Pourquoi utiliser Zoho Workplace ?
Conçu comme un espace de travail complet, Workplace réunit en une seule interface l’ensemble des outils nécessaires pour collaborer en mode projet. Voici un panorama des principaux logiciels qui composent cette suite bureautique.
Zoho Writer
Cet outil de traitement de texte permet de créer et éditer des documents, pouvant être annotés et modifiés par plusieurs collaborateurs. Writer est également doté d’une fonction Publisher, permettant de faciliter la publication en ligne, et du certificat électronique. Il est compatible avec Microsoft Word.
Zoho Sheet
Le tableur proposé par Zoho fonctionne sur le même principe que Microsoft Excel, dont il reprend les principales propriétés. Il est possible de l’utiliser pour hiérarchiser des données avec les options de filtres, mais aussi construire des tableaux croisés dynamiques complexes. Il est compatible avec les outils collaboratifs les plus courants, comme Slack et Trello. Conçu pour évoluer en fonction des besoins des utilisateurs, Sheet est construit avec le script Deluge et peut intégrer des fonctionnalités personnalisées.
Zoho Show
Show permet de créer des présentations à partir d’une centaine de templates et d’y ajouter des vidéos, des animations ou des infographies. L’outil est compatible avec Microsoft PowerPoint.
L’espace de stockage WorkDrive
Il permet à la fois de sauvegarder les documents créés avec les outils bureautiques Zoho dans le cloud et d’importer des fichiers personnels stockés sur son appareil. WorkDrive est également doté de fonctions collaboratives permettant de partager l’espace entre plusieurs usagers et de définir des droits d’accès aux documents. Côté sécurité, WorkDrive est protégé par une technologie de cryptage au repos AES 256 bits et le chiffrement SSL/TLS. Ces normes sont cependant moins fortes que le chiffrement de bout en bout. Pour une protection renforcée du compte utilisateur, il est possible d’activer l’authentification multifacteur.
En complément : les outils de communication
Lancé avant la suite logicielle, le client messagerie Zoho Mail s’intègre parfaitement aux autres produits. Il est enrichi de nombreuses fonctionnalités destinées à fluidifier le travail d’équipe, telles que Streams, qui permet de créer des groupes de conversation, de commenter des messages et de partager facilement un calendrier, des tâches ou des notes. La plateforme de visioconférence Zoho Meeting permet d’organiser des réunions avec des collaborateurs et des intervenants extérieurs, tandis que le chat Zoho Clic permet de structurer les échanges entre différents membres de l’équipe et de réaliser des appels vidéo/vocaux. Avec Connect, il est même possible de créer un réseau social d’entreprise.
Zoho Workplace intègre également sa propre solution d’IA générative, sous la forme de l’assistant virtuel Zia, pour aider l’utilisateur à créer des textes ou des graphiques.
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Comment utiliser Zoho Workplace ?
Zoho WorkPlace est exclusivement proposé sous la forme d’abonnements payants. Seule l’application de messagerie, comprenant un espace de 5 Go de stockage pour les messages et 25 Mo de pièces jointes maximum, est disponible en version freemium (gratuite à vie). La création de compte, impliquant la saisie de données personnelles, est requise dans tous les cas. Un essai gratuit de 15 jours peut être activé pour tester les différentes fonctionnalités de Workplace (sans saisie des coordonnées bancaires).
Les formules payantes de Zoho Workplace
Zoho propose trois formules aux fonctionnalités plus ou moins étendues, pour couvrir les attentes des petites et grandes structures :
- Forfait mail uniquement : proposé à 0,90 € par utilisateur et par mois, il comprend uniquement le client de messagerie et les options qui lui sont associées, comme la personnalisation de plusieurs domaines, les calendriers partagés et l’accès aux applications iOS et Android.
- Plan Standard : inclut Zoho Mail avec 30 Go de stockage mail et 10 Go de stockage de fichiers sur WorkDrive (par utilisateur), ainsi que toutes les applications bureautiques, Zoho Clic et Zoho Meeting. Le nombre de fichiers créés via les applications est illimité. L’utilisation synchronisée est bridée à 50 collaborateurs. Tarif : 2,70 € par utilisateur et par mois, pour une facturation annuelle.
- Plan Business : inclut toutes les fonctionnalités incluses dans le plan standard, avec des options supplémentaires (pièces jointes jusqu’à 1 Go, chat sécurisé et reporting), ainsi que l’outil de visioconférence Zoho Meeting étendu à 100 participants et Zoho Connect. Tarif : 5,40 € par utilisateur et par mois, pour une facturation annuelle.
Une synchronisation sur tous les appareils
Dans le cadre de la souscription à une formule payante, il est possible d’accéder à Zoho Workplace via les applications mobiles disponibles sous iOS et Android, qui reprennent les mêmes fonctionnalités que la version web. L’usager peut accéder à son espace et retrouver l’ensemble de ses fichiers après s’être connecté avec ses identifiants. Les modifications effectuées depuis un appareil mobile sont automatiquement synchronisées et sauvegardées.
Quelles sont les alternatives à Workplace ?
Zoho Workplace se compose d’une large gamme d’applications bureautiques collaboratives en mode SaaS, à l’instar des solutions proposées par les GAFAM, telles que Google Workspace et Microsoft Office 365. Plutôt accessible d’un point de vue financier, elle présente quelques lacunes en ce qui concerne la sécurité. Des alternatives existent pour les entreprises amenées à manipuler des informations sensibles.
Skiff
Skiff est un logiciel de messagerie qui a enrichi son offre avec des outils collaboratifs, comme l’édition de documents et le partage de calendrier. Il met également à disposition des usagers un espace de stockage sécurisé par cryptage (chiffrement de bout en bout). La suite logicielle est encore incomplète (pas de tableur ni d’outil d’édition de slides).
OnlyOffice
OnlyOffice est une suite bureautique axée sur la confidentialité et auto-hébergée comprend toutes les applications indispensables, du traitement de texte au tableur, en passant par les outils de création de présentations et de formulaires.