Synchronisez Outlook avec un service web

• Malheureusement, dans ce cas, le tandem : «Remember The Milk» <-->Google Calendar<-->plaxo . ne semble pas fonctionner. Dommage, cette solution gratuite aurait pu régler le problème des tâches.

Service Airset : le challenger surdoué

Service Airset : Introduction

Airset est probablement le moins connu des gestionnaires d'informations personnelles. Pourtant, sur de très nombreux points (sur tous les points ?), le challenger surpasse les «blockbusters». L'interface d'Airset est claire, rapide, intuitive et agréable. On y trouve instantanément ce que l'on recherche. A la manière d'Outlook, la barre de navigation de gauche regroupe les différents gestionnaires (calendrier, contacts, tâches). Ces derniers sont illustrés par des icônes parfaitement représentatives. Cerise sur le gâteau : en plus de la grande qualité de son portail, Airset met une application de synchronisation à disposition de ses utilisateurs ! Gratuit, simple d'utilisation et diablement efficace, le programme est un modèle du genre. Attention toutefois, le service est réservé aux seuls anglophones.

Gestion des contacts

Deux particularités fort bienvenues méritent d'être soulignées. Tout d'abord, lorsque l'on recherche un contact, en tapant ses trois premières lettes (par exemple), le filtre affiche les réponses de façon quasi instantanée ! Cette performance est réellement surprenante. Le second point intéressera les accrocs de Google Maps. Sur chacune des fiches contact comprenant une adresse, un lien vous permettra d'afficher l'emplacement de cette dernière sur une carte Google Maps.

Gestion du calendrier

Le gestionnaire de calendrier est on ne peut plus standard. Ce dernier vous donnera la possibilité d'opter pour une visualisation journalière, hebdomadaire ou mensuelle. Enfin, tout comme avec Google Calendar, il vous sera possible de partager votre calendrier. Dernier petit détail sympathique : lorsque vous souhaiterez imprimer votre planning, il vous sera possible d'opter pour une mise en page au format portrait ou paysage. Ce point de détail démontre, s'il en était besoin, le souci de perfection des responsables du service.

Gestion des tâches

Les services principaux d'Airset sont complétés par un gestionnaire de tâches. Bien que complet, ce dernier n'est pas synchronisable avec Outlook. Nous ne nous attarderons donc pas sur cette fonctionnalité.

Les autres fonctionnalités

Airset propose une série d'autres petites fonctionnalités fort bienvenues. Depuis le site, vous pourrez gérer vos favoris (même si nous vous recommandons plutôt d'utiliser un service spécialisé comme del.icio.us), un bloc note ainsi qu'un petit espace de stockage de fichiers. Bien sûr, vous disposerez également d'une boite aux lettres.

Airset et Outlook : l'application de synchronisation officielle

Sur ce point, Airset marque un sans-faute. Le service dispose de sa propre application de synchronisation. Disponible gratuitement, cette dernière vous permettra de synchroniser vos contacts ainsi que votre calendrier (les tâches ne sont pas encore prises en charge). Ce programme brille par la simplicité de son paramétrage, la transparence des synchronisations, mais également par son efficacité. En fait, après installation et paramétrage, l'application se fait uniquement remarquer lors des confirmations de suppression de contacts ou d'événements. On remarque également que dans la grande majorité des cas, le logiciel parvient à éviter les (déplaisants) phénomènes de doublons.

• Téléchargez Airser Desktop Sync

Service Mail2Web : Outlook sans Outlook !

Une solution professionnelle ? Mail 2 Web est l'un des rares prestataires de services à proposer l'accès gratuit à un serveur Microsoft Exchange. Pour ceux et celles qui ne connaissent pas, en résumé, on peut dire qu'un serveur Exchange est un ordinateur sur lequel est exécutée une version «serveur » d'Outlook. Grâce à une machine de ce type, il est possible de synchroniser les contacts, le calendrier, mais également les emails, les notes et les tâches de plusieurs personnes utilisant Outlook. La puissance du procédé ne s'arrête pas aux capacités de synchronisation. En effet, il sera également possible d'accéder à toutes ces données à partir de n'importe quel ordinateur connecté à Internet (via un navigateur web). Bien sûr, en raison d'un prix extrêmement élevé, la mise en place d'une telle solution technique est généralement réservée au monde de l'entreprise. Mail2Web vous propose donc de disposer gratuitement d'une solution professionnelle de ce type.

Des limitations ? Attention, les limitations des comptes basiques sont nombreuses. Par exemple, il sera impossible de synchroniser les données d'un compte gratuit avec Outlook. La seconde limitation est plus contraignante encore puisqu'il est normalement impossible de synchroniser plus d'une centaine de contacts. En dépit de ces contraintes, ce service mérite tout de même qui l'on s'intéresse à lui. En effet, Mail2Web devrait particulièrement intéresser les utilisateurs de PDA et Smartphones sous Windows Mobile. Pour cause, ce service est l'un des rares à proposer une synchronisation directe avec Pocket Outlook via une liaison Wi-Fi, sans passer par un ordinateur ! Même si la seconde fonctionnalité dépasse le cadre de l'article, sachez qu'il vous sera également possible de bénéficier d'un service de «push mail» gratuit (hors coût de la liaison data).

Gestion des contacts

Que ce soit pour la gestion des contacts, ou celle du calendrier, l'interface reprend les traits et principes d'Outlook. A ce sujet, il est amusant de constater les différences d'interprétations visuelles qui séparent Internet Explorer des autres navigateurs. Les utilisateurs d'Internet Explorer ont ainsi droit à un aspect visuel quasi identique à la version «desktop» d'Outlook. En fait, la principale différence qui sépare cet «Outlook virtuel» de l'application «installable» réside surtout dans la réactivité du procédé. Outlook Web est lent et peu réactif.

Gestion du calendrier

Là encore l'interface du site s'approche de celle d'Outlook. Comme nous l'avons souligné dans le paragraphe précédent, en fonction du navigateur Web utilisé (Internet Explorer ou autre), on constate des différences visuelles notables. Via Firefox, le portail ressemble à un site on ne peut plus standard. En revanche, avec Internet Explorer, le site prend l'apparence d'Outlook (la rapidité en moins). Enfin, conformément à ce que nous avons annoncé en introduction, les utilisateurs de PDA et de Smartphone Windows Mobile pourront synchroniser les données du calendrier avec celle de Pocket Outlook.

Gestion des tâches

Exchange oblige, les tâches et les notes sont prises en charge. Là encore, l'interface ressemble à celle d'Outlook. La synchronisation en WIFI vers Windows Mobile (Pocket Outlook) est toujours de mise.

Gestion des notes

Etrangement, les notes sont bien présentes mes ces dernières ne se synchronisent pas avec celles de Pocket Outlook.

Mail2Web et Pocket Outlook : comment synchroniser ?

Il est impossible d'établir une synchronisation directe entre un compte Mail2Web basique et Outlook. En revanche, les utilisateurs d'appareils Windows Mobile auront la possibilité de synchroniser les contacts, le calendrier et les tâches de Pocket Outlook (le gestionnaire intégré en standard sur ces PDA et Smartphones) avec le serveur de Mail2Web. Cette fonctionnalité est particulièrement intéressante dans la mesure ou elle permet de synchroniser son appareil mobile en déplacement, à partir de n'importe quel point d'accès Wi-Fi. Après avoir créé un compte, vous pourrez récupérer les paramètres à saisir dans ActiveSync Mobile en vous rendant sur le site officiel. Cliquez sur Support, connectez-vous, cliquez sur «mail2web LIVE» puis sur «View ActiveSync Settings». Après avoir paramétré PDA et compte Mail2web, vous obtiendrez le schéma de synchronisation suivant : Mail2web<->Pocket Outlook<->ActiveSync<->Outlook

Service Yahoo

Comme avec le courrier électronique ou la gestion des favoris, Yahoo reste dans la course en mettant un calendrier ainsi qu'un gestionnaire de contacts à disposition de ses utilisateurs. Que valent ces services ? Comment les synchroniser ? Explications au travers de ces quelques lignes.

• Cliquez ici pour accéder au gestionnaire de PIMs de Yahoo

Gestion des contacts

Le gestionnaire de contacts Yahoo est d'un classicisme à toute épreuve. Tour d'abord, ce dernier arbore un graphisme relativement austère. On remarque également que les petites fonctionnalités additionnelles sympathiques ne viennent pas relever le niveau. En effet, en dehors de la présence d'un lien permettant d'ajouter un anniversaire au calendrier, ce gestionnaire semble avoir été limité au strict minimum. Même le lien de géolocalisation (comme sur Airset ou Yahoo) est aux abonnés absents. Ceci est d'autant plus incompréhensible que Yahoo dispose de son propre service de cartographie. Dans l'ensemble, un vent désertique semble être passé sur le PIM de Yahoo.

