Stockées de-ci de-là sur les différents postes de travail de l'entreprise, les données des utilisateurs posent des problèmes de sécurité et de performance. Difficile en effet de savoir où sont les données, difficile d'éviter les doublons.
A contrario, la conservation des données sur un serveur mutualisé permet la maîtrise de l'information.
Les chiffres sur la croissance des données donnent véritablement le tournis. De fait, 1800 milliards de Go de données étaient stockées à travers le globe en 2009, et en 2020, ce volume devrait dépasser 35 Zeta-Octets, soit 35 milliards de téraoctets, selon IDC.
A l'échelle d'une PME, ce sont des emails, des documents numériques divers, de la vidéo, qui prolifèrent dans le système d'information.
Comment protéger les données ?
Et pour ne rien arranger, ces données sont stockées dans des endroits différents, ce qui rend leur administration plus complexe. Données commerciales sur le portable du VRP, bilan sur l'ordinateur du comptable, chiffres de production,...
De fait, la protection de ces données éparpillées représente un véritable challenge pour le chef d'entreprise. Hétérogénéité des lieux de stockage, machines soumises au risque de vol ou de casse, données soumises à de mauvaises manipulations, détérioration,...
Copies mortes, et multiples
Surtout, la lecture et l'enregistrement des informations professionnelles pose elle aussi problème. Faut-il encore aujourd'hui se contenter d'une copie régulière des chiffres critiques de l'entreprise ? Cela implique un délai entre le temps réel et la restitution des données, un risque de doublon et d'erreurs.
Sans compter que la multiplication des copies, qui transitent le plus souvent en pièce jointe de mail, augmente inutilement le volume de stockage nécessaire, et participe à l'inorganisation du SI.
Un serveur de fichier pour tout le monde
Face à ces multiples problèmes, un serveur de fichier peut représenter une solution efficace. Avec ce type d'outil, l'ensemble des fichiers et des dossiers numériques de l'entreprise sont stockés sur une seule et même machine, reliée au réseau de l'entreprise, et accessible par l'ensemble des employés, avec un filtre de profils et de droits d'utilisateurs.
D'où de multiples avantages, immédiatement perceptibles. Finies les trop nombreuses versions de fichiers. La base de contacts de l'entreprise, par exemple, peut être administrée et consultée à partir d'un seul fichier, placé sur le serveur.
Les différents utilisateurs de ce document peuvent y accéder, de manière simultanée s'il le faut. Ils peuvent également le modifier, sans risque d'effacement des données : les modifications sont chronologiquement prises en compte, et ce sur le même fichier.
A distance ou en mode local, via le LAN ou en VPN, c'est la donnée en temps réel qui sera prise en compte par tous les utilisateurs. Une garantie de précision non négligeable.
Sécurité des informations
Par ailleurs, la sécurité des données est naturellement renforcée par un tel dispositif. Car la présence des fichiers dans un seul endroit permet de mettre en place une politique de sauvegarde des données efficace : un serveur de fichiers pour l'utilisation quotidienne, et une sauvegarde automatisée de ce serveur de fichier sur une seconde machine, en local ou à distance, gérée en direct ou en passant par un prestataire.
La mise en place d'un serveur de fichier dans une petite entreprise permet donc de résoudre deux défis auxquels font face les responsables de TPE/PME : préserver la souplesse tout en permettant une sécurité renforcée des informations. Et ce en améliorant la communication entre les utilisateurs du Système d'Information.
Rejoignez la communauté des passionnés de nouvelles technologies. Venez partager votre
passion et débattre de l’actualité avec nos membres qui s’entraident et partagent leur
expertise quotidiennement.
