Avis Monday (mars 2024) : voilà pourquoi tout le monde en parle

Le printemps 2024 est arrivé et les projets fleurissent. Pour remplir ses objectifs, il est essentiel de bien s'organiser. Pour cela, pas de surprise, rien n'est plus efficace qu'une solution de productivité. Il existe de nombreux logiciels spécialisés en gestion de projet : Microsoft Loop, Asana, Notion et bien plus encore. Aujourd'hui, découvrons Monday.com, un outil plébiscité par des utilisateurs du monde entier.

Spécialisé dans la planification de tâches et la gestion d'équipes, le programme Monday.com faisait, à l'origine, partie de la solution de création web Wix. Désormais géré de manière indépendante, il est prisé par les chefs d'équipes et autres managers, quel que soit le domaine d'activité.

Ce logiciel est réputé pour son adaptabilité : il est, en effet, possible de gérer n'importe quel projet, qu'il soit de petite ou de grande taille. L'autre point fort de Monday est, sans nul doute, son excellente expérience utilisateur. On apprécie également le large rayon des options proposées, que ce soit dans le domaine de la communication, du brainstorming mais aussi de la gestion de documents.

Cet outil est très régulièrement mis à jour. Voici les dernières évolutions annoncée par les développeurs :

• La possibilité de créer des tableaux ou des mises en pages personnalisés dans Doc.
• Une nouvelle option de réponse mail aux mises à jour.
• Une fonctionnalité de texte dynamique qui récupère des données en temps réel au sein des tableaux.
• La création du tableau blanc en ligne WorkCanvas. Ce dernier inclut notamment des modèles prédéfinis et synchronisés.

Découvrons ensemble la solution Monday.com.

Qu’est-ce que Monday Work Management ?

Monday.com est un programme SaaS entièrement personnalisable, conçu pour aider les organisations à atteindre une efficacité opérationnelle optimale.

L'objectif est de vous aider à suivre les flux de travail ainsi qu'à visualiser les informations et à renforcer la communication entre collègues. Cela se traduit par la mise en place de diagrammes Gantt ou kanban, de feuilles de route agiles, de graphiques, de formulaires et plus encore. En outre, il y a de larges possibilités d’automatisation des tâches et d’intégration d'autres applications.

Pourquoi utiliser Monday.com ?

Un outil flexible et intuitif

De manière générale, cette plateforme est très facile à prendre en main car son utilisation est pensée pour être très intuitive. L’interface se veut ergonomique, fluide, et permet ainsi aux collaborateurs rôdés à la pratique du numérique de faire un gain de temps considérable et de simplifier les actions et les processus.

Toutefois, ceux qui débutent dans l’utilisation de logiciel peuvent vite se perdre, tant les fonctions sont nombreuses.

C’est ce qui fait pourtant sa force : Monday est un logiciel “bac-à-sable” que l’on peut façonner comme on le souhaite. Les dashboards générés peuvent servir à la gestion de projet, de campagne de communication, de tunnel de commande… 

Une fois formé et habitué à l’outil, chacun peut configurer très facilement son environnement en fonction des besoins de l’équipe. Monday simplifie également la collaboration et la communication en permettant une plus grande simplicité des échanges.

Un programme SaaS multiplateforme

Monday est une plateforme de gestion de tâches accessible en SaaS (Software as a Service), c’est-à-dire qu'elle est hébergée dans le cloud par le fournisseur de service. Les entreprises n’ont donc pas besoin de gérer l’hébergement de leur environnement, leur sécurisation ou encore les mises à jour du logiciel.

De plus, Monday.com se veut accessible sur internet depuis n’importe quel navigateur web ou appli mobile. Les collègues nomades peuvent ainsi se connecter sur leur compte à tout moment et n’importe où, pourvu qu’ils aient un accès à internet. Cela facilite notamment les personnes en télétravail et les collègues répartis dans plusieurs bureaux.

Qui utilise Monday.com ?

Grâce à sa grande flexibilité, Monday est adapté à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. De la TPE au grand compte en passant par la PME, la start-up ou l’ETI, chacun peut y trouver son compte dans l’utilisation de ce logiciel. De grands noms l'ont adopté : Coca-Cola, Axa, Carrefour, BNP Paribas…

Cette app est également pensée pour s’adapter aux besoins de tous les secteurs d’activité. Si elle convient aux métiers du numérique et du digital, sa personnalisation complète d’interface peut répondre à un grand nombre de métiers.

Ainsi, chaque département d’une même société peut disposer de son propre espace. Ressources humaines, commerciaux, départements techniques, opérationnels ou logistique… Selon les besoins et les modules choisis, la plateforme peut couvrir toutes sortes de missions, dans des domaines variés. 

