Avis Microsoft 365 Online (avril 2024) - La suite en ligne de référence ?

Quels que soient nos projets en avril 2024, nous avons tous besoin de suites bureautiques. Ces programmes mettent à disposition tous les outils nécessaires pour rédiger des textes, créer des feuilles de calcul ou des présentations, partager des fichiers et collaborer en toute efficacité. L'une des meilleures solutions actuelles est, sans aucun doute, Microsoft 365 Online.

Cela fait presque 35 ans que la suite bureautique Office a été lancée par Microsoft. Depuis, elle a convaincu plus de 345 millions d'utilisateurs. On y trouve des logiciels renommés tels que Word, Excel ou encore Powerpoint. Aujourd'hui appelée Microsoft 365, cette gamme d'applications est payante. Cependant, une version gratuite existe également sur internet : penchons-nous aujourd'hui sur les fonctionnalités de Microsoft 365 Online.

Présentation de Microsoft 365 Online

Microsoft 365 est la version cloud de Microsoft Office. Anciennement nommée Office 365, elle est proposée sous la forme d'un abonnement qui donne accès aux logiciels phares de la suite bureautique Microsoft additionnée de services en ligne bien utiles, comme l'outil Teams ou le service de stockage OneDrive.

Existant depuis 2011, Microsoft 365 est déployée sur internet avec des fonctionnalités limitées. Si l'ensemble peut s'avérer un peu juste pour un professionnel, il conviendra, en revanche mieux à un particulier ou à un utilisateur curieux qui souhaite tester les logiciels.

Cette suite a bénéficié de nombreuses mises à jour cette année :

• Ajout de checklists et arrivée d'Aptos, une nouvelle police par défaut, dans Word.
• Ajout de composants Loop dans les fichiers OneNote.
• Nouvelles formes personnalisées dans Visio.
• Lancement d'une préversion Microsoft 365 Archive avant sa sortie officielle.
• Vue tableau de bord pour les composants Loop.
• Amélioration du Text-to-Speece et des voiceovers dans Clipchamp.
• Synchronisation des données Forms avec Excel pour le web.
• Disponibilité de l'outil d'immersion 3D Mesh dans Teams.
• Lancement de 3 nouvelles solutions : Microsoft Intune Enterprise Application Management, Microsoft Intune Advanced Analytics et Microsoft Cloud PK.

Microsoft a de nombreux projets pour l'avenir. La firme est actuellement en train d'intégrer une intelligence artificielle générative au sein de ses logiciels et du moteur de recherche Bing. Copilot est capable d'écrire ou de corriger des textes, de faire des résumés de mails ou de visioconférences ou de lancer des applications.

Utilisant un index sémantique perfectionné, cet outil qui devrait rapidement être adopté par les professionnels a été intégré à Windows. Les tarifs de Microsoft 365 Copilot ont été annoncés : il faudra compter 30 dollars par utilisateur et par mois pour l'obtenir (on peut toutefois tester l'outil en ligne). Depuis le 1er novembre, les clients Enterprise ont tous accès à cette technologie. De plus Bing Chat et Bing Chat Enterprise (qui a été intégré dans l'app mobile Edge) ont été renommés Microsoft Copilot.

Une bonne nouvelle n'arrivant jamais seule, Microsoft a également annoncé le lancement de Copilot Studio, un outil permettant de personnaliser l'IA dans la suite. Depuis Février 2024, Copilot For Sales et Copilot For Service sont aussi disponibles globalement.

Pour l'heure, cette nouvelle technologie n'est pas intégrée au sein de Microsoft 365 Online. Cette dernière reste cependant tout à fait intéressante, comme nous allons le voir maintenant.

Quelles sont les fonctionnalités proposées par Microsoft 365 Online ?

Quelles sont les fonctionnalités proposées par les apps de Microsoft 365, et quelles différences peut-on observer vis-à-vis des logiciels natifs ?

Microsoft Word

Word est un produit incontournable de la famille Microsoft, et à juste titre. Le logiciel en ligne permet de créer et de mettre en forme rapidement n'importe quel type de document écrit.

Word pour Microsoft 365 Online propose à cet effet (et entre autres) :

• Plusieurs modèles prêts à l'emploi : notes, dépliants, rapports, lettres, CV. etc. ;
• L'insertion d'éléments variés : images, équations, symboles, tableaux, en-têtes et pieds de page etc ;
• Un onglet de révision avec suivi des changements, gestion des commentaires et vérification de l'accessibilité ;

• Des options de mise en page : modification des marges, de l'orientation et de la taille de la page, du retrait et de l'espacement ;
• