Suite bureautique : les questions à se poser pour passer au dématérialisé

Et si vous passiez au dématérialisé ? Du pack Office que l’on achète à l’abonnement Microsoft 365, le pas peut être effrayant à franchir. Pour vous aider dans votre choix, posez-vous les bonnes questions !

Le logiciel dématérialisé, ça n’a rien de nouveau, et ça n’a même pas attendu le début des app stores pour séduire de nombreux utilisateurs. Le changement constaté ces dernières années est double : d'une part, le dématérialisé est devenu le mode dominant, voire exclusif dans certains secteurs, de distribution du logiciel.

L’autre bouleversement réside dans le modèle économique. À quelques exceptions près, on trouve essentiellement d’un côté des applications essentielles vendues en licence permanente, et de l'autre des applications plus diversifiées ou spécialisées proposées de plus en plus souvent sous la forme d’un abonnement. L’exemple le plus emblématique de cette mutation est Microsoft Office, qui va bientôt fêter les 30 ans du fameux « pack Office » (déjà composé en 1990 de Word, Excel et PowerPoint), et qui propose depuis quelques temps en parallèle l'offre Microsoft 365, doté entre autre de services Cloud tels que OneDrive et Teams.

Que vous cherchiez une solution pour adapter votre entreprise au télétravail, que vous souhaitiez passer aux outils collaboratifs de communication ou que vous vouliez renforcer la sécurité de vos appareils face aux cybermenaces, la question du dématérialisé va très vite se poser à vous. Voici quelques questions à avoir en tête pour faire le bon choix !

Pack Office, abonnement Microsoft 365 : quelles différences ?

Le pack Office Famille et Petite entreprise

Depuis de nombreuses années, Microsoft propose un pack Office à destination des PME avec Office Famille et Petite Entreprise. Ce pack est disponible en version « boîte » ou par achat d'une clé de téléchargement.

La version 2019 actuelle propose, pour un achat définitif de 299 euros TTC, les versions complètes de Word, Excel, Outlook, PowerPoint et OneNote. Cette licence est valable pour 1 PC sous Windows ou 1 Mac.

Microsoft 365, l'abonnement sur-mesure

Anciennement connu sous le nom d’Office 365, Microsoft 365 réunit les applications de la suite Office, le stockage en ligne OneDrive, et d’autres applications et services selon les formules, assez nombreuses puisque Microsoft 365 se décline à la fois pour le grand public et les entreprises, des TPE aux grands comptes. Pour les PME, trois abonnements sont disponibles :

Microsoft 365 Business Basic : c'est l'offre la plus condensée et la plus légère de l'éditeur, puisqu'elle propose exclusivement les versions web des logiciels de la suite Office, ainsi que Exchange, OneDrive, SharePoint et Teams à installer sur 1 ordinateur.
Tarif abonnement : 4,20 Euros HT par utilisateur et par mois.

Microsoft 365 Business Standard : en plus d'offrir la version téléchargeable des logiciels Office, cette formule donne accès à OneDrive ainsi qu'aux outils de communication Exchange, SharePoint et Microsoft Teams. On y trouve en outre les logiciels Publisher et Access, et la possibilité d’utiliser la solution sur 5 ordinateurs.
Tarif abonnement : 10,50 euros HT par mois et par utilisateur.

Microsoft 365 Business Premium : le palier le plus complet pour les PME propose bien évidemment tous les logiciels de la version Business Standard, mais y ajoute InTune et Azure Information Protectio pour offrir une sécurisation renforcée du parc d'appareils.
Tarif abonnement : 16,90 euros HT par mois et par utilisateur.

Quelles sont les plateformes incluses dans Microsoft 365 ?

L’abonnement Microsoft 365 vous donne accès à toutes les applications Office sur Windows et macOS. Chaque utilisateur du service peut installer ces applications sur son poste de travail, sur un maximum de 5 PC ou Mac. Word, Excel, PowerPoint, Outlook et OneNote sont disponibles sur les deux plateformes desktop, dans des versions assez similaires, même si des différences peuvent apparaître entre les deux environnements, les nouveautés n’étant pas toujours adoptées au même rythme, et chaque système ayant ses spécificités.

Sur PC, on dispose en plus des applications réservées à Windows, à savoir Publisher et Access, qui ne sont jamais sorties sur Mac, même si Word sur Mac a traditionnellement inclus des fonctions de mise en page assez proches de celles de Publisher.

L’abonnement à Microsoft 365 va également permettre d’utiliser Office sur deux autres plateformes. La première est le web : des versions pour navigateur de Word, Excel, PowerPoint et OneNote existent maintenant depuis quelques années, et se sont enrichies de fonctionnalités de collaboration en temps réel. En se connectant avec son compte Microsoft 365, un utilisateur peut exécuter ces versions web et travailler sur les documents stockés sur son espace OneDrive depuis n’importe quel ordinateur, même si les versions desktop des applications ne sont pas installées. La collaboration en temps réel fonctionne y compris entre les versions web et desktop, avec affichage des modifications.

Sur smartphone et tablette, les versions mobiles de Word, Excel, PowerPoint, OneNote et Outlook peuvent être utilisées sur iOS, Android et ChromeOS. Là encore, on pourra interagir en temps réel sur un document en collaboration, ce qui permet à différents utilisateurs de travailler ensemble qu’ils soient sur Mac, PC, sur le web ou en mobilité.

Quels services sont associés à l’abonnement ?

Un abonnement à une suite logicielle dématérialisée donne accès à des applications, mais aussi à des services qui s’intègrent à ces applications pour créer de la valeur auprès de l’utilisateur. Ainsi, toutes les formules de Microsoft 365 fournissent au moins 1 To de stockage cloud OneDrive, qui va permettre de disposer de ses données personnelles à distance et de les synchroniser entre ses différents appareils, PC, Mac ou mobiles.

Les formules Business Standard, Business Basic et Business Premium ouvrent également accès au mail et au calendrier via Exchange, aux sites Intranet avec SharePoint et à Microsoft Teams, la nouvelle solution de messagerie collaborative de Microsoft qui permet de se tenir informé, de discuter avec son équipe sur des canaux dédiés et de réaliser des visioconférences.

Comment s’effectuent les mises à jour ?

La gestion des mises à jour des logiciels est un des points clés qui ont radicalement évolué avec le passage du modèle de l’achat à celui de l’abonnement, et c’est le cas avec Office. Traditionnellement, la suite Microsoft Office était commercialisée sous la forme d’éditions successives. Vous avez forcément utilisé Office 95, 97, 2007 ou encore 2010. Chaque version majeure du pack Office apportait un grand nombre de nouvelles fonctionnalités, voire une refonte complète de l’interface. Les logiciels continuaient à être mis à niveau, notamment via des « Service Pack », mais il s’agissait essentiellement de corrections de bugs ou de failles de sécurité.

Le modèle d’Office 365, puis aujourd’hui Microsoft 365, suit celui d’autres logiciels ou suites passés en mode « SaaS » (Software as a Service). Vous payez un abonnement, et les logiciels sont régulièrement — généralement à une fréquence mensuelle — mis à jour avec de nouvelles fonctionnalités. Dans les évolutions récentes, on peut citer le « Rédacteur » qui analyse votre texte pour déceler des fautes, mais aussi des formulations incorrectes, la gestion des GIF animés ou des SVG dans PowerPoint, les étiquettes de confidentialité, ou encore des suggestions automatiques dans Outlook. Bref, des logiciels qui bougent en permanence, et sur toutes les plateformes intégrées dans l’abonnement.

Où sont stockées les données ?

Une des clés du dématérialisé réside dans le stockage cloud. Dans le modèle traditionnel, les données sont stockées sur le poste de travail de l’utilisateur. Sans revenir au temps de la disquette, l’époque pas si lointaine où on avait son disque dur ou sa clé USB avec soi est caractéristique de ce modèle qui a encore son intérêt : il est tout à fait recommandable d’avoir sur soi des copies de fichiers accessibles localement et sans nécessiter de connexion Internet ou de stockage sur des serveurs distants.