En termes de taille d’équipe, le logiciel propose d’utiliser ses différents plans payants lorsqu'elles sont composées de 3 personnes minimum. Les freelances et les solopreneurs devront se contenter de la version gratuite ou d’une autre option comme Notion, Asana ou Trello. 

Comment utiliser Monday Work Management ?

Création de compte

Créer un compte est extrêmement simple. Lorsque vous arrivez sur la page d’accueil de Monday, sélectionnez le type de tâches que vous souhaitez gérer dans votre espace (gestion de projet, processus opérationnels, ventes…) et cliquez sur le bouton “Commencer”.

Vous arrivez sur une page d’authentification dans laquelle vous pouvez connecter votre compte Google ou entrer votre adresse mail professionnelle. En cliquant sur “Continuer”, vous pourrez renseigner votre nom, votre mot de passe et le nom de votre compte.

Choix de l’activité et des espaces de travail

Le logiciel va ensuite cibler le type d’interface idéale pour votre gestion de tâches en vous posant quelques questions sur votre poste, votre société et vos besoins. 

Une fois fait, vous pouvez configurer votre premier tableau. Vous pouvez ensuite créer de nouveaux tableaux ou même de nouveaux espaces si vous gérez plusieurs groupes.

Intégrer des modèles de tableau

Si vous manquez d’inspiration pour optimiser votre espace et le rendre visuellement efficace, Monday propose un très large choix de templates prédéfinis de dashboards, quelle que soit l’organisation que vous souhaitez faire. Vous pouvez cliquer sur “Choisir un modèle” pour visualiser le catalogue de templates ou cliquer sur le petit onglet “Commencer de zéro” pour avoir un tableau vierge.

Personnalisez vos tableaux

Chaque dashboard est composé de groupes. Un groupe est une section qui contient vos missions ou “éléments”. Chaque groupe possède un code couleur personnalisable et peut désigner n’importe quoi : une semaine, un mois, un sprint, un projet, etc.

Une fois que vous avez ajouté vos groupes dans votre tableau, vous pouvez créer de nouveaux éléments dans vos groupes. Un “élément” correspond à une nouvelle ligne individuelle dans un groupe. Selon votre configuration, un élément peut être une tâche, un projet, un client, etc.

Enfin, il y a les colonnes. Les colonnes ont été pensées pour afficher toutes sortes d’informations associées à une tâche. On peut ainsi ajouter une colonne pour identifier un membre de l’équipe en charge de la tâche, ajouter des colonnes d’informations (date, numéro de téléphone…), une colonne pour afficher la progression du traitement de la tâche,... 

Intégrer des applications

Dans sa volonté d’être un outil de centralisation du flux de travail, Monday donne la possibilité d’intégrer un très grand nombre d’applis tierces.

Vous pouvez ainsi vous connecter facilement à des plateformes externes comme Google, Slack, Teams, Dropbox, Typeform… Choisissez les apps avec lesquelles vous souhaitez travailler dans le marketplace et ajoutez-les sur votre compte gratuitement.

Une fois l’application installée avec toutes les autorisations nécessaires, vous pouvez les intégrer à tous vos espaces ou tableaux, ou bien seulement quelques-uns. 

Pour certaines applis, une colonne intégration est prévue pour maintenir la connexion à Monday et l’application. Vous êtes libre de configurer les paramètres de l’application et de la supprimer quand vous le souhaitez.

Les principales fonctionnalités

Une gestion de projet survitaminée

Vous l’aurez compris, la fonctionnalité principale de Monday est la planification et la gestion de projets, sous forme de tableaux de bord. Chaque collaborateur peut, en un coup d'œil, suivre l’avancée d’un projet ou d’une tâche, à qui cette dernière est attribuée, ainsi que les deadlines associées ou encore les budgets.

Monday permet également d’effectuer un suivi du temps passé sur les tâches et de gérer les ressources en suivant les avancements. Les différentes vues disponibles dans le logiciel permettent à chaque collaborateur d’avoir un aperçu visuel du projet : 

• Kanban : vous pouvez hiérarchiser vos missions et suivre leur avancement à l’aide de petites fiches. Vous pouvez mieux gérer vos ressources avec ces cartes en ajoutant autant d’éléments et de sous-éléments que nécessaire. 

• Diagramme de Gantt : ce diagramme flexible et dynamique se présente sous la forme de barres horizontales pour avoir le planning prévisionnel d’un projet. Chaque barre représente une tâche. 

• Affichage Cartes : il s’agit d’un affichage très visuel avec tous les détails disponibles en un coup d'œil. Semblable à une galerie, vous pouvez trier ou modifier la vue selon vos besoins. 

• Affichage Fichiers : cette vue est disponible  pour gérer efficacement vos images et documents. Vous pouvez intégrer une colonne Fichier pour visualiser votre galerie de document plus rapidement.

