Comment sauvegarder ses fichiers personnels en ligne ?

On n'a jamais autant parlé de la protection de ses données personnelles. Il y a bien sûr celles auxquelles tout le monde pense instantanément, comme ce que l'on égrène sur les réseaux sociaux, chez les e-commerçants, etc. Mais il y a aussi toutes celles que l'on reçoit chaque jour dans sa vraie boîte aux lettres, celles que l'on stocke chez soi ou dans sa poche : factures, papiers d'identité, relevés de compte, bulletins de salaire...

Ces données sont au moins - sinon plus - aussi précieuses que toutes les autres. À la merci des vols ou des sinistres domestiques, elles peuvent vous causer d'immenses tracas en cas de perte. Prouver son identité non pas aux yeux de vos proches, mais auprès des administrations n'est pas une si mince affaire que cela. Et s'il vous faut le faire un jour, autant disposer des meilleures armes pour cela. En numérisant et sécurisant tous vos documents hors de chez vous, vous aurez déjà constitué une immense partie de votre arsenal.

Dès la fin des années 1990 et le début des années 2000, en même temps que naissaient les premières offres à haut débit dans l'Internet domestique, ont donc commencé à poindre les premiers services de disques virtuels en ligne. Les plus anciens d'entre vous se rappellent peut-être la naissance de FilesAnywhere (www.filesanywhere.com) ou du laborieux iDisk d'Apple.

Il faudra pourtant attendre dix ans, un âge quasi canonique s'agissant d'informatique, pour que le marché du Cloud computing en général et de la sauvegarde en ligne grand public en particulier ne progresse réellement. Il faut dire qu'avec un prix au méga-octet stocké en chute libre, le particulier n'a pas immédiatement saisi l'intérêt de devoir débourser plusieurs dizaines d'euros par an pour sauvegarder dans le nuage le dixième ou le centième de ce qu'il pouvait stocker chez lui pour autant d'euros payés une seule fois.

Pourtant, les avantages du stockage en ligne dématérialisé et distant sont faciles à comprendre si on part du principe que tout ce qui se trouve chez vous est vulnérable. Au vol, bien sûr, mais aussi aux ciseaux du petit dernier, voire au feu. Pour certains documents, la perte n'est pas dramatique. Mais pour des bulletins de salaire que l'on doit pouvoir produire toute sa vie durant, c'est beaucoup plus ennuyeux.

Cela étant, créer son propre Cloud n'est pas totalement dénué de sens. Nous verrons qu'il y a aussi de nombreux avantages à dématérialiser tout en stockant chez soi. Le tout étant de bien définir sa stratégie de dématérialisation et de sauvegarde pour ne pas regretter ses choix.

Quelles solutions choisir pour sauvegarder de fichiers personnels ?

Pour la sauvegarde, la préservation et l'accès à distance à ses données, nous distinguerons trois types de service de Cloud computing : les coffres numériques destinés à assurer une valeur probante aux documents stockés, les services de sauvegarde permettant l'accès et éventuellement le partage et, enfin, les dispositifs de Cloud personnel permettant le stockage local avec accès distant possible.

Bien que l'on puisse penser que l'ensemble de ces différents types de services soit en mesure d'assurer la pérennité des données dans le temps, la réalité est plus nuancée. Bien entendu, si vous déposez un PDF de votre dernière facture EDF en ligne, vous avez de bonnes chances de pouvoir le retrouver intact plusieurs années après. Mais est-ce que « de bonnes chances » vous suffisent ? Car après tout, lorsque vous déposez un objet ou un document physique dans un coffre à la banque, celle-ci engage sa responsabilité quant à sa sécurité et son intégrité. En revanche, lorsque vous déposez un document sur un disque en ligne, cette notion de responsabilité est bien moins évidente. Et pour cause, vous êtes généralement seul responsable de ce que vous y déposez et l'hébergeur n'a théoriquement aucun droit d'accès à ce document.

