Pourquoi utiliser Zeendoc ?
Zeendoc a pour objectif de résoudre les problématiques du classement et de l'archivage de documents auxquelles les entreprises font face. Il leur offre alors la possibilité de retrouver en un clic tous leurs fichiers administratifs, dans une base de données centralisée. Cela supprime le risque d'égarer un fichier et réduit le temps passé à chercher un document spécifique.
Un archivage électronique sécurisé
Stocker un document sur Zeendoc est assez simple. La plateforme accepte tout type de fichiers numériques, qu'ils aient été envoyés par mail, déposés directement ou encore via une imprimante virtuelle. Il est aussi possible d'y importer des documents papier, sachant que la plateforme est compatible avec tous les scanners et copieurs. L'outil va même plus loin avec des fonctionnalités très avancées comme :
- La suppression des pages blanches
- Le redressement des documents
- Les différentes solutions de découpage : par codes-barres, par séparateur, par RAD, par tampon, etc.
- La recherche facilitée de fichiers par un mot présent dans le document, par une information qui a servi au classement, ou encore par caractéristiques du document (nom, statut, personne ayant déposé le fichier, etc.)
La dématérialisation des dossiers RH
Toute entreprise doit partager et stocker des fichiers RH tous les mois. Zeendoc offre une solution pour dématérialiser l'envoi des bulletins de salaire. Cette dernière est conforme à la loi El Khomri (archivage pendant 50 ans, signature électronique, horodatage, etc.).
L'application prend aussi en charge facilement les notes de frais. Après un déplacement, le collaborateur prend une photo de son justificatif et la dépose dans la base de données. L'outil reconnaît directement les informations comptables : dates, montants, etc.
La numérisation des dossiers fournisseurs
L'application permet aussi la dématérialisation des dossiers fournisseurs. Cela est particulièrement utile, sachant que 51 % des organisations traitent plus de 200 factures fournisseurs par an. Elle permet alors de :
- Suivre et gérer ses fournisseurs
- Automatiser l'envoi des factures électroniques aux fournisseurs
- Classer et exporter automatiquement les factures vers le logiciel comptable
- Gérer les droits d'accès et d'envoi des factures
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Comment utiliser Zeendoc ?
Pour obtenir les tarifs de Zeendoc, il faut contacter la plateforme. Il est possible de prendre un rendez-vous avec l'équipe commerciale directement depuis le site internet. Alternativement, l'entreprise peut demander une démonstration live pour obtenir plus d'informations.
La plateforme est accessible à la fois sur le web et sur les appareils mobiles Android et iOS.
Quelles sont les alternatives à Zeendoc ?
Il faut savoir que la facturation électronique et l'archivage numérique seront obligatoires d'ici 2026 en France. Les solutions d'achivages en ligne se font alors de plus en plus nombreuses. MyPeopleDoc est une bonne solution pour gérer et archiver tous les dossiers RH comme les bulletins de paie.
Toutes les plateformes de partage de fichiers font aussi très bien l'affaire. Google Drive et DropBox Business font partie des plus connues dans ce domaine.