Suite bureautique en ligne: le test Microsoft Office Web Apps

Parallèlement à la mise au point de la version finale de Microsoft Office 2010, déclarée RTM il y a de cela quelques semaines et sur laquelle nous reviendrons dans les semaines à avenir au moyen d'un article complet, Microsoft se prépare doucement à proposer une version en ligne de ses applications Office. Baptisée Office Web Apps, l'offre de bureautique en ligne de Microsoft, la première du genre pour la firme de Redmond à l'exception du service Office Live qui n'a pas grand chose de comparable, est en quelque sorte la concrétisation des promesses répétées de l'éditeur en matière de Cloud Computing.

Présentée fin 2008, lors d'une PDC où Microsoft exhibait également la première version Beta de Windows 7, les Office Web Apps sont depuis restées dans l'ombre. Le temps pour Microsoft de peaufiner les versions en ligne de ses outils bureautiques les plus populaires, sans pour autant, hélas, en profiter pour clarifier sa stratégie en la matière. Comme souvent avec le géant des logiciels, la stratégie semble partir dans tous les sens puisque si l'objectif avoué des Office Web Apps est de concurrencer l'offre de Google avec ses Google Docs, Microsoft propose un accès aux Office Web Apps de bien trop de manières différentes, comme nous le verrons plus en avant.

A l'heure où nous écrivons ces lignes, il existe pas moins de six moyens différents d'accéder aux Office Web Apps. Nous reviendrons sur le détail des modalités d'accès un peu plus en avant dans cet article, histoire d'évoquer le manque de clarté de la stratégie retenue par Microsoft. En attendant, nous considérerons les Office Web Apps sous le regard de l'utilisateur final qui y accède depuis les services Windows Live et donc depuis Hotmail (depuis la Wave 4) ou son Skydrive. Nous reviendrons dans les lignes qui viennent sur les applications disponibles, leurs fonctionnalités et leur comportement sans oublier d'évoquer la compatibilité avec les différents navigateurs du marché.

Compatibilité avec les navigateurs

On attendait Microsoft au tournant, et évidemment la firme créée par Bill Gates n'a pas replongé dans ses vieux travers... Les Office Web Apps fonctionnent en effet sous plusieurs navigateurs : Firefox bien sûr, Internet Explorer évidemment, mais aussi Chrome. C'est un premier bon point d'autant que nous n'avons pas pu mettre la dites compatibilité en défaut : tout semble fonctionner en lecture comme en édition sur chacun des navigateurs cités.



La compatibilité avec Safari, le navigateur livré avec MacOS X est bien entendu assurée avec les Office Web Apps. Qu'en est-il d'Opera ? Ici la situation semble se complexifier quelque peu puisque si le service est accessible et semble opérationnel, certaines manipulations semblent problématiques. Nous n'avons pas réussi à ouvrir sous Opera 10.53 notre document de test, le chargement se bloquant sans explication à 95%. En tout état de cause si Microsoft a indiqué clairement son intention d'offrir une compatibilité des Office Web Apps avec Firefox et Safari, le géant des logiciels ne s'était pas prononcé sur Opera.

Office Web Apps : hébergement et compatibilité

Avant d'évoquer les fonctions de visualisation ou de création d'un nouveau document, il est important de revenir sur l'un des principes retenus pour la version grand public des Office Web Apps : tout passe en effet par le service Windows Live SkyDrive. Une explication s'impose ici : le service SkyDrive est accessible à tous et consiste en un espace de stockage virtuel sur lequel vous pouvez déposer plusieurs gigaoctets de fichiers. Pour fonctionner, les Office Web Apps nécessitent donc que le fichier que vous souhaitez lire soit hébergé sur votre SkyDrive ou bien qu'il vous soit parvenu sur Hotmail via l'intégration des fonctions Office dans la Wave 4 de la messagerie Hotmail. Et lorsque vous créez de toute pièce un document, celui-ci sera sauvegardé sur votre SkyDrive mais vous pourrez bien sûr le rapatrier en local sur votre disque dur.

