Une étude de Microsoft affirme qu’il faut éviter d’enchaîner des réunions en visio

25 avril 2021 à 17h00
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Visio

L’accumulation de réunions sans pauses, un phénomène ayant eu tendance à augmenter pendant la pandémie de la COVID-19, serait néfaste pour le travail. C’est en tout cas ce que tend à montrer une récente étude de Microsoft.

En réponse à cette enquête, la firme de Redmond présente de nouvelles règles pour Outlook , visant à raccourcir les réunions et à inciter à faire des pauses entre chacune d'elles.

Plus de pauses cause moins de stress

Tout le monde ou presque sait que faire des pauses entre deux réunions peut être bénéfique pour le bien-être et l’efficacité au travail. L’intérêt de l’étude de Microsoft est de montrer cela scientifiquement et visuellement.

L’étude a été réalisée sur 14 participants, lesquels ont participé une première fois à quatre réunions consécutives d’une demi-heure sur différents sujets. La semaine suivante, ils ont participé à des réunions en visioconférence d’une demi-heure, entrecoupées de pauses de 10 minutes au cours desquelles ils ont médité.

Grâce à des capteurs d'électroencéphalographie, l’étude a pu étudier l’activité bêta des participants, c’est-à-dire leur rythme cérébral. Cela a permis de montrer que l'activité cérébrale des participants qui avaient été en méditation entre les réunions avait pu baisser durant la pause. Ils ont ainsi pu enchainer les réunions sans stress, à l’inverse des participants n’ayant pas eu ce « sas de décompression ».

Etude Microsoft © Microsoft
Moins de stress donc plus de couleur bleue pour les participants ayant fait une pause entre les réunions. © Brown Bird Design

Les taux d’asymétrie de l’activité frontale de la bande alpha des participants (qui correspondant à la différence entre l'activité des ondes alpha droite et gauche dans la zone frontale du cerveau) ont aussi été examinés. Les taux positifs correspondent à ceux des participants ayant médité. Cela signifie qu’ils sont davantage engagés pendant les réunions. Les taux négatifs correspondent à ceux ayant enchainé les réunions, ce qui est associé au fait qu’ils soient plus renfermés pendant celles-ci.

Fatigue étude Microsoft © Illustration de Valerio Pellegrini
Illustration de Valerio Pellegrini

Des temps de pause automatiques sur Outlook

Comment lutter contre le « fléau » des pauses non observées ? Face aux problèmes engendrés, la firme de Redmond annonce avoir mis en place de nouveaux paramètres dans Microsoft Outlook. L'objectif est de faciliter la configuration de temps de pause automatiques entre des réunions successives.

Les individus ou les entreprises peuvent désormais spécifier dans leurs paramètres par défaut si les réunions doivent être raccourcies de 5, 10 ou 15 minutes. Par exemple, des réunions de 30 minutes peuvent être écourtées à 25 minutes et celles d’une heure à 55 minutes, de façon à ce qu’elle intègrent automatiquement une pause de cinq minutes.

Il est aussi possible de définir des spécifications fixes, ce qui raccourci automatiquement les réunions planifiées.

Réunion Microsoft Outlook © DR

Les administrateurs informatiques peuvent déployer cette fonctionnalité avec l’aide de Powershell , la plateforme d’automatisation des tâches.

Reste à savoir si les sociétés adopteront facilement cet outil. Mais cela reste une autre histoire…

Source : Microsoft

Modifié le 26/04/2021 à 09h29
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benben99
Une étude à 14 participants ce n’est pas significatif, et ce ne serait pas publié dans aucune revue scientifique sérieuse…<br /> Maintenant c’est rendu que les «&nbsp;nouveaux médias&nbsp;» rapportent ce genre d’expériences anodines et les qualifient d"étude" comme si c’était fait sérieusement et qu’on pourrait s’y fier. (#facepalm)
MisterDams
Un peu bidon quand même, on est supposé être surpris que méditer entre deux réunions aide à se détendre ?<br /> En pratique avec 30min entre deux réunions on a déjà pas le temps de se mettre sur une tâche qui demande un effort cognitif élevé, alors là 5min on va checker ses e-mails et on va replonger dans la réunion d’après, ce qui n’aura pas un meilleur effet…
loracle
Et après 4 meeting de suite on reviens à la normale
jvachez
Raccourcir la durée de réunion de 5, 10 ou 15 minutes ne change rien du tout. Ces durées sont purement théoriques, la durée réelle des réunions n’est jamais celle prévue.
Pronimo
Bof en réunion c’est alt+tab la plupart du temps
Proutie66
La réunionite est un fléau actuellement.
twenty94470
Une étude ne vaut rien, il en faut plusieurs qui essaient toutes de démontrer la même chose et qui partagent toutes bien entendu la même conclusion.
twopheek
La firme d’Edmond ?! C’est sûrement la firme de Redmond que l’auteur voulait mentionner
bizbiz
Perso les réunions ca me saoule et ca me met de mauvaise humeur, surtout quand ca dure 4 plombes non-stop.<br /> En visio ca passe encore, je peux aller me faire un café, griller mon clop, manger un croisant et continuer à tafer en meme temps.
ivico
Ha les reunionites sans ordre du jour, ou un lembre monopolise la parole sans faire avancer le sujet. « Il faut que » « nous devrions »… bla bla.<br /> Pendant que certains parlent d’autres agissent rt produisent de la matière.<br /> Dans 45min 1ere reunionite chouette!
HAL1
Je ne pense pas que le souci peut être résolu via la technologie. Une réunion de 55 minutes qui, finalement, déborde ne sera pas mieux qu’une autre qui aurait été prévue pour une heure.<br /> C’est aux entreprises de faire en sorte que leurs employés puissent organiser leurs journées de manière à avoir la possibilité de faire des pauses, et c’est à ces mêmes employés de savoir se gérer sans vouloir en faire trop. Bien sûr, c’est plus facile à dire qu’à faire
cyrano66
Pas besoin d’étude pour se rendre compte que trop de visio conférence c’est la plaie.<br /> La situation est Une excuse facile pour généraliser le principe pour tout et n’importe quoi. Et comme ça moins de charges pour l’employeur et tant pis pour l’aspect social et le contact humain.<br /> Bref Ça n’a rien de « sympa » ni d’efficace.<br /> Et y’en a plus que marre de ces théoriciens du monde du travail qui veulent nous millimètrer la journée sous couvert d’efficacité.<br /> C’est du Taylorisme et du Stakhanovisme revisité à la sauce numérique.
trollkien
En magasin, type gsb, un employé peut avoir des dizaines de conseils clients, en plus de son travail manuel et la gestion backoffice, et jusque la personne ne s’est posé la question de savoir si leur 20 min de repos dans la journée était suffisant.<br /> Ok le télétravail, les réunions via zoom etc c’est sûrement fatiguant.<br /> Mais a un moment faut remettre les choses dans l’ordre. Ça reste du boulot le cul calé dans un fauteuil.<br /> Je suis pas sûr que ce genre d’étude émeuve les personnes du commerce et du btp
pecore
Les réunions sont un fléau si elles n’aboutissent à rien et s’il en faut cinq pour accoucher d’une décision qui aurait du être prise en une seule. Souvent les réunions servent à compenser le manque de leadership ou de courage décisionnel des personnes qui devraient théoriquement en avoir. Lorsque c’est le cas, c’est beaucoup de temps perdu et de frustration accumulée, les deux se monnayant en fatigue.<br /> Tout cela pour dire que je trouve moi aussi cette étude inutile.
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