Gestion du calendrier et tâches

Chez Yahoo, l'ajout des tâches se fait depuis le carnet d'adresses. Cette idée n'est pas mauvaise, mais encore une fois, austérité et classicisme sont de mise. Vous aurez droit au traditionnel affichage journalier, hebdomadaire, mensuel annuel, point barre.

Gestion des notes

Yahoo intègre un gestionnaire de notes. Grâce à , vous pourrez synchroniser ce dernier avec les notes d'Outlook. Vous aurez également la possibilité de classer ces notes dans les dossiers.

Service Yahoo et Outlook : l'application de synchronisation officielle

Yahoo propose une application de synchronisation gratuite. Affublée d'un nom évocateur, vous permettra donc de synchroniser calendrier, contacts et tâches avec Outlook, Outlook Express ou Plam Desktop. En réalité, cette application n'a pas été développée spécifiquement par Yahoo. Ce programme est une variante d'Intellisync, un logiciel spécialisé dans les synchronisations de gestionnaires d'informations personnelles de tous types. Côté efficacité, on est en droit de se demander si Yahoo n'aurait pas mieux fait de développer son propre «synchroniseur». La configuration de l'application n'est pas forcément évidente. Qui plus est, après une certaine période de test, il arrive que le tandem pose des problèmes de création de doublons. En clair, si vous souhaitez tester ce synchroniseur, n'oubliez pas de réaliser une sauvegarde préalable de vos informations personnelles.

• Télécharger Yahoo AutoSync

Service Yahoo et Outlook : la synchronisation selon Plaxo

Abordé en fin d'article, Plaxo.com est un portail permettant de réaliser plusieurs types de synchronisation. Le service est compatible avec Yahoo. Rendez-vous au chapitre qui lui est consacré pour prendre connaissance des différentes possibilités.

Service Live Hotmail

Inutile de présenter Windows Live. Ce portail est largement connu par la majorité des internautes. Ce succès s'explique par le fait qu'il est intimement lié avec le désormais célèbre MSN Messenger. L'ancienneté du service justifie également cette adoption massive.

Service Live Hotmail : gestion des PIMs

Le PIM intégré à Windows Live rappelle immanquablement celui de . Microsoft propose un carnet d'adresses ainsi qu'un calendrier aux fonctionnalités relativement limitées. Second point commun : les tâches sont intégrées au calendrier. Enfin, les notes sont aux abonnées absentes.

Service Live Hotmail : synchronisation officielle des contacts et du calendrier

Sur Windows Live Hotmail, la synchronisation des contacts et du calendrier avec Outlook est parfaitement gérée..... à condition que vous disposiez d'un compte MSN Premuim (environ 20€ par ans).



Remarque : pour faire cohabiter un compte Live avec Outlook, vous devrez disposer d'Outlook Connector.

Service Live Hotmail : moyen de synchronisation non officiel

Pour synchroniser les contacts et le calendrier d'un compte Live basique avec Outlook, vous pourrez utiliser les services de Plaxo.com. Rendez-vous au chapitre suivant pour prendre connaissance des différentes possibilités. Lors de nos essais, Plaxo est parvenu à synchroniser les contacts et le carnet d'adresses d' Outlook avec notre compte Live Hotmail.

Service Plaxo : ultime, mais controversé

Service Plaxo : introduction

A l'origine, le service de synchronisation de Plaxo.com ne brillait pas ni par sa qualité, ni par l'étendue de sa compatibilité. Pourtant, une improbable mise à jour vint chambouler cet état de fait. Oui, depuis la refonte de Plaxo.com, le portail bleuté est en passe de décrocher le statut de service de synchronisation ultime, rien de moins. Quelle en est la raison ? Explications au travers des lignes suivantes...

Vous en avez rêvé ? Plaxo l'a fait. Ne vous laissez surtout pas abuser par l'appellation nébuleuse dont l'adjectif pourrait être le résultat du croisement d'un vaporisateur Flytox avec une plaque de plâtre. Oui, Plaxo va jusqu'à reléguer l'excellence d'un service comme Airset aux oubliettes. Vous utilisez un ordinateur sous Windows et/ou une machine sous Mac OS ? Vous entretenez un compte Google, Live, , AIM ou les quartes ensemble ? Avec Plaxo, vous aurez la possibilité de synchroniser tout ce petit monde !

