Le réseau social d'entreprise peut-il vraiment tuer l'e-mail ? Officience, une PME franco-vietnamienne, en est persuadée. Toute son organisation du travail a été repensée autour de Google+. Retour d'expérience.
Lancé en 2011 par Thierry Breton, alors nouveau PDG d'Atos, le programme « Zéro Mail » avait marqué les esprits. Son objectif : faire chuter le nombre d'e-mails échangés dans l'entreprise. La SSII de 76 000 personnes s'était alors donné les moyens de cette ambition en réalisant l'acquisition de BlueKiwi un champion des réseaux sociaux d'entreprise. Mais nul besoin d'être un géant ou de dépenser des millions pour lancer ce type d'initiative.
Officience, une PME de 300 personnes, a fait le pari d'un autre réseau social d'entreprise comme boîte de réception. Aucun budget n'a été consacré pour son déploiement. Et pour cause, il s'agit de Google+. Depuis deux ans, le « ping » est devenu le nouveau mail. Ne pas regarder Google+ s'apparente à ne pas consulter ses e-mails. « Désormais, avant d'envoyer quelque chose avec le monde entier en copie, on s'arrête et on se demande : ne pourrait-on pas utiliser Google+ », raconte Sylvain Pierre, co-fondateur d'Officience.
Des outils Google du sol au plafond
Créée en 2006 à Hô-Chi-Minh-Ville et à Paris, Officience propose des services offshore aux entreprises occidentales. Saisie de données, collecte d'informations commerciales, mais aussi développement informatique. L'essentiel du personnel se trouve au Viêt Nam, mais la société dispose d'un bureau à Paris qui compte une dizaine de salariés. Sa structure décentralisée a naturellement poussé à miser sur des outils collaboratifs pour gérer l'activité. « Nous avons commencé à fonctionner avec Gmail dès le lancement de l'entreprise, et nous avons intégré les différentes innovations introduites par Google au fur et à mesure qu'elles apparaissaient », explique Sylvain Pierre. L'entreprise a ainsi adopté Hangout comme messagerie instantanée, puis Google Drive pour ses fichiers et enfin Google+ comme réseau social d'entreprise. Des outils Google donc, du sol au plafond.
Bien plus qu'une simple réduction des e-mails échangés, Sylvain Pierre estime que les réseaux sociaux vont bouleverser l'organisation des entreprises. Pour lui, le réseau social et la transparence sont le modèle de management du futur. « Nous vivons à une époque où, en tant que société, on se doit d'être le plus transparent possible. C'est cette transparence qui crée la confiance à la fois en interne mais aussi chez les clients. Jusqu'à présent, le pouvoir des managers résidait dans l'accès à l'information et dans son filtrage aux subordonnés. Enormément de temps est consacré à filtrer. En étant transparent, il y a matière à alléger ce temps. C'est un choix de management. »
Difficile de pousser les gens à participer
Si le patron s'attache à donner l'exemple en communiquant un maximum sur ses activités dans Google+, ses salariés se montrent bien plus timides. « L'essentiel des employés sont des utilisateurs passifs, reconnaît Sylvain Pierre. On atteint entre 80% et 90% de taux de lecture sur le cercle de l'entreprise car énormément de gens veulent savoir ce qu'il se passe. » Mais les employés sont beaucoup moins nombreux à communiquer dessus : seulement de 30% à 40%. L'e-mail n'a d'ailleurs pas été totalement abandonné. Notamment pour la communication avec l'extérieur. « La plupart de nos clients ne sont pas encore prêts pour la transition. Donc les boîtes mail seront encore là un bout de temps. »
De même, si le créateur d'Officience partage beaucoup d'informations, comme les conférences auxquelles il assiste par exemple, les prospects et les clients qu'il rencontre, l'information RH et les salaires restent confidentiels. « Certains salariés ont tout de même posté d'eux-mêmes leurs auto-évaluations de fin d'année », souligne Sylvain Pierre qui espère bien faire bouger les mentalités. Car ce n'est pas qu'une question de moyen. Avec son réseau social, Atos aurait réduit de 60% le nombre d'e-mails internes échangés dans sa structure, mais seuls 1 000 de ses 76 000 salariés auraient renoncé totalement à la messagerie interne...
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