Pourquoi utiliser OpenOffice ?
OpenOffice, ou plutôt Apache OpenOffice de son nom complet, présente le grand avantage de proposer une suite complète et gratuite dédiée à un usage bureautique. De nombreux utilisateurs font le choix de s'orienter vers ce pack logiciel plutôt que de se tourner vers les solutions payantes. Avec LibreOffice, il s'agit de la seule solution de bureautique open source activement maintenue aujourd'hui.
On ne retrouve pas OpenOffice seulement chez les particuliers puisqu'il est également souvent utilisé dans les établissements scolaires publics et les administrations, en raison de son côté gratuit mais également du fait qu'il se suffit à lui-même. Nul besoin de télécharger d'autres programmes, OpenOffice est très complet et permet de réaliser toutes les tâches bureautiques imaginables, dans le même écosystème.
Pour que ceci soit possible, la suite embarque différents logiciels : un tableur, un éditeur de texte, un outil de gestion de base de données, un outil de présentation, un logiciel de dessin et un module de rédaction d'équations.
L'interface d'OpenOffice
Malgré les améliorations apportées au fil des années, OpenOffice est connue pour ses interfaces plutôt vieillottes. Sur ce point, on pensera en premier lieu au design des logos de chaque logiciel, visible à l'ouverture de la suite.
On pourrait également reprocher à OpenOffice des panneaux d'outils intralogiciels trop chargés et donc moins intuitifs que la concurrence. En comparant l'éditeur de texte d'OpenOffice et le très connu Microsoft Word, on remarque que la disposition des outils est mieux organisée sur ce dernier, notamment grâce aux onglets de catégories.
Prise en main d'OpenOffice
OpenOffice est globalement assez simple à aborder pour tout individu habitué à manipuler un programme bureautique. Le module le plus intuitif à l'utilisation est sans doute le traitement de texte.
Néanmoins, ces propos restent à prendre avec des pincettes puisque les logiciels inclus disposent tous de fonctions avancées. Par exemple avec Writer, rédiger une lettre et en faire la mise en page de façon basique (mots en gras ou en italique) est à la portée de tous. En revanche, vouloir définir un pied de page et des marges spécifiques dans le document sont des actions plus complexes.
OpenOffice regorge cependant d'outils très performants et est très certainement l'une des meilleures suites bureautiques libres sous Windows mais son problème principal réside en la compréhension de son interface couplée à ses nombreuses options.
OpenOffice Writer
Writer, le logiciel de traitement de texte d’OpenOffice, est une excellente alternative à Word. Offrant une approche assez similaire, Il est doté de toutes les fonctionnalités indispensables pour créer des documents soignés, via les différents styles et options d'édition, l'auto-correcteur, l'outil de suggestion de mots, l’ajout de notes et tables des matières ou encore l’affichage de plusieurs pages à la fois.
Writer présente par ailleurs un ensemble de modèles prédéfinis – CV, lettre de motivation, emploi du temps, dépliant, facture etc. – pour faciliter la tâche des utilisateurs. Cerise sur le gâteau, il permet aussi d’enregistrer les fichiers sous différents formats (HTML, ODT, PDF, MediaWiki), y compris ceux de Microsoft Word (DOC, DOCX) pour une comptabilité optimale.
OpenOffice Calc
Calc est le petit nom du logiciel OpenOffice faisant concurrence à Excel. Celui-ci permet de créer des feuilles de calcul pour assurer le traitement et l’analyse de données financières ou statistiques et la production de diagrammes. Afin de procéder, le logiciel d'Apache présente différents outils de calcul, de création de macros, d'organisation des classeurs, de formatage spécifique (nombres, dates, heures, monnaies), de création de graphiques et d'analyse.
Dans sa version la plus récente, il comporte des fonctions avancées pour la gestion des feuilles de calcul, des formules simplifiées, des modèles prédéfinis à télécharger, une fonction de partage pour améliorer le travail collaboratif, un extracteur de données, un gestionnaire de scénarios (simplifiant l’analyse et la résolution des problèmes d’optimisation) sans oublier différents styles et options d'édition des cellules.
OpenOffice Impress
Impress est également un des logiciels phares d’OpenOffice car il offre le même concept que PowerPoint. Comme son concurrent, celui-ci permet de créer des documents de présentation à l’aide d’une succession de diapositives. Toutes ces diapositives peuvent être personnalisées à l’aide de texte, de dessins (formes géométriques, symboles, organigrammes), d’images, d’objets animés ou 3D, d’hyperliens etc.
OpenOffice permet aussi d’opter pour différents modes d’affichage, et plus particulièrement le mode diaporama pour un affichage en plein écran, le mode note qui permet de commenter les diapositives ou encore le mode prospectus permettant d’imprimer plusieurs diapositives sur une seule page. Sa nouvelle version compte par ailleurs de nouveaux effets 2D et 3D, des modèles prédéfinis à télécharger mais aussi un assistant pour utiliser plusieurs écrans lors d’une présentation.
