Comment migrer vers Google Workspace et booster sa productivité avec l'intelligence artificielle ?

Gmail est la messagerie la plus connue au monde. Intuitive et innovante, elle s’adapte aussi bien aux besoins des micro-entrepreneurs que des grandes entreprises. Cette plateforme mail a également l’avantage d’ouvrir les portes à Google Workspace, une suite bureautique en ligne dotée de solides atouts. Récemment, Google a décuplé la puissance de ses outils et permet désormais à ses utilisateurs de collaborer avec l’intelligence artificielle. Pour ceux qui ne sont pas encore familiers avec Gmail, c’est le moment où jamais de migrer votre domaine.

Pour bénéficier de Google Workspace et faire de l’intelligence artificielle votre meilleur alliée, la clé d’entrée est, bien sûr, un compte Gmail. Comment migrer facilement vos données ? On vous explique tout dans cet article.

Pourquoi migrer son domaine vers Google Workspace ?

Google Workspace rassemble au même endroit tous les outils indispensables à la productivité : messagerie, visioconférence, chat, calendrier, gestion de tâches, de documents, etc. Voici les principaux avantages de cette suite.

Une suite en ligne pensée pour le partage et la collaboration

La suite Google Workspace a été pensée pour optimiser le travail des équipes et éviter les distractions grâce à une intégration transparente de ses applications. Elle fournit aux entreprises un email professionnel personnalisé ainsi que de nombreux outils utiles (Gmail, Drive, Meet, Calendar, Docs et bien d’autres). Le tout est parfaitement sécurisé et se base sur un service de cloud respectueux de l’environnement. 

Google Workspace s’adapte à tous les secteurs et à tous les besoins :

• Il permet aux entrepreneurs d’avoir une adresse professionnelle et d’accéder facilement à leur messagerie, mais aussi de discuter avec leurs clients, de gérer leurs rendez-vous ou d’accéder à leurs documents en déplacement.
• En plus d’une adresse personnalisée, les startups peuvent bénéficier d’une boite mail performante et d’un service de visioconférence simple à prendre en main.
• Les entreprises peuvent, quant à elles, stocker leurs fichiers en toute sécurité et gérer aisément les droits de leurs employés. Ces derniers ont à disposition tous les outils nécessaires pour collaborer et être productifs, au bureau ou en télétravail.

Le gros avantage de Google Workspace réside dans sa simplicité d'utilisation et son adaptabilité : on peut utiliser ses outils où que l'on se trouve et sur n'importe quel appareil.

Un écosystème pensé pour la productivité

Google Workspace propose plus d’une dizaine d’applications pour booster l’efficacité de ses utilisateurs. Parmi elles, on compte notamment :

• La messagerie Gmail (qui donne accès à une adresse personnalisée).
• Le service de stockage cloud Google Drive.
• L’utilitaire Calendar et ses agendas partagés.
• La messagerie Chat.
• Le service de visioconférence Meet.
• Des outils bureautiques : Docs (traitement de texte), Sheets (feuilles de calcul), Slides (présentations) et Forms (formulaires) et bien d’autres.

Simples à prendre en main, ces outils facilitent la collaboration, la prise de décision, la planification de réunions ainsi que la création et le partage de documents. Les collaborateurs peuvent notamment travailler en simultané et stocker leurs avancées dans un espace sécurisé mis à jour automatiquement.

Comment migrer facilement son domaine vers Google Workspace ?

Pour profiter de la suite Google Workspace, il suffit de se créer un compte sur la plateforme. Voici comment transférer vos données préexistantes et bénéficier, par la suite, de toute la puissance de l’écosystème Google.

Les étapes essentielles pour migrer son domaine vers Google Workspace

En matière de migration de domaine, chaque entreprise a des besoins spécifiques. Il convient toutefois de suivre un certain nombre d’étapes pour transférer facilement vos données :

• Tout d’abord, rendez-vous sur le site officiel de Google Workspace et sélectionnez le plan le mieux adapté à vos besoins et à votre budget.
• Créez un compte pour votre organisation. Un certain nombre d’informations vous seront demandées, comme votre contact ainsi que votre domaine (il faudra prouver que vous en êtes bien le propriétaire grâce à un enregistrement DNS, par exemple).
• Configurez vos paramètres DNS pour préparer les futures redirections de messages.
• Créez les profils des différents membres de votre organisation.
• Protégez Google Workspace en définissant des autorisations, activant des alertes de sécurité ainsi que l’authentification à deux facteurs.
• Procédez au transfert de données. Pour cela, migrez les emails, les contacts ainsi que les agendas de vos collaborateurs grâce à l’outil fourni par Google.

