Dans bien des entreprises, la gestion des mots de passe est trop souvent négligée. La plupart du temps, on choisit de centraliser tous les identifiants dans un fichier Excel. Ce dernier est soit hébergé sur un serveur interne, soit partagé via un service cloud. La logique est simple : tout le monde sait utiliser un tableur, chacun peut y ajouter ou récupérer une donnée, et le fichier se met facilement à jour. Mais c'est une pratique qui peut coûter cher !
Cette solution qui semble pratique au premier abord se révèle être un véritable piège et il est temps d'opter pour un gestionnaire de mots de passe.
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Le tableur : la fausse bonne idée
Un fichier, même protégé par un mot de passe ou restreint à quelques répertoires, pose toujours des problèmes de sécurité : cela reste un document pouvant facilement être copié, transféré ou intercepté. En cas de fuite, c’est l’ensemble des comptes liés qui se retrouve alors exposé. À cela s’ajoute un autre problème, et pas des moindres : l’absence totale de traçabilité. Lorsqu’un mot de passe est ajouté, modifié ou supprimé, il est parfois difficile de savoir qui en est à l’origine. Il suffit alors d’une erreur d’écriture ou d’une donnée effacée par mégarde pour provoquer un blocage sans que personne n’en comprenne l’origine.
La gestion des droits d’accès est tout aussi problématique. Avec un tableur classique, soit l’ensemble des collaborateurs ont accès au fichier, soit personne. Il est impossible de donner à un prestataire externe ou à stagiaire uniquement les identifiants dont ils ont besoin, ni de restreindre l’accès d’un service aux seuls outils qui le concernent. Sans cette granularité, il est impossible de s'adapter correctement à la diversité des rôles au sein d’une organisation.
Et que faire quand un salarié quitte l'entreprise ? De son côté, le fichier contient toujours les identifiants auxquels il avait accès. Pour peu qu'il soit parti avec une copie du fichier, il pourra donc continuer de consulter des données sensibles et confidentielles. Maintenant, imaginez qu'il puisse accéder à une base de prospects commerciaux et qu'il soit parti chez un concurrent…. Les départs et les arrivées en entreprise sont de plus en plus fréquents et les procédures d'ajout, de retrait, de rotation de mots de passe sont fastidieuses et, dans les faits, rarement réalisées.
Enfin, en 2025, proposer à ses salariés une telle expérience utilisateur… il y a de quoi rougir. Copier-coller un mot de passe complexe depuis un tableur augmente non seulement les risques d’erreur, mais encourage surtout des pratiques dangereuses. Les équipes, lassées par des codes trop longs et fastidieux à manipuler, auront vite fait de privilégier des mots de passe simplifiés, voire d'utiliser toujours le même. Alors forcément, cela ouvre la porte à de nombreuses vulnérabilités.
Arrêtez le bricolage et utilisez un vrai outil !
Pour répondre à cette problématique, les gestionnaires de mots de passe d’entreprise sont apparus comme une véritable alternative. Ces solutions, qu’il s’agisse de 1Password Business, Proton Pass for Business, Dashlane Team, LastPass Enterprise ou de Bitwarden, fonctionnent comme de véritables coffres virtuels. Chaque identifiant est stocké dans une base chiffrée, puis rendu disponible uniquement aux collaborateurs autorisés à y accéder.
La différence majeure par rapport au tableur réside dans le niveau de sécurité offert. Ces coffres-forts utilisent un chiffrement avancé, sur les données en transit comme sur les données stockées. La gestion des accès se fait de manière fine : il est possible de créer des groupes d’utilisateurs selon les services de l’entreprise, et d’attribuer à chacun uniquement les ressources qui lui sont pertinentes. Ainsi, un comptable n’aura pas les mêmes autorisations qu’un développeur, et un prestataire extérieur ne bénéficie que d’un accès temporaire aux comptes qui lui sont dédiés.
L’autre force de ces applications, c'est la traçabilité. Chaque action est consignée : ajout, suppression, ou modification d’un mot de passe. Cela permet non seulement de comprendre l’origine d’une erreur, mais aussi de disposer d’une visibilité en cas d’audit ou d’incident de sécurité. La sortie d’un salarié n’est plus un casse-tête, puisqu’il suffit de révoquer ses accès pour couper en un instant son lien avec l’ensemble des comptes sensibles.
Et puis, ces coffres-forts numériques permettent d'instaurer aussi de bonnes pratiques. Les générateurs de mots de passe intégrés favorisent l’usage de combinaisons complexes et uniques. Certains proposent même des alertes en cas de réutilisation d’un identifiant, ou une surveillance proactive du dark web pour détecter les fuites potentielles. Côté expérience utilisateur, l’intégration est fluide : les extensions de navigateur saisissent automatiquement les identifiants dans les formulaires, et les applications mobiles permettent de se connecter facilement en déplacement… On a tous essayé de consulter un fichier Excel sur smartphone pour tenter de copier-coller un élément dans une cellule minuscule….
Alors oui, un gestionnaire de mots de passe d'entreprise, cela a un coût, généralement entre 5 et 15 euros par utilisateur et par mois selon les besoins de l'entreprise. Mais rappelons que selon la FEVAD, 67% des entreprises françaises ont subi au moins une cyberattaque en 2024. Le coût moyen d'une intrusion est estimé en à 59 000 euros pour une entreprise et 60% des PME victimes ferment définitivement dans les 18 mois suivant cette attaque.… Alors, oubliez donc votre petit fichier Excel ! Finalement, le jeu n'en vaudrait-il pas la chandelle ?