Au niveau de la compatibilité des documents en lecture, ceux-ci doivent être enregistrés sur votre SkyDrive au format binaire Office, les classiques *.DOC, *.PPT ou *.XLS ou bien au format Office XML avec les plus récents *.DOCX, *.PPTX, *.XLSX. Dans le cas de fichiers binaires Office, ceux-ci subissent une conversion avant leur ouverture et une copie est générée automatiquement sur votre SkyDrive. Surprise toutefois, alors que Microsoft se veut ouvert et promeut son ouverture depuis plusieurs années maintenant, l'édition ou la consultation de documents au format OpenDocument (ODT) n'est pas prise en charge par les Office Web Apps (au contraire de la suite Office du reste).



Avec Office 2010 enfin, il est à noter que les documents hébergés sur le SkyDrive peuvent être ouverts naturellement comme s'ils étaient stockés sur un disque partagé du réseau. Même chose pour leur sauvegarde. Tout cela passe toutefois par un module additionnel baptisé « Centre de téléchargement Office ». Ce résident s'occupe alors de rapatrier les documents sur votre ordinateur ou de les envoyer sur le serveur.

Interface graphique : le ruban sur les Web Apps

Côté interface graphique, les Office Web Apps reprennent le ruban Office apparu dans Office 2007, raffiné avec Windows 7 et légèrement modifié avec Office 2010. On est donc immédiatement en terrain familier, même si le ruban Office est avouons-le sacrément restreint. Il faut dire d'emblée qu'il n'est pas question pour Microsoft de proposer l'équivalent en terme de fonctionnalités des applications bureautiques Office dans leurs versions en ligne. L'éditeur voit plutôt les Office Web Apps comme un complément de sa suite bureautique PC, et non comme un remplacement. La preuve en image avec les rubans comparés de la version en ligne de Word face à Word 2010 :





Revenons-en, à l'ergonomie des Web Apps. Dans toutes les versions en ligne des applications Office, on retrouve un menu fichier coloré suivi de divers onglets, ceux-ci variant en fonction de l'application sélectionnée. En dessous de cette barre de menus, les boutons proposés par le ruban changent d'onglet en onglet. C'est ainsi qu'on retrouvera les fonctions de mise en forme du texte dans l'onglet fichier alors que les options pour insérer des images sous Word se retrouvent dans l'onglet « Insérer » (par exemple). Si votre poste de travail est doté des versions « hors ligne » des applications Office, chaque Office Web App propose un bouton pour basculer de la version en ligne au logiciel PC.

Certaines subtilités ergonomiques des applications Office disparaissent des Web Apps : ainsi le double clic à n'importe quel endroit dans Word pour positionner son curseur n'importe où sur la feuille n'est pas géré, pas plus d'ailleurs que la barre de mise en forme contextuelle qui apparait au bout de quelques secondes après avoir surligné un texte avec la version classique de Word. On retrouve en revanche au-dessus du ruban Office, les boutons enregistrer, annuler et refaire alors qu'il est possible de masquer le ruban comme sur Office 2010 d'un clic sur le bouton en forme de chevron.

Office Web Apps : édition et création

Dans toutes les Office Web Apps, Microsoft propose par défaut un mode de lecture, qui permet donc de consulter les documents Word, Excel, PowerPoint ou OneNote de votre choix, avec un rendu assez fidèle, du moins en principe. Pour la lecture, il suffit de cliquer le document concerné dans son SkyDrive : on obtient alors pour Word, l'équivalent du mode page avec des fonctions zoom et un bouton de recherche alors que le ruban Office est masqué. Pour l'édition du document, il faut repérer son document dans SkyDrive et cliquer sur « Modifier dans le navigateur », fonction également disponible, et c'est heureux, depuis le mode page. En revanche pour accéder au mode de lecture depuis le mode édition il faut passer par l'onglet « Affichage » et non depuis la barre d'état comme sur la version hors ligne de Word. Le passage d'une vue à l'autre entraîne du reste un temps d'attente systématique.



Au chapitre des problèmes, on note que certains documents créés avec des applications Office refusent parfois de s'ouvrir avec des messages d'erreur assez énigmatiques (exemple : le document est introuvable) et lorsqu'un document est ouvert en édition sur une Office Web App si l'on souhaite rebasculer vers l'application hors ligne qui l'a créé il faut disposer d'Office 2010 : en effet la version 2007 n'est pas prise en charge ! Quant à la mise en forme 3D des graphiques sous Excel, celle-ci disparait purement et simplement du rendu de la version en ligne d'Excel au profit d'un simple aplat 2D.



