Pourquoi utiliser N2F ?
Disponible en version web, mais aussi sous forme d'application mobile pour Android et iOS, le logiciel N2F est pratique pour de nombreux professionnels. Les utilisateurs voient leur temps de gestion de notes de frais largement diminué, sans oublier qu'ils ont accès à de nombreuses autres fonctionnalités, particulièrement utiles pour les gestionnaires d'entreprises. Traitement, audit, comptabilité, paiements, etc. : découvrez quelques-unes des fonctionnalités proposées par N2F.
La dématérialisation rapide des notes de frais
N2F, c'est simple : les utilisateurs n'ont qu'à prendre en photo leurs reçus depuis l'application. Par le biais d'un scan intelligent, le logiciel s'occupe d'extraire les données (date, montant, devise, taxes, volume de carburant, type de repas, etc.) et remplit automatiquement la note de frais. En moins de 5 secondes, l'utilisateur en a fini avec sa note de frais.
De plus, avec N2F, il n'est plus nécessaire de conserver ses justificatifs papier. Avec l'option d'archivage à valeur probante, les utilisateurs sont assurés que leurs données sont conservées par le logiciel pendant 10 ans avec la valeur légale. En plus d'un avantage pratique, il existe un réel avantage environnemental lié à cette dématérialisation des notes des frais.
Des fonctionnalités supplémentaires de gestion comptable et administrative
Le logiciel N2F ne s'arrête pas à la gestion de notes de frais. Il inclut des fonctionnalités de comptabilité avancée, d'audit, de reporting, de business intelligence ou encore de paiement.
Les utilisateurs (notamment les comptables et dirigeants) peuvent :
- Gérer les indemnités forfaitaires ou kilométriques liées aux déplacements des collaborateurs ;
- Retrouver une écriture comptable directement sur leur logiciel interne ;
- Se délester de la gestion des factures ;
- Approuver les notes de frais ;
- Organiser et analyser les dépenses ;
- Rembourser les employés ;
- Etc.
La personnalisation de la politique de frais
N2F enregistre les notes de frais, mais pas que. Les utilisateurs habilités (gestionnaires d'entreprises) peuvent personnaliser le traitement des notes de frais.
Depuis l'application ou sur le web, ils peuvent alors :
- Vérifier et approuver chaque note de frais individuellement ;
- Définir des limites de dépenses (plafonds bloquants ou avertissants, plafonds par période, etc.) ;
- Choisir les différentes étapes de validation d'une note de frais ;
- Choisir les conditions de validation en fonction d'un ou plusieurs critères (montant, projet, client, etc.) ;
- Suivre l'état d'avancement des notes de frais dans l'entreprise, jusqu'à leur remboursement ;
- Etc.
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Comment utiliser N2F ?
Pour bénéficier des services de gestion du logiciel N2F, les professionnels intéressés doivent choisir une formule d'abonnement (business, entreprise, avancée) au prix fixé selon les fonctionnalités ouvertes.
Il est nécessaire de disposer d'un compte utilisateur pour commencer à rentrer ses notes de frais. Ce dernier doit être créé à partir d'une adresse mail et d'un mot de passe. L'utilisateur doit également renseigner la taille de l'entreprise au moment de la création de son compte.
N2F est disponible sous forme de service web, mais aussi d'application à télécharger sur les appareils Android et iOS compatibles, notamment via un fichier APK. Le logiciel N2F s'intègre facilement avec les logiciels déjà utilisés dans l'entreprise (comptabilité, ERP, etc.).
Quelles sont les alternatives à N2F ?
N2F n'est pas le seul logiciel de gestion de notes de frais auquel peuvent avoir recours les professionnels en entreprise.
En effet, il est possible d'utiliser d'autres logiciels de gestion dans leur version web ou de télécharger leurs applications. On pense notamment à Onexpense ou à iZyFrais, proposant des services similaires à ceux de N2F.