Pourquoi utiliser DocuWare ?
DocuWare est une solution GED tout-en-un qui accompagne les entreprises de toutes les tailles dans leur digitalisation. Cela se fait via des outils de dématérialisation de documents et des workflows automatisés.
Dématérialisation des factures et documents
La première étape de la digitalisation est souvent la numérisation des factures. La facturation électronique est l'une des principales fonctionnalités de DocuWare. Le logiciel prend en charge à la fois les factures fournisseurs et les factures clients. La solution est disponible sur le Cloud ou en version On-Premise (directement sur l'ordinateur) pour en faciliter l'utilisation.
Les factures sont numérisées à l'aide d'un scanner. Les technologies de LAD/RAD identifient tous les éléments importants de la facture, ce qui facilite son indexation. Toutes les factures sont ensuite indexées, archivées, et facilement consultables à tout moment.
En plus des factures, DocuWare propose la gestion et le stockage de tous les documents d'une entreprise : les contrats de travail, de vente, avenants, sous-traitance, etc.
Archivage de documents en toute sécurité
Pouvoir archiver ses documents en toute sécurité est indispensable pour une entreprise, pour éviter les pertes et vols de données. DocuWare dispose de toutes les certifications qui lui permettent de garantir la sécurité de vos données et fichiers : NF552 sur le RGPD et NF203 sur le coffre-fort électronique, établies par Infocert et Afnor Certification.
Le logiciel prend en charge tous les formats (pdf, Excel, Word, PowerPoint, etc.), et tous les documents sont chiffrés au format AES. La plateforme met aussi en place un système de droit d'accès pour que seules les personnes autorisées puissent les consulter.
Gestion de la finance et de la comptabilité
DocuWare est un outil fort utile pour les services financiers et comptables. Les services comptables des entreprises consacrent environ 30 % de leur temps à saisir manuellement les factures. Avec DocuWare, ils gagnent un temps considérable grâce à des options comme :
- Utiliser l'indexation intelligente pour associer les factures aux bons de commande correspondants
- Traiter les factures de manière exhaustive
- Traiter les validations et prendre en charge les factures refusées
- Transférer des montants approuvés vers les principaux ERP du marché
- Automatiser les tâches manuelles récurrentes grâce à un workflow personnalisable
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Comment utiliser DocuWare ?
La solution de transformation digitale DocuWare à destination des entreprises DocuWare s'utilise en ligne. Cette caractéristique lui confère une grande interopérabilité avec tous les systèmes d'exploitations : Windows, macOS, Linux, etc.
En revanche, si la plupart des actions sur DocuWare sont effectuées dans un navigateur web, on remarque la présence de différentes intégrations. Conçues pour faciliter le workflow en entreprise, elles permettent notamment de connecter :
- Microsoft Outlook : pour ajouter certains e-mails importants ou leurs pièces jointes à une archive numérique DocuWare.
- Microsoft Teams : pour centraliser et archiver les documents échangés dans le logiciel.
- Intégration universelle des messageries : Dans le cas où l'entreprise utilise un autre système de messagerie comme Gmail ou Yahoo Mail, DocuWare permet également de le connecter. Pour cela, le service demande de créer un dossier spécifique, lequel sera consulté par DocuWare afin d'en copier le contenu automatiquement.
- Logiciels comptables et ERP : Les données centralisées dans DocuWare peuvent par ailleurs être importées dans tous les systèmes comptables et logiciels ERP (comme SAP pour ne citer que lui), à conditions que ces derniers acceptent les importations de fichiers .CSV. Cette opération permet, par exemple, de faciliter la génération des factures par le service comptabilité de l'entreprise.
- Connecteurs iPaaS : DocuWare intègre un grand nombre de connecteurs pour les applications qui s'exécutent dans le cloud. Conçus pour créer une compatibilité étendue avec plus de 1 000 applications en ligne, l'utilisateur est à même de créer des workflows impliquant l'interaction de plusieurs apps. Pour en citer quelques-unes : Google Sheets pour la manipulation de données, Monday.com pour l'organisation interne, DropBox pour le stockage Cloud, HubSpot pour la gestion 360° de projets, etc.
Comme certains outils spécifiques dédiés au monde de l'entreprise, l'inscription à DocuWare requiert d'entrer en contact avec un représentant de la solution logicielle. De ce fait, les prix ne sont pas affichés publiquement et le prospect se voit proposé d'assister à une démonstration gratuite, personnalisée à ses besoins.
Quelles sont les alternatives à DocuWare ?
Rappelons que selon l'article 153 de la loi de Finances 2020, toutes les entreprises auront l'obligation de dématérialiser les factures d'ici 2026. Les solutions GED sont donc de plus en plus nombreuses sur Internet. Zeendoc est une solution de stockage et de gestion documentaire pour les entreprises de toutes les tailles.
Les logiciels de gestion de factures et de devis comme Sinao sont aussi de bonnes alternatives, ou plutôt des outils complémentaires. Au lieu de scanner vos factures, vous pouvez utiliser Sinao pour les créer directement en ligne.
À ces solutions, il peut être intéressant d'ajouter certaines applications qui permettent de numériser des documents depuis un smartphone. Cette pratique pouvant être effectuée en mobilité, elle apparait utile pour que les collaborateurs de l'entreprise puissent scanner rapidement un ticket de caisse pour une note de frais par exemple. Plus fonctionnel qu'une simple photographie prise depuis l'appareil Android ou iOS, l'application CamScanner permet d'obtenir un rendu professionnel, proche de celui d'une imprimante-scanner physique.