Avis Box.com (avril 2024) : un écosystème cloud complet

Box.com est loin d'être le service de synchronisation le plus célèbre du marché, mais il a le don de savoir ce qu'il veut. Principalement dirigé vers les professionnels et les entreprises, il propose néanmoins un service complet pour les particuliers, au point de devenir une alternative sérieuse aux plus grands noms du domaine. Malgré des tarifs plus chers que la moyenne, Box.com propose une compatibilité totale avec la plupart des plateformes (l'architecture du projet est basée sur le modèle Dropbox). Ses prix plus élevés jouent-ils trop en sa défaveur ? En avril 2024, Box.com est-il une alternative viable aux plus gros acteurs du marché des services de stockage en ligne ?

Box.com compile à la fois les avantages et les défauts de la jeunesse. Relativement récent, ce service ne bénéficie donc pas de l'aura ni de la célébrité dont profitent d'autres fournisseurs du même domaine. Cependant, cette jeunesse lui permet d'opérer des changements, mises à jour et améliorations de manière régulière, histoire de rester le plus possible en accord avec les standards du marché et les requêtes les plus attendues des utilisateurs. Par exemple, Box a annoncé le 19 avril 2023 l'apparition de notifications Box pour les utilisateurs de Slack, une intégration très attendue par de nombreux professionnels. D'autre part, si Box bénéficie dans l'ensemble de 1600 intégrations différentes, 4 nouvelles ont pu être annoncées au cours du mois d'avril : celles de MalwareBytes, Cloudflare, Notion et Asana.

Dans une optique d'amélioration constante et de modernité, Box est par ailleurs à l'écoute des évolutions du marché, notamment avec l'arrivée de l'intelligence artificielle dans de nombreux pans du digital. Ainsi, en mai 2023, Box a annoncé Box AI, une nouvelle suite de fonctionnalités qui intègre l'intelligence artificielle dans le cloud.

Alors, avec ses évolutions récentes et malgré ses tarifs plutôt élevés, Box.com a-t-il de quoi titiller la concurrence dans le domaine des services de stockage cloud en avril 2024 ?

Présentation de Box.com

Fondé en 2005 à Mercier Island dans l’état de Washington aux États-Unis par deux amis d’enfance, Box Inc (anciennement Box.net) est l’un des plus anciens services de stockage et de partage de fichiers sur le cloud. Comme la plupart des géants américains de la tech, l’entreprise est basée en Californie dans la ville de Redwood City. Le service cloud est surtout connu pour ses outils de collaboration destinés aux entreprises. Il intègre plus de 1 000 applications tierces via sa bibliothèque d’applications baptisée OneCloud. En 2011, Box était classée en 18e position des sociétés les plus prometteuses de la planète par le magazine Forbes.

Malgré une concurrence de plus en plus féroce de Google Drive, OneDrive ou encore Dropbox, le service a connu au fil des années un succès grandissant auprès des entreprises, dont de nombreuses multinationales. Il revendique aujourd’hui plus de 97 000 clients entreprises à travers le monde. Selon le classement du magazine Fortune, Box compte parmi ses clients pas moins de 60 % des 500 plus grandes entreprises américaines. Le nombre total d’utilisateurs gratuits et payants n’est en revanche pas communiqué. Même si Box propose un plan de stockage cloud gratuit avec un espace généreux de 10 Go, le service a du mal à s’imposer auprès du grand public.

Infrastructure et sécurité

Box ne délivre pas énormément de détails sur son infrastructure ainsi que la localisation des données des comptes gratuits. Grâce à sa solution baptisée « Box Zones », les entreprises peuvent quant à elles choisir de stocker leurs données dans différentes zones du globe. Box propose des serveurs au Canada, en Europe (Irlande, Allemagne), au Royaume-Uni, à Singapour, au Japon, en Australie et aux États-Unis. Les entreprises peuvent ainsi se conformer aux lois sur la protection des données en vigueur dans le pays de leurs choix. Un moyen de rassurer notamment les clients européens qui sont de plus en plus réticents à confier leurs données à des services américains depuis les révélations sur les pratiques de la NSA (Agence National de la Sécurité Américaine).

