Avec l'explosion des usages numériques, l'intérêt pour les transactions numériques sécurisées s'est amplement développé. Des entreprises se sont spécialisées dans l'émission de signatures électroniques.
C'est le cas d'HelloSign, un logiciel et une marque déposés par Dropbox. Cette application web fait d'ailleurs partie d'une suite comprenant aussi HelloWorks et HelloFax - mais pour le moment, concentrons-nous sur HelloSign.
HelloSign : interface et prise en main
Sur ordinateur
Comme la plupart des logiciels spécialisés dans la signature numérique, HelloSign se présente sous la forme d'une application web : le logiciel s'utilise directement en ligne, dans un navigateur web. Ici, nous avons utilisé la formule basique, qui est gratuite. Elle sera suffisante pour ce test, et nous reviendrons plus loin sur les tarifs des autres abonnements.
Sur le tableau de bord, un workflow nous indique comment se passera l'essentiel de nos envois : import des documents, ajouts des signataires, ajouts des champs personnalisés et envois.
A la première étape, on pourra importer la plupart des fichiers les plus populaires. L'édition fonctionne notamment avec des fichiers .pdf, .docx et .txt. On pourra également importer nos fichiers directement depuis Google Drive, Box.com, EverNote et OneDrive. Bien entendu, on pourra aussi importer depuis notre Dropbox.
En revanche, quelques problèmes sont à signaler. HelloSign ne prévoit pas a priori d'ajouter des pièces jointes qui ne soient pas destinés à l'édition (comme un fichier .zip par l'exemple). Par ailleurs, nous avons remarqué quelques défauts de casse à l'importation de fichiers textes. Lors de notre test avec un fichier .txt, le mot « émettre » a ainsi été transformé en « émettre ».
De son côté, le panneau d'édition ne présente aucune difficulté à prendre en main. Sur cette version gratuite, il reste basique en options, mais bien suffisant pour un petit entrepreneur. On pourra ajouter un champ dédié à la signature ou aux initiales, une zone de texte, des cases à cocher ainsi que quelques champs dynamiques (date, nom, e-mail, entreprise et titre). Chose intéressante : avec les modifications, on dispose également d'un onglet de prévisualisation du document édité.
Il faudra souscrire aux versions supérieures pour disposer d'options plus spécifiques. L'abonnement Standard ajoute par exemple la possibilité d'ajouter un logo ou un nom de marque. La version Premium débloque des champs moins fréquemment nécessaires, comme les boutons radio ou les listes déroulantes.
Globalement, toutes ces fonctionnalités sont bien équilibrées : la version gratuite devrait convenir à des usages basiques. Prions simplement qu'en tant que petit entrepreneur, vous n'aurez pas besoin de boutons radio pour l'édition de vos documents.
Sur mobiles
Pas de version mobile dédiée pour HelloSign : sur smartphones et tablettes également, il faudra avoir recours à l'application web.
Malheureusement, celle-ci ne semble pas avoir été pensée pour un usage sur terminaux mobiles. Lors de la première étape, l'application reste globalement utilisable. Seul le workflow, que l'on peut visualiser en haut de page, est rogné.
Mais à l'étape suivante, celle de l'édition, le processus se corse. La fenêtre de notre smartphone devient trop petite pour accueillir tous les champs. La simple modification de notre document devient beaucoup plus difficile, bien que pas impossible. Notre seul secours : pouvoir zoomer ou dézoomer la fenêtre. Ceci nous donne un peu plus de marge de manoeuvre pour apposer les champs dont nous avons besoin.
Contrairement à quelques autres, HelloSign porté sur mobile ne convainc donc pas. S'il conserve en théorie toutes les fonctionnalités d'une utilisation sur un PC, nous estimons que celui-ci est inutilisable. A peine suffira-t-il face à une urgence.
HelloSign : les fonctionnalités supplémentaires
Au-delà de ces fonctionnalités basiques, HelloSign propose quelques options supplémentaires. En voici quelques-unes.
