Comment animer efficacement un workshop depuis une plateforme d’atelier ?

Les workshops, ces ateliers qui favorisent le partage d’expérience, ont de plus en plus de succès. Mais voilà, il n’est pas toujours simple de bien les cadrer ! Afin que ces réunions soient plus productives, un peu d’aide n’est pas superflue. C’est là qu’intervient Klaxoon. Lancée en 2015 par un ingénieur français, cette plateforme SaaS primée est dédiée à l’organisation d’ateliers. Elle a vite été adoptée par plus de 5000 organismes dans 120 pays. Ayant ouvert des bureaux aux États-Unis, la société éditrice de Klaxoon compte notamment parmi ses clients Microsoft, Deloitte ou encore la Harvard Business School.

Dotée de nombreux outils collaboratifs, cette solution ultra-fluide a un objectif simple : faciliter le travail d’équipe ! Gestion de projet, RH, IT, formation, commerce, elle peut-être utilisée dans tous les contextes de travail. Vous voulez savoir comment animer plus efficacement vos workshops grâce à cette suite d’outils innovante ? On vous en dit plus dans cet article.

Structurez vos idées et cadrez vos réunions

Pas facile d’animer une session de travail, en particulier si celle-ci se déroule à distance. Prises de parole intempestives, incompréhensions diverses, soucis techniques ont tôt fait de rallonger la durée des réunions et de frustrer collaborateurs et clients. La solution ? Une solide préparation en amont ! Les équipes de Klaxoon ont mis au point plusieurs outils pour structurer ces moments d’échanges, même en télétravail, et les rendre plus productifs.

Des réunions bien organisées pour plus d’efficacité

Intégré à la Workshop Platform, l’outil Memo permet de structurer des contenus sous forme de pages, agrémentées d’images ou de vidéos. Il est aussi possible d’y intégrer des quiz ou des sondages pour plus d’interactivité.

Cet outil intuitif et facile à prendre en main est idéal pour tous ceux qui veulent préparer un workshop en toute sérénité et créer un ensemble de documents qui servira de support le moment venu.

Des projets gérés de A à Z grâce à un Board interactif

Outil phare de Klaxoon, Board est un tableau blanc interactif, qui peut être utilisé de façon synchrone ou asynchrone. Le principe ? On permet à chaque collaborateur de proposer des idées, sous forme de petits encarts. Ces derniers peuvent inclure :

• Du texte.

• Des images.

• Des vidéos.

• Des liens.

• Des dessins.

La taille de cet outil aussi fluide qu’efficace est illimitée : il est donc possible de faire évoluer le tableau à l’infini, au gré des besoins. Le Board peut avoir de nombreuses utilités et offre une solution visuelle et intuitive à de nombreuses situations : démos clients, onboarding de nouveaux collaborateurs, formation des équipes, planification de projet, et bien d’autres.

De nombreux templates sont disponibles pour gagner encore plus de temps lors des ateliers. De plus, cet outil dispose de plusieurs vues pour une visualisation facilitée : liste, colonne ou board. On peut également exporter le tableau blanc et le partager sous différents formats (image, PDF, Zip, documents Microsoft Office etc.).

À noter : la plateforme Klaxoon peut être connectée à Microsoft Teams, Jira et Dropbox.

Favorisez les interactions et la collaboration

Personne n’aime perdre son temps lors de réunions à rallonges. Pour des participations plus fluides, il est essentiel de bien coordonner les échanges. Cependant, équilibrer le temps de parole et permettre à chaque collaborateur de s’exprimer n’est pas si simple… Voici quelques outils Klaxoon qui peuvent faire la différence.

Organisez des visioconférences en toute simplicité

En tant que solution Saas, la Workshop Platform de Klaxoon peut-être utilisée depuis n’importe où. Elle inclut notamment un outil de visioconférence simple et maniable : Live. Son petit plus ? Ce dernier inclut des templates de réunions préchargés, pour un maximum d’efficacité.

Mais ce n’est pas tout : pour cadrer les prises de paroles et rythmer les ateliers, Klaxoon intègre également plusieurs solutions intéressantes, accessibles en un clic :

• Un chronomètre.

