Fiabilité, Gestion électronique de documents GED, intégrité des donnée, politique d'archivage, quelques définitions importantes en matière de stockage et d'archivage.
Archivage électronique : il s'agit de l'ensemble des actions qui visent à identifier, recueillir, classer et conserver des informations, et ce en vue de consultation ultérieure sur un support électronique adapté et sécurisé. Cette consultation doit être possible pour la durée nécessaire à la satisfaction des obligations légales, ou des besoins d'information et de preuve.
Archives : L'ensemble des documents, rassemblés et classés à des fins historiques ou juridiques.
Conservation : l'ensemble des moyens mis en œuvre pour assurer la pérennité technique et intellectuelle des documents authentiques.
Fiabilité : qualificatif d'un document qui conserve sa force juridique pendant la durée voulue et ce sur quatre critères : identification de son origine, intégrité, preuve et légalité.
Fidélité : qualificatif d'une opération de restitution des données contenues dans un document, et ce sans aucune altération, conformément au contenu d'origine.
Gestion électronique de documents (GED) : l'ensemble de processus visant à contrôler et à gérer le suivi d'un document pendant tout son cycle de vie.
Information : un élément de connaissance représenté à l'aide de conventions, pour être conservé, traité ou communiqué.
Intégrité des données : propriété qui assure que des données n'ont pas été modifiées ni détruites de façon non autorisée.
Lisibilité : il s'agit de la possibilité d'avoir accès, au moment de la restitution du document, à l'ensemble des informations qu'il comporte.
Pérennité : qualité qui garantie l'intégrité des données archivées, et ce sur une longue durée.
Politique d'archivage : ensemble de processus mis en œuvre afin de définir les règles juridiques, fonctionnelles, opérationnelles et techniques qui doivent être respectées par les différents acteurs de l'écosystème pour que l'archivage électronique soit fiable.
RAID : Redundant Array of Independent Disks : Le RAID est une technologie qui permet la gestion simultanée de plusieurs disques durs séparés ; soit l'un contient une copie exacte des données de l'autre, soit plusieurs disques contiennent l'ensemble des données sauvegardées, de manière éclatée.
Sauvegarde : copie de sécurité sur un support numérique dont l'objectif est de protéger de tout incident un ensemble de données. Trois types de sauvegarde existent. La sauvegarde complète, soit la copie intégrale des fichiers à sauvegarder. Exige beaucoup de ressources de stockage. La sauvegarde différentielle, qui crée une sauvegarde complète de référence, puis une seconde qui ne contient que les fichiers modifiés ou crées depuis la sauvegarde complète. En cas de restauration, deux fichiers à restaurer uniquement : la sauvegarde complète et la différentielle.
Enfin, la sauvegarde incrémentale : ne sauvegarde à chaque opération que les fichiers modifiés depuis la dernière sauvegarde. En cas de restauration, il faut restaurer la sauvegarde complète, et les sauvegardes incrémentales. Réduit le volume nécessaire de stockage.
Stockage : il s'agit d'un enregistrement sur un support numérique, et ce en vue d'une utilisation ultérieure.
Valeur légale : il s'agit de la conformité d'un document aux exigences et aux contraintes requises par la loi. Les critères de valeur légale sont au nombre de cinq : l'identification, l'intégrité, l'intelligibilité, la traçabilité et la disponibilité.
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