Service Plaxo : controversé ?

Une ombre vient obscurcir le fantastique palmarès de Plaxo. En effet, lors de la mise en place de son service, Plaxo s'est comporté en parfait spammeur en envoyant des emails aux personnes référencées dans le gestionnaire de contacts. Depuis la refonte du service, il semble que ces problèmes aient totalement disparu, mais la méfiance reste de mise. A l'issue de nos essais, aucun des contacts de notre carnet d'adresses n'a été victime de courrier indésirable de la part de Plaxo.

Avertissement

Attention : Plaxo.com est simple d'utilisation mais les nombreuses possibilités synchronisation risque d'entraîner des problèmes difficiles ou longs à résoudre (doublons, etc.). Nous ne le répéterons jamais assez : il est toujours préférable de réaliser une sauvegarde globale des PIMs avant de se lancer dans l'aventure.

Gestion des contacts

Sur Plaxo.com, vos fiches contact seront représentées verticalement, sur le côté gauche de l'interface. En tête de colonne, un champ de recherche vous permettra de filtrer vos contacts par mots clefs. Comme avec Airset, nous avons apprécié la présence d'un lien permettant de localiser un contact sur une carte, ou d'établir un itinéraire vers ce dernier. Pour poursuive avec les détails sympathiques, Plaxo à pensé à intégrer un lien de demande de mise à jour de fiche. Cette option enverra un email aux contacts dont les coordonnées ont changé. Amoureux du détail, bonsoir.

Gestion du calendrier

La représentation du calendrier est relativement classique. Bien sûr, vous aurez la possibilité d'opter pour une visualisation journalière, hebdomadaire ou mensuelle. Enfin, grâce à l'intégration d'un service météo, vous pourrez savoir s'il faut vous armer d'un parapluie ou d'un short.

Service Plaxo : gestion des tâches

Plaxo.com intègre un gestionnaire de tâches. Malheureusement, même après nos nombreuses opérations de synchronisation, nous ne sommes pas parvenus à y ajouter les tâches recensées sur notre fichier Outlook de référence.

Les autres services

Certains d'entre vous auront peur être remarqué la présence d'un onglet au nom peu évocateur. «Pulse», est un service vous permettant d'intégrer des flux provenant d'un très grand nombre de sites. Vous pourrez par exemple ajouter vos favoris Del.icio.us, votre station de radio Last.fm ainsi que les derniers ajouts de vos comptes Youtube, Picasa, Jaiku ou Myspace, pour ne citer que les principaux services.

Service Plaxo : toutes les synchronisations possibles

Avant de cliquer sur le lien qui mène à ce chapitre, on pourrait s'imaginer qu'il s'agisse de la partie la plus complexe de cet article. Oubliez toutes vos précédentes galères de synchronisation, sur Plaxo.com, la configuration des différents services est simple comme un pseudo et un mot de passe.

Synchronisation avec Windows Live, Google, AOL/AIM et

Quel que soit le service web que vous désirez ajouter au synchroniseur de Plaxo, la procédure est toujours la même. Cliquez sur «ajouter des points de synchronisation», cochez la case qui correspond au service désiré, saisissez le pseudonyme et mot de passe du compte en question, puis cliquez sur «OK». Toutes les différentes synchronisations s'effectueront automatiquement à heure régulière. Difficile de faire plus simple.

Synchronisation avec Outlook desktop

Contrairement, à la mise en place d'une synchronisation en direction d'un portail web (Google, Live ou autre), pour faire entrer Outlook dans la danse, vous devrez installer et configurer une application de synchronisation. Pas de panique, le jeu est enfantin.

• télécharger l'application de synchronisation de Plaxo pour Windows

Synchronisation avec Mail et Carnet d'adresses de Mac OS

Même scénario du côté de Mac OS. Après installation et configuration de , votre carnet d'adresses Mac OS ainsi que votre calendrier resteront synchronisés avec Plaxo. Cerise sur le gâteau, avec les contacts, le plug-in ajoute une palette flottante permettant de localiser un contact sur une carte Yahoo. Attention, pour le moment, cette extension n'est pas compatible avec leopard (Mac OS X 10.5).