« Heureusement », pensez-vous ? Oui si l'on considère le tout-venant, vos documents de travail, vos photos personnelles que vous voulez avoir facilement sous la main. Non si vous désirez pouvoir invoquer ces documents numériques comme des originaux ou des copies certifiées. En clair, une numérisation de votre carte d'identité que vous déposeriez sur Dropbox n'aurait strictement aucune valeur probante si vous l'invoquiez comme telle. Personne ne pourrait en effet garantir que le document n'aura pas été modifié ou même que c'est bien vous qui l'aurez déposé. Peut-être plus encore que les documents physiques, les documents numériques sont particulièrement vulnérables.

Alors, comment faire ? Comme il y a des avocats, des huissiers, des notaires voire des organismes de certification pour témoigner de la réalité d'un fait ou d'un document, se sont mis en place des tiers de confiance pour certifier la véracité du lien qui existe entre un document numérique et la personne qui le dépose et/ou le reçoit. L'intervention de ce tiers de confiance habilité à certifier un document par une signature électronique et à fiabiliser l'échange est donc nécessaire pour assurer au document électronique une valeur de preuve.

Le principe de la valeur probante étant acquis, reste celui de la pérennité dans le temps. Cette problématique est tout aussi importante que celle de la certification. Mais heureusement, elle a ses solutions.

S'il s'agit de document non éditable, on pense naturellement au format PDF. Mais ce format vectoriel, dont la création par Adobe remonte à 1993, ne suffit pas à garantir la pérennité d'un document. Cependant, son statut acquis de standard a permis de franchir cette étape 15 ans plus tard avec, dans sa version 1.7, l'aboutissement de son processus de normalisation auprès de l'ISO. En a découlé un format dérivé, le PDF/A (ISO 32000), dont le respect des spécifications permet d'assurer le maintien du fichier dans le temps. Pour y parvenir, cette norme exclut du fichier la moindre fioriture. Un document PDF/A ne comporte ainsi aucun objet dynamique, ne peut exécuter de script, doit comporter des polices libres de droits, ne peut être chiffré et n'utiliser que des métadonnées standard.

Si à présent vous considérez la possibilité d'éditer votre document dans le temps, la solution émane du monde du logiciel libre avec un dérivé du XML baptisé Open Document, dont le format a été certifié en 2006 (ISO 26300) et que l'on retrouve sous la forme de fichiers pourvus d'extensions telles ODT (texte), ODS (tableur), ODB (données), etc. Au départ exploités par les suites bureautiques libres (OpenOffice.org, LibreOffice...), ils sont désormais gérés par la suite Office de Microsoft, Google Document ou même les très simples TextEdit et WordPad de MacOS X et Windows.

Certification d'un côté, pérennité de l'autre : il ne reste plus qu'à marier les deux pour disposer d'un document à valeur probante.

Mais est-ce si simple ? Si le monde de l'entreprise a les moyens de s'offrir un processus de certification complet, il n'en est pas forcément de même pour le particulier. Tout n'est pas perdu pour autant.

Le coffre-fort numérique

La détention d'un coffre fort numérique, si elle vous offre évidemment la possibilité d'y déposer vous même vos copies de documents numérisés, permet en effet à des tiers d'y envoyer eux-mêmes leurs documents électroniques originaux et dument certifiés comme tels. Ainsi, fiches de paye, factures ou relevés de compte peuvent être directement envoyés pour archive par les organismes émetteurs et, ainsi, disposer de la certification adéquate pour servir de preuve. Il faut pour cela que le prestataire ait conclu des accords directement avec les organismes en question.

S'il n'a pas conclu d'accord direct, il peut parfois proposer ce que certains services de coffres numériques comme Sécuribox appellent des agents web. Il s'agit de petits logiciels dont le rôle est d'automatiser la récupération de vos factures et autres quittances sur les sites concernés.