À l'édition d'un document, on constate d'autres surprises : pas possible dans la version française en ligne de Word d'avoir la correction grammaticale : seule la correction orthographique est proposée, avec soulignement contextuel, ce qui est déjà bien en comparaison de Google Docs, il est vrai. Les guillemets à la française ne sont pas proposés à la frappe alors que le curseur pour sélectionner un texte est généralement assez "mou" et peu réactif. Il n'y a aucun retour à la ligne automatique : la largeur de la fenêtre de votre navigateur détermine la largeur de votre zone de saisie sous Word.

On apprécie au passage que le raccourci clavier CTRL-S soit fonctionnel pour rapidement sauvegarder son document. Si l'on retrouve sous Word les options les plus basiques de mise en forme, les fonctions rechercher et remplacer disparaissent au profit de celles du navigateur. Problème sous Word, le raccourci CTRL+F est inopérant... les règles de positionnement et tabulation sont également aux abonnés absents. Idem pour les options de mise en page, de publipostage, les outils d'édition d'image, les fonctions basiques pour ajuster simplement la taille des caractères, etc. Vous l'aurez compris, les versions en ligne des applications Office sont largement simplifiées par rapport à leurs homologues PC. Et si Microsoft propose des outils collaboratifs, notamment pour travailler à plusieurs sur un même document, les options d'enregistrement ou d'export se limitent à leur plus simple expression : pas de choix ici du format de fichier, pas d'ODF, pas de PDF, mais simplement le format Open XML de Microsoft.



Question réactivité, les opérations de chargement et d'enregistrement des fichiers sont tout de même bien longuettes : rien de véritablement dramatique, mais il faudra se montrer patient, beaucoup plus patient qu'avec Google Docs. Le chargement d'un document Word prend généralement une poignée de secondes, avec un logo animé nous invitant à patienter, alors que l'enregistrement de toute modification grise l'écran avec un message nous invitant là encore à patienter, pour une durée similaire de 5 à 6 secondes. Attention le chargement de documents volumineux, typiquement des présentations PowerPoint, peut prendre un temps assez long... tout comme leur conversion si cette étape s'avère nécessaire. Et sait-on jamais l'opération peut tout simplement entraîner un plantage ce qui nous laisse avec un message d'erreur nous invitant à redémarrer l'application à moins qu'il ne s'agisse d'une erreur inconnue !

Office Web Apps : le partage

L'un des intérêts des Office Web Apps est de permettre le partage de documents. Ainsi lorsque vous souhaitez partager un document créé avec la version hors ligne de Word ou Excel, mais que la personne ne dispose d'aucune des deux applications, Office Web Apps constitue alors une alternative intéressante. Même chose si la version d'Office dont vous disposez est trop ancienne pour vous permettre d'ouvrir un document reçu au format .DOCX par exemple. Là encore les Web Apps d'Office vous permettent assez simplement d'ouvrir les documents qui vous sont adressés. Au-delà du partage, dont la volonté est manifeste pour les développeurs du service du fait de sa forte intégration à SkyDrive, il y a également l'aspect collaboratif des choses.

C'est ainsi qu'avec Excel deux personnes (ou plus) peuvent travailler simultanément sur un classeur avec un affichage en temps réel des modifications, à l'instar d'un certain Google Docs. OneNote profite également d'options de collaboration, plusieurs personnes pouvant prendre des notes dans le même dossier de notes partagé qu'il soit ouvert dans les Office Web Apps ou dans la version hors ligne de OneNote. En revanche, et bien curieusement, Word et PowerPoint ne proposent pas de fonctionnalités de collaboration alors même que les versions PC des dits logiciels offrent précisément des outils collaboratifs.

