La vénérable suite Office n’est plus ce qu’elle était à ses débuts, il y a plus de 30 ans. Mais à l’aube d’une nouvelle décennie, force est de reconnaître qu'elle a su s'adapter aux us et coutumes de l’informatique moderne, notamment (mais pas que) à la révolution Cloud.
L’année 2020 marquera un tournant dans la vie d’Office, la légendaire suite bureautique de Microsoft aux multiples vies. Celle d’Office 2010 prend d’ailleurs fin, avec un support qui ne sera plus assuré depuis le 13 octobre. Mais qu’à cela ne tienne : les alternatives sont nombreuses.
Depuis la fin du mois d’avril 2020, la firme américaine a fait disparaître le nom « Office 365 » au profit de « Microsoft 365 », pour montrer que la galaxie de ses services ne s’arrête pas aux seuls outils bureautiques – le Cloud ayant amplement bousculé les usages – ni au seul PC, les versions iOS et Android faisant leur bonhomme de chemin. L’heure est au télétravail et au cross-devices !
Il était une fois… la suite bureautique Office
Le premier pack bureautique, baptisé à l’époque « Microsoft Office », fut commercialisé en 1989… sur Mac ! C’était la première fois que Microsoft proposait une véritable suite embarquant les logiciels devenus des piliers de l’informatique : Word, Excel et PowerPoint. Ces trois logiciels étaient cependant accessibles séparément depuis 1983.
Les plus anciens se souviennent que la disquette était reine à cette époque, et le CD-ROM faisait souffler le vent de la modernité. La première version de Microsoft Office utilisable sur Windows (3.0 à l'époque) sera commercialisée l’année suivante, accompagnée de Microsoft Mail, ancêtre d’Outlook.
En 1995 débarque… Windows 95. Et ce qui va en partie donner de la valeur à l’OS, c’est la suite bureautique Microsoft Office 95, première version 32 bits du pack. Le succès est considérable. A la fin de l’année 1996 débarque Office 97, équipé de celui qui aura sévi pendant 10 ans dans la sphère Office : le petit trombone Clippy ! Cette suite se rapproche encore un peu plus de celle que nous connaissons aujourd’hui.
Les versions d’Office se succèderont ensuite rapidement avec Office 2000, Office XP en 2001 pour accompagner Windows XP, puis Office 2003, qui accueillait OneNote et InfoPath, le créateur de formulaires XML — disparu de la circulation depuis Office 2013, mais dont le support est encore assuré jusqu’en 2026.
Microsoft Office 2007 offre aux utilisateurs un nouveau bandeau plus intuitif et apprécié, bien que doté d’un nombre de fonctionnalités qui a pu, à l'époque, en déboussoler certains. Word, Excel et PowerPoint ont tous trois bénéficié de ce vent de fraîcheur. La suite introduit de nouveaux suffixes, qui sont depuis entrés dans la postérité : .docx, .pptx, etc.
L’explosion des usages sur Internet a transformé Office
Après avoir conquis le grand public, Microsoft se met en tête de coller aux nouveaux usages et de donner une forte consonance web à sa suite bureautique. Office 2010 a ainsi marqué le lancement d’une première version en ligne de ses logiciels, en plus du mode 64 bits. Les premiers services Azure sont commercialisés la même année.
Pour la première fois, Office 2010 incorpore OneDrive à sa suite, ce qui permet aux utilisateurs d’éditer et d’enregistrer des documents directement en ligne. Le support de cette édition par Microsoft prend fin le 13 octobre 2020, et les mises à jour de sécurité ne sont donc plus assurées depuis cette date : les utilisateurs ont ainsi tout intérêt à passer à Microsoft 365 pour la version Cloud, ou à passer aux éditions ultérieures en version boîte, comme Office 2019.
S’ensuivront ensuite les éditions 2013, 2016 et 2019, la dernière en date. Le modèle de l’abonnement à Microsoft Office 365 se développe, qui comprenait jusqu’il y a peu les logiciels de la suite Office avec un espace supplémentaire dans le Cloud pour conserver ses documents et fichiers en ligne, et des services complémentaires comme Skype ou SharePoint. En parallèle s’est développée depuis 2015 la version pour smartphones et tablettes de la suite bureautique : Microsoft Office Mobile.
