Aujourd'hui, les nouvelles TPE-PME, comme les structures existantes, sont toutes soumises à des contraintes de gestion informatiques : leurs données personnelles, le parc de matériel des équipes et la sécurisation des activités. Elles ne peuvent plus se passer d'un système informatique, mais doivent choisir le bon prestataire.
Offre partenaire
Protection avancée des e-mails, des calendriers, des mots de passe, du réseau… de votre entreprise grâce à la suite d'applications professionnelles sécurisées.
Offre partenaire
En 2024, la France comptait 159 000 PME d'après BPI France, auxquelles s'ajoutaient 4,3 millions de TPE. Ces structures employaient près de 60% de la main-d'œuvre française et représentaient 55% du PIB national. Mais elles étaient et son encore aujourd'hui aussi 36 % d'entre elles à devoir composer avec des cyberattaques, tandis que 52% des dirigeants craignent la perte ou le piratage de leurs données. En parallèle, le RGPD exige une conformité stricte car seules 5% des entreprises disposent d'une documentation complète. Si vous êtes dirigeant d'une de ces structures, vous le savez, vous devez vous accompagner d'un prestataire informatique. Oui, mais sur quels critères ?
Les fonctions d'un système d'information dans l'entreprise
Une Direction des Systèmes Informatique, ou d'information, rassemble les équipements, les logiciels, les données et les processus métier pour garantir que l'activité tourne sans problème. Concrètement, le SI s'occuupe de la facturation, stocke les documents clients, sécurise les échanges avec les partenaires, organise les sauvegardes et pilote les outils collaboratifs. Quand il fonctionne bien, personne n'y pense. Mais il suffit d'un petit grain de sable dans les rouages du SI et tout s'arrête.
Les entreprises qui investissent dans leur SI le font par nécessité stratégique. 78% des dirigeants de TPE et PME perçoivent un bénéfice réel du numérique pour leur activité. Ces gains se mesurent en temps gagné sur des tâches administratives, en fiabilité des processus, en capacité à traiter plus de clients avec la même équipe. Avec un logiciel de facturation bien paramétré, vous sortez vos documents en quelques clics, un CRM organisé vous évite les doublons et les oublis, une sauvegarde automatisée vous protège contre les pannes matérielles.
En dehors de la productivité, depuis 2018, le RGPD oblige toutes les entreprises à respecter des règles strictes sur la collecte et le traitement des données personnelles. En 2024, la CNIL a prononcé 87 sanctions pour un total de 55 millions d'euros d'amendes, avec près de 8 sanctions sur 10 visant des TPE et PME. Le nombre de contrôles a bondi de 300% entre 2023 et 2024. Le plus souvent, il s'agissait de l'absence de registre des traitements, de la collecte excessive de données ou des défauts de sécurité. Quand vous concevez bien votre système d'information dès le départ, vous intégrez ces contraintes : gestion des consentements, traçabilité des accès, chiffrement des données sensibles, procédures de signalement en cas de violation.
Mais comment le construire avec des moyens adaptés à sa taille ? C'est justement ce que va déterminer votre choix du meilleur prestataire informatique.
Prestataire interne, partagé ou externe : trois formules possibles
Vous avez le choix de trois options principales pour gérer votre SI. Chacune répond à des contraintes différentes en termes de budget, de taille d'équipe et de complexité technique.
Recruter un responsable informatique en interne
Cette solution convient aux structures qui ont déjà atteint une certaine maturité, avec un parc informatique conséquent, des besoins métier spécifiques et un volume d'activité qui justifie un poste à temps plein. L'avantage : la personne connaît l'entreprise de l'intérieur, maîtrise les besoins métier et peut réagir immédiatement en cas de problème. L'inconvénient : le coût. Un responsable SI à temps plein représente un salaire annuel auquel s'ajoutent les charges sociales, les formations continues et les frais de remplacement en cas d'absence. Pour beaucoup de PME, ce poste reste hors de portée.
Un Directeur des Systèmes d'Information à temps partagé
Vous bénéficiez d'une expertise de haut niveau sans supporter un coût à temps plein. Avec cette formule hybride, le DSI externalisé intervient une à deux journées par semaine pour piloter la stratégie informatique, auditer les infrastructures, négocier avec les prestataires techniques et accompagner les projets de transformation. Il apporte une vision stratégique que n'a pas forcément un technicien de maintenance. Il traduit les besoins métier en solutions techniques, garantit la cohérence du SI et défend les intérêts de l'entreprise face aux fournisseurs. Pour les PME qui veulent structurer leur informatique sans exploser leur budget, cette solution équilibre souvent mieux les contraintes.