Office Web Apps face à Google Docs

Nous l'écrivions plus haut, le concurrent direct des Office Web Apps ce n'est pas tant la suite Office, ni même OpenOffice, que le service Docs de Google. Lui aussi gratuit, Google Docs permet l'import des documents au format Office, typiquement des documents que vous aurez créés sur votre PC avec la version hors ligne des applications Office. N'importe quel document Word permet de constater rapidement les dégâts au niveau de la conversion opérée par Google : les polices de caractère sont remplacées par du Times New Roman, l'habillage de texte entourant les images disparaît et les styles de titre sont aux abonnés absents alors que les retours à la ligne sont également détruits. De plus, les images contenues dans un document Word sont dégradées avec une compression supplémentaire qui semble leur être appliquée alors que le filigrane en fond de page est lui aussi zappé, sans autre forme de procès.



Mais attention, entre le mode de prévisualisation et le mode d'édition des Office Web Apps... il y a une subtile nuance : certaines particularités disparaissent en mode édition depuis l'application en ligne comme notre filigrane... En revanche le formatage des caractères demeure, mais certains retours à la ligne manuels sont remplacés par la mention « Retour chariot ». Voilà pour un document Word. Sous Excel, Google Docs a récupéré l'intégralité de nos tableaux et leur contenu, en revanche les graphiques demeurent vierges contrairement à ce qui se passe avec la version en ligne d'Excel d'Office Web Apps.

De sérieuses lacunes... et des possibilités heureusement maintenues

Avec les Office Web Apps, nous avons eu l'impression de revenir quelques dizaines d'années en arrière... à l'époque de Windows 3.xx du moins au niveau des fonctionnalités. Ainsi, certaines choses évidentes sont fort heureusement possibles lorsque d'autres sont étonnamment impossibles. Évoquons ce qu'il est possible de faire... Il est ainsi permis, pour tout document de changer la police de caractère avec au choix l'une des 44 polices prédéfinies. Chaque police s'affiche dans la liste de sélection avec un aperçu, mais les Office Web Apps ne reprennent pas les polices installées sur votre machine.

Du côté des images que l'on peut insérer dans une présentation PowerPoint, les points d'ancrage de ces dernières qui permettent de les redimensionner sur la version Windows du logiciel disparaissent pour une sorte de cadre noir assez inesthétique qui ne permet aucune liberté : ni redimensionnement, ni rotation, ni même un simple déplacement !



Autre surprise, la mise en forme et les images ne sont pas conservées lorsque l'on effectue un « coller » dans Word. La version Web App se contente de coller le texte brut, sans mise en forme ni aucune enluminure et ce même si l'application d'origine ayant servi à remplir le presse-papiers est Word. On s'étonnera également de l'absence de fonction « Enregistrer sous » dans le menu fichier (impossible donc d'enregistrer le document en cours d'édition sous un autre nom) ou encore de l'absence de commande « nouveau » pour créer un nouveau document.



Heureusement, les équipes de Microsoft n'ont pas fait l'impasse sur l'impression, les versions en ligne de Word, Excel, PowerPoint et OneNote proposent l'impression depuis le menu fichier. Toutefois, il n'est pas question ici de bénéficier d'un quelconque aperçu avant impression contrairement à Google Docs. Les paranoïaques de la sécurité noteront enfin que le service Office Web Apps est accessible depuis un HTTPS. La connexion avec les serveurs de Microsoft est donc sécurisée, un détail dont ne s'embarrasse pas Google avec ses Google Docs.

Enfin, nous ne nous sommes guère étendus sur OneNote, le bloc-notes d'Office, puisque le propre même de la prise de notes c'est la possibilité de les prendre hors ligne sans être connecté à Internet. Si OneNote Web App permet de visualiser un carnet de notes existant, son utilisation sur le vif, pour saisir des notes nous paraît un scénario plutôt irréaliste. Comme avec l'application de bureau, OneNote Web App permet de structurer ses notes avec des sections, sortes d'intercalaires, pouvant contenir plusieurs pages. Il est du reste possible d'insérer des images, balises et mêmes des tableaux dans ses notes, avec les limitations précédemment évoquées. De plus, les options vocales ainsi que les fonctions de reconnaissance de l'écriture disparaissent.

Une stratégie difficile à suivre !

