Le flux documentaire, la dématérialisation

07 janvier 2014 à 17h34
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La dématérialisation des documents de toutes sortes s'est imposée au sein des entreprises et de l'Administration. La numérisation est en forte hausse à tous les niveaux, l'ensemble des informations sont ensuite archivées, partagés et sécurisés.


Cette mutation profonde n'est possible que grâce à des outils informatiques de plus en plus performants comme les scanners et désormais les MFP. HP pour répondre à cette évolution du volume des données et de leur circulation a implanté sur ces derniers modèles Flow MFP un scanner évolué en matière de GED.
Il s'agit ainsi de répondre aux besoins croissants en matière de numérisation et d'archivage. Si les PME ont encore du chemin à parcourir dans ce domaine, le flux de documents GED dans les entreprises de 20 à 50 personnes est d'un sur 5, les grands comptes ont adhéré à 70% à la gestion documentaire. Le processus de dématérialisation n'est pas qu'un simple passage du papier au support électronique. Il implique de nombreuses procédures et chaque entreprise a ses propres contraintes organisationnelles, juridiques et techniques.

L'ergonomie est un point essentiel


HP a travaillé sur ses MFP sur de nombreux points afin de favoriser cette transition. L'ergonomie est un point essentiel, l'étape de numérisation doit être simple et automatisée. Sur la Flow MFP M830, un écran couleur tactile de visualisation permet de modifier le document à numériser et de l'enregistrer au bon endroit et au bon format. Cette étape essentielle est optimisée sur les MFP d'HP grâce à un véritable scanner de GED, il absorbe tous types de documents (notes, billets de train, manuscrits etc.) et améliore la productivité. Sur un produit A4, le gain de temps est considérable puisque l'on passe d'une heure mobilisée pour la numérisation à 6 mn avec ce scanner universel, HP estime qu'il est 10 fois plus rapide de numériser sur ce type de scanner que sur un modèle à vitre. L'OCR I.R.I.S embarqué permet de gérer les différents documents numérisés, de les modifier, les rechercher et les archiver. Les documents papier sont transformés en fichiers textes recherchables, de multiples formats sont pris en charge : PDF OCR, PDF/A OCR, texte OCR, Unicode OCR, CSV/OCR et HTML/OCR. Ils peuvent également être numérisés en fichiers textes modifiables (RTF OCR, MS-Word etc.).

L'information est pérennisée et sécurisée, tout cela est pris en charge directement sur la multifonction. Ceci évite de surcharger les PC de l'entreprise et les réseaux et de simplifier les procédures d'installation entre les différents postes de travails ou appareils mobiles.

Tout est installé dans la MFP, des procédures automatisées comme la numérisation recto-verso, le chargeur multiformats ou encore la détection ultrasonique des doublons apportent à l'utilisateur de la fluidité et de la tranquillité dans son travail.

Équipé d'un écran tactile de 8 pouces personnalisable, plusieurs profils sont disponibles et il est possible de prévisualiser les documents et de supprimer une page, réorganiser un document ou ajouter une page. La technologie HP EveryPage garantit une numérisation de haute qualité avec un gain de temps considérable grâce à la gestion automatique des originaux et la prise en charge de nombreuses tâches.

Cette gamme d'imprimantes multifonctions HP Flow MFP s'inscrit dès aujourd'hui dans le futur, elle va continuer à évoluer dans les années à venir en allant vers plus d'intelligence, de simplicité et d'ouverture.
Modifié le 01/06/2018 à 15h36
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