• Un minuteur.

• Un outil de pause.

Dynamisez vos workshops en interagissant avec vos participants

Il n’est pas rare que l’attention décroche en cours d’atelier… Pas de problème, Klaxoon intègre de nombreux outils pour favoriser la participation des collaborateurs. On peut, par exemple :

• Demander des avis : bien utile, l’outil Question inclut une dizaine de templates (votes, évaluations, questions ouvertes, Oui/Non, etc.).

• Créer des sondages grâce à l’outil du même nom.

• Organiser des quiz pour vérifier les connaissances et susciter plus d’intérêt.

• Créer des nuages de mots grâce à la fonctionnalité de brainstorming Storm.

Il est ainsi possible d’obtenir des retours en temps réel et d’encourager les interactions durant le workshop. De plus, ce dernier peut-être parfaitement séquencé grâce à l’outil Session. Pratique, n’est-ce pas ?

Boostez l’engagement de vos équipes

Une présentation, c’est bien, mais inclure vos collaborateurs et les rendre partie prenante des ateliers, c’est mieux. Parfois, il est plus facile de faire passer un message au moyen d’un jeu. Il est aussi important de s’assurer que les équipes aient bien retenu l’ensemble des informations. Ça tombe bien, Klaxoon met à disposition des fonctionnalités pour que vos workshops soient inoubliables.

Gamifiez les ateliers pour motiver vos participants

La gamification a de nombreux avantages :

• Elle permet d’augmenter la productivité et l’intérêt de vos collaborateurs. 

• Elle stimule leur implication et les rend plus motivés.

• Elle permet de développer les compétences et de faciliter la communication d’un message.

Sur Klaxoon, l’outil Aventure permet de créer des parcours ponctués de quiz en 1 à 10 étapes. À la fois visuellement attrayants et instructifs, ils vous permettront de booster l’engagement au sein de vos workshops. Incluant du texte, des vidéos et des images, ils sont parfaits pour mettre en valeur toutes sortes de contenus.

La fonctionnalité Mission, quant à elle, propose également un parcours ludique, mais favorise plutôt l’exploration libre des informations. Elle peut être couplée aux outils Mémo, Sondage et Quiz pour plus d’efficacité.

Ne perdez plus les bénéfices de vos workshops

Une fois l’atelier terminé, il suffit de synthétiser les avancées grâce à l’outil Article. Il est aussi possible de mettre en place un fil d’actualité grâce à la fonctionnalité Journal. Cette dernière enverra des notifications au sein de Klaxoon ou par mail, afin que les participants aient toujours le même niveau d’information.

Vous pouvez aussi créer des espaces privés pour garder la trace de tous les ateliers organisés avec la fonctionnalité Network. Parfait pour tenir tous les collaborateurs, absents ou présents, informés !

Des solutions pour tous les budgets

La plateforme collaborative Klaxoon propose une formule gratuite, qui contient les fonctionnalités Board et Question. Elle permet notamment de créer 5 Boards comprenant jusqu’à 100 idées chacun et d’intégrer jusqu’à 15 collaborateurs par tableau. Des templates gratuits sont inclus.

Il y a également plusieurs formules payantes :

• La formule Workshop Lite, à 19,90 euros par utilisateur et par mois, en facturation mensuelle et sans engagement. Elle donne accès aux templates premium et permet une création illimitée de Boards. Ces derniers peuvent inclure jusqu’à 100 collaborateurs.

• La formule Workshop Suite, à 24,90 euros par utilisateur et par mois, en facturation mensuelle et sans engagement. Elle donne accès à toutes les fonctionnalités de la suite, à un studio d’édition et à des activités illimitées (qui peuvent aller jusqu’à 100 collaborateurs chacune).

En optant pour l’abonnement annuel, une économie de 50 % peut être réalisée. Pour aller plus loin, Klaxoon propose également une formule Entreprise, qui comporte notamment :

• Un accompagnement sur-mesure.

• Des statistiques.

• Un support téléphonique.

Pour en savoir plus sur les tarifs de cette dernière solution, il suffit de contacter Klaxoon.