« Juste une petite signature et c’est parfait… » La validation et l’approbation de documents font partie du quotidien du monde de l’entreprise. Des centaines de papiers transitent, souvent par voie postale, et apportent chaque jour une certaine lourdeur administrative que le travailleur français ne connaît que trop bien.
Pour rester dans la course et ne pas frustrer leurs clients et partenaires, les entreprises ont bien compris que la signature électronique est devenue essentielle. Cependant, des questions demeurent : une signature électronique est-elle sécurisée et offre-t-elle des garanties juridiques concrètes ? On fait le point sur ce sujet qui concerne à la fois les PME et les grands groupes.
Le mot d’ordre : vite et bien
Personne n’aime attendre. Pourtant, les processus traditionnels de signature retardent souvent la bonne marche des affaires. Entre l’impression des contrats, l’envoi postal, la numérisation et l’archivage, les délais se chiffrent en jours, voire en semaines. Afin d’éviter des retards qui impliquent des coûts et une baisse de productivité, la signature électronique est une option de choix.
Avec elle, l’échange de documents entre les parties est grandement simplifié. Puisqu’un courrier électronique met quelques secondes à être envoyé, les parties à un contrat peuvent statuer sur un accord de manière quasi immédiate. Ce gain de temps, on le répète, aura un impact significatif sur la bonne communication entre partenaires, sur le chiffre d’affaires de l’entreprise, mais aussi sur l’empreinte carbone de celle-ci.
La sécurité juridique au premier plan
On a tous eu l’occasion de signer un contrat de plusieurs pages comme si notre vie en dépendait. Qu’en est-il lorsque cette signature est électronique et non plus manuscrite ? Les avantages d’un tel procédé sont nombreux. La signature électronique peut notamment offrir davantage de garanties contre les risques de falsification.
Cette sécurité juridique se concrétise de plusieurs manières. En Europe, c’est le règlement eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services) qui établit le cadre des services de confiance électroniques. Il définit notamment trois niveaux de signature électronique :
La signature électronique simple : la plus courante, elle peut prendre la forme d’un simple clic sur une case « J’accepte » ou d’une image de signature. Sa valeur probante est appréciée par le juge en cas de litige.
La signature électronique avancée : elle permet d’identifier le signataire, est créée à l’aide de données que celui-ci peut utiliser sous son contrôle exclusif et permet de détecter toute modification ultérieure du document.
La signature électronique qualifiée : il s’agit du niveau le plus élevé. Elle repose sur un certificat qualifié et un dispositif de création de signature électronique qualifié, garantissant l’identité du signataire et l’intégrité du document avec un haut degré de fiabilité. Elle bénéficie d’une équivalence juridique avec la signature manuscrite dans l’Union européenne.
Il existe des prestataires de services de confiance qualifiés, comme Certyneo, qui permettent de répondre aux exigences du règlement eIDAS. De telles garanties contribuent à sécuriser les transactions numériques des entreprises et à réduire les risques de litiges ou de falsification.
Les bénéfices de la signature électronique pour l’environnement et les employés
Cela va sans dire : l’utilisation du papier est loin d’être neutre sur le plan environnemental, entre les multiples impressions, l’encre, le papier et les documents acheminés par voie postale. La signature électronique permet de réduire une partie de cette consommation de ressources. L’archivage numérique réduit également les besoins de stockage physique et permet une meilleure traçabilité.
Il ne faut pas non plus négliger les bénéfices d’un tel procédé pour les employés, mais aussi pour la clientèle, qui apprécie la réduction des délais. Les collaborateurs peuvent quant à eux consacrer davantage de temps à des tâches plus valorisantes. La signature électronique réduit donc les frictions et les retards éventuels, tout en accompagnant la transition vers des processus moins dépendants du papier.
Signature électronique : le choix d’un prestataire
Il ne suffit pas de choisir n’importe quel outil : il faut s’assurer qu’il répond aux exigences de votre secteur d’activité, à votre volume de documents et aux niveaux de sécurité requis. Certyneo fait partie des prestataires proposant des solutions de signature électronique.
Parmi les critères les plus importants :
- la conformité avec le règlement eIDAS
- les certifications en matière de sécurité, comme ISO 27001 par exemple
- l’intégration avec vos outils informatiques
- la tarification (mensuelle, annuelle, adaptée à votre entreprise)
Quelle est la valeur juridique d’une signature électronique ?
La signature électronique est reconnue juridiquement. En Europe, le règlement eIDAS établit un cadre précis. La signature électronique qualifiée a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. Sa force probante dépend notamment des éléments permettant d’établir l’identité du signataire et l’intégrité du document.
La signature électronique est-elle sécurisée ?
Elle peut offrir un niveau de sécurité élevé grâce à différents mécanismes, notamment l’identification du signataire, l’horodatage et la détection des modifications apportées au document. Le niveau de sécurité dépend du type de signature utilisé.
Quels types de documents peuvent être signés électroniquement ?
De nombreux types de documents peuvent être signés électroniquement : contrats de travail, devis, bons de commande, certains baux, procès-verbaux ou encore accords de confidentialité. Des exceptions existent néanmoins pour certains actes, notamment dans les domaines notarial, familial ou successoral.
Quel est le prix d’une solution de signature électronique ?
Le prix varie en fonction du prestataire, du nombre d’utilisateurs, du volume de signatures et des fonctionnalités incluses (types de signatures, intégrations, etc.). Les fournisseurs proposent généralement des forfaits mensuels ou annuels, avec des options adaptées à la taille et aux besoins de l’entreprise.
