Office 2007 : Premiers pas dans un nouvel environnement

Parmi les changements introduits avec Office 2007, le plus important concerne sans nul doute l'interface graphique. Non, nous ne parlons pas des nouvelles icônes représentant chacune des applications, car ici Microsoft va bien au-delà de l'habituel lifting qui distingue en général une nouvelle version d'Office de la précédente. Avec Office 2007, les ingénieurs de Microsoft ont entièrement repensé l'environnement de travail des applications bureautiques les plus courantes, avec pour but de rendre un maximum de commandes accessibles et ce le plus facilement possible. Résultat, un utilisateur pourtant habitué de longue date à Word ou à Excel aura le plus grand mal à reconnaître ses petits tant les mutations de l'interface sont profondes. Au-delà de la couleur de l'interface, maintenant déclinée en trois thèmes (argent, noir et bleu), le concept même de barre de menus et de barre d'outils a disparu ! A la place, Microsoft nous propose comme pivot central : le ruban Office. Il s'agit ici d'une sorte de super barre d'outils regroupant toutes les fonctions offertes par le programme et illustrées par diverses icônes.



Partant du constat que Word 1.0 comportait un peu moins d'une centaine de commandes, alors qu'on en dénombre près de 1500 dans Word 2003, les équipes de développement de Microsoft ont réalisé qu'il fallait repenser l'agencement des commandes. Plutôt que de les dissimuler dans ses sous-menus, les rendant de fait invisibles et donc presque inutiles, le ruban Office permet d'afficher des commandes en rapport avec le contexte d'utilisation. Ainsi, le ruban est lui-même divisé en une série d'onglets, chaque onglet organisant les commandes disponibles en fonction des zones de tâches de chaque application. Par ailleurs on distinguera que certains groupes de commandes comportent une petite flèche dans la bordure inférieure droite les encadrant : un clic sur celle-ci affichera la boîte de dialogue complète regroupant toutes les options disponibles pour cette activité. En redimensionnant la fenêtre de son application, on s'aperçoit que le ruban se réorganise dynamiquement affichant (ou masquant) certaines commandes.



Le maître mot du ruban étant d'offrir les bonnes commandes au bon moment, et ce en fonction du contexte, on ne sera pas surpris de ne pas retrouver le même agencement du ruban d'une application Office à l'autre. Ainsi, sous Word, le traitement de texte d'Office, nous avons par exemple droit aux onglets suivants : Accueil, Insertion, Mise en page, Références, Publipostage, Révision et Affichage alors que sous Excel il s'agit des onglets : Accueil, Insertion, Mise en page, Formules, Données, Révision et Affichage. En utilisant certains outils, comme en sélectionnant une image que l'on vient d'ajouter à un document, de nouveaux onglets peuvent apparaître comme l'onglet « Format ». Un onglet qui n'affichera pas les mêmes commandes selon que l'on sélectionne du texte (à l'intérieur d'une zone de texte) ou une image.



En pratique, ce nouvel agencement des commandes est clairement déroutant. Pourtant on s'y habitue vite et l'on se prend même à le considérer comme finalement assez réussi ! Il faut dire que l'idée de grouper les commandes en fonction de leur effet est assez bien vue, d'autant que Microsoft a fait preuve, dans l'ensemble, d'une certaine logique dans leur agencement. Reste que le nom des onglets n'est pas toujours des plus intuitifs à notre goût. Ainsi, sous Word, alors que l'on insère une image via l'onglet Insertion, il n'est pas forcément naturel de devoir cliquer sur l'onglet Accueil pour retrouver les fonctions de formatage de sa police. L'on regrettera également que seuls les logiciels Word, Excel, PowerPoint et Access profitent de cette nouvelle interface, alors que les autres composants restent sur un habillage plus classique.

La nouvelle interface Office se dote également de changements plus subtils. La police de caractère utilisé par les applications a ainsi été modifiée et Microsoft fait dorénavant appel à Segoe, en lieu et place de la police Tahoma utilisée depuis plus de huit années par le géant de Redmond. Segoe est présentée comme plus réceptive à la technologie ClearType, technologie également activée par défaut dans les applications Office 12 et qui permet de lisser les polices afin d'en améliorer le rendu principalement sur les écrans plats. En matière d'aide, Microsoft a également apporté des changements importants, puisque l'ancien volet Office qui servait à afficher le contenu de l'aide n'est plus d'actualité. Accessible par une icône bleutée en forme de point d'interrogation située juste sous le bouton de fermeture des fenêtres, l'aide s'affiche dans une nouvelle fenêtre, par-dessus l'application en cours d'exécution. Autre changement : si une partie de l'aide est disponible sous la forme d'un contenu hors ligne, certaines rubriques sont hébergées sur un serveur de Microsoft : l'utilisateur a ainsi accès à un plus grand nombre d'articles d'aide que l'on imagine fréquemment actualisés.



Pour finir, nous ne saurions être complets sans évoquer le tout nouveau menu Office, qui fait son apparition dans le coin supérieur gauche de toutes les applications munies du ruban. Car si Microsoft a éradiqué les principaux menus d'Office, il en reste tout de même au moins un ! Matérialisé par une bille affichant le logo Office, le menu offre un accès aux fonctions les plus fondamentales avec l'ouverture de documents, l'enregistrement, l'impression, l'aperçu avant impression ou encore l'envoi par email. C'est également depuis ce menu que l'on accédera aux préférences du logiciel Office de son choix alors que les ergonomistes de Microsoft ont tenté de le segmenter un peu à la manière d'un Pinnacle Studio. C'est ainsi que l'on retrouve dans le menu Office de Word, Excel et PowerPoint trois rubriques distinctes : Préparer, Envoyer et Publier. Nous faisons ici le parallèle avec les onglets « Capture, Edition et Création » de Studio puisque Microsoft tente de clairement guider l'utilisateur en fonction de la destination de son document. A noter également, la présence d'une mini barre d'outils, la barre d'outils Accès rapide qui se loge près du bouton Office et comporte par défaut trois icônes (enregistrer un document, annuler un changement ou le rétablir). Si le ruban Office ne peut être personnalisé, la barre d'outils d'accès rapide peut comporter les commandes de votre choix et si vous êtes vraiment réfractaire au ruban, vous pourrez le masquer purement et simplement au profit de la barre d'outils en question.

Gestion d'erreurs et correction orthographique

Parmi le tronc de nouveautés communes aux diverses applications Office du cru 2007, citons un tout nouveau module de gestion d'erreurs. Baptisé « Diagnostics Microsoft Office », l'outil consiste en une série de tests permettant d'analyser l'ordinateur afin de déterminer pourquoi certains problèmes se produisent. Le logiciel est naturellement capable d'envoyer un rapport aux serveurs de Microsoft alors que les divers programmes profitent d'une fonction de récupération des documents en cas de plantage, pratique pour ne pas perdre tout son travail.



Du côté du vérificateur orthographique, de nombreux progrès ont été enregistrés. Première nouveauté, celui-ci est désormais partagé entre les applications Office. De fait lorsque vous modifiez une option de la correction orthographique sous Word, celle-ci est également modifiée sous Excel. Partageant le même dictionnaire, les applications Office utilisent dorénavant la même boîte de dialogue pour leur gestion. Notez qu'Office 2007 intègre un dictionnaire récent postérieur à la réforme de l'orthographe française. Enfin, il est possible de créer un dictionnaire d'exclusion permettant le signalement des mots que vous ne souhaitez pas utiliser pour cause de non-conformité avec votre guide de style par exemple.