Optimiser la consommation

Les fabricants de système d'impression estiment être les mieux placés pour fournir aux clients le moyen d'économiser leurs consommables.

Ils supposent d'abord que leur matériel est utilisé avec leurs cartouches, martelant qu'imprimé par la bonne imprimante, avec le bon consommable et sur le bon support, le document ne peut être que de qualité . Ces professionnels distinguent ensuite les grandes entreprises - avec lesquelles ils peuvent décliner des opérations de rationalisation élaborées au cas par cas - des entreprises ou organisations de plus petite taille . Celles-ci rentrent dans le moule plus vaste du SBSO (Small Business Small Office), propice à l'application de formules packagées afin de fournir plus de visibilité et de maîtrise au consommateur. « Avant de penser formules, il faut s'orienter vers des consommables qui correspondent à l'activité du client : plus on a une utilisation intensive, plus il faut opter pour des cartouches grande capacité », conseille Vianney Bernard,Responsable des consommables chez HP France. « Passer d'une cartouche standard à une cartouche XL génère 35 % d'économie par page pour une imprimante laser et jusqu'à 50 % pour du jet d'encre, et on peut obtenir un meilleur pourcentage encore en optant pour des lots de plusieurs cartouches ».

Smart Print Services

Au-delà de cette stratégie d'achat de bon sens et accessible à tous, l'optimisation et la maîtrise des coûts des consommables passent par les offres de services que peuvent mettre en avant les fabricants. Vianney Bernard évoque « le programme SPS (Smart Print Services), un contrat proposé par un revendeur et englobant la fourniture des consommables et une prestation de maintenance sur trois à cinq ans. Le forfait s'appuie sur des bases d'une consommation mensuelle estimée au départ et révisable en fonction de la consommation réelle chaque année ». Avec cette formule, le client pourrait réaliser jusqu'à 30 % d'économie et n'a plus à se soucier de surcoût ni d'approvisionnement : il paye au forfait et se fait livrer automatiquement les cartouches avant qu'il ne tombe en panne de consommables. Ce pack SPS est valable à partir d'une imprimante et jusqu'à une flotte ne dépassant pas 500 machines . Il est intéressant pour le client de pouvoir maitriser son budget sur l'année, tout en bénéficiant de la tranquillité sur la livraison automatique des cartouches. Il est intéressant également de part sa flexibilité, car il peut concerner des imprimantes neuves, ou bien déjà en fonctionnement chez un client.


Privilégier des consommables de grande contenance et souscrire à des services ne sont pas les seules approches. Les usages au quotidien ont une réelle incidence. Par exemple, l'impression en mode brouillon pour tous les documents internes qui ne nécessitent pas une qualité d'impression standard une fonction accessible depuis le panneau des propriétés de n'importe quelle imprimante). Le contrôle d'accès à la couleur soit par applicatif, soit par service, est un autre moyen de maîtriser les usages. Il est généralement disponible auprès du fabricant sous la forme d'une application ou d'un gestionnaire de driver amélioré. Quelques éditeurs sont eux aussi spécialisés dans ce type d'outils généralement destinés aux grands parcs de périphériques. Ils en proposent toutefois des versions allégées, idéales pour superviser une ou plusieurs imprimantes. Des appareils disposent également d'une touche « mode éco » capable de piloter automatiquement tous les paramètres liés aux consommables.


« Lorsque les solutions jet d'encre bénéficient d'une gestion intelligente et optimisée, notamment lorsque le cycle de nettoyage est automatique, il est préférable de laisser l'appareil sous tension », conseille de son côté Nicolas Cintré, chef de produit chez Brother. « En ce qui concerne les solutions d'impression laser, il n'y a pas vraiment de manipulation particulière à effectuer. Les utilisateurs peuvent aussi régler certains paramètres d'impression pour une optimisation des coûts. Par exemple, en sélectionnant le type de papier, la taille des gouttesût ou encore la résolution. Pour une meilleure gestion des consommables il est également important d'utiliser des consommables originaux. Cela garantit des impressions de qualité, sans risque de fuites ni bavures, et évite les réimpressions et donc le gaspillage de papier, de consommables, de temps et d'argent, qui font grimper le coût des impressions et baisser la productivité ».

la simplicité d'utilisation

Alors qu'une majorité d'utilisateurs cherche à imprimer rapidement et facilement, la simplicité d'utilisation doit dominer pour jouer à la fois sur les volets qualité et économie, estiment les fabricants. Une bonne imprimante doit être capable, sans réglage particulier, de pouvoir restituer fidèlement ce que l'utilisateur voit sur son écran mais aussi de lui fournir le moyen d'obtenir des sorties basiques dès qu'il le souhaite. Ceci doit être possible , qu'il soit sur le réseau de l'entreprise ou non : En 2011, HP a développé la solution ePrint qui permet à l'utilisateur d'envoyer son impression sur n'importe quelle imprimante dotée de cette technologie via un simple e-mail. Plusieurs versions existent, de la plus simple à la plus sécurisée . Certains fabricants déclinent en outre une fonctionnalité de pull printing (impression à la demande) sur leurs solutions. Plutôt réservé aux grandes entreprises, le pull printing repose sur la confidentialité et la mobilité : on imprime depuis son poste mais l'impression ne s'effectue que lorsqu'on se trouve devant le périphérique, en présentant un badge ou en entrant un code pin. A l'intérêt de la sécurité, s'ajoute celui de diminuer les impressions inutiles. En permettant de libérer à la demande les impressions, le pull printing s'invite progressivement dans les petits groupes de travail.

Dématérialiser

Pour parfaire ces stratégies, reste à adopter au quotidien une démarche anti-gaspillage. A commencer par celle dont les fabricants n'aiment pas entendre parler... Ne pas imprimer. C'est une évidence, mais tous les documents n'ont pas besoin d'être reproduits. Dématérialiser, c'est autant une prise de conscience qu'un levier de productivité, créer un fichier PDF est quelquefois judicieux.






Rien n'empêche non plus de contrôler systématiquement les paramètres basiques de l'imprimante (régler orientation, mode sans bordure, plusieurs documents sur une même feuille, recto verso, etc.), ni de prévisualiser un document pour choisir les parties qui seront effectivement imprimées.
Si on souhaite aller plus loin, Internet regorge de ressources indiquant comment tirer parti des cartouches, mais avec quelquefois des partis prix qui ne sont pas garantis des meilleurs effets.