OpenOffice Base
Base se présente quant à lui comme l’équivalent de Microsoft Access, un système de gestion de base de données relationnelle. Très complet, ce module sert à créer et gérer des bases de données sur mesure, modéliser des tables, effectuer des requêtes et générer des formulaires ou rapports. Il est souvent employé pour assurer le suivi des clients, commandes, factures etc.
Accessible à tous, Base est doté d’un assistant intégré pour venir en aide aux novices et met à disposition le moteur HSQL (HyperSQL) permettant d’établir une base de données personnelle. Pour un usage professionnel plus approfondi, Base est compatible de manière native avec différents moteurs de bases de données comme MySQL, MS-Access et PostgreSQL. Il prend aussi en charge les formats JDBC et ODBC pour permettre de se connecter virtuellement à n’importe quelle base de données.
OpenOffice Draw et Math
Les deux derniers programmes d'OpenOffice sont Draw et Math.
Le premier s’apparente à un programme de PAO simplifié et permet la création de fichiers élaborés comme des dépliants ou bulletins d’informations. À partir d’une base vierge, Draw permet d’insérer des formes géométriques de tailles et couleurs variables, du texte formaté, des images légendées et des objets complexes qu’il est même possible de convertir en images. Celui-ci ne saurait égaler PageMaker ou QuarkXPress mais présente toutefois un fort potentiel.
Math est quant à lui un éditeur d’équations, souvent utilisé pour rédiger des formules mathématiques à l’aide de caractères spéciaux ou des équations sur plusieurs lignes qui nécessitent une mise en forme particulière. Celui-ci sert donc à mettre en forme des expressions mathématiques afin de les insérer ensuite dans des documents Writer, Calc, Impress mais aussi Microsoft Word et Excel. Le logiciel d'Apache – qui ne sert aucunement à résoudre des problèmes – permet aussi de créer des fichiers aux formats MathML et PDF.
Extensions et fonctionnalités supplémentaires
Apache OpenOffice est conçu de manière à pouvoir recevoir des extensions de manière à ajouter des fonctionnalités non incluses nativement lors du téléchargement. Outre les modèles prédéfinis (templates), on pourra télécharger par le biais du portail dédié sur le site d'OpenOffice (ou de la deuxième icône dans le launcher) des extensions apportant plus de fonctions.
Que cela soit des ajouts de fonctionnalités ou des modèles, étant souvent édités par des développeurs tiers, ces modules à greffer aux logiciels de la suite pourront être gratuits ou payants. Ce paramètre est au bon vouloir de l'éditeur de ladite extension.
Précisons également que rien n'est imposé au développeur en matière de traduction linguistique vis-à-vis des modules externes publiés. Aussi, certains ne seront pas disponibles en français et vice-versa, pouvant poser quelques problèmes en fonction de la nature du projet et/ou du niveau de maîtrise de l'anglais de l'utilisateur.
Quelles sont les alternatives à OpenOffice ?
LibreOffice
LibreOffice est une suite bureautique open source dont la réputation n’est plus à faire. Fréquemment mis à jour, ce dérivé gratuit d’OpenOffice est disponible sous Windows, Mac et Linux. Excellente alternative à ce dernier, il se compose des 6 logiciels évoqués ci-dessus - Writer, Calc, Impress, Base, Draw et Match -, assure une bonne compatibilité et permet l'importation et l'exportation de chaque fichier dans de nombreux formats.
ONLYOFFICE
Adapté à un usage professionnel, ONLYOFFICE est une solution de bureautique permettant de gérer, classer, concevoir et modifier des documents en ligne. Axé sur le travail collaboratif, ce bureau virtuel est compatible avec Windows, Mac, iOS et Linux ainsi qu'avec les formats des logiciels Microsoft 365. Ergonomique et facile à prendre en main, la solution ONLYOFFICE se compose d'un tableur, d'un éditeur de texte et d'un créateur de diaporamas.
CryptPad
CryptPad est une suite bureautique mêlant productivité, collaboration et sécurité des informations. Ce logiciel libre fournit pas moins de 8 applications : un tableur, un éditeur de texte, un gestionnaire de workflow (kanban), un créateur de diaporamas markdown et des outils pour écrire du code, réaliser des présentations, des sondages et stocker les documents. Il se démarque du lot en offrant un chiffrement de bout en bout ainsi que de nombreuses options collaboratives.
Microsoft 365
Enfin, Microsoft 365 (anciennement Office 365) reste l’option de référence pour de très nombreux utilisateurs Windows et macOS. Leader sur le marché depuis plus de 25 ans, cette solution se compose de la suite de bureautique Office (traduite dans de très nombreuses langues dont le français), ainsi que de plusieurs services en ligne comme OneDrive. Microsoft 365 n’en demeure pas moins un service payant, accessible aux particuliers comme aux professionnels via différents types d'abonnements.
