Les meilleures applications pour gérer ses tâches au quotidien

05 novembre 2021 à 12h31
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les meilleurs gestionnaires de taches

Vous voulez vous organiser, prendre de bonnes habitudes, mettre des priorités dans vos obligations quotidiennes ? Vous pouvez vous aider
d’une application GTD (
Getting things done, « accomplir des choses ») c’est-à-dire un gestionnaire de tâches. Que ce soit pour votre vie privée (acheter du pain, inscrire les enfants au judo…) ou votre vie professionnelle (appeler un prestataire, finir de rédiger un contrat…), ce type d’appli s’adapte à tous les besoins d’organisation et l’augmentation de la productivité.

Choix de la rédaction

Habitica

Choix de la rédaction

  • Très ludique
  • Booste la motivation
  • Permet de prendre de bonnes habitudes
La plus populaire

Any.DO

La plus populaire

  • Synchronisation avec plus de 1500 applis, grâce à Zapier
  • Intégration complète avec le calendrier
  • Ajout de pièces jointes depuis l’appareil photo, depuis une vidéo ou depuis un enregistrement vocal
L'alternative

Do it (Tomorrow)

L'alternative

  • Minimaliste et sans fioritures
  • Écriture à la main comme dans un vrai carnet en papier

Les gestionnaires de tâches gravitent tous autour des mêmes fonctionnalités de base : créer des tâches et les afficher dans une liste
avant de les cocher lorsqu’elles sont achevées. Mais ils le font de manière
plus ou moins poussée. Possibilité d’ajouter des pièces jointes, des photos
prises sur le vif, des rappels récurrents ou même de jouer pour gagner des
points d’expérience…. Les développeurs d’applis de gestion de tâches redoublent d’efforts pour rendre ces outils ludiques et efficaces. Remember the Milk (RTM pour les intimes), Habitica, Trello, Todoist, Do it (Tomorrow), TickTick, Any.DO… Vous avez l’embarras du choix. Du plus épuré au plus complet, chacun a son style et ses spécificités, nous vous aidons à y voir plus clair avec cette sélection des meilleures applications
de gestion des tâches.

Remember The Milk, le gestionnaire de tâches historique

Remember The Milk
  • Sobriété et simplicité
  • Système Smart Add pour une création de tâche ultra rapide
  • Smart lists pour retrouver plus facilement ses critères de tri préférés

La doyenne des applications de gestion de tâches tient ses promesses depuis 2004. Simplicité et sobriété sont les maîtres mots de cette appli qui cache pourtant quelques fonctionnalités très intéressantes.

La doyenne des applications de gestion de tâches tient ses promesses depuis 2004. Simplicité et sobriété sont les maîtres mots de cette appli qui cache pourtant quelques fonctionnalités très intéressantes.

Créé en 2004, Remember The Milk est le pionnier des applis de gestion de tâches, la bienséance nécessite de le présenter en première position ! Son nom le destinait plutôt à une utilisation privée et familiale : « Penser au lait ». Mais il faut reconnaître qu’il a su multiplier les fonctionnalités pour s’adapter à un usage professionnel. Vous êtes obligé d’avoir un compte pour vous servir de RTM, mais cela vous permet d’avoir accès à vos données depuis n’importe quel appareil, où que vous soyez.

Remember The Milk est à la fois sobre et complet. Il offre ce qu’on attend de lui : gérer et organiser des tâches, sans fioritures. Bien sûr, si vous avez besoin de fonctionnalités très avancées, peut-être que vous vous sentirez limité. Pourtant, RTM a vraiment tout ce qu’il faut. Grâce au système Smart Add, vous pouvez créer une tâche en quelques secondes, dans un seul et même champ, à l’aide de pictos qui ajoutent les infos essentielles : titre, deadline, priorité, périodicité, attribution à des collaborateurs. Une fois la tâche composée, vous pouvez aller encore plus loin avec des tags et des rappels (par mail, ICQ, Skype, SMS…).