Le cloud personnel (via un NAS)

L'idée de base du cloud personnel est relativement simple puisqu'il s'agit d'installer chez soi un disque dur auquel il est possible d'accéder en ligne. Sa sécurisation n'étant pas optimale (ce disque peut être volé), son avantage réside donc avant tout dans la capacité de stockage qu'il propose. Là où un service de cloud de sauvegarde permet généralement de stocker au mieux quelques dizaines de Go (ce qui n'est en soi déjà pas négligeable), votre disque dur connecté offrira une capacité souvent égale ou supérieure au Téraoctet (rappel : 1 To = 1000 Go).

Une telle capacité ouvre ces disques à des usages différents de ceux d'un Cloud classique. Si l'on peut évidemment y déposer des copies de sauvegarde de ses documents pour pouvoir y accéder à distance à l'aide d'un ordinateur, d'une tablette ou de son mobile, voire y sauvegarder son disque dur intégralement, il sera aussi d'un grand secours pour consulter ses photos ou voir telle ou telle vidéo loin de chez vous (à condition que votre bande passante en voie remontante le permette).

Le stockage en ligne

Très à la mode, il s'agit de services en ligne permettant de transférer et stocker des fichiers sur des disques durs distants installés dans ce que l'on appelle des data centers. Au départ assez archaïques, leurs interfaces se sont améliorées et les services s'intègrent généralement très bien dans les OS actuels par l'intermédiaire d'applications dédiées. Cela vaut d'ailleurs aussi bien pour les ordinateurs classiques, portables ou desktop, que pour les terminaux mobiles.

Le dynamisme qui règne actuellement sur ce marché montre certes que ce type de service a actuellement le vent en poupe, mais aussi que de nombreux acteurs ne survivront probablement pas. Comme c'est souvent le cas avec les services en ligne, le modèle économique repose essentiellement sur la conversion à une formule payante du client qui a goûté à l'offre gratuite. Cette dernière se doit donc d'être techniquement optimale.

1. Les coffres-forts numériques

Avant de choisir son coffre numérique, mieux vaut savoir de quoi le remplir.

La durée de conservation imposée par la loi varie en effet selon la nature du document. Ainsi, comme le rappelle le site Sécuribox, les factures de téléphonie doivent être conservées 2 ans, mais les bulletins de salaire durant toute la vie. Dans le guide en ligne édité par les Mutuelles du Mans Assurance, vous trouverez également en PDF une liste très complète de ce qui doit être conservé et pendant combien de temps, liste que publie également et de façon extensive le site Service-Public.fr.

Bien sûr, rien ne vous interdit à titre préventif de conserver en plus les scans de vos documents d'identité, de telle ou telle correspondance, etc. En effet, à la différence d'un document électronique original, un document numérisé n'a pas en soi de valeur probante. Il peut cependant constituer ce que le droit appelle un commencement de preuve par écrit. Et plus vous pourrez fournir de documents de ce type, plus votre commencement de preuve aura de poids auprès d'un magistrat chargé de trancher un litige. Par ailleurs, l'horodatage du document lors du dépôt dans le coffre sera là aussi un élément de plus en votre faveur en cas de nécessité.

Pour choisir votre coffre numérique, votre premier réflexe pourra être de vous diriger vers votre assureur ou banquier. En effet, la plupart de ces organismes proposent aujourd'hui une prestation de ce type (généralement liés au passage à l'émission électronique des relevés de situation). Certains organismes sous-traitent la prestation, par exemple des caisses du Crédit Mutuel auprès de Digiposte, un service auquel vous pouvez souscrire par vous-même, ou encore AirFrance auprès de l'assureur Allianz.

Portez une attention particulière à l'ensemble de la prestation, car certains se cantonnent au stockage de vos différents relevés de compte ou contrats d'assurance quand d'autres permettent le stockage de documents externes. N'hésitez pas à les comparer aux offres de services tiers et même, le cas échéant, à souscrire auprès de plusieurs fournisseurs dont beaucoup proposent des contrats gratuits.

