Microsoft Office System 2003

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C'était un soir d'octobre de l'an de grâce 2003 après Jésus Christ, une journée fraîche s'était abattue sur la capitale et la presse se bousculait devant un bâtiment, ô combien select, des quartiers chics parisiens, avenue Montaigne. La raison de cet engouement fort peu habituel pour une soirée était le lancement en grande pompe de la version 2003 de la suite bureautique la plus populaire, j'ai nommé Microsoft Office. Pour ce lancement, Microsoft avait mis les petits plats dans les grands en conviant en plus des journalistes, ses plus gros clients et partenaires français. Mais rassurez-vous je vous ferai grâce des détails de la soirée, pour me concentrer sur ce qui vous intéresse vraiment à savoir le tour d'horizon de cette nouvelle mouture d'Office.

Il faut bien reconnaître que les débuts d'Office ont été plutôt laborieux grâce ou à cause (c'est selon) de la concurrence des Lotus et autres Wordperfect. Mais au fil du temps, Office s'est peu à peu imposé comme la suite bureautique incontournable à tel point qu'elle a relégué au second plan nombre de ses concurrentes. Avec Office XP, Microsoft avait revisité l'intégralité de sa suite bureautique en apportant des améliorations significatives, on pense notamment aux volets Office intégrés dans la plupart des applications, aux Smart Tags, au presse-papier amélioré et autres fonctionnalités de récupération d'urgence des documents. Pour cette nouvelle édition, Microsoft se devait de faire évoluer sa suite de manière à la rendre toujours plus complète et plus flexible. Les nouveautés majeures se situent au niveau du support du XML, de la gestion des droits de documents mais c'est surtout Outlook qui a été bichonné par les développeurs avec un nombre significatif d'améliorations comme nous le constaterons plus loin.


Microsoft Office 2003 : les diverses déclinaisons

A chaque version d'Office, Microsoft change le contenu des diverses versions de la suite. Cette année la suite est disponible en versions Standard, Professionnelle, PME et Education. La version standard comporte les logiciels Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook & Microsoft PowerPoint. Plus complète la version Professionnelle ajoute à la liste précédente le logiciel de base de données Microsoft Access, et le logiciel de PAO Microsoft Publisher. Notez que cette version comprend également le gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook 2003 qui est une sorte de plugin. La version PME est identique à la version professionnelle, exception faite de Microsoft Access qui disparaît du puzzle. Enfin la version éducation, qui pour mémoire s'adresse aux étudiants et autres enseignants, comprend simplement Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook et Microsoft PowerPoint. Les habitués d'Office, auront immanquablement remarqué que le grand absent des diverses distributions 2003 est FrontPage, dorénavant vendu séparément.

Cette année Microsoft a décidé d'aller encore plus loin en communiquant sur Microsoft Office System. Microsoft Office System est pour le géant du logiciel l'association de la suite bureautique Office et des divers logiciels qui gravitent autour comme OneNote, FrontPage, MapPoint, Project, InfoPath ou bien encore Visio.

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Microsoft Office 2003 : l'installation

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La phase d'installation de Microsoft Office 2003 est l'occasion pour nous de revenir sur la première limitation majeure de la suite qui s'avère incompatible avec Windows 95, Windows 98 et Windows Me. Seuls Windows 2000 et Windows XP sont en effet supportés. Pour le reste le programme d'installation demeure identique à celui d'Office XP, en vous donnant la possibilité de choisir un par un les divers composants à installer ou de simplement sélectionner les logiciels à installer (Word, Excel, etc). Microsoft semble avoir réalisé quelques progrès au niveau de l'installation puisque celle-ci semble beaucoup plus rapide qu'auparavant et ne requiert même pas un redémarrage du système. Il faudra quand même prévoir un minimum de 600 Mo d'espace disque pour qu'Office se sente à l'aise.

Dans le cadre d'une mise à jour, le programme d'installation est capable de détecter les anciennes versions d'Office présentes sur le système et vous propose soit de les désinstaller, soit de les conserver, ce qui vous permet par exemple de faire cohabiter deux versions différentes de Word sur un seul et même système. Ne rêvez pas, cette nouvelle version d'Office est évidemment protégée par le système d'activation de Microsoft. Après l'installation de la suite, il vous faudra donc activer la suite par téléphone ou par Internet. L'activation attribue à votre ordinateur un identifiant unique (en fonction de ses composants matériel) qui est relié dans les bases de données Microsoft à votre numéro de série. Ce dispositif assez contraignant permet à Microsoft de diminuer les risques de piratage.

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Programme d'installation d'Office 2003


Office 2003 : les nouveautés partagées

Une fois votre nouvelle suite installée, vous découvrirez en lançant Word, Excel ou une autre application, une toute nouvelle interface. Celle-ci reprend la présentation de Windows XP en arborant des barres d'outils arrondies comprenant des icônes colorées en 65536 couleurs (au lieu des 256 couleurs d'autrefois). Suivant le thème utilisé par votre système, les barres d'outils seront bleues, grises ou vert olive. Il n'est hélas pas possible de choisir soi-même la couleur des barres d'outils, et si le bleu amusera au départ, il y a fort à parier que beaucoup passent au gris assez rapidement histoire d'avoir sous les yeux des applications qui semblent plus professionnelles. Les menus profitent également du reliftage et comportent toujours des icônes illustrant les commandes les plus populaires. A propos de menu il nous faut rappeler qu'Office 2003, tout comme Office XP, réadapte automatiquement leur contenu en masquant les commandes inutilisées. Les icônes des applications ont également changées tout comme les icônes représentant les documents. Avec Office XP, Microsoft avait voulu mettre un terme aux agents (vous savez ces personnages représentant un chat ou un trombone qui sont censés vous aider et ne surtout pas vous agacer) en les désactivant. Cette orientation se confirme avec Office 2003 qui par défaut ne propose aucun agent d'aide automatique. Qui a dit, ouf ?

