Fichiers sensibles et partenaires externes, comment éviter les fuites quand les données sortent de l’entreprise ?

Partager un contrat avec un fournisseur, envoyer un devis à un client, transmettre un dossier à un cabinet comptable… Ces échanges du quotidien suffisent parfois à faire fuiter des données critiques, avec des conséquences lourdes pour les petites structures. Alors, comment protéger ses fichiers quand ils sortent du périmètre de l’entreprise ?

C’est un fait, les failles de sécurité les plus coûteuses ne viennent pas toujours d’un ransomware ou d’un pirate particulièrement ingénieux. Souvent, elles se glissent dans les gestes les plus banals : un fichier envoyé à la mauvaise adresse, un lien resté public sans date d’expiration, une pièce jointe non chiffrée ou une version de travail contenant encore des commentaires internes. Parfois, ce sont les comptes invités configurés trop largement ou la synchronisation automatique d’un dossier local qui laissent échapper des informations sensibles. Plus rarement, la réutilisation d’un fichier après la fin d’un contrat expose des données qui n’auraient jamais dû quitter le périmètre de l’entreprise.

Dans les TPE et PME, les échanges de fichiers avec des prestataires, cabinets, fournisseurs ou freelances sont constants et nécessaires. Mais plus ces collaborations se multiplient, plus la frontière entre l’interne et l’externe devient floue. Les protections habituelles cessent alors de jouer leur rôle, les outils de prévention des fuites de données perdent en visibilité et les informations sensibles finissent par échapper au contrôle de l’organisation, d’où l’intérêt de recourir à un espace de stockage sécurisé avec option de partage chiffré, à l’image de Proton Drive for Business.

Ce qu’on partage doit être aussi bien protégé que ce qu’on stocke

Les entreprises ont souvent pris l’habitude de verrouiller ce qu’elles conservent en interne, mais beaucoup moins ce qu’elles envoient. Et c’est bien là que le risque s’installe. Pour limiter ces dérives, tout l’enjeu consiste à reprendre la main sur les partages externes, en appliquant quelques réflexes simples et des réglages techniques qui font une vraie différence au quotidien.

La première mesure consiste à limiter les envois directs par mail et à privilégier le partage depuis un espace cloud professionnel. Ce type d’environnement, configuré avec des règles de sécurité adaptées, offre une vision claire des accès et permet de garder le contrôle sur la durée de vie des fichiers. Chaque lien peut exiger une authentification, être restreint à certains domaines et programmé pour expirer automatiquement. Les suites collaboratives les plus complètes permettent aussi de bloquer le téléchargement ou de limiter l’affichage à la lecture seule, ce qui réduit considérablement le risque de fuite sans nuire à la fluidité du travail.

Le chiffrement constitue l’autre pilier de cette sécurité minimale. Il doit s’appliquer aussi bien aux fichiers stockés qu’à ceux en transit, qu’il s’agisse d’un drive en ligne ou d’un envoi ponctuel à un prestataire. Dans ce dernier cas, la création d’une archive chiffrée en AES-256, avec un mot de passe transmis via un canal chiffré et dédié – une solution de partage de mots de passe plutôt qu’une messagerie classique – reste une méthode simple, fiable et rapide à déployer.

Les étiquettes de sensibilité et les outils de prévention des fuites (DLP) complètent ce dispositif. Ils permettent d’appliquer automatiquement des restrictions sur certains types de contenu, d’ajouter un filigrane ou d’assurer la traçabilité des accès. La journalisation et les alertes d’activité inhabituelle renforcent cette visibilité, tout en offrant la possibilité de révoquer un lien ou un compte invité dès que nécessaire.

L’hygiène documentaire, un aspect encore trop souvent négligé

Avant même de penser chiffrement ou partage, il faut prêter attention au contenu lui-même. Trop de documents sont transmis sans avoir été nettoyés de leurs métadonnées, commentaires ou versions internes. Ces traces peuvent révéler bien plus que le texte final, notamment des échanges confidentiels, des noms de collaborateurs ou la structure interne des dossiers. Mieux vaut créer une version « externe » du fichier, épurée des informations inutiles et allégée de tout ce qui n’a pas vocation à sortir.