Votre choix pourra également tenir compte des différentes façons d'accéder à votre coffre, que ce soit pour le dépôt ou la consultation. Digiposte propose par exemple la possibilité de générer des adresses emails temporaires liées à votre compte (valides une semaine seulement) que vous pouvez transmettre à un tiers pour qu'il envoie directement un fichier dans votre coffre. Important également pour certains, le service convoité dispose-t-il d'une offre mobile ? S'il propose un client desktop, est-il compatible avec l'ordinateur utilisé ? Et si vous y réceptionnez des factures ou des copies de documents officiels, un échéancier est-il proposé pour ne pas oublier les paiements ou les renouvellements (passeport, carte d'identité...) ?

La notoriété de l'enseigne n'est pas non plus à négliger. Il serait idiot de voir disparaître des années d'accumulation de documents avec la liquidation d'un fournisseur qui n'aurait pas les reins assez solides.

Votre employeur peut de son côté décider de vous proposer le transfert de sa paperasse RH sur un système tout numérique. Auquel cas, il ouvre pour vous un coffre électronique qu'il vous suffit d'activer. C'est par exemple le cas chez Novapost et sa solution PeopleDoc. Ce service qui peut être ouvert exclusivement par l'entreprise permet d'archiver sur un serveur de la Caisse des Dépots et Consignations tous les documents salariaux. Il est conservé par le salarié même après son départ de l'entreprise. Ce dernier peut d'ailleurs y stocker lui-même ses propres documents.

Certains services se sont également spécialisés dans un type de document. Ainsi, Shoot&Proof (Codasystem) utilise les dispositifs de prise de vue et de géolocalisation de votre smartphone pour générer et stocker un négatif numérique infalsifiable. À utiliser sans modération en cas d'accident de la circulation, par exemple.

Un autre, comme Edeneo, se fait fort d'organiser vos dernières volontés, non seulement pour la transmission d'héritage financier, mais également numérique (comptes sur vos réseaux sociaux, sites de commerce en ligne, etc.) en y stockant tous vos codes d'accès confidentiels et même des documents personnels, écrits ou multimédia, à transmettre aux proches.

2. Les clouds personnels (via un NAS)

Stocker tout type de fichier sur un gros disque dur connecté auquel il est possible d'accéder depuis n'importe où est devenu chose finalement très courante grâce à la démocratisation des lignes à haut débit et à la chute du prix de revient des disques durs. Pourquoi se contenter de quelques Giga-octets chez un prestataire alors qu'il est possible de sauvegarder l'ensemble de ses données chez soi et d'y avoir accès même depuis un terminal mobile ?

Plusieurs fabricants se sont donc attelés à proposer ce type de service. On pourra citer Pogoplug, Seagate et son FreeAgent GoFlex Net ou encore Apple avec sa TimeCapsule liée au service iCloud et qui autorise un accès distant depuis plusieurs identifiants différents.

La plupart des box Internet (Freebox, Livebox, NeufBox...) autorisent également l'accès à distance aux disques durs qu'elles intègrent ou qui y sont connectés, ce qui permet de se passer d'un dispositif supplémentaire. De plus, ces box équipées de disques durs sont parfois compatibles avec les utilitaires de sauvegarde PC et/ou Mac. De quoi faire d'une pierre, deux coups. Pour connaître les fonctions offertes par sa box, le mieux est de se renseigner directement auprès des services d'assistance de son FAI.

Les avantages de ces solutions sont évidents. Tout d'abord, une fois le matériel acquis, il est généralement sans frais supplémentaire. Connectés au routeur ADSL ou câble, ils sont également autonomes. Comprenez par là qu'ils se passent du PC pour fonctionner.

