Pour se faire, le logiciel invite l'utilisateur à importer sa collection d'e-books et à documenter sa collection avec une notice biographique détaillée par titre afin de renseigner la date de publication, l'auteur, l'éditeur ou encore le résumé et la première de couverture de chaque e-book. Un système de notation est aussi disponible.
Le logiciel se distingue par sa compatibilité avec de nombreuses marques et modèles de liseuses comme la Kindle d'Amazon, la Kobo de Fnac et plusieurs autres modèles ainsi que les smartphones Android et iOS. Le logiciel offre ainsi la possibilité de synchroniser les livres électroniques de votre appareil avec votre base de de données.
Par ailleurs, Calibre prend en charge de nombreux formats d'e-books avec les extensions CBZ, CBC, EPUB, FB2, LIT, HTML, ODT, PDF, RTF, TCR ou encore TXT. Un outil de conversion vous permettra d'exporter vos livres électroniques sous des formats différents.
Le logiciel peut aussi faire office d'agrégateurs de flux RSS et peut télécharger plusieurs titres de la presse américaine à l'image du New York Times et du Wall Street Journal.
Afin de partager sa collection avec le monde entier, Calibre met à disposition un outil permettant d'exporter votre base de données au format HTML afin de la publier sur votre site web.