• télécharger l'application de synchronisation de Plaxo pour Mac OS X

Le serveur exchange : pour un usage professionnel

Comme nous l'avons évoqué précédemment, un serveur Microsoft Exchange est un ordinateur sur lequel est exécutée une version «serveur » d'Outlook. Grâce à une machine de ce type, il est possible de synchroniser les contacts, le calendrier, mais également les tâches et les emails et les notes de plusieurs personnes utilisant Outlook. La puissance du procédé ne s'arrête pas aux capacités de synchronisation puisqu'il sera également possible d'accéder à toutes ses données à partir de n'importe quel ordinateur connecté à Internet (via un navigateur web). Bien sûr, en raison d'un prix extrêmement élevé, la mise en place d'une solution technique de ce type sera généralement réservée au monde de l'entreprise. Les particuliers intéressés par cette architecture pourront toujours se tourner vers un prestataire de services comme mail2web.

Tableaux récapitulatif

Synchronisation native avec Outlook

Synchronisation détourné avec Outlook

Synchronisation détourné avec Pocket Outlook

Conclusion

Conclusion

Une multitude de possibilités Il est parfois difficile de se repérer dans la jungle des gestionnaires de en ligne. De nombreux services existent et ces derniers sont parfois accompagnés d'une ribambelle de programmes de et possibilités de synchronisation. Nous espérons que ce présent article vous aide à trouver la voie qui vous correspond le mieux.

La solution du paranoïaque : Comme nous l'avons précisé en introduction, la majorité des services que nous vous proposons stockent vos informations personnelles sur leurs serveurs. Si vous être d'un naturel méfiant, ou que vos données personnelles contiennent des informations sensibles, nous vous déconseillons de mettre cet article en pratique. Dans ce cas précis, une solution pourra consister à faire l'acquisition d'un serveur Microsoft Exchange, et de l'héberger à domicile. Bien sûr, cette solution n'est pas seulement onéreuse. Elle demande également de bonnes connaissances en matière d'administration. On peut également envisager de mettre en place un serveur Linux «compatible» Exchange. Cette solution peut paraître plus avantageuse sur le plan économique, mais il ne faut pas oublier que sa mise en place réclamera une solide connaissance des environnements UNIX. En conclusion, on peut dire que la mise en place d'un système de gestion de PIM parfaitement sécurisé et maitrisé sera exclusivement réservée au monde professionnel.

Une solution professionnelle pour le grand public ? Les excellentes prestations proposées par certains services (Airset et Plaxo) ne doivent pas vous faire oublier que jusqu'à présent, de telles possibilités étaient exclusivement réservées au monde de l'entreprise. Encore aujourd'hui, il suffit de prendre connaissance du prix d'un serveur Exchange pour s'en convaincre. Bien sûr, ces outils ne rivalisent par encore totalement avec les solutions «pro» mais la plupart du temps, on constate que ces gestionnaires d'un nouveau type se montrent puissants... et gratuits. Synchronisations multiples, aspect collaboratif, excellente ergonomie, accès aux données depuis n'importe quel ordinateur connecté à Internet. Le moins que l'on puisse dire est que ces PIMs en ligne ne manquent pas d'atouts pour séduire le plus grand nombre.

Mais que font les géants ?On ne manquera pas de remarquer qu'étrangement, les sites proposant le plus de fonctionnalités sont édités par de «petites sociétés» dont l'envergure ne saurait rivaliser avec celle de Google, Microsoft ou . En effet, nous avons été étonnés par la qualité du site et des outils de synchronisation proposés par Airset.com ou Plexo.com. De leur coté, les géants font preuve l'immobilisme. Paradoxalement, leurs gestionnaires d'informations personnelles sont sous souvent pauvres et dénués d'options de synchronisation (à l'exception de Yahoo qui fait l'effort de proposer )

Synchroniser Outlook sur plusieurs machines ? Avant la naissance de services comme Airset ou Plaxo, la synchronisation d'une même base Outlook (contacts, calendrier et tâches) entre plusieurs ordinateurs était une opération périlleuse. De nombreux programmes obscurs proposaient de synchroniser les fichiers .PST de différentes machines. A l'usage, force est de constater que peu d'entre eux parvenaient à donner satisfaction. En conclusion, malgré les relatifs problèmes de confidentialités (qui ne devraient pas empêcher une utilisation personnelle), on ne peut que saluer l'arrivée et le développement des services de synchronisation de PIM.

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