Ils sont généralement très simples à installer, même sans aucune connaissance réseau. Une application locale ou web se charge d'établir la configuration qui permettra de voir le disque à distance et d'y déposer ou retirer des fichiers. Leur capacité de stockage est également extensible à l'envi par simple rajout d'un disque dur sur le ou les ports USB dont ils disposent.

Enfin, ils sont particulièrement versatiles dans la mesure où ils serviront aussi bien de disque de sauvegarde pour votre matériel informatique, mais permettront également l'accès et le partage de données à l'extérieur de chez vous. Et si le service propose un client mobile, vous pourrez également, très facilement, y déposer ou consulter des fichiers depuis votre smartphone.

En revanche, l'inconvénient majeur concerne la sécurité de vos données. Ce disque étant à votre domicile, il est aussi vulnérable que tout ce qui l'y entoure. Il peut être volé, détruit par le feu ou un dégât des eaux, voir son accès piraté à distance si sa protection n'est pas suffisante, voire simplement tomber en panne. L'accès à distance dépend également de la tenue de son alimentation électrique et de sa connexion au réseau. En cas de panne de courant ou de coupure Internet, voilà les données hors d'atteinte.

Avec un peu d'astuce, il est toutefois possible de multiplier ces solutions en hébergeant chez un proche un disque supplémentaire qui pourra servir de miroir. Ainsi, si une sauvegarde disparaît, une autre permet de la restaurer.

Il ne faut donc pas considérer ces solutions pour mettre vos données en sécurité, mais uniquement pour la versatilité des services qu'elles savent rendre.

3. Le stockage en ligne

Si l'on exclut Bitcasa qui fait la promesse d'un stockage illimité (le service est actuellement en beta privée et ouvrira à environ 10 $ par mois), les clouds de sauvegarde proposent généralement une offre de base gratuite entre 1 et 5 Go et des upgrades possibles jusqu'à plusieurs dizaines de Go contre paiement d'une redevance mensuelle ou annuelle.

Citons bien sûr le pionnier Filesanywhere. Plus connu de tous aujourd'hui, la startup DropBox dont Google et Microsoft s'inspirent d'ailleurs allègrement. L'offre de Dropbox permet de stocker en ligne et de synchroniser gratuitement du contenu entre plusieurs machines, ordinateurs et mobiles, mais aussi de partager ses dossiers.

Chez Microsoft, difficile de passer à côté de SkyDrive qui permet de créer en ligne des documents Office (Word, Excel, PowerPoint) via les Office Web Apps, d'en rappeler les différentes versions sauvegardées dans le temps, mais aussi de stocker ses propres fichiers dans un volume gratuit de 7 Go (25 Go pour les anciens abonnés), auxquels viennent de s'ajouter des clients desktop et mobile assurant l'accès aux données et la synchronisation entre les machines. Le choix de Skydrive sera d'ailleurs naturel pour les utilisateurs de Windows Phone et Windows 8 qui intègrent nativement ce service, d'autant plus naturel que SkyDrive permet même d'accéder au contenu de son PC resté en veille depuis n'importe quel navigateur web.

Le cloud est parfois aussi là où l'on ne l'attend pas, par exemple chez Orange avec le service Mes contenus que tout abonné mobile, internet ou fixe peut activer gratuitement.

Et puis soyons chauvins et n'oublions pas le nuage YuuWaa du Français Gemalto qui dispose d'un système de sauvegarde automatique gratuit.

Enfin, dernier arrivé et pas des moindres, Google Drive propose lui aussi une offre gratuite (5 Go), mais ajoute à son cloud de nombreuses applications capables d'ouvrir et éditer un grand nombre de formats de fichiers, voire de les lier à des emails via Gmail, et qui transformeront donc virtuellement n'importe quel navigateur web en presque système d'exploitation.

Quant à iCloud d'Apple dont on parle beaucoup par ailleurs, s'il n'est pas intégré à cette sélection c'est tout simplement parce qu'il n'est pas conçu héberger des fichiers en dehors application qui le gèrent.