Afin de faciliter cette transition, Google vous fournit une assistance ainsi que de nombreuses ressources documentaires.

Un service dédié pour transférer toutes vos données

Les développeurs ont pensé Google Workspace pour que les migrations soient le plus simples possible à mettre en œuvre. Un service dédié a notamment été mis en place et est disponible dans la console d’administration de Google. Il est, ainsi, possible de transférer toutes les données de votre entreprise en peu de temps, et ce, qu’il s’agisse des emails de vos équipes, de leurs agendas, de leurs contacts ou de leurs fichiers.

En plus de son service de migration de données, Google a mis en place des outils adaptés à des plateformes spécifiques, telles que Microsoft Exchange ou encore Microsoft Outlook.

Google Workspace, une suite innovante en constante évolution

Avec Google Workspace, les entreprises ont à disposition tous les outils nécessaires pour être efficaces et créer de la valeur. Afin que son expérience utilisateur soit toujours irréprochable, cette suite bureautique est en constante évolution.

De toutes nouvelles fonctionnalités boostées à l’intelligence artificielle

En 2022, Google Workspace s’est dotée de plus de 300 nouvelles fonctionnalités. Cette année, la suite maximise son utilisation de l’intelligence artificielle générative en l’incluant dans la grande majorité de ses services. 

Voici, entre autres, tout ce qu’il sera bientôt possible de faire grâce aux applications (l’IA est d’ores et déjà en cours de test au sein des outils Docs et Gmail) : 

• Création de brouillons et rédaction de mails sur différents tons, correction et résumé de messages dans Gmail.
• Rédaction de textes, brainstorming, correction et réécriture dans Docs.
• Catégorisation de données, création de formules et création de messages dans Sheets, etc.
• Création de présentations et génération d’images, de vidéos et d’audio dans Slides. 
• Création d’arrière-plans et prise de note dans Meet.

Ces nouveautés ouvrent la voie à de toutes nouvelles possibilités en termes de collaboration et de productivité.

Toute la puissance de l’intelligence artificielle à un tarif attractif

Que l’on souhaite éditer un document, répondre à un email, avoir des discussions sécurisées ou partager des données, Google Workspace est un outil qui a fait ses preuves. Cette suite bureautique propose 14 jours d’utilisation gratuite à ses utilisateurs : ces derniers peuvent ainsi tester ses différentes applications et vérifier qu’elles s’adaptent bien à leurs usages.

À la pointe de l’innovation, Google Workspace met l’IA au service ses clients, quel que soit leur secteur d’activité ou leurs besoins. Pour profiter de cette suite bureautique, plusieurs plans sont disponibles à des tarifs compétitifs : 

• La formule Business Starter est au prix de 5,75 euros par utilisateur et par mois (avec 1 an d’engagement). Elle inclut donc une messagerie personnalisée et sécurisée avec 30 Go de stockage par utilisateur, des outils d'administration et des visio-conférences jusqu'à 100 participants.
• La formule Business Standard est au prix de 11,50 euros par utilisateur et par mois (avec 1 an d’engagement). Ici chaque utilisateur dispose de 2 To d'espace de stockage. Les visio-conférences peuvent accueillir jusqu'à 150 participants avec en outre une fonctionnalité d'enregistrement. Notons également l'accès à un support technique avancé.
• La formule Business Plus est au prix de 17,25 euros par utilisateur et par mois (avec 1 an d’engagement). Cette souscription ajoute un dispositif d'eDiscovery avec un archivage électronique pour assurer la conservation des données de l'entreprise. Un espace de 5 To est associé à chaque compte. Les Meet pourront rassembler 500 participants au total avec l'enregistrement des réunions mais aussi un suivi de la participation. Enfin, on y retrouve les fonctionnalités de sécurité et d'administration avancées, avec en plus l'espace sécurisé Vault et la gestion avancée des points de terminaison.
• D’autres tarifs sont également disponibles.

Ces forfaits donnent tous accès à l’intégralité des applications de Google Workspace ainsi qu’à un service client disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.