Il existe d’autres vues disponibles comme la charge de travail, le calendrier, les graphiques… Vous pouvez passer d’un affichage à l’autre en quelques clics.

Par ailleurs, des outils d’automatisation sont là pour simplifier les process. Vous pouvez par exemple créer des tâches récurrentes (création de groupe, d’élément, notifications…), paramétrer des dépendances, automatiser des processus de conception ou des tableaux entrecroisés. Les plus aguerris pourront créer leurs propres automatisations personnalisées !

Des outils de collaboration

Lors de vos premiers pas sur Monday, vous devrez créer une équipe et inviter vos collègues à joindre votre espace en communiquant leur adresse mail. Vous aurez accès à une page dédiée à la gestion d'une ou plusieurs équipes ainsi que des membres qui la composent. Vous pouvez ajouter ou retirer des personnes à tout moment, mentionner et assigner des tâches, etc.

La communication entre membres est indispensable pour fluidifier les processus et gagner du temps dans votre travail. Chaque collaborateur peut mentionner un membre de sa team dans l’élément qu’il souhaite communiquer. Chaque mention est notifiée au destinataire dans son panneau de notification. Vous pouvez même voir si votre collègue a vu votre message. Il est possible de faire de même avec toute la team ! Monday ne dispose pas d’un outil de chat pour le moment, mais il est possible d’intégrer des applications comme Slack ou MS Teams pour communiquer.

Enfin, vous pouvez également inviter des personnes externes à consulter votre environnement de travail sur Monday. Il peut s'agir de prestataires, de clients, de sous-traitants, etc. Vous pouvez ainsi partager quelques éléments spécifiques sans donner d’accès complet à vos tableaux principaux. 

Pour donner l’accès à un dashboard à un invité, vous devez mettre ce tableau en mode “partagé” et inviter la personne que vous souhaitez. Vous devez avoir l’adresse mail de la personne pour envoyer une invitation. Elle sera ensuite ajoutée à la liste des invités/abonnés à votre tableau, que vous pouvez gérer à tout moment. 

Gestion des fichiers et des ressources

D’autres options permettent quant à elles de mieux gérer et suivre vos documents. Les Monday Workdocs sont des documents internes à la plateforme et totalement collaboratifs. Vous pouvez rédiger des commentaires, ajouter des annotations sur les images et les docs, attirer l’attention sur un contenu spécifique ou une portion de texte. 

Une grande variété de contenus peuvent être ajoutés dans monday, comme des vidéos YouTube, des cartes Maps, des présentations Google Drive, des maquettes… 

Afin de tout centraliser, vous pouvez également suivre vos données et KPI directement dans Monday. Vous aurez accès à des rapports et des analyses directement depuis Google Data Studio. Vous serez ainsi en mesure d’effectuer vos reportings dans un seul et même environnement, tout en accédant à vos documents et en suivant le travail de vos collaborateurs !

Monday et ses modules

Monday.com propose plusieurs modules dédiés à des pôles précis de la gestion d’entreprise. Le module principal est Monday Work Management, mais vous pouvez activer d’autres modules complémentaires pour bénéficier d'options supplémentaires, moyennant un tarif plus élevé.

Marketing et commerce

Monday Marketer 

Ce module complémentaire est conçu pour accompagner les professionnels marketing à gérer leurs campagnes et à suivre leur impact sur les prospects et les clients. Le module Marketer permet un suivi des prospects et des clients tout au long de leur parcours, de la génération de leads à la conversion en clients. Les cartes de leads peuvent être organisées suivant les étapes du parcours de l'acheteur et des priorités. Parmi les spécificités, on retrouve notamment : 

• Un tableau de bord dédié, 

• Une bibliothèque de contenus, 

• Des automatisations, etc.

Monday Sales CRM 

Le module Sales CRM de Monday.com est un outil de gestion de la relation client conçu pour aider les commerciaux à gérer et à suivre leur processus de vente. Il ajoute des fonctions pour transformer Monday en CRM commercial avec : 

• Gestion des pipelines de ventes, 

• Gestion des devis et factures, 

• Saisie et gestion de prospects, 

• Suivi des commandes de vente, 

• Automatisations des processus commerciaux, etc.

Ce module permet de centraliser toutes les données commerciales de votre canal de vente, pour optimiser votre expérience. 

Gestion de projets et développement

Monday Projects 

Le module Projects de Monday.com est un outil de gestion de projet, plus avancé que Monday Work Management, conçu pour aider les développeurs à planifier, suivre et exécuter leurs tâches plus efficacement. Avec ce module, les utilisateurs peuvent créer des tableaux personnalisables pour suivre leurs activités, les délais, les budgets, les ressources et les échéances. Ils peuvent également ajouter des fichiers, des commentaires et des mises à jour de statut en temps réel pour faciliter la collaboration entre les membres de l'équipe. Ce module apporte une véritable valeur ajoutée en termes de gestion de projet avec des tâches, des jalons, etc. On retrouve des spécificités comme : 

• Automatisation des approbations de projets.