Pour les documents sensibles, le PDF verrouillé reste une valeur sûre, à condition de le paramétrer correctement. Un filigrane discret peut rappeler la sensibilité du contenu et dissuader de toute diffusion non autorisée, tandis que les passages masqués doivent l’être de manière définitive. En clair, tracer un rectangle noir par-dessus un texte ne suffit pas, dans la mesure où l’information reste souvent lisible dans le fichier. Seule la suppression complète du contenu avant export garantit qu’aucune donnée cachée ne puisse être retrouvée.

Bref, en conditions de partage, un fichier bien préparé offre souvent plus de garanties qu’un fichier lourdement protégé mais mal finalisé.

Encadrer les échanges côté partenaire

Evidemment, la sécurité ne s’arrête pas au seuil de l’entreprise. Lorsqu’un partenaire, un sous-traitant ou un fournisseur accède à des données internes, il doit le faire dans un cadre précis. Le principe du moindre privilège doit rester la règle, ce qui signifie que les droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire, attribués nominativement et assortis d’une durée de validité. Une revue mensuelle des autorisations permet de supprimer les comptes inutilisés et de garder une visibilité sur les fichiers encore accessibles.

Pour encadrer ces échanges, ne perdez pas de vue que le contrat demeure votre meilleure garantie. Les clauses de confidentialité, les annexes RGPD et les engagements de suppression des données doivent être clairement établis dès le début de la collaboration. Certaines entreprises exigent de leurs prestataires une conformité à des standards comme ISO 27001 ou SecNumCloud, ou bien la validation préalable d’un audit de sécurité. D’autres préfèrent un cadre plus souple, mais assorti d’une interdiction de sous-traiter les données sans accord, d’une obligation de notification immédiate en cas d’incident et d’un effacement ou d’une restitution des fichiers en fin de mission.

Quelles que soient les modalités, gardez en tête que la responsabilité du partage relève toujours de l’entreprise émettrice. C’est à elle de s’assurer que ses partenaires disposent du niveau de protection nécessaire et respectent les engagements convenus.

Réagir en cas d’incident

Même avec les meilleures précautions, nul n’est à l’abri d’une erreur. Il faut alors agir vite : révoquez le lien de partage ou le compte concerné, puis vérifiez les journaux d’activité pour identifier les consultations suspectes. Documentez l’incident et, si des données personnelles sont impliquées, informez les personnes concernées conformément au RGPD.

Prévoir à l’avance une courte procédure de réaction (qui fait quoi, dans quel ordre et avec quels outils) permet de gagner un temps précieux en cas de problème.

Proton Drive for Business, la sécurité appliquée au partage

Parmi les solutions de stockage en ligne et de partage chiffré testées par la rédaction de Clubic, Proton Drive for Business s’impose comme l’une des plus abouties pour les TPE et PME. Développé par Proton, société suisse à l’origine de Proton Mail et Proton VPN, le service reprend les mêmes principes fondateurs : confidentialité par conception, transparence du code, et infrastructure hébergée sous juridiction suisse.

Pensé pour les structures qui doivent concilier sécurité, conformité et agilité, Proton Drive for Business chiffre les fichiers de bout en bout, directement sur le poste de l’utilisateur, avant même leur envoi. Ni Proton, ni un tiers ne peut accéder aux données, qui demeurent illisibles sans autorisation. Chaque lien de partage peut être protégé par mot de passe, limité dans le temps ou révoqué à tout moment, garantissant un contrôle total sur la diffusion des documents.

Le service coche également les cases de la conformité réglementaire : certification ISO 27001, audit SOC 2 Type II, prise en charge native du RGPD et des exigences HIPAA pour les données de santé. La journalisation complète des accès, la gestion des versions et la possibilité de restaurer des fichiers antérieurs renforcent la traçabilité et la résilience face aux incidents.

Enfin, Proton Drive peut s’intégrer à la Proton Business Suite, qui regroupe messagerie, VPN, gestionnaire de mots de passe et calendrier, pour celles et ceux qui souhaitent centraliser l’ensemble de leurs outils de travail au sein d’un même environnement chiffré. Une option cohérente pour les entreprises qui veulent moderniser leurs usages collaboratifs sans renoncer à la confidentialité.