RTM1

Le petit plus de Remember The Milk est son système de Smart list. Il s’agit de listes pré-triées par date ou par priorité, pour être plus faciles à retrouver après avoir été ajoutées à vos favoris. Dans la version gratuite, ces listes peuvent être partagées avec 2 personnes au maximum.

Et bien sûr, si vous voulez encore plus de fonctionnalités, l’offre payante à 39,99 dollars par an devrait vous satisfaire. Elle vous permet d’ajouter dans chaque tâche des sous-taches, avec chacune sa propre date,
ses propres tags, sa propre priorité… À vous également les étiquettes colorées, le tri avancé, les widgets et les notifications push (qu’on regrette de ne pas trouver dans la version gratuite).  

Habitica, pour améliorer son organisation en s’amusant

Habitica
  • Très ludique
  • Booste la motivation
  • Permet de prendre de bonnes habitudes

Rien de mieux qu’une appli aussi ludique qu’Habitica pour gérer vos tâches, mais également vous défaire de vos mauvaises habitudes. Choisissez votre avatar et entrez dans le jeu !

Rien de mieux qu’une appli aussi ludique qu’Habitica pour gérer vos tâches, mais également vous défaire de vos mauvaises habitudes. Choisissez votre avatar et entrez dans le jeu !

Le système Habitca a été développé en 2013 et l’appli est disponible sur Android depuis 2015, suite à un financement sur KickStarter. Cela
présageait de l’esprit novateur de cette application de gestion des tâches pas comme les autres. D’abord, elle permet d’organiser ses tâches quotidiennes, mais elle propose aussi un accompagnement pour se défaire de ses mauvaises habitudes et en acquérir de nouvelles (bonnes).

Ensuite (et surtout !), Habitica est le plus ludique des gestionnaires
de tâches. Et quand on dit ludique, c’est au sens propre. Votre profil est
composé d’un avatar très pixellisé, façon tamagochi, qui évolue au fur
et à mesure de vos progrès (accomplissement de tâches, succès dans la gestion des habitudes…). Chaque action dans l’appli vous permet de gagner (ou perdre) des points de vie et d’expérience : lancer Habitica, créer une tâche, achever une tâche, se défaire d’une mauvaise habitude…

Habitica

Vous pouvez également gagner des pièces d’or et d’argent pour
vous acheter des objets et les ajouter à votre inventaire, à la façon d’un jeu de rôle dédié à l’amélioration de votre productivité. Tout est fait pour qu’Habitica vous aide à vous organiser de manière ludique, en relevant des défis. Et si les récompenses proposées ne vous suffisent pas, vous pouvez créer les vôtres : « Avec 100 pièces d’or, je peux me payer une part de la tarte rangée dans le frigo ». Et parce qu’on s’amuse mieux à plusieurs, vous pouvez former des guildes afin de vous lancer dans des quêtes communes.

Les tâches peuvent être uniques (signer le contrat De Mesmeaker), récurrentes (appeler tante Hortense tous les vendredis) ou prendre la forme d’habitudes (travailler 1 h en restant concentré). Bien sûr, chaque
tâche comporte des échéances, des rappels… Et si tout cela ne vous suffit pas, vous pouvez vous offrir la version payante, à partir de 4,60 € par mois. Elle vous apporte surtout de nouveaux objets à acheter via une monnaie exclusive : les gemmes.

Trello, pour gérer ses projets en même temps que ses tâches

Trello
  • Stimulation de la productivité
  • Aperçu visuel simplifié de l’avancée d’un projet

Trello va au-delà de l’organisation des tâches, c’est également un gestionnaire de projets, qui vous permet de suivre leur avancée et de communiquer avec les participants.

Trello va au-delà de l’organisation des tâches, c’est également un gestionnaire de projets, qui vous permet de suivre leur avancée et de communiquer avec les participants.

Utilisée en 2011 dans les usines japonaises Toyota, c’est la
méthode Kanban qui a inspiré l’application Trello. Il s’agissait alors
de fiches en carton, placées sur un grand tableau qui contenaient des listes, sous forme de colonnes. Au fur et à mesure de la réalisation des tâches, les fiches passent d’une liste à l’autre, de gauche à droite. Par exemple, et de façon simplifiée, la colonne de gauche peut s’intituler « À faire », celle du milieu « En cours » et celle de droite « Terminé ». Mais
il peut en réalité y avoir autant de listes que le projet en nécessite : « En
cours de développement », « En cours de test », « En attente d’approbation du client »… Lorsque la carte/tâche atteint la dernière colonne, c’est fini !