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De nouvelles icônes pour représenter les divers applicatifs...

Outre ces petits changements cosmétiques, le volet Office inauguré avec Office XP a été entièrement remanié. En plus d'un nouveau style graphique plus épuré et plus attractif, le volet se veut plus utile avec l'intégration partielle du système d'aide. On y trouve ainsi un encart "rechercher" qui permet de taper un mot pour en apprendre plus sur une fonction définie du logiciel. Mieux encore, si vous cherchez la définition d'un mot il suffit de le taper dans la case rechercher du volet Office pour que le logiciel affiche la définition issue du dictionnaire Encarta. De plus une fois la définition du mot en question affichée vous pouvez chercher un synonyme ou encore une traduction dans une langue étrangère et copier le mot que vous sélectionnerez dans le presse papier pour le réutiliser plus tard dans votre document. Cette amélioration s'avère des plus commode puisqu'elle vous évite de faire un va et vient perpétuel entre plusieurs fenêtres ou applications. Le volet Office intègre également le nouveau service Microsoft Office Online, une sorte d'extension des fonctionnalités d'Office sur Internet. Grâce à celui-ci il est possible de trouver des cliparts, de télécharger des mises à jour, de rapatrier des compléments logiciels ou des modèles mais aussi d'obtenir de l'aide auprès de Microsoft.

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Microsoft Office 2003 : Une interface à la carte...


Pour cette version 2003, les équipes de Microsoft se sont attelées à ouvrir la suite sur le standard XML. Ainsi un document Word ou Excel peut maintenant être sauvegardé au format XML pour être ouvert et manipulé par n'importe quelle application compatible XML. La version professionnelle d'Office permet la création et l'utilisation d'un schéma XML personnalisé pour la sauvegarde des fichiers et ce afin d'adapter les documents aux exigences de l'entreprise. Au-delà du support XML, l'autre grande nouveauté d'Office 2003 est la gestion des droits relatifs aux documents. Cette nouvelle version est en effet pourvue de la fonction IRM (Information Rights Management). Celle-ci est disponible dans Word, Excel et Powerpoint et nécessite la détention d'un compte .NET Passport par chacune des personnes appelée à intervenir sur vos documents. Un document dont vous êtes l'auteur peut ainsi être défini comme lisible uniquement par votre collègue Pierre, alors que Marie pourra non seulement consulter le document mais aussi le modifier sans toutefois pouvoir l'imprimer. Un mode permission totale est également disponible et vous pouvez définir d'autres limitations comme une date d'expiration du contenu ou l'autorisation de la copie du contenu du document. Simple d'utilisation la fonction nécessite le téléchargement et l'installation d'un petit composant supplémentaire.

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Gestion des droits sous Office 2003

Le service est actuellement proposé par Microsoft de manière gratuite, mais il n'est pas impossible que le géant du logiciel envisage un jour de facturer ce service. Précisons que seuls les détenteurs d'Office 2003 pourront accéder à des documents protégés par IRM, sauf si vous autorisez la consultation des documents depuis Internet Explorer. Office 2003 prend également en compte dans sa globalité les Tablet PC. La plupart des applications supportent donc la prise de notes et l'ajout de commentaires en écriture scripturale. Enfin et pour peu que le .NET framework soit installé, l'ensemble des applications constituant la suite Office prennent en charge une intégration poussée avec l'environnement de développement .NET.

Du changement... dans la continuité...

Programme emblématique de la suite Office, Word est aujourd'hui quasiment incontournable tout comme Excel qui s'est rapidement imposé comme le tableur de référence. Commençons par Word, dont la version 2003 évolue naturellement avec quelques nouvelles fonctionnalités, mais disons le tout de go, si elles améliorent le logiciel elles n'ont rien de révolutionnaire. C'est le cas par exemple du nouveau mode de lecture des documents. Aussi à l'ouverture d'un fichier Word, le traitement de texte masque automatiquement la barre d'état, les barres d'outils inutiles, réadapte la mise en page des documents à la taille de la fenêtre, tout en vous permettant de naviguer aisément au sein d'un document complexe grâce à un affichage miniature des différentes pages. Ce mode assez spécifique profite de la technologie ClearType pour un plus grand confort de lecture, autorise également le soulignage et permet du moins si vous êtes l'heureux propriétaire d'un Tablet PC d'ajouter des notes ou commentaires manuscrits. Généralement Word affiche côte à côte les deux premières pages complètes d'un document afin de vous évitez de scroller en permanence. Si ce mode de lecture est une bonne idée, il a un défaut majeur : à l'usage vous constaterez bien vite sa très désagréable tendance à déformer le contenu de vos documents avec pour résultat des images qui chevauchent et cachent tout ou partie du texte. Dommage... La facilité d'édition fait un tout petit pas en avant avec l'apparition d'un bouton permettant de changer l'espacement de l'interlignage directement depuis la barre d'outils de Word.

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Microsoft Word 2003 et son mode "lecture"

Dans cette nouvelle édition, Word se voit doté de fonctionnalités améliorées en ce qui concerne le suivi des modifications apportées à un document dans le cadre d'un travail en équipe. La fonction 'Protéger le document' accessible depuis le menu 'Outils' permet de définir au sein d'un document une zone qui ne peut être modifiée que par des personnes autorisées, alors que le reste du document n'est pas éditable. Il est en outre envisageable d'empêcher la mise en forme du document pour éviter que chacun des correcteurs ne saccage votre mise en page.