La gestion d'équipes
A partir du plan Enterprise, HelloSign fournit un gestionnaire d'équipes. Celui-ci permet de créer des rôles d'administration. Ils peuvent ensuite être démultipliés, donnant du multi-équipes. Chaque équipe peut ainsi gérer ses propres documents, avec un administrateur à sa tête. Toute cette gestion peut être réunie au sein d'un même compte.
Modèles et liens de modèles
Sur notre version gratuite, nous n'aurons pas droit à des modèles (templates), qui constituent un incontournable de la signature électronique. Il faudra une version supérieure pour cela.
En revanche, si l'on craque pour ces versions supérieures, HelloSign fournit des modèles, mais aussi ce qu'il nomme des « liens de modèle ». Le principe est de préparer un document-type dont on génèrera un URL. On peut alors fournir ce lien à différents clients : chaque personne remplissant le dit document génèrera son propre fichier signé. Une fois créés, les liens de modèle peuvent faire l'objet de notifications, chose utile pour le suivi de nombreux signataires.
Les intégrations
Outre les applications dont il peut importer les documents, HelloSign dispose d'un large éventail d'intégrations potentielles. Le logiciel peut notamment se connecter à Salesforce. Dans ce cas, HelloSign ne sera plus à utiliser : on pourra demander une signature à un client d'un clic, sans quitter Salesforce. Cette fonction nécessite toutefois un passage à HelloSign Enterprise.
De la même manière, HelloSign est compatible avec Slack, HubSpot et QQ Catalyst. On pourra aussi bénéficier de connecteurs Zapier, ce dernier permettant d'ajouter diverses actions spécifiques à HelloSign et d'autres services. Il doit ainsi donner accès à un panel encore plus important de fonctionnalités.
Valeur légale des signatures
Les signatures électroniques émises via HelloSign sont conformes au règlement européen eIDAS, à l'eSign Act américain. HelloSign dit aussi être conforme au désormais célèbre RGPD.
Certaines prestations de chiffrement et de sécurité ne sont toutefois disponibles qu'avec les forfaits supérieurs. Avec la version Standard, on disposera de codes d'accès pour les téléphones des signataires et de l'authentification par SMS. Il faudra par exemple avoir recours à cette version pour profiter de signatures conformes à la loi HIPAA, un domaine bien spécifique puisqu'il concerne les services fournis au secteur de la santé américain.
Pas d'inquiétude, donc, sur la valeur des signatures émises. A noter : HelloSign ne peut émettre des signatures électroniques qualifiées (QES) qu'avec une option payante que l'on devra payer en plus de la formule Premium. Pour des usages dont la certification doit être assez poussée, il faudra donc se renseigner sur le coût total.
HelloSign : prix et abonnements
HelloSign propose 4 offres pour la signature électronique et autant pour son API. Les tarifs sont exprimés en dollars par utilisateur et par mois. Sur la version gratuite de notre test, le seul utilisateur disponible ne peut réaliser que 3 demandes de signature chaque mois.
Ces demandes deviennent illimitées dès lors que l'on craque pour la version Essentials. Mais cette version supérieure ne compte toujours qu'un seul utilisateur, et il faut impérativement opter pour le forfait Premium si l'on souhaite disposer de plusieurs utilisateurs (jusqu'à 5).
Ce critère important pour les grandes entreprises accompagne des tarifs dans la moyenne. Outre la version gratuite que l'on ne croise pas chez l'ensemble de la concurrence (en dehors des versions d'essai limitées à 15 ou 30 jours), les autres forfaits présentent des prix plutôt abordables. La version Essentials est à 15 $ (environ 13 €) et par mois. La version Standard est à 25 $ (environ 21 €) par utilisateur et par mois. Le tarif de la version Premium est quant à lui calculé sur mesure.
En revanche, HelloSign propose des tarifs spécifiques pour son API dont le SDK est disponible gratuitement dans la section « Ressources » du site, et chacun peut librement en créer une et la tester. Une fois le test terminé, il faudra opter pour l'un des trois abonnements disponibles : Essentials (75 $/mois, soit environ 63 €), Standard (250 $/mois, soit environ 211 €) et Premium. Cette dernière est elle aussi calculée sur mesure.