Trello peut être considéré comme une version numérique de cette méthode, dans laquelle les tâches sont des parties d’un projet plus global. Pour vous servir de l’appli, il vous faut créer un compte, avec un identifiant Google, Microsoft, Apple, Slack ou tout simplement en utilisant votre adresse mail. Cela vous permet de retrouver le contenu de vos tableaux sur un ordinateur, sur une tablette ou sur votre smartphone.

Trello

Chaque tâche (ou carte) contient une date de début et de fin, des rappels facultatifs, des étiquettes colorées, la possibilité d’ajouter des membres collaborateurs et des commentaires pour communiquer pendant l’avancée
du projet. Vous pouvez également créer des checklists, qui sont en fait des listes de sous-tâches.

La version payante à 10 dollars par mois vous permet d’accéder à la vue en chronogramme (sur ordinateur uniquement), à la façon d’un
gestionnaire de projet. Cette offre Business Class est d’ailleurs vraiment
orientée vers la gestion de projet, pour un usage plutôt professionnel (checklists avancées, automatisation…).

Todoist, une interface simple au service de fonctionnalités avancées

Todoist
  • Simplicité d’utilisation
  • Ajout automatique de la deadline en fonction du titre
  • Multiples fonctionnalités avancées

Todoist allie l’efficacité d’un gestionnaire de tâches simple à prendre en main et sobre avec la puissance de fonctionnalités avancées étonnantes.

Todoist allie l’efficacité d’un gestionnaire de tâches simple à prendre en main et sobre avec la puissance de fonctionnalités avancées étonnantes.

Todoist est aussi facile à utiliser que Remember The Milk. Il a, comme son concurrent, recours à un système de pictogrammes qui permet d’ajouter
les informations essentielles d’une tâche dans un seul et même champ : titre, priorité, étiquettes, deadline… Mais Todoist a ce petit truc en plus : si
vous écrivez ce qui ressemble à une date et/ou une heure dans le titre d’une tâche, l’appli la transforme automatique en deadline. Une manipulation en moins ! Vous pouvez en outre synchroniser Todoist avec les tâches de Google Agenda. Encore une manipulation en moins !

Todoist se démarque de ses concurrents avec un grand nombre de fonctionnalités avancées qui font vraiment la différence. Ainsi, vous pouvez trier vos tâches selon plusieurs filtres (étiquettes, projets, personnalisé…), vous avez accès à des statistiques de productivité en fonction de la progression des tâches, vous pouvez consulter le journal d’activité des tâches achevées… Et de cette façon un simple gestionnaire de tâches se transforme en machine de guerre pour booster votre efficacité !

Todoist

Pour aller encore plus loin, Todoist peut se transformer en gestionnaire
de projet de type Kanban, dans lequel les tâches deviennent des cartes,
que vous pouvez déplacer dans vos tableaux (ou sections). En outre, il est
connecté avec Slack, Gmail et les principaux assistants vocaux. Pour gagner encore plus de temps, les widgets sont visibles sur l’écran de verrouillage de votre smartphone.

Et si tout cela ne vous suffit pas, 2 abonnements payants sont à votre disposition : Todoist Pro à partir de 3 € par mois et Todoist Business à partir de 5 € par mois. Ils permettent de débloquer les limites de plusieurs fonctionnalités comprises dans la version gratuite : nombre de filtres de tri, de projets actifs, de collaborateurs par projet… Ils vous donnent également accès aux rappels, qui ne sont malheureusement pas inclus
dans l’offre gratuite.

Do it (Tomorrow), le plus simple des gestionnaires de tâches

Do it (Tomorrow)
  • Minimaliste et sans fioritures
  • Écriture à la main comme dans un vrai carnet en papier

S’il est bien un gestionnaire de tâches simplissime, c’est Do it (Tomorrow). Il va
droit au but : vous permettre de lister les tâches à accomplir aujourd’hui… ou demain.