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Fonctions de révision et de protection d'un document sous Word


Dans le même état d'esprit, le mode de suivi des révisions apportées à un document a également été amélioré pour permettre une plus grande lisibilité des commentaires ou modifications apportées. Autre innovation de taille pour faciliter le travail d'équipe, la mise en place des espaces de travail partagés. Word vous permet de sauvegarder votre espace de travail pour que n'importe qui puisse accéder et modifier le document et ce depuis un simple navigateur internet. Mieux, dans le cadre de l'utilisation des espaces partagés, il est possible d'entamer une discussion avec un de vos collègues par l'entremise de Windows Messenger sans jamais quitter Word. Hélas pour mettre en œuvre les espaces partagés il faut que votre entreprise dispose d'un serveur équipé de Windows Server 2003 et des SharePoint Services ce qui réduit significativement son intérêt pour le quidam moyen. Signalons également que Word intègre un nouveau mode de comparaison des documents qui permet d'afficher deux versions distinctes d'un même document côte à côte et de les faire défiler pour rapidement repérer les modifications apportées.

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Différentes vues du volet Microsoft Office de Word 2003

Si Word évolue sensiblement on ne peut pas en dire autant d'Excel qui malgré une nouvelle interface et l'inclusion des nouvelles fonctionnalités communes à l'ensemble des applications Office 2003, fait quasiment du surplace. On retiendra simplement que le tableur se voit doté de la gestion des droits afférant aux documents et du support XML. Précisons à ce sujet que le logiciel peut sauvegarder les classeurs à ce format mais également manipuler des données XML. Il est même possible d'importer des données XML pour facilement les intégrer à un tableau. Une fonction de comparaison face à face est introduite dans Excel 2003 et permet d'identifier rapidement les différences entre deux classeurs en les affichant côte à côte. Le tableur permet dorénavant de déclarer une zone de votre feuille comme une liste de données ce qui provoque l'apparition d'un encadré bleu et la possibilité d'organiser les données comme bon vous semble. La gestion des listes avancées va plus loin en autorisant l'insertion de lignes supplémentaires permettant de choisir en un clic de souris l'opération qui est à effectuer sur la colonne en cours (Maximum, Minium, Ecart Type, Moyenne, Somme, etc). Les fonctions statistiques d'Excel profitent d'un petit coup de jeune, Microsoft ayant grandement enrichi la liste des fonctions supportées. Le tour du propriétaire d'Excel 2003, s'achève ici puisqu'il n'y a rien d'autre de neuf, Microsoft n'ayant vraisemblablement pas prêté une oreille attentive aux demandes des utilisateurs concernant l'évolution de ce logiciel majeur.

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Excel fait du surplace

Microsoft Outlook 2003

Si jusque là les nouveautés apportées à Office ne vous ont pas convaincu, la version 2003 d'Outlook devrait vous faire changer d'avis. En effet, le célèbre programme de messagerie a été complètement repensé, et le nouvel Outlook n'a plus grand-chose à voir avec ses prédécesseurs. Comme toutes les applications de la suite Office 2003, Outlook étrenne une toute nouvelle interface avec des barres d'outils et des boutons colorés. Outre ce premier changement, l'organisation de la fenêtre principale a subi de profondes mutations et celle-ci se voit désormais composée de trois zones distinctes. A gauche on trouve la barre Outlook qui propose en mode courrier l'accès vers les dossiers favoris, la vue de tous les dossiers et les raccourcis vers les différentes fonctions d'Outlook : courrier, calendrier, contacts et tâches. Au centre de la fenêtre on trouve les emails reçus, alors que la partie droite comporte un nouveau volet de prévisualisation plus grand et plus lisible. Ce nouvel agencement d'Outlook est bien plus agréable et offre un mode de consultation des emails plus naturel. Toutefois le panneau Office pourtant largement mis en avant par Microsoft n'est pas disponible dans Outlook sauf à ruser pour le voir apparaître.

Toujours dans le but d'offrir une plus grande souplesse en ce qui concerne la gestion des emails, le logiciel propose une toute nouvelle vue des messages qui sont triés par date avec les mentions : Aujourd'hui, Hier, Semaine dernière, etc. Une nouvelle fonction de tri permet de regrouper les emails au sein d'une même conversation. Ainsi tous les messages ayant le même sujet mais précédés du classique 'Re' apparaissent sous la forme d'un fil de discussion comme dans un groupe de discussion. Les précédentes versions d'Outlook permettaient d'assurer un suivi des emails en affublant ceux que vous désigniez d'un drapeau. Afin de définir des niveaux de priorité différents, Outlook 2003 va plus loin et propose dorénavant six couleurs différentes et est en outre capable d'ajouter automatiquement un drapeau aux emails entrants en fonction de critères prédéfinis (expéditeurs, etc). La notification des emails progresse dans Outlook 2003, un petit rectangle apparaissant en transparence par-dessus le bureau windows pour vous alertez de l'arrivée d'un nouveau message. Cette boîte de dialogue qui ne reste affichée que quelques secondes donne des informations sur l'objet et l'expéditeur du mail et permet de supprimer directement la missive. Pratique cette fonction s'accommode fort mal des jeux vidéos puisqu'elle provoquera pendant quelques secondes un clignotement désagréable en incrustation dans le coin inférieur droit de votre écran.

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Vue générale d'Outlook 2003 et affichage des messages par conversation

Le cœur même du programme a également été dépoussiéré tout comme le format de fichier PST. Ainsi la base de données des emails peut dorénavant avoir une taille maximale de 20 Go, contre 2 Go autrefois. Lors de la prise en main du programme on sent tout de suite que des améliorations significatives ont été apportées par les développeurs : Outlook 2003 se charge en effet plus rapidement que l'édition précédente et les recherches d'emails dans une large base (800 Mo ~ 1 Go) sont significativement plus rapides qu'auparavant. A propos de recherches il est intéressant de signaler qu'Outlook 2003 propose trois nouvelles vues permettant d'afficher uniquement les courriers non lus, les courriers volumineux et les courriers à suivre : voilà une fonction bien pratique pour rapidement retrouver ses petits dans la boîte de réception. Signalons également un petit raffinement bien appréciable : les liens hypertexte contenus dans les emails provoquent l'ouverture des pages sur lesquelles ils pointent dans une nouvelle fenêtre et non dans une fenêtre existante.