Au niveau de la sécurité, la plupart des fonctionnalités sont réservées aux comptes payants. Les utilisateurs gratuits doivent se contenter des fonctions classiques de contrôle des accès et de l’authentification à double facteur. Cela signifie que les données ne sont pas chiffrées et que la société peut y accéder comme elle le souhaite. Seules les versions Business et Entreprise bénéficient donc d’une véritable protection. Les transferts sont sécurisés via le protocole SSL/TLS, tandis que les fichiers au repos téléchargés sur Box.com sont protégés par un cryptage AES-256. Contrairement à MEGA ou pCloud, ce ne sont pas les utilisateurs qui gèrent par défaut les clés de chiffrement. Box peut donc accéder aussi aux données de ses comptes clients.

Pour pouvoir gérer ses propres clés, il faut souscrire à une option baptisée « Box KeySafe ». Celle-ci est associée à d’autres services tels que « Box Zones » permettant de choisir le lieu d’hébergement des données, ou « Box Shield » qui est un module de protection contre les menaces. Tous ces modules sont payants, mais Box ne communique pas leurs prix. En ce qui concerne la confidentialité, il faut savoir que Box collecte de nombreuses données.

Sa politique de confidentialité stipule que le service recueille les informations fournies lors de l’ouverture d’un compte telles que le nom, l’adresse email, ou encore les informations relatives aux appareils utilisés pour se connecter au service. Il est également précisé que Box peut collecter des informations par le biais d’applications tierces intégrées telles que Microsoft Office ou Google Workspace, par exemple. Seuls certains comptes payants peuvent limiter les données collectées via le tableau de bord du service.

Fonctionnalités

Comme la plupart des services cloud, il est possible de créer un compte gratuitement en indiquant une adresse email et un mot de passe, puis en validant son adresse par email. Un numéro de téléphone est également demandé pour l’authentification à double facteur. L’installation est simple et rapide, mais on regrette que le service ne propose pas une seule et même application bureau comme la plupart de ses concurrents. Box met surtout l’accent sur la collaboration en ligne et intègre nativement Office 365 et Google Workspace. Cette prise en charge permet de créer et modifier des documents Word ou Docs, des feuilles de calculs ou encore des présentations directement dans Box. Il est en outre possible de collaborer en temps réel avec d’autres utilisateurs sur ces documents et accéder à un journal d’activité détaillé pour savoir qui à fait quoi et à quel moment.

L’autre gros point fort de Box réside dans l’intégration de plus d’un millier d’applications tierces via son App Store. Les collaborateurs peuvent ainsi travailler avec leurs propres applications dans l’environnement cloud sécurisé de Box. Ils ont la possibilité d'ouvrir, modifier et sauvegarder des fichiers de travail quel que soit l’endroit où ils se trouvent sans risquer de les perdre. Sur ce point, Box surpasse légèrement Dropbox, car il propose à la fois plus d’options de sécurité, et plus d’intégrations d’applications.

Si ces fonctionnalités sont surtout destinées aux entreprises, elles peuvent également intéresser les particuliers, les indépendants, etc. Pratique, le service offre la possibilité d’importer les contacts depuis des services comme Gmail ou Outlook, ou à partir d’un fichier .CSV. Cela permet de partager ensuite facilement des fichiers sans avoir à saisir les adresses email. Pour partager des fichiers ou des dossiers, il suffit de cliquer sur le bouton « Partager » via l’interface web, ou d’effectuer un clic droit dessus puis sélectionner « Partager ».

