 mois d'utilisation.

Quel avenir pour le marché de la dématérialisation à moyen terme ?

Les promesses de la GED semblent infinies au regard des nouveautés technologiques apportées par les constructeurs de multifonctions. Le marché s'orientera très vraisemblablement vers l'intégration automatique des documents papiers dans les applications métiers de l'entreprise (ERP, CRM, etc.) ainsi que vers l'automatisation complète de l'extraction des données clés en vue de la saisie automatique des écritures. Et ce, directement à partir du multifonction.