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Microsoft Outlook 2003 : marquer un sujet & le dossier courrier indésirable


Depuis quelques mois déjà, la priorité des priorités chez Microsoft est de renforcer la sécurité des logiciels. Outlook 2003 est un bon exemple des travaux entrepris par Microsoft pour consolider ses applications. Par défaut l'application empêche l'affichage des images externes appelées par les emails : certains verront cette fonction comme une vraie plaie et s'empresseront de la désactiver alors que d'autres seront ravis de se débarrasser des images parfois peu recommandables que l'on reçoit par email. D'autant que la désactivation des images permet d'empêcher l'exécution de scripts associés qui permettent d'identifier une machine. Outlook 2003 inaugure un filtrage automatique des emails afin d'endiguer le fléau du SPAM. La fonction 'courrier indésirable' fait donc son apparition et fonctionne de manière plus ou moins intelligente. Chaque email entrant est analysé et en fonction de certains critères l'algorithme valide l'email ou l'identifie comme un message non sollicité pour le déplacer automatiquement dans le dossier réservé à cet effet. Bien sûr comme tout filtre, la fonction courrier indésirable d'Outlook laisse encore passer des SPAM, mais les mailles du filet se resserrent. Deux niveaux de protection sont disponibles : faible ou élevé. Dans un cas comme dans l'autre si Outlook n'identifie pas tous les SPAM nous avons pu noter lors de nos tests qu'il n'a jamais pris des mails légitimes pour des SPAM ce qui est un bon point. Lorsqu'un SPAM se fraye un chemin jusqu'à votre boîte de réception, une fonction permet d'ajouter son expéditeur à la liste des expéditeurs bloqués. Dommage par contre qu'aucun bouton ne soit présent par défaut sur la barre d'outils du logiciel pour bloquer les emails inopportuns.

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Gestion du courrier indésirable et de la sécurité

La fonction calendrier d'Outlook offre également quelques nouveautés comme la possibilité de publier son calendrier sur Internet en vue de partager ses rendez-vous avec divers collaborateurs. La personnalisation du calendrier est plus poussée que jamais et l'utilisateur peut désormais changer la couleur de fond du calendrier. Le gestionnaire de contacts d'Outlook évolue modérément et propose dorénavant l'inclusion d'une photo de votre interlocuteur dans la fiche contact. Comme à chaque nouvelle version d'Outlook, ou presque, la compatibilité des applications tierces existantes est remise en question. Si du côté des PDA, Outlook 2003 ne pose aucun problème particulier grâce à ActiveSync 3.7, il n'en va pas de même pour les logiciels de fax. DelrinaFax Pro de 10 est incompatible avec Outlook 2003 : Symantec n'a pas jugé utile de mettre en ligne un patch corrigeant le problème, il faut donc se procurer la version 10.03 qui supporte la dernière mouture d'Office. Chez BVRP, le logiciel WinPhone Expert a aussi quelques problèmes de moindre ampleur avec Outlook 2003, mais heureusement l'éditeur a eu le bon goût de proposer un patch gratuit y remédiant.

Microsoft PowerPoint 2003

PowerPoint est, comme nombre de logiciels Microsoft, rapidement devenu une référence incontournable en entreprise. A tel point d'ailleurs qu'il est aujourd'hui impossible d'envisager qu'une réunion ou qu'une conférence ne se déroule sans la moindre présentation PowerPoint. La version 2003 ne fera certainement pas date dans l'histoire de la communication d'entreprise du fait d'améliorations qui restent somme toute assez discrètes. Outre la nouvelle interface commune à l'ensemble des logiciels de la suite, on retrouve la gestion des droits relatifs aux documents ainsi que le panneau Office Online qui facilite les recherches. Les utilisateurs de PowerPoint seront ravis de savoir que le logiciel est dorénavant pourvu de la fonction de correction automatique qui permet de remplacer à la volée certaines abréviations par un mot complet. Dans la même philosophie, le logiciel offre une correction orthographique et grammaticale identique à celle proposée par Word, avec un soulignement des mots erronés : ceci n'a toutefois rien de nouveau puisque cette fonction remonte à PowerPoint 97. Les Smart Tags sont maintenant supportés par le logiciel et Microsoft a mis à disposition des utilisateurs une fonction très pratique baptisée 'Créer un package pour CD-ROM'. L'utilisateur peut en quelques clics de souris créer un CD-Rom qui contiendra sa présentation mais aussi les polices True Type, fichiers liés et la visionneuse PowerPoint nécessaires au bon fonctionnement de la présentation sur un autre système.

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Microsoft PowerPoint 2003 : pas grand chose de neuf à se mettre sous la souris, hélas...

Mais ce n'est pas tout, puisque Microsoft propose également quelques nouvelles animations pour égayer les transitions de diapositives, alors que le logiciel se voit enfin pourvu d'une fonction de récupération des documents au cas où l'application plante, chose autrefois réservée uniquement à Word & Excel. La prise d'annotations bénéficie aussi d'améliorations notamment pour les Tablet PC où les utilisateurs peuvent prendre des notes en mode diapositive. Le logiciel offre également un outil de surlignage qui permet de mettre en évidence des bribes de la présentation alors que la gestion des médias a été sensiblement remaniée. PowerPoint supporte à présent les playlist au format ASX, WMX, M3U, WVX, WAX et WMA et peut télécharger les codecs manquants. Dans bien des présentations d'entreprise, le projet contient des vidéos dont la lecture se faisait jusqu'alors dans un cadre au sein de la diapositive. PowerPoint 2003 corrige ce défaut en permettant aux utilisateurs de lire la vidéo en plein écran, et ce même lors de la visualisation du diaporama.