S’il est bien un gestionnaire de tâches simplissime, c’est Do it (Tomorrow). Il va
droit au but : vous permettre de lister les tâches à accomplir aujourd’hui… ou demain.

Adylitica a réussi son coup en développant le gestionnaire de tâches qui est assurément l’un des plus minimalistes du marché. Ici, pas de deadlines, de collaborateurs, de descriptifs, d’étiquettes, de pièces jointes… Aucune fioriture. Une liste manuscrite sur une feuille de papier, dans un carnet relié. Sur 2 feuilles de papier plus précisément. Celle d’aujourd’hui et celle de demain. D’une simple flèche, vous pouvez passer une tâche d’aujourd’hui à demain ou la faire revenir en sens inverse.

Aucun compte n’est requis pour commencer à se servir de Do it (Tomorrow), mais si vous en créez un, vous pouvez accéder également à vos données sur le site en ligne, tout aussi minimaliste que l’appli pour smartphone. Pourtant, l’éditeur a su trouver quelques fonctionnalités supplémentaires pour ses offres payantes. C’est le cas des widgets à 0,99 € pièce ou 2,25 € le lot de 3. Et si vous utilisez Google Task, vous pouvez synchroniser vos tâches avec Do it (Tomorrow) pour 5,26 €.

do it

Les réglages de l’application sont aussi simples que le reste : activer
l’écriture manuelle ou pas, activer les sons ou pas, se connecter ou pas. En plus de passer d’une page à l’autre, les tâches peuvent être définitivement supprimées, renommées et déplacées dans la liste du jour vers le haut ou vers le bas, pour établir un ordre de priorité. Bien sûr, lorsqu’une tâche est accomplie, il vous suffit de la tapoter pour la rayer.

Alors que certains pourraient reprocher à Do it (Tomorrow) sa sobriété, il faut bien reconnaître que l’application tient ses promesses : vous permettre de créer une liste de choses à faire (à acheter, à apporter…) et de les reporter éventuellement au lendemain. Si vous avez tout simplement besoin d’une liste numérique, c’est l’appli idéale.

TickTick, un peu plus qu’un simple gestionnaire de tâches

TickTick
  • Grande facilité d'utilisation
  • Ajout vocal d'une tâche
  • Création d’étiquettes parentes

TickTick a tous les atouts d’un gestionnaire de tâches classique, avec quelques petits plus qui vous permettent de gagner du temps et d’augmenter votre productivité.

TickTick a tous les atouts d’un gestionnaire de tâches classique, avec quelques petits plus qui vous permettent de gagner du temps et d’augmenter votre productivité.

Ergonomique, efficace, pratique… Les utilisateurs sont tous d’accord sur les qualités de l’application de gestion de tâches TickTick. Son nom a été soigneusement choisi, « to tick » signifie « cocher ». Créez des tâches et cochez-les dès qu’elles sont terminées !

Comme la plupart des gestionnaires de tâches, TickTick vous aide à booster votre productivité, en commençant par l’ajout très rapide des entrées. Les tâches peuvent d’ailleurs être composées vocalement : dictez le titre et l’application crée la tâche en 1 seconde.

Bien sûr, vous retrouvez chez TickTick les fonctionnalités habituelles de ce type d’appli : deadline, rappels (disponibles même dans la version gratuite), étiquettes, priorité (aucune, basse, moyenne et haute)…

TickTick

On apprécie cependant quelques petits « plus » par rapport aux concurrents. Les tâches les plus importantes, par exemple, peuvent être épinglées en haut de l’écran pour être visibles immédiatement. Et vous pouvez créer une arborescence dans les étiquettes : une étiquette « parente » peut en regrouper plusieurs et vous permettre de trier vos entrées encore plus facilement. Comme c’est le cas pour Todoist, si vous saisissez une date et une heure dans le titre d’une tâche, TickTick les transforme automatiquement en deadline.