L'externalisation complète auprès d'un prestataire informatique externe
Ce modèle fonctionne via un contrat de services qui couvre la maintenance du parc, le support utilisateur, la sécurité, les sauvegardes et parfois l'hébergement des infrastructures. Le prestataire prend en charge l'ensemble des opérations techniques, souvent via une offre d'infogérance. L'entreprise paie un forfait mensuel et bénéficie d'un niveau de service défini par contrat : délai d'intervention, disponibilité ou encore hotline. Cette solution peut vous convenir si vous n'avez ni le temps ni les compétences pour gérer votre informatique en interne. Vous transformez des coûts fixes en coûts variables et vous accédez à une expertise technique pointue, autrefois réservée aux grandes structures.
Vous n'êtes pas obligé de sacrifier une solution au profit ou au dépens d'une autre. Beaucoup de PME associent un DSI à temps partagé pour la stratégie et un prestataire externe pour les opérations techniques. L'essentiel est de bien définir les rôles et les responsabilités de chacun pour éviter les zones de flou où personne ne prend les décisions, mais surtout, que votre prestataire réponde à vos attentes et besoins.
Les 8 questions essentielles avant de choisir son prestataire
Une fois le modèle défini, reste à sélectionner le bon partenaire. Consulter un devis et choisir le moins-disant n'est pas toujours judicieux. Il faut creuser, poser des questions précises et évaluer la solidité de l'offre au-delà du tarif affiché.
Quelle est votre méthode de travail et vos processus ?
Un prestataire crédible suit une méthode structurée : audit initial du parc, définition d'un plan d'action, jalons de suivi, reporting régulier. Si le discours se limite à « on s'occupe de tout », méfiez-vous. Demandez des exemples concrets de projets menés, les outils de pilotage utilisés et la fréquence des points de suivi. Un bon prestataire sait expliquer comment il organise les interventions, priorise les incidents et documente ses actions.
Quels sont vos niveaux de service et vos délais d'intervention ?
Les SLA (Service Level Agreements) définissent les engagements du prestataire : délai de prise en charge d'un incident critique, temps de rétablissement, disponibilité de la hotline. Ces éléments doivent figurer noir sur blanc dans le contrat. Un incident qui bloque la facturation ne peut pas attendre trois jours. Vérifiez les plages horaires d'intervention, les modalités de contact et les pénalités en cas de non-respect des délais.
Comment gérez-vous la sécurité informatique et les sauvegardes ?
Avec 36% des TPE-PME qui ont subi un incident de cybersécurité et l'ANSSI qui a traité 4 386 cyberattaques en France en 2024, il est important que vous connaissiez les protocoles de sauvegarde, la fréquence des tests de restauration, la protection contre les ransomwares et la gestion des mises à jour de sécurité qu'il peut vous fournir. Si ses réponses restent vagues, passez votre chemin.
Quelles sont vos certifications et références clients ?
Les certifications techniques (Microsoft, Cisco, ISO 27001) attestent d'un niveau de compétence reconnu. Mais les références clients parlent encore plus fort. Demandez les coordonnées de trois entreprises similaires à la vôtre en taille et en secteur d'activité. Contactez-les pour connaître leur satisfaction réelle, la réactivité du prestataire et sa capacité à gérer les situations de crise. La technique du bouche-à-oreille n'est pas nouvelle, mais elle est toujours aussi efficace, et les prestataires le savent, ça les tire vers le haut.
Comment assurez-vous la conformité RGPD ?
Le prestataire doit être en mesure de vous accompagner sur le registre des traitements, la sécurisation des données personnelles, les procédures de notification en cas de violation et les droits des personnes. Seules 28% des entreprises disposent d'un registre des traitements. Un prestataire qui n'évoque pas le RGPD spontanément vous expose à des sanctions.
Quelles sont les conditions de réversibilité et de sortie du contrat ?
Un contrat bien rédigé vous protège en cas de changement de prestataire. Il doit prévoir les modalités de récupération des données, l'accès aux configurations, la transmission de la documentation et les délais de préavis. Sans clause de réversibilité, vous pouvez vous retrouver pieds et poings liés, incapable de migrer vers une autre solution sans perdre des mois de travail.
Comment gérez-vous les évolutions et les projets de transformation ?
Un bon prestataire anticipe les besoins, propose des évolutions cohérentes avec la stratégie de l'entreprise et accompagne les projets de déploiement de nouveaux outils. Demandez comment il appréhende la montée de version des logiciels, l'intégration de nouvelles applications et la formation des utilisateurs.
Quel est le coût réel sur trois ans et les éventuels frais cachés ?
Après avoir abordé le montant du forfait mensuel, scrutez les conditions tarifaires : coût des interventions hors contrat, facturation des licences, frais de migration, prix des équipements. Un prestataire transparent fournit un budget prévisionnel détaillé sur trois ans avec une ventilation claire des postes de dépense. Les mauvaises surprises arrivent toujours au mauvais moment.