Il est possible de créer un lien de partage et de l’envoyer en un clic par chat, email, ou une liste de collaborateurs enregistrés. A noter que les options pour ajouter une date d’expiration ou un mot de passe aux partages sont réservées aux comptes payants. En plus de la visualisation de toutes sortes documents (PDF, Office…) et la visualisation des images, le service inclut un lecteur audio. Seuls les comptes payants intègrent par contre un lecteur vidéo fourni gratuitement par des services comme Dropbox, Google Drive ou MEGA. Une pratique malheureusement courante avec Box qui limite au maximum les options pour les comptes gratuits. C’est le cas aussi la très populaire fonction d’upload automatique de photos sur les applications mobiles.

Sauvegarde et synchronisation

Outre un tableau de bord en ligne, le service propose des clients pour Windows, macOS, Android, BlackBerry et iOS, mais il fait l’impasse sur Linux. Contrairement à Dropbox, Box propose non pas une, mais plusieurs applications bureau pour utiliser le service sur un ordinateur. Ce n’est précisé nulle part, mais l’application principale est « Box Drive ». Lors de l’installation, un petit tutoriel présente ses différentes fonctionnalités. Basé sur le même modèle que Dropbox, le programme crée un dossier local de synchronisations dans l’Explorateur Windows ou le Finder. Tout ce qui est ajouté dans ce dossier est synchronisé automatiquement sur le cloud et répliqué à l’identique sur tous les appareils ou Box est installé.

Pour ne pas prendre de la place sur l’ordinateur, il stocke par défaut uniquement les métadonnées des contenus. Ces derniers sont téléchargés à la demande. Il est toutefois possible de désigner les dossiers que l’on souhaite pouvoir consulter hors connexion en faisant un clic droit dessus et en sélectionnant « Disponible hors-connexion ». Le service fonctionne en tâche de fond de manière transparente que cela soit sur les ordinateurs ou les terminaux mobiles. Les versions bureau intègrent une icône dans la zone de notifications pour ouvrir le dossier Box Drive ou se rendre directement sur Box.com.

Le programme « Box Tools » permet de modifier n’importe quel type de fichiers (Office, Photoshop…) avec ses applications locales tout en les sauvegardant automatiquement sur le cloud. Comme son nom l’indique, « Box Notes » est un outil de prises de notes qui se synchronise en temps réel sur les serveurs de Box. Il dispose de fonctionnalités de collaboration, de suivi de modifications, et d’un historique des versions.

Que l’on utilise un compte gratuit ou payant, Box n’est vraiment pas taillé pour faire de la sauvegarde de contenus. C’est en effet le gros défaut de ce service qui impose des limitations de transfert d’un autre âge : 250 Mo pour les comptes gratuits, et entre 2, 5, et 15 Go pour les payants. Ceux qui recherchent un service cloud pour mettre leurs données à l’abri passeront leur chemin. D’autant que Box n’est pas particulièrement réputé pour ses vitesses de téléchargement. À titre d’exemple, le téléchargement d’un fichier de 200 Mo sur Box.com a pris un peu plus de 1,25 minute contre 1,05 min. sur Dropbox, 59 secondes sur pCloud ou seulement 46 sec. sur Google Drive.

Ergonomie

Un certain temps d’adaptation est nécessaire pour se familiariser avec son interface et l’agencement de ses menus. L’interface web comprend de nombreuses fonctionnalités rattachées aux fichiers et invisibles au premier coup d’œil. Ce n’est qu’une fois que l’on commence à fouiller dans les sous-menus des fichiers (accessibles via l’icône en forme de trois petits points) que l’on peut voir les multiples options disponibles : Partager, Télécharger, Collections, Intégrations dans des applications tierces, etc.

Dans la même veine, le bouton « Nouveau » (en haut à droite de l’écran) ne sert pas uniquement à créer un nouveau dossier. Celui-ci permet également d’ouvrir un signet, une note, ou directement un document Word, PowerPoint, Docs, etc. Les offres payantes donnent accès en outre à une console d’administration qui fourmille d’autres options, dont un tableau de bord pour visualiser les statistiques d’utilisation, l’espace de stockage disponible ou encore les taux de transfert.

