Calendly

Pourquoi utiliser Calendly ?

Calendly est un outil de planification de meeting. Conçu pour les professionnels, les entrepreneurs ou les équipes de travail, il simplifie la prise de rendez-vous ou de réunions grâce à l'automatisation, les rappels et la personnalisation des meetings. Il évite ainsi les tracas de coordination des horaires et sans échange d'e-mails. L'application est disponible gratuitement en ligne avec des extensions Chrome et Firefox ou sous iOS et Android. Il propose néanmoins des offres payantes pour plus d'options et pour l'intégration de divers logiciels comme Google Calendar, Outlook, iCloud, Zoom, Zapier, Salesforce, etc.

Planification automatisée

Calendly automatise le processus. En éliminant la nécessité d'échanger de multiples mails pour fixer une date, cet outil simplifie considérablement la coordination des horaires. Les utilisateurs n'ont qu'à définir leurs disponibilités dans l'application, et Calendly s'occupe du reste. Il détecte automatiquement les conflits d'horaire et propose des créneaux adaptés, ce qui rend la planification plus efficace et moins chronophage. La fonctionnalité de planification automatisée est particulièrement utile pour les professionnels qui gèrent un grand nombre de réunions ou d'appels. Elle minimise les risques d'erreur humaine et garantit une meilleure organisation des journées de travail.

Intégration avec vos calendriers

Calendly s'intègre avec les calendriers les plus utilisés comme Google, Outlook, et Apple Calendar. Cette intégration permet aux utilisateurs de synchroniser automatiquement leurs rendez-vous avec leur calendrier personnel, assurant ainsi une visibilité complète de leur emploi du temps. Les conflits d'horaire sont ainsi évités, car Calendly tient compte de tous les événements existants dans le calendrier pour proposer des créneaux de rendez-vous. En plus de la synchronisation des rendez-vous, cette intégration permet une gestion centralisée de l'emploi du temps. Les utilisateurs peuvent voir et gérer tous leurs événements, professionnels ou personnels, en un seul endroit.

Rappels et confirmations

Avec Calendly, les rappels et confirmations de rendez-vous sont gérés de manière automatisée, réduisant ainsi considérablement les risques de no-shows ou d'oublis. Les participants reçoivent des notifications par mail avant la réunion, les aidant à se rappeler de leur engagement. Ces rappels peuvent être personnalisés pour correspondre à la fréquence et au format préférés par l'utilisateur, ce qui assure une communication efficace et opportune.

Les confirmations de rendez-vous jouent également un rôle crucial. Dès qu'un rendez-vous est fixé ou modifié, Calendly envoie une confirmation automatique à toutes les parties concernées.

Comment utiliser Calendly ?

Pour commencer, les utilisateurs doivent d'abord créer un compte sur Calendly. Une fois inscrits, ils peuvent connecter leur calendrier personnel, tel que Google Calendar, Outlook, ou Apple Calendar, à leur compte Calendly. Cette étape permet à Calendly de synchroniser les disponibilités et d'éviter les conflits d'horaire. Après la configuration initiale, les utilisateurs peuvent personnaliser leurs préférences de planification, en définissant les types d'événements, la durée des rendez-vous, et les plages horaires disponibles pour les réunions.

Version gratuite et tarifs

Calendly offre une version gratuite de base qui répond aux besoins de planification simples, ainsi que des versions payantes avec des fonctionnalités avancées adaptées aux besoins des entreprises. Les versions payantes offrent des options supplémentaires telles que la planification de groupe, les intégrations avec d'autres logiciels (comme Salesforce, Zoom, et bien d'autres), et des outils de personnalisation plus poussés. Calendly est accessible via le web, et dispose également d'applications mobiles pour iOS et Android, permettant aux utilisateurs de gérer leurs rendez-vous en déplacement. Enfin, pour les utilisateurs qui possèdent un site web, notamment sur WordPress, Calendly propose des intégrations pour faciliter la prise de rendez-vous directement depuis leur site.

La version payante mensuelle offre des options supplémentaires ainsi que nombreuses intégrations de plateforme :

• Plan Standard ($10 / utilisateur / mois): Ce plan est idéal pour ceux ayant des besoins de planification plus sophistiqués. Il permet la gestion de 6 calendriers simultanément et offre la possibilité de créer des événements de groupe (1 à plusieurs) et collectifs (2 sur 1). Le plan Standard inclut des fonctionnalités telles que des rappels, des demandes de reconfirmation et d'autres flux de travail, ainsi que la personnalisation de la marque et des logos sur votre site web. Il intègre également HubSpot, PayPal, Stripe, et des centaines d'autres intégrations, avec un support par chat en direct.

• Plan Teams ($16 / utilisateur / mois): Ce plan est spécialement conçu pour les équipes qui nécessitent des fonctionnalités avancées telles que des rapports, une distribution de réunions, et des automatisations. Il comprend toutes les fonctionnalités du plan Standard, plus la connexion à Salesforce pour intégrer les données de réunion dans le CRM, la création d'événements en round robin, la possibilité de diriger les leads avec des formulaires HubSpot, Marketo, ou Pardot, ainsi que la synchronisation et le verrouillage de modèles d'événements gérés par l'administrateur.

Quelles sont les alternatives à Calendly ?

Acuity Scheduling, Doodle et Gmail sont des alternatives intéressantes à Calendly.

Doodle est un outil de planification en ligne populaire qui permet aux utilisateurs de créer des sondages de disponibilité pour trouver des créneaux horaires communs parmi un groupe de participants. Cela facilite la coordination des rendez-vous en permettant aux participants de voter pour les dates et heures qui leur conviennent le mieux.

Bien que Gmail soit principalement connu comme un service de messagerie électronique, il offre également des fonctionnalités de planification de rendez-vous grâce à l’intégration de Google Agenda. Les utilisateurs peuvent créer des évènements dans leur calendrier Google Agenda, inviter des participants et partager des disponibilités de planning.