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Assistant Présentation à emporter


Microsoft Access 2003

Le logiciel de base de données d'Office évolue lui aussi en version 2003, mais il faut bien admettre qu'hormis un nouveau numéro de version cette onzième mouture est avare en nouveautés. On retrouve tout de même la nouvelle interface Office et son panneau Office Online, un minimum qui vise à assurer l'homogénéité des programmes composant la suite bureautique. Une partie des améliorations apportées à Access visent à le rendre plus convivial et plus souple. Le logiciel propose dorénavant une gestion des thèmes Windows XP pour les formulaires de saisie afin que le design reste cohérent lorsque l'utilisateur n'utilise pas le thème par défaut de Windows. Les développeurs apprécieront la nouvelle fonction de vérification des erreurs qui met en relief les problèmes dans les formulaires et rapports afin de les corriger le plus rapidement possible. Autre évolution en douceur, Access 2003 met à jour automatiquement les formulaires et rapports comportant des contrôles attachés à un champ dont les propriétés sont mises à jour.

Le format XML fait son apparition dans Access 2003 avec la possibilité d'importer, d'exporter et d'éditer des bases à ce format et il est maintenant possible de créer des bases de données utilisant un serveur SQL sans pour autant disposer de SQL Server 2000. Microsoft livre en effet Access 2003 avec une version allégée de SQL baptisée MSDE 2000 qui agit comme un serveur de base de données SQL. Windows Server 2003 est également à l'ordre du jour et Access peut s'interfacer avec Windows SharePoint Services afin de permettre aux utilisateurs d'accéder et de modifier leurs bases de données en ligne. Les SmartTags et la correction automatique font également leur apparition dans cette version du logiciel, comme c'est le cas avec PowerPoint. L'intérêt est ici plus évident, puisque dans un formulaire de saisie les SmartTags devraient permettre par exemple de réutiliser très rapidement des données déjà existantes. Pour une plus grande souplesse dans la gestion des documents, Access 2003 permet d'enregistrer une copie de sauvegarde de la base sur laquelle vous travaillez dans un emplacement différent, et le logiciel propose une compatibilité descendante vers Access 2000. Précisons pour terminer qu'Access est disponible séparément ou dans l'édition professionnelle d'Office 2003.

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Microsoft Access 2003 : Circulez il n'y a (presque) rien à voir, hormis l'exportation XML !


Microsoft Publisher 2003

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Longtemps considéré comme un sous-produit, Publisher s'est petit à petit fait une place dans la prestigieuse suite Office. Lancé en 1991, ce programme aux qualités évidentes a longtemps été le parent pauvre d'Office jusqu'à un passé finalement assez récent. Publisher 2003 fait donc parti de la suite Office 2003. Pour ceux qui ne le saurait pas encore, Publisher est un logiciel de mise en page assistée qui permet de créer en quelques clics de souris des documents complexes et graphiquement élaborés à partir de modèles. Cette nouvelle édition de Publisher se pare du look Office 2003 et semble avoir subit une cure d'amaigrissement intensive. Le logiciel ne pèse plus que 450 Mo contre plus de 1 Go pour la précédente version. La raison de cette fonte des mégaoctets est à chercher du côté des cliparts qui ne sont plus livrés avec le logiciel. Microsoft a en effet choisi de ne plus distribuer les cliparts que par le biais de son site internet. Ce point n'est d'ailleurs pas spécifique à Publisher, toutes les applications Office se trouvant hélas dans le même cas de figure.

Publisher reprend le concept du volet Office déjà inauguré avec la version 2002. Toutefois le volet à la sauce 2003 s'enrichit en fonctionnalités et gagne en clarté. Dès le démarrage de l'application une grande partie de la fenêtre Publisher indique à l'utilisateur qu'il lui faut utiliser le volet pour choisir un modèle ou un type de document. Le volet offre maintenant diverses vues avec notamment l'intégration de l'aide, des fonctions de recherche, du gestionnaire de graphisme, des thésaurus et de la gestion des arrière-plans. Dans sa précédente version, Publisher permettait d'effectuer un zoom maximal de 400%, Publisher 2003 offre maintenant un niveau de zoom allant jusqu'à 800% pour un contrôle très précis du positionnement des blocs graphiques afin d'éviter les enchevêtrements involontaires. La fonctionnalité de recherche au sein des documents évolue elle aussi en fonctionnant maintenant non seulement pour le bloc de texte sélectionné mais également au travers de toute la composition. La trieuse de pages devient plus efficace en offrant la possibilité de réorganiser le positionnement des pages d'une composition directement depuis la barre d'état.

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Microsoft Publisher 2003


Le logiciel dont la version 2002 avait quelque peu dérouté les habitués par des changements inopportuns revient dans sa version 2003 sur des choix hasardeux. Il est de nouveau possible d'insérer des cadres d'image vide et les bordures des cadres de texte sont redevenues fines ce qui facilite l'alignement des divers éléments au sein d'une seule et même page. A ce sujet, Publisher offre une fonction baptisée 'Repère des lignes de base' qui permet d'afficher une grille verticale ou horizontale (ou les deux à la fois) pour faciliter le positionnement des blocs de texte. Dans cette douzième version la gestion des pages maîtres n'est plus limitée à une seule page et le logiciel offre à présent une plus grande flexibilité en ce qui concerne le publipostage. Il est possible de créer des documents dont les éléments textuels ou graphiques seront dynamiquement incorporés depuis une source de données quelconque. La gestion des images est toutefois complexe puisqu'il faut disposer d'une source pointant vers un chemin valide en gros un fichier excel ou bloc-notes et non une base Access où les images sont concaténées.