Dans la version payante, vous n’avez presque plus de limites quant au nombre de listes (299), de tâches par liste (999), de sous-tâches par tâches (199), de rappels par tâche (5), de pièces jointes par jour (25)… Et si vous optez pour un règlement annuel, le tarif est de 2,50 € par mois.

Vous avez commencé à utiliser Todoist ou Any.DO et vous voulez absolument passer à TickTick ? Pas de problème, tout est prévu pour automatiser l’importation de vos données d’une appli à l’autre.

Any.DO, le gestionnaire de tâches qui repousse les limites

Any.DO
  • Synchronisation avec plus de 1500 applis, grâce à Zapier
  • Intégration complète avec le calendrier
  • Ajout de pièces jointes depuis l’appareil photo, depuis une vidéo ou depuis un enregistrement vocal

Any.DO simplifie au maximum la création des tâches grâce, entre autres, à des fonctions multimédias. Mais l’appli est également synchronisée avec des milliers d’autres outils, ce qui repousse toujours plus ses limites.

Any.DO simplifie au maximum la création des tâches grâce, entre autres, à des fonctions multimédias. Mais l’appli est également synchronisée avec des milliers d’autres outils, ce qui repousse toujours plus ses limites.

La croissance d’Any.DO a été exponentielle depuis sa création en 2011. Aujourd’hui, l’appli compte 30 millions d’usagers. Et c’est probablement la simplicité d’utilisation qui les rassemble. Chaque écran contient un bouton « + » pour la composition d’une tâche. Mais celle-ci est encore plus facile grâce au menu déroulant qui permet, en une seconde, de choisir un
type de tâche parmi les plus courants (e-mail, achat, appel…) et de
l’ajouter sans avoir besoin de le taper.

Comme la plupart des gestionnaires de tâches, Any.DO impose d’avoir un compte pour pouvoir utiliser l’appli. Mais c’est pour mieux synchroniser vos données et les tenir à votre disposition, quel que soit l’appareil depuis lequel vous vous connectez.

Une deadline peut être renseignée au moment de la création de la tâche ou a posteriori, en quelques secondes. On regrette cependant de ne pas pouvoir programmer de tâches récurrentes dans la version gratuite de
l’appli. Pour cela, il faut se tourner vers l’abonnement Premium à 2,29 €
par mois. En revanche, on aime la possibilité d’ajouter en pièce jointe une
photo, un enregistrement audio ou vidéo, tous pris directement dans le mode édition de la tâche, et ce, même avec l’offre gratuite.

any.do

On apprécie également de pouvoir imprimer une liste de tâches en une seconde et surtout, la synchronisation avec plus de 1500 applis, grâce à Zapier. Par exemple, pour chaque message sauvé dans Slack, une tâche
est ajoutée dans Any.DO. De la même façon, la création d’un événement dans Google Calendar, d’une note dans Evernote, d’une tâche dans Google tasks ou d’une carte dans Trello compose automatiquement une tâche dans Any.DO.

Enfin, même s’ils ne sont disponibles que dans l’offre payante, les rappels géolocalisés apportent un vrai plus en vous permettant de recevoir une notification en fonction de l’endroit où vous vous trouvez. Vous quittez le bureau ? La tâche « Prendre le dossier pour le meeting de 13 h » vous envoie un rappel, au cas où vous auriez oublié !

Conclusion

Vous l’avez compris, les applis de gestion de tâches sont innombrables. Peut-être qu’il vous semblait difficile de faire votre choix, mais en fonction de l’utilisation prévue, nous vous avons donné quelques pistes. Booster votre productivité vous ennuie ? Téléchargez Habitica et amusez-vous ! Vous ne voulez pas vous perdre dans des dizaines d’options et vous souhaitez seulement faire votre liste de courses ? C’est Do it (Tomorrow) qu’il vous faut. Vous avez besoin de gérer des projets complets ? Orientez-vous vers Trello. Vous avez envie d’une appli simple, mais avec la possibilité d’avoir accès facilement à des fonctionnalités avancées ? Todoist est fait pour vous. Dans tous les cas, il existe un gestionnaire de projet pour chaque utilisateur, même le plus exigeant !

Pascale Duc

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