Nous le disions dès l'introduction, la stratégie de Microsoft pour ses Office Web Apps est pour le moins difficile à suivre ou même à comprendre. Ainsi, on compte pas moins de six moyens différents d'y accéder ! Les trois premiers moyens sont du reste déroutants puisqu'ils n'impliquent à aucun moment l'utilisation des versions en ligne de Word ou Excel, mais se bornent à combiner les classiques applications côté PC avec des fonctions de stockage en ligne. C'est ainsi que depuis les applications de la suite bureautique Office 2010, on peut depuis une version classique de Word 2010 opter pour un stockage en ligne sur les serveurs de Windows Live SkyDrive. Pour les entreprises, il est possible de coupler les applications traditionnelles de la suite Office à un serveur SharePoint 2010 : les documents créés avec Office peuvent alors être stockés non pas sur SkyDrive mais sur un serveur interne de la société. Et de décliner la même chose avec SharePoint Online où les serveurs internes à l'entreprise sont remplacés par un espace de stockage dans le Cloud de Microsoft, moyennant abonnement évidemment.

Pour la version véritablement en ligne des Office Web Apps, les utilisateurs peuvent y accéder depuis... Windows Live SkyDrive, l'espace de stockage gratuit de Microsoft. Là encore, nous sommes critiques, car il aurait mieux valu intégrer les Office Web Apps à l'offre existante d'Office Live, plutôt que de les rattacher à SkyDrive. En effet, il n'est pas des plus naturels d'aller sur son disque dur en ligne pour créer un nouveau document de texte... Naturellement, si les versions en ligne de Word, Excel, OneNote et PowerPoint sont gratuites, elles sont sponsorisées par la publicité. Et nous retrouvons SharePoint 2010 puisqu'il est possible pour les entreprises qui déploient un tel serveur d'héberger les applications Office en local avec un stockage en ligne des documents ainsi créés.

Enfin, Microsoft a surpris tout le monde en lançant docs.com, au moins l'alias fait sens me direz-vous, une version des Office Web Apps accessible depuis Facebook. On retrouve les mêmes applications en ligne qu'avec l'offre Office Web Apps et SkyDrive à ceci près que les documents se partagent avec vos amis sur Facebook. Bref... les moyens d'accéder aux Office Web Apps sont trop nombreux et l'arrivée cet été de la vague 4 des services Windows Live risque encore de modifier la donne.

Conclusion

Avec cette première mouture des Office Web Apps, Microsoft positionne enfin sa célèbre suite bureautique dans le Cloud, la rendant ainsi accessible à tout un chacun. En concurrence directe avec Google et son service Google Docs, les Office Web Apps de Microsoft semblent nettement plus soignées que les applications Google et aussi plus complètes. La compatibilité avec les documents générés quotidiennement par les logiciels de la suite Office de Microsoft est bien sûr un point fort évident.

Pourtant... la réalité est qu'au-delà des problématiques de format de document, les Office Web Apps sont extrêmement limitées. Il nous semble en effet que cette première approche de Microsoft est bien trop timide... Sur le plan fonctionnel même l'intégré Works offrait en son temps plus de possibilités que les versions en ligne des Office Web Apps ! C'est dire !

Au final, il est impensable de remplacer la traditionnelle suite Office par les versions en ligne des Office Web Apps. Non seulement celles-ci sont limitées, nous l'avons écrit, mais elles sont aussi assez lentes pour un usage régulier alors que les contraintes sont tout de même nombreuses. Si vous n'avez pas Office 2010, il faut enregistrer son document sur son SkyDrive, puis le récupérer depuis son SkyDrive pour finalement le télécharger sur son PC. On a vu plus pratique...



Quoi qu'il en soit, on applaudit Microsoft pour cette première approche et l'on apprécie la compatibilité multi-navigateurs. Si les Office Web Apps sont inévitablement appelées à évoluer, et à gommer leur retard par rapport aux versions PC des outils Office, nous restons sceptiques sur la stratégie de Microsoft. Trop d'accès divers aux Office Web Apps (docs.com, sharepoint, etc) nuisent à la clarté de l'offre alors que nous sommes en attente de voir comment Microsoft intégrera la publicité aux versions en ligne des Office Web Apps pour les utilisateurs finaux : un détail qui ne fait pas partie de la preview mise à notre disposition par Microsoft.

Précision : A l'heure où nous écrivons ces lignes, les Office Web Apps ne sont disponibles qu'auprès d'un petit nombre de testeurs ou par le biais de SharePoint. Leur disponibilité définitive, pour tout un chacun, devrait intervenir dans les jours qui viennent.