Opter pour une messagerie privée et sécurisée, c'est plutôt une bonne idée. Reste que migrer vers cette dernière de manière fluide et efficace, ce n'est pas toujours évident. Entre la crainte de perdre des emails cruciaux et l'angoisse d'une interruption de service, nombreux sont les freelances et dirigeants de PME qui repoussent cette échéance.
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La migration depuis Google Workspace vers Proton s'opère en trois temps :
- Le transfert du nom de domaine.
- La préparation au sein de Gmail.
- La migration des données via Easy Switch
Voici comment procéder étape par étape si vous avez opté pour l'offre Proton Business Suite.
La migration du nom de domaine
Votre nom de domaine est actuellement configuré sur Google Workspace. L'objectif est donc de le conserver et de le migrer - ainsi que les adresse emails rattachées à ce dernier - vers Proton.
Préparation du domaine et du DNS
La première étape consiste à préparer soigneusement la configuration DNS pour assurer une transition fluide. Pour ce faire, il faut se rendre sur l'interface du bureau d'enregistrement, dans la gestion de la zone DNS. Pour les enregistrements MX présents, il est recommandé de réduire le TTL (Time To Live) des enregistrements MX actuels sur la valeur la plus basse, typiquement 5 ou 15 minutes. Cette manipulation doit être effectuée au moins 24 heures avant la bascule. Cela permet d'accélérer la propagation des futurs changements DNS.
En parallèle, l'administrateur devra effectuer un inventaire complet des comptes utilisateurs et des données à transférer. Cela inclut les emails, les contacts, les calendriers et autres éléments stockés dans Google Workspace.
Ajout et vérification du domaine sur Proton
Passons désormais à Proton. Pour associer le nom de domaine existant sur les serveurs de Proton, l'administrateur devra se rendre au sein des paramètres de son compte Proton Business Suite. Il y retrouvera les informations des enregistrements DNS (MX, SPF, DKIM, DMARC) à mettre en place dans la console du bureau d'enregistrement.
Création des comptes utilisateurs sur Proton
Après la validation du domaine, il faudra créer des comptes pour chaque salarié sur la plateforme Proton Business Suite. Chaque utilisateur recevra une adresse email correspondant au domaine configuré. Dans les faits, pour une migration, il retrouvera donc la même adresse email.
L'administrateur dispose d’un contrôle centralisé pour attribuer des adresses e-mail personnalisées, définir les niveaux d’accès, et ajuster la répartition de l’espace de stockage entre les différents utilisateurs en fonction des besoins de l’équipe.
Pour ajouter un utilisateur, rendez-vous dans les options de Proton Mail > Organisation > Utilisateurs et adresses. À l'instar de Google et Microsoft, l'abonnement mensuel variera selon le nom de comptes utilisateur nécessaires.
Modification des MX dans la zone DNS
Vient ensuite l'étape critique : la modification des enregistrements MX. Le trafic email sera redirigé vers Proton et non plus vers Google Workspace. Cette modification déclenche la propagation DNS laquelle a été limitée à quelques minutes dans la première étape. Durant cette période de transition, il est crucial de maintenir l'accès à Google Workspace pour récupérer les emails qui continuent d'arriver sur l'ancien serveur.
Le transfert des données depuis Google
Configurer l'accès IMAP
Par le passé, il était nécessaire d'autoriser l'accès IMAP au sein des paramètres de Gmail. Depuis janvier 2025, cette option est désormais activée par défaut. Le protocole IMAP permet à Proton Mail de récupérer vos emails selon le standard utilisé par la plupart des clients de messagerie. Ici, c'est le logiciel Easy Switch qui s'y connectera.
Gmail propose quelques options pour synchroniser ou non les suppressions qui seront effectuées depuis Proton, le comportement à adopter sur Gmail si un message est placé dans la corbeille de Proton ou encore pour limiter le nombre de messages à synchroniser.
Vous, ainsi que les employés de votre société, avez probablement passé des années à classer vos messages avec des libellés spécifiques. Alors autant ne pas tirer un trait sur ces efforts. Dans l'onglet "Libellés", cochez "Afficher en IMAP" sur tous les dossiers que vous souhaitez transférer. Une fois cette manipulation effectuée, Proton Mail respectera votre classification personnelle lors de l'importation.
À noter : si vous utilisez actuellement Google Workspace avec plusieurs utilisateurs, tous les employés devront effectuer cette manipulation sur leur compte Gmail professionnel actuel.
Activer le transfert automatique avec Easy Switch
Connexion et autorisation
Après avoir créé son compte Proton Mail, le salarié devra se connecter à l'interface web et repérez l'option "Importer avec Easy Switch" dans le menu latéral. La section "Configurer le transfert" propose l'option "Se connecter avec Google". Même si les valeurs MX ont été modifiées, la connexion au compte Google avec son adresse email et son mots de passe Google reste fonctionnelle. Cette connexion déclenche une page d'autorisation sur laquelle vous sélectionnerez les services auxquels Proton peut accéder.
Transférer les archives existantes
Easy Switch s'occupe de votre historique de Gmail. Dans "Importer les messages", lancez l'importation en sélectionnant emails, contacts et calendriers. L'outil détecte automatiquement vos libellés Gmail et propose d'importer l'intégralité de vos archives.
Les options de personnalisation permettent d'affiner le processus : définir une période d'importation (derniers mois, année complète), gérer les catégories automatiques Gmail (Réseaux sociaux, Promotions) ou sélectionner des dossiers spécifiques. Il est donc possible d'effectuer une migration bien précise.
L'importation s'exécute entièrement en arrière-plan. La durée varie selon le volume à transférer : quelques heures pour un usage modéré, plusieurs jours pour des comptes volumineux. L'avancement se suit dans la section "Historique" d'Easy Switch, avec possibilité de suspendre ou reprendre l'opération.
Migrer les contacts professionnels
Easy Switch transfère automatiquement les contacts, mais il est également possible de faire cette manipulation à la main. Pour ce faire, rendez-vous sur contacts.google.com, exportez vos contacts Google au format CSV puis importez le fichier dans Proton Mail.
Une fois ces étapes effectuées, votre nom de domaine, vos adresses email et l'historique des messages sont normalement sur les serveurs de Proton. La transition demande un peu d'organisation en amont et le transfert des données peut prendre un certain temps. En revanche, les nouveaux emails entrants seront automatiquement transférés vers Proton Mail tandis que les boites mail se rempliront des archives de Google en tâche de fond.