La bascule (réfléchie) d’Office 365 à Microsoft 365
La firme lance au début des années 2010 le service Office 365, une offre disponible par abonnement comprenant les outils de la suite Office et certains services Cloud comme OneDrive, Skype, Share Point Online ou, depuis peu, Teams.
Pour y voir plus clair dans ses offres et éviter aux clients de s'emmêler les pinceaux, le géant américain décide de marquer le coup en changeant le nom d’Office 365, devenu Microsoft 365.
Les utilisateurs ont donc ainsi le choix entre deux versions : d'un côté, ils peuvent se procurer la suite Office 2019 (« Office Famille et Petite Entreprise 2019 », de son nom exact) en procédant à l’achat d’une clé pour accéder à Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote et Publisher dans leur version 2019. De l'autre côté s'est développée l'alternative Office 365, devenue Microsoft 365 en avril 2020, qui donne accès aux logiciels Office mais aussi à des services dans le Cloud et à des mises à jour en continu.
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Office 2019, l’indispensable
Si le online séduit, les particuliers et petites entreprises restent très attachés à la version physique de la suite bureautique de Microsoft (2/3 des PC actifs en France ont une version d’Office installée sur la machine), encore parfaitement incarnée par Office Famille et Petite Entreprise 2019. Celle-ci comprend les outils essentiels à l’activité des petites structures, avec les logiciels Word, Excel, PowerPoint et Outlook. Un choix encore privilégié par 62% des TPE, qui préfèrent acheter Office lors de l’achat du PC.
La version 2019 d’Office, notamment, apporte son lot d’améliorations. D’abord avec la « Recherche intelligente », une nouvelle fonctionnalité sous forme de barre de recherche qui permet, sur l’ensemble des logiciels de la suite, de trouver et d’activer une fonction en tapant un simple mot clé. Ou avec « Idées de conception », dans PowerPoint, qui est d’un grand soutien dans la création de diapositives originales.
Dans le cas où le pack Office 2019 Famille et Petite Entreprise devient limité à vos yeux, il est possible de le compléter en souscrivant à l’offre par abonnement Microsoft 365 Business Basic, qui complétera votre gamme de logiciels Office installés sur votre PC avec des services Cloud sécurisés (OneDrive, SharePoint, Exchange et Teams).
Cette constitution presque sur-mesure de son pack Office témoigne une fois de plus de l’évolution dans le temps de la suite de Microsoft et de son adaptabilité aux besoins multiples des utilisateurs. C'est le cas notamment du télétravail généralisé, qui peut justifier de s’équiper d’un Office 2019 servant de base et complété, si besoin est, d'une offre Microsoft 365 Business Basic qui peut être arrêtée ou modelée à tout moment en fonction des tâches futures de l'entreprise.
Microsoft 365 : l’alternative pour gagner en productivité
Microsoft propose une offre d’entrée de gamme, Office Online, seule offre gratuite de la large gamme 365, en l’échange d’un compte Microsoft auquel il est possible de souscrire gratuitement. On y retrouve les applications traditionnelles de la suite bureautique, mais sur le web. Vous ne pouvez donc pas télécharger ces logiciels ni les installer sur votre PC ou Mac.
Microsoft 365 Personnel, ex-Office 365 Personnel, et Microsoft 365 Famille, anciennement Office 365 Famille, sont les offres par abonnement mises en avant par l’entreprise. Plusieurs choses les distinguent, comme la possibilité pour chaque utilisateur de bénéficier d’1 To de stockage dans le Cloud OneDrive et de travailler à la fois sur PC, Mac, iOS ou Android.
Pour répondre aux exigences d’un environnement professionnel en constante évolution et de l'émergence du télétravail, Microsoft propose trois offres principales à destination des professionnels, essentiellement des TPE/PME de moins de 300 utilisateurs : Microsoft 365 Business Basic (ex-Office 365 Business Essential), Microsoft 365 Business Standard (anciennement Office 365 Business Premium) et Microsoft 365 Business Premium (anciennement Microsoft 365 Business).