Du côté de l'édition de texte le logiciel se veut plus cohérent avec Word en offrant un certain degré d'homogénéisation des fonctions. On retrouve donc les mêmes fonctions de mise en retrait ou d'espacement et Publisher intègre dorénavant la gestion des sauts de ligne et de paragraphe. Tout comme Word, Publisher est capable de gérer les veuves et les orphelines ainsi que les paragraphes et lignes solidaires. Enfin et c'est sans doute la plus grosse amélioration apportée par cette version de Publisher, les documents générés sont exploitables par un imprimeur, le logiciel proposant une fonction d'export au format Postscript en CMJN. Publisher permet donc l'impression des documents en CMJN mais aussi leur exportation.

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Paramètres d'impression en séparation de couleurs


Publisher inclus diverses ressources visant à améliorer la créativité de ses utilisateurs. Comme à chaque nouvelle version, Publisher 2003 enrichit significativement les divers modèles qu'il contient. Ainsi dix nouveaux jeux de créations font leur apparition en sus d'un jeu complet de papiers à lettres personnels et de nouvelles cartes de vœux et d'invitations. Publisher 2003 permet pour la première fois de créer des étiquettes pour les disques CD et DVD : cette fonction se résume à un simple modèle de document sur lequel figure un tracé circulaire reprenant la forme d'un disque. Il suffit donc d'ajouter vos éléments pour concevoir une étiquette à en faire pâlir d'envie les majors. Simple et efficace la fonction ne souffre d'aucun critique si ce n'est peut être au niveau des options d'impression peu adaptées à ce type d'épreuve. En effet Publisher comporte très peu de modèles de papiers étiquettes pour CD ce qui rendra le positionnement du papier dans l'imprimante pour le moins délicat.

Publisher permet depuis longtemps de concevoir des sites Web. Cette nouvelle version dispose de fonctionnalités améliorées avec de tous nouveaux assistants de création de sites ainsi que de nouveaux types de pages Web. Outre cela, l'environnement de conception de pages Web a été significativement revu afin d'interdire l'utilisation d'éléments non compatibles avec les pages HTML et se veut totalement WYSIWIG (What you see is what you get). La gestion des sites est enfin digne de ce nom puisque le logiciel est capable d'effectuer des téléchargements incrémentiels : il ne vous sera donc plus nécessaire de réuploader tout votre site lorsque vous avez modifié qu'un seul fichier. Les outils d'hébergement de sites internet ont également été remis au goût du jour et Publisher comporte également d'autres améliorations moins substantielles sur lesquelles nous ne nous épancherons pas. Globalement cette version 2003 de Publisher est à l'image de la suite, les développeurs s'étant vraisemblablement concentré sur l'amélioration de l'existant plutôt que sur l'intégration de nouvelles fonctionnalités majeures.
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Microsoft FrontPage 2003

Aussi surprenant que cela puisse paraître Microsoft a poursuivit ce qu'il avait entamé avec Office XP, en désolidarisant FrontPage de son offre Office. Le produit n'est donc plus partie intégrante de la suite et est commercialisé comme un logiciel seul. FrontPage 2003 bénéficie naturellement du tronc commun de nouveautés apporté par Office 2003, au premier rang desquelles la toute nouvelle interface. Si par le passé FrontPage était particulièrement pachydermique, cette version 2003 s'avère souple et rapide ; un vrai réconfort pour ceux qui ont connu FrontPage 97 ! Il faut dire que Microsoft a déployé beaucoup d'efforts pour faire de FrontPage 2003 une mise à jour majeure de son logiciel de création de pages HTML.

Première nouveauté de taille, FrontPage propose un mode d'affichage fractionné qui consiste à afficher dans la partie supérieure de la fenêtre le code de la page, et dans la partie inférieure son rendu. Le code se met naturellement à jour en fonction de vos ajouts dans l'éditeur WYSIWYG. A propos de code il nous faut en finir une bonne fois pour toute avec la chasse aux sorcières pour préciser que FrontPage 2003 génère un code propre contrairement aux premières versions. Ainsi les changements multiples de mise en forme sont aujourd'hui gérés de manière intelligente et Microsoft offre un outil de nettoyage du code qui va l'optimiser en le débarrassant des espaces ou tags superflus. Ceci s'avère particulièrement utile pour les copie coller en provenance de documents Word, même si l'outil montre parfois encore quelques faiblesses en matière d'épuration. Toujours pour rendre l'édition de code plus transparente, FrontPage bénéficie de la technologie IntelliSense qui permet de modifier depuis l'éditeur les scripts JScript ou VBScript.

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Microsoft FrontPage 2003 : nouvelle interface et nouvelle présentation du code

Autre amélioration de taille, FrontPage propose un sélecteur de balise rapide qui permet de sélectionner d'un clic un tag existant pour insérer ou éditer du code HTML. A cela s'ajoute un éditeur de balise rapide qui en sélectionnant du texte permet de modifier les balises qui l'entourent, de l'insérer dans une nouvelle balise ou d'insérer un nouveau code HTML voire de supprimer ladite balise. La fonction de recherche de FrontPage a été significativement améliorée pour permettre de rechercher des balises HTML. Il est même possible de créer des règles qui permettent d'automatiser certaines tâches en ajoutant par exemple une balise spécifique (par exemple ) sur toutes les pages qui en sont dépourvues. Longtemps disponible sur les logiciels concurrents, FrontPage 2003 dispose maintenant d'une bibliothèque de code qui permet de stocker et de réutiliser à loisir des bribes de code fréquemment utilisées. FrontPage 2003 contient également de nouveaux modèles web dynamiques dont la caractéristique principale est de se propager sur l'ensemble d'un site les utilisant dès qu'une modification est apportée. De plus ces modèles utilisent une syntaxe identique à celle employée par Dreamweaver 4 ce qui permet de facilement migrer un site DreamWeaver vers FrontPage.