• Répartition des tâches, changement en temps réel, planification.

• Registre de risques.

• Gestion de portefeuille.

Monday Dev

Le module Devs de Monday.com est le pendant agile de la gamme. Il est orienté tech et produit pour de la gestion de projets informatiques, de développement ou de conception de sites web. Il est également pensé pour les équipes R&D des entreprises. Le module dev permet aux développeurs de collaborer et de suivre les avancées, les bogues, les sprints et les livraisons de logiciels. Les utilisateurs peuvent créer des tableaux personnalisables pour suivre les actions, les deadlines, les bugs et les commentaires.

Le module Devs de Monday.com propose également des intégrations avec des outils de développement couramment utilisés tels que GitHub et JIRA pour une collaboration transparente. Il incorpore des options de : 

• Gestion et planification de sprints, 
• Priorisation des fonctionnalités à développer, livrer, recetter
• Remontées de bugs et tickets, 
• Roadmaps produit, etc. 
• Attribution automatique des tâches 
• Synchronisation des validations depuis le référentiel de code 

Les tarifs de Monday

Version gratuite

Monday.com est disponible gratuitement pour des équipes de 2 collaborateurs maximum. 

Les travailleurs indépendants peuvent donc s’en servir pour gérer leurs projets sans débourser un centime. Les features sont limitées dans cette version gratuite. Il est cependant possible de tester Monday et toutes ses fonctions pendant 15 jours pour connaître vos besoins.

Dans le forfait gratuit, vous avez accès aux fonctions suivantes : 

• 3 tableaux avec documents illimités et jusqu'à 1000 éléments.
• 200 modèles.
• Stockage de 500 Mo.
• Un tableau par tableau de bord.
• Vue Kanban.
• Fonctionnalité de recherche et de filtres simple.
• Assistance 24h/24 et 7j/7.

Les plans payants

Les tarifs des plans payants de Monday varient en fonction du nombre de membres de l’équipe, et donc d’utilisateurs dans votre espace de travail. 

Si votre équipe est composée de 5 personnes, la tarification des plans s’organise comme suit : 

• Basique : 9 € / utilisateur / mois, soit 45 € / mois facturé à l’année
• Standard : 12 € / utilisateur / mois, soit 60 € / mois facturé à l’année
• Pro : 19 € / utilisateur / mois, soit 95 € / mois facturé à l’année

Chaque plan intègre des fonctionnalités supplémentaires en plus de celles du plan inférieur.

Au-delà de 40 personnes, vous devrez effectuer un contact commercial pour connaître les prix proposés pour chaque plan.

Enfin, il existe le Plan Entreprise qui ouvre accès à toutes les fonctionnalités disponibles de Monday, dont certaines complètement exclusives à ce type d’abonnement. 

Le support de Monday Work Management

L'assistance est accessible 7/7j et 24/24h, que ce soit à l’adresse mail support@monday.com ou via le formulaire de contact sur votre compte.

Le support s’engage à apporter une réponse dans les heures qui suivent votre demande. Les abonnés au forfait “Entreprise” bénéficient quant à eux d'un délai de réponse d’environ 10 minutes !

Aide, webinaires et guides

Monday.com propose également un grand nombre de ressources pour apprendre à maîtriser leur outil et à découvrir leurs fonctions dans les détails. 

Tous les clients, même ceux avec la formule gratuite, peuvent accéder : 

• aux informations et conseils sur le blog

• au forum communautaire pour poser des questions

• au centre d’apprentissage dans lequel on retrouve des guides, des tutoriels et des contenus de formation (texte et vidéo)

• à des webinaires réguliers

Conclusion

Monday est un logiciel de gestion de travail largement reconnu pour sa polyvalence et sa grande flexibilité, et il ne déroge pas à sa réputation.

Avec ses nombreuses fonctionnalités personnalisables, Monday peut répondre aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Les tableaux visuels et les rapports d'analyse intuitifs, rapides à prendre en main et simples à configurer permettent aux collaborateurs de mieux comprendre leurs projets, de suivre leur progression et de prendre des décisions éclairées en temps réel. Avec des modules spécifiques tels que le module Sales CRM, Projects, le module Dev et le module Marketing, Monday.com pousse encore plus loin les possibilités et se métamorphose au gré des besoins. 

En somme, si vous cherchez une solution tout-en-un pour améliorer la gestion de votre travail, le tout à un prix plus qu’abordable pour des équipes à taille humaine, monday.com est certainement une option à considérer.