En terme de prestation, ces clouds se situent à mi-chemin entre le Cloud personnel et le coffre numérique. C'est-à-dire qu'ils permettent de stocker tout type de documents, s'intègrent généralement parfaitement aux OS utilisés, mais n'offrent aucune valeur probante aux documents qu'ils hébergent (sauf à ce que ceux-ci soit déjà certifiés et non éditables).

L'avantage principal de ce type de service, c'est l'accès permanent qu'il garantit à vos données. Où que vous soyez, dès lors que vous disposez d'une connexion à Internet, vous devez pouvoir consulter, récupérer ou envoyer des documents en ligne.

Ensuite, vient la sécurité de vos données. Hébergées dans des fermes de serveurs, vos documents ne dépendent plus d'un disque isolé, mais de serveurs redondants et disposant souvent de miroirs disséminés à travers le monde.

Les fonctions de partage proposées sont également à prendre en compte. La plupart des services permettent de mettre en commun des dossiers ou de partager des documents après communication d'un lien sécurisé. C'est un plus appréciable en matière de travail collaboratif pour un petit groupe de travail ou simplement pour diffuser ses photos de famille. Google Drive permet également la sauvegarde de différentes itérations d'un document de travail, à la manière de Versions dans Mac OS X Lion, ou de la très méconnue fonction « Version précédente » de Windows 7. Enfin, l'intégration de ces clouds dans des applications tierces via des API (Comme DropBox dans le client mail Sparrow sur Mac, par exemple) peut être un plus.

L'inconvénient majeur est d'ordre financier. Au delà de l'offre gratuite, les plans mensuels ou annuels proposés sont assez onéreux si on veut les comparer à l'achat d'un disque classique. Il convient donc d'utiliser ce genre de service en mesurant bien ses besoins.

Quant à iCloud d'Apple dont on parle beaucoup par ailleurs, s'il n'est pas intégré à cette sélection c'est tout simplement parce qu'il n'est pas conçu héberger des fichiers en dehors application qui le gèrent.

En terme de prestation, ces clouds se situent à mi-chemin entre le Cloud personnel et le coffre numérique. C'est-à-dire qu'ils permettent de stocker tout type de documents, s'intègrent généralement parfaitement aux OS utilisés, mais n'offrent aucune valeur probante aux documents qu'ils hébergent (sauf à ce que ceux-ci soit déjà certifiés et non éditables).

L'avantage principal de ce type de service, c'est l'accès permanent qu'il garantit à vos données. Où que vous soyez, dès lors que vous disposez d'une connexion à Internet, vous devez pouvoir consulter, récupérer ou envoyer des documents en ligne.

Ensuite, vient la sécurité de vos données. Hébergées dans des fermes de serveurs, vos documents ne dépendent plus d'un disque isolé, mais de serveurs redondants et disposant souvent de miroirs disséminés à travers le monde.

Les fonctions de partage proposées sont également à prendre en compte. La plupart des services permettent de mettre en commun des dossiers ou de partager des documents après communication d'un lien sécurisé. C'est un plus appréciable en matière de travail collaboratif pour un petit groupe de travail ou simplement pour diffuser ses photos de famille. Google Drive permet également la sauvegarde de différentes itérations d'un document de travail, à la manière de Versions dans Mac OS X Lion, ou de la très méconnue fonction « Version précédente » de Windows 7. Enfin, l'intégration de ces clouds dans des applications tierces via des API (Comme DropBox dans le client mail Sparrow sur Mac, par exemple) peut être un plus.

L'inconvénient majeur est d'ordre financier. Au delà de l'offre gratuite, les plans mensuels ou annuels proposés sont assez onéreux si on veut les comparer à l'achat d'un disque classique. Il convient donc d'utiliser ce genre de service en mesurant bien ses besoins.