Afin d'assurer la portabilité des sites créés, FrontPage dispose dorénavant d'une fonction de prévisualisation améliorée. Cette dernière permet de visualiser votre page dans le navigateur de votre choix en bénéficiant d'un aperçu correspondant aux résolutions d'affichage souhaitées (800x600, 1024x768, etc.). Durant la phase d'édition, FrontPage affiche en permanence une estimation du temps requis pour le chargement de la page en fonction de la vitesse de connexion prédéfinie. Pratique, l'outil permet même de vérifier la compatibilité avec les navigateurs en vous indiquant les parties du code qui pourraient poser problème avec tel ou tel navigateur.

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La vérification de la compatibilité du code en action

D'autres nouvelles possibilités font leur apparition dans FrontPage 2003 comme la gestion des boutons interactifs ou l'introduction du design par couche. A la manière d'un Photoshop qui gère les calques, FrontPage permet dorénavant d'organiser les éléments par couche ce qui permet de les afficher ou de les masquer à sa guise. La prise en charge du Flash a été légèrement amélioré avec l'apparition d'une boîte de dialogue permettant de définir les propriétés de l'animation par un simple double clic.


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Microsoft OneNote 2003

OneNote est un logiciel particulier dans le sens où il s'agit d'un tout nouveau programme qui n'est même pas intégré à la suite Office, Microsoft préférant le vendre séparément. Dans les faits OneNote s'apparente à une sorte de super blocs de Post-It. Le but du logiciel est, comme son nom l'indique, de permettre à l'utilisateur de prendre des notes rapidement. Arborant une interface similaire au reste de la suite, la fenêtre de OneNote se compose d'un grand carré blanc muni d'onglets sur sa partie supérieure et sur son extrémité droite. Cette organisation par onglets permet de créer d'un clic de souris une nouvelle page ou une nouvelle sous-page mais aussi de nouvelles rubriques, le tout pour se constituer facilement un véritable bloc-notes virtuel.

La zone principale de saisie est des plus flexible puisqu'il est possible de cliquer à peu près n'importe où pour commencer à rédiger des notes en utilisant le clavier. Une fois votre note saisie, celle-ci apparaît sur un fond légèrement grisé et une balise permet de la déplacer ou de la redimensionner. Sachez que la correction orthographique est disponible tout au long de la saisie des notes. En plus de la saisie avec le clavier, vous pouvez utiliser le mode d'écriture à main levée. OneNote a en effet été conçu principalement pour les Tablet PC et autorise en conséquence la rédaction de notes par le biais d'un stylet ce qui est d'une efficacité redoutable. Si la fonction de saisie en écriture manuscrite de OneNote fonctionne au mieux avec les Tablet PC, elle s'accommode très bien d'une bonne vieille souris. Pour peu que vous soyez adroit il vous est donc possible de saisir des notes à la volée avec votre souris. Microsoft a ici développé un algorithme à l'efficacité surprenante qui lisse automatiquement les caractères et évite les aberrations généralement provoquées lorsque l'on tente d'écrire avec une souris. Mais il y a encore beaucoup plus impressionnant. Imaginez que vous êtes en réunion avec votre Tablet PC et qu'au bout de quelques heures vous souhaitiez rechercher rapidement une de vos notes manuscrites... En rentrant le mot que vous recherchez le logiciel est capable de le retrouver instantanément dans le texte que vous avez saisi alors même que celui-ci est en script.

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Microsoft OneNote 2003

OneNote propose de puissantes fonctions d'édition des notes avec une gomme pour rapidement effacer ce que vous avez saisie mais aussi la possibilité d'utiliser les traditionnelles options de mise en forme du texte (gras, italique, choix de la police, de sa couleur et de sa taille, etc.). Une fonction de marquage permet de rapidement ajouter à une note un sigle pour connaître sa sensibilité et il est possible de renforcer l'aspect bloc-notes du logiciel en activant les réglures, dont l'espacement est personnalisable. OneNote incorpore également une fonction d'enregistrement de notes vocales que vous pouvez intégrer à n'importe quel emplacement de votre bloc notes. Chaque note peut être imprimée ou envoyée par email.

Parfaitement intégré au reste d'Office, avec en plus l'utilisation du fameux volet Office, OneNote constitue une véritable innovation dont cette première version est plutôt convaincante. On regrette l'absence de fonction permettant d'incruster une note sur le bureau Windows ou bien encore le fait que Microsoft n'ait pas jugé utile d'inclure cette application en standard dans la suite.
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Microsoft MapPoint 2004

Microsoft MapPoint est un logiciel atypique qui ne fait pas non plus partie intégrante de la suite Office. Commercialisé séparément, MapPoint 2004 est un programme de cartographie aux applications multiples. Utilisant les technologies issues du rachat de la société NextBase, MapPoint partage un moteur commun à celui du logiciel grand public Microsoft Autoroute Express 2004. Contenant dans sa version européenne quelques 4,2 millions de kilomètres de routes, MapPoint a une double ambition. Le logiciel permet en effet de calculer tout bêtement des itinéraires avec moult paramètres (trajet le plus court, trajet touristique, etc.) mais aussi de positionner des données sur la carte afin par exemple de voir quelles sont les régions où les chiffres de ventes sont les meilleurs. Pour cela MapPoint offre une intégration sans faille à Office 2003 et peut être piloté depuis n'importe quelle application, Microsoft ou non, grâce à son support du modèle COM. Les entreprises peuvent donc développer des logiciels internes en Visual Basic ou en Visual C++ pour répondre à leur besoin de représentation géographique.

