Microsoft Teams va créer par défaut une mémoire IA de vos réunions pour aider Copilot à répondre à vos questions

Microsoft prépare l’activation automatique d’archives générées par l’IA pour certaines réunions Teams. Stockés dans SharePoint, ces fichiers serviront à améliorer les réponses de Facilitator, puis celles de Microsoft 365 Copilot.

Une réunion Teams pourra bientôt laisser derrière elle autre chose qu’un enregistrement ou une transcription. À partir d’août 2026, Microsoft commencera à générer des fichiers .meeting, conçus pour conserver sous une forme structurée les informations utiles d’un échange et permettre à ses outils d’IA de les retrouver plus tard. Activée par défaut dans les organisations Microsoft 365, la nouveauté ne concernera toutefois pas toutes les réunions et ne remplacera ni les enregistrements ni les transcriptions habituelles.

Une archive distincte de la transcription

Dans le détail, ce nouveau fichier doit condenser les connaissances essentielles extraites d’une réunion, parmi lesquelles son titre, sa date, les principaux sujets abordés et les informations jugées importantes par l’IA. Microsoft assure qu’il ne contiendra aucun extrait brut de la transcription, même si Teams devra bien analyser cette dernière et les métadonnées associées pour produire sa synthèse.

À son lancement, cette mémoire alimentera d’abord Facilitator, l’agent chargé notamment de prendre des notes et de suivre les décisions prises pendant une réunion. Il pourra s’appuyer sur le fichier pour répondre à des questions ultérieures, en renvoyant vers le récapitulatif ou l’invitation correspondante, avant que Microsoft n’en ouvre plus largement l’exploitation à Copilot et à ses autres outils d’IA.

La création de cette archive restera toutefois soumise à plusieurs conditions. Teams ne générera un fichier .meeting que lorsqu’une transcription aura été créée et enregistrée, qu’au moins une personne invitée disposera d’une licence Microsoft 365 Copilot et que l’organisateur aura autorisé l’utilisation de Copilot et de Facilitator pendant et après la réunion.

À noter également que Teams ne créera pas d’archive pour les échanges chiffrés de bout en bout, protégés par certaines étiquettes de confidentialité ou soumis à des restrictions empêchant leur copie et leur transfert. L’organisateur pourra par ailleurs éviter la génération du fichier en n’autorisant les fonctions d’IA que pendant la réunion.

Cinq ans de conservation par défaut

Les fichiers .meeting seront stockés dans un conteneur SharePoint Embedded appartenant à l’entreprise, et non dans l’espace personnel de l’organisateur. Les participants ne pourront ni les ouvrir directement ni les renommer, les déplacer ou les modifier. Leur contenu ne sera accessible qu’à travers les réponses de Facilitator, puis de Copilot, et uniquement aux personnes disposant déjà d’un accès à la réunion ou à son récapitulatif.

Cette archive aura par ailleurs sa propre durée de vie. Elle continuera d’exister si le compte de l’organisateur est désactivé et ne disparaîtra pas automatiquement avec l’expiration ou la suppression de l’enregistrement et de la transcription. Microsoft prévoit de la conserver pendant cinq ans par défaut, même si les administrateurs pourront raccourcir ou prolonger ce délai.

Ces derniers pourront enfin désactiver complètement la génération des fichiers .meeting depuis les règles de réunion de Teams. La fonction sera néanmoins activée par défaut à l’échelle de chaque organisation lors de son déploiement.

Le déploiement ciblé doit commencer au début du mois d’août 2026, avant une disponibilité générale annoncée entre la fin août et la fin septembre. Microsoft prévoit de mettre les réglages d’administration à disposition environ deux semaines avant la création des premières archives.