Dans Microsoft 365, comme nous l’avons évoqué plus haut, chaque utilisateur dispose d'1 To de stockage en ligne sur OneDrive. Selon Microsoft, ces données sont protégées lors de leur transit par le système de chiffrement TLS, et au repos par une clé AES256 unique. Le personnel ayant accès aux centres de données est limité et vérifié par une authentification à plusieurs facteurs.

Que va permettre ce stockage en ligne ? D’abord de se connecter à ses données de manière distante. Avec une interface web, vous pouvez ouvrir un document Word ou une présentation PowerPoint et travailler dessus via le cloud. Vous pouvez aussi télécharger localement vos fichiers et, via OneDrive sur Windows, Mac ou mobile, synchroniser votre espace de stockage cloud avec votre poste de travail.

OneDrive est également la brique qui rend possible la collaboration de plusieurs utilisateurs sur un même fichier. Les applications Office permettent la co-édition en temps réel, avec affichage immédiat des modifications de chaque utilisateur sur desktop, mobile ou sur le web.

Et en parlant de collaboration, OneDrive s’intègre naturellement avec Microsoft Teams pour partager des documents avec son équipe, ou travailler directement au sein de Teams sur des fichiers puisque la messagerie permet d’appeler les versions web des applications Office directement dans son interface.

Le dématérialisé est-il fait pour vous ?

Vous avez donc les données en main et le choix entre deux approches. Laquelle est la plus judicieuse pour votre activité ?

L'abonnement Microsoft 365

Le Cloud et Microsoft 365 présentent l’intérêt d’un service évolutif, qui apporte plus qu’un accès à des logiciels pour PC ou Mac. Il fournit également des versions web et mobiles de ces applications, et des mises à jour de sécurité et des nouvelles fonctionnalités régulièrement. A cela s'ajoute un espace de stockage en ligne sécurisé, et l'accès à plusieurs outils collaboratifs comme Teams. Pour accéder à cette offre, vous payez un service continu : si vous arrêtez l’abonnement, vous n’avez plus accès à vos applications et à vos documents. En outre, les évolutions constantes de fonctionnalités ont leur intérêt, mais peuvent aussi ne pas convenir à des utilisateurs qui aiment la sécurité d’un logiciel qui ne change pas tous les mois.

Cette option est faite pour vous si les employés de votre entreprise ont chacun des méthodes de travail différentes (télétravail pour certains, déplacements fréquents pour d'autres…), si vous travaillez beaucoup sur le Cloud ou si votre entreprise manipule des données sensibles aux cybermenaces.

Le pack Office Famille et Petite Entreprise 2019

Concrètement, vous en faites l'acquisition une fois pour toutes. Le prix de départ est plus élevé, mais une fois la licence acquittée, c’est tout ce que vous payez. Vous pouvez utiliser Word, Excel ou PowerPoint à l'envi, sans vous préoccuper d'un quelconque abonnement. Et c’est peut-être tout ce dont votre activité a besoin : toutes les entreprises ne nécessitent pas un serveur Exchange, un accès mobile ou web à ses documents, ou des solutions de collaboration en temps réel.

Il faut toutefois bien rappeler que les mises à jour de sécurité proposées sur ce pack ont une durée limitée dans le temps : vos logiciels seront infaillibles durant plusieurs années, mais au-delà d'un certain âge, pour des raisons évidentes de sécurité, Microsoft vous recommandera de passer à une version ultérieure.

La réponse à la question dépend donc peut-être de votre activité. Si vous avez un besoin accru de collaboration entre vos équipes et d’accès en mobilité ou à distance à vos documents, passer à une solution par abonnement comme Microsoft 365 peut constituer une proposition clé-en-main et évolutive. Si vos besoins se situent essentiellement au niveau applicatif, et si vous privilégiez la stabilité des fonctionnalités et un prix initial pour un achat définitif et une utilisation de vos logiciels qui ne soit pas liée à un abonnement, l'option Office Famille et Petite Entreprise est faite pour vous.