Au lancement, MapPoint affiche en son centre une vue européenne centrée sur l'hexagone avec dans la colonne de gauche une vue miniature de l'Europe. Il suffit de déplacer la carré bleu de sélection de cette mini mappemonde pour voir plus en détails la carte du pays souhaité. En outre, MapPoint offre une navigation hiérarchique par continent, pays, région et département. Le logiciel dispose de plusieurs niveaux de zoom avec un grand sens du détail puisqu'il est possible de voir les rues pour la plupart des villes et bourgades présentes sur la carte. L'affichage des centres d'intérêt provoque l'apparition des stations de métro, restaurants, hôtels à proximité du lieu que vous aurez choisi mais hélas les données ne sont pas toujours à jour ni même complètes. C'est d'ailleurs sur ce point précis que nous orienterons nos critiques : si l'exactitude des cartes n'est pas à remettre en question la version européenne du logiciel ne dispose d'aucune mise à jour. Microsoft propose en effet pour la version américaine du logiciel de fréquentes mises à jour téléchargeables pour prendre en compte les chantiers et autres changements d'infrastructure qui ne manquent pas de bouleverser régulièrement les cartes. Cette première critique nous emmène vers notre seconde critique : pourquoi diable Microsoft décline-t'il son logiciel en une version US et en une version européenne alors qu'il serait si simple de proposer sur DVD une version unifiée comprenant les cartes des deux continents.

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Microsoft MapPoint 2004 en action


Quoiqu'il en soit, le calcul d'itinéraire est toujours aussi efficace et l'assistant de représentation des données sur la carte a été quelque peu été revu pour le rendre plus souple et plus complet. Celui-ci permet soit d'utiliser des données déjà intégrées dans MapPoint comme les statistiques démographiques d'un pays, ou bien d'importer ses propres données depuis un tableur Excel, une base Access ou une autre source. Dans sa version 2004, l'interface de MapPoint n'a pour ainsi dire pas évoluée et il est regrettable de constater un manque d'homogénéité criant avec le reste des applications de la suite Office 2003. Toutefois l'intégration avec les autres applications de la suite semble plus poussée notamment avec Outlook 2003. Ici un bouton MapPoint apparaît pour chacun de vos contacts et un simple clic dessus lance MapPoint avec pour résultat l'affichage de la carte détaillée de l'adresse de votre contact. Sous Excel l'intégration est quelque peu différente puisque le bouton MapPoint permet d'intégrer une carte (de votre choix) directement dans une feuille du calcul.

Comme avec les précédentes versions, MapPoint 2004 est livré avec Pocket Streets qui permet de consulter sur son Pocket PC les cartes que vous aurez préparées sur votre ordinateur. La nouveauté de cette version est le support des instruments de positionnement satellite (GPS) pour PocketPC. En bref MapPoint 2004 n'évolue que très légèrement et son prix est toujours aussi prohibitif puisqu'il faudra débourser pas loin de 400€ pour l'acquérir.

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Microsoft Pocket Streets sur Pocket PC


Conclusion

Attendu de longue date, Microsoft Office 2003 est loin de constituer une révolution. Les ingénieurs de Microsoft ont en effet privilégié l'ergonomie et la facilité d'utilisation globale de la suite, au détriment de l'aspect fonctionnalités. C'est ainsi que l'on peut interpréter la nouvelle présentation des applications qui reprend à son compte celle de Windows XP. Ce sentiment est conforté par le nouveau volet Office qui est ici amélioré pour regrouper en un seul endroit plusieurs ressources utiles voire indispensables pour le plus grand bonheur des utilisateurs.

Il semble acquis que la firme de Bill GATES a par le passé proposé des versions beaucoup plus marquantes et innovantes d'Office. Néanmoins on peut retenir trois nouveautés majeures de cette onzième version parmi lesquelles figure en bonne place l'arrivée du XML. Le support de ce standard est une bonne nouvelle même s'il n'est pas forcément exhaustif du fait des spécificités intrinsèques de chacune des applications d'Office. L'autre grosse nouveauté d'Office 2003 concerne la gestion des droits des documents. Indispensable pour une entreprise moderne qui veut sécuriser la diffusion de ses documents parfois très sensibles la solution de DRM choisie par Microsoft aurait pu être parfaite si elle ne nécessitait pas l'utilisation d'un serveur dont le fonctionnement est certes gratuit pour le moment, mais peut devenir payant à l'avenir. Le dernier point fort d'Office 2003 réside bien entendu dans son PIM de première catégorie, j'ai nommé Outlook. Outlook est d'ailleurs le seul logiciel à évoluer de manière aussi radicale et représente la grande nouveauté de cette édition dont les maîtres mots sont sécurité, rapidité et confort d'utilisation.

Clairement Office 2003 n'est pas une mise à jour indispensable comme avaient pu l'être en leur temps Office 97. Microsoft semble avoir essentiellement pensé aux entreprises en concevant Office 2003, la suite ayant tout pour les séduire avec en plus une compatibilité descendante des formats de fichiers avec les précédentes versions. Le grand public ne trouvera vraisemblablement aucune raison valable d'évoluer vers Office 2003, non seulement à cause du prix qui destine l'offre de Microsoft aux PME et grands comptes, mais aussi à cause du manque relatif d'innovations tangibles, exception faites bien sûr d'Outlook 2003. Les accros du mail auront par contre tout intérêt à s'offrir Microsoft Outlook 2003 en version seule, tant il est vrai que les améliorations introduites par cette version s'avèrent vite indispensables même s'il on aurait préféré un filtre baynésien pour lutter plus efficacement contre le SPAM.

Microsoft Office System 2003

4

Les plus

  • Améliorations significatives d'Outlook
  • Gestion des droits
  • Adoption du XML

Les moins

  • Prix trop élevé
  • Trop peu de nouveautés
  • Filtre SPAM peu efficace
  • Design enfantin vite lassant

0

Prise en main8

Fonctionnalités8

Performances8



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Modifié le 01/06/2018 à 15h36
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