Bien plus qu’un simple service cloud, Box a développé un écosystème en ligne complet. A l’usage, ses clients bureau et mobiles ne sont toutefois pas à la hauteur de la concurrence. Il faut télécharger pas moins de quatre applications distinctes pour le bureau si l’on veut pouvoir profiter d’un maximum de fonctionnalités en local, contre une seule pour Drobpox, pCloud ou Google Drive.

Bien que simples et intuitives, les applications mobiles sont moins complètes que la moyenne. Elles incluent toutefois des fonctions de partage, de collaboration, et quelques options spécifiques comme la numérisation de documents, ou le téléchargement automatique des photos et vidéos (comptes payants uniquement).

Les offres de Box

Avec 10 Go d'espace de stockage gratuit, cette offre de Box peut sembler généreuse. C'est toutefois sans compter sur la limite de 250 Mo imposée pour les transferts de fichiers (contre 2 Go ou l’équivalent de l’espace restant disponible pour Dropbox) qui restreint énormément son utilisation. De nombreuses fonctionnalités intéressantes (lecture vidéo, téléchargement automatique des photos sur mobile…) sont en outre réservées uniquement aux comptes payants. Le service serait sans doute beaucoup plus populaire auprès du grand public sans toutes ces restrictions. Box propose de nombreuses formules payantes pour les particuliers, les professionnels et les entreprises. Ses tarifs figurent parmi les plus chers du marché. Voici les différentes formules :

• Personal Pro (Individual) : 9 €/mois/100 Go d’espace de stockage/5 Go de transfert
• Starter : 4,50 €/mois par utilisateur/100 Go de stockage/2 Go de transfert (minimum 3 utilisateurs)
• Business : 13,50 €/mois par utilisateur/stockage illimité/5 Go de transfert (min. 3 utilisateurs)
• Business Plus :22,50 €/mois par utilisateur/stockage illimité/15 Go de transfert (min. 3 utilisateurs)
• Entreprise : 31,50 €/mois par utilisateur/ stockage illimité/15 Go de transfert (min. 3 utilisateurs)

Un essai gratuit de 14 jours est proposé pour tous les plans hormis Personal Pro et Entreprise. Le forfait destiné aux particuliers à 9 €/mois pour 100 Go n’est vraiment pas compétitif comparativement à Google Drive (1,99 €/100 Go) ou OneDrive (2 €/mois). Pour 10 €/mois, Dropbox propose 2 To de stockage (soit 20 fois plus !). Les programmes Business débutent quant à eux avec Starter à 4,99 €/mois avec un minimum de 3 utilisateurs. Le nombre d’utilisateurs maximum est plafonné à 10 utilisateurs et l’espace de stockage à 100 Go (2 Go de transfert). Starter donne droit au cryptage SSL de bout en bout et une assistance commerciale, mais pas à l’intégration d’applications d’entreprises, la console d’administration, etc.

Les formules pour les grandes équipes -Business, Business Plus, et Entrerpise - sont plus attractives avec un stockage illimité et des limites de transfert qui passent de 5 Go pour la première à 15 Go pour les deux autres. Seuls les plans Business Plus (22,50 €/mois par utilisateur) et Entreprise (31,50 €/mois par utilisateur) incluent les fonctionnalités les plus avancées : administration et contrôles avancés, sécurité avancée, modules optionnels (Box Zones, KeySafe…), etc. Comparativement à Dropbox Business, Box offre plus de flexibilité avec un stockage illimité pour 3 plans contre un seul pour son concurrent. A noter toutefois que l’offre illimitée Advanced pour les grandes équipes de Dropbox à 15 €/mois par utilisateur revient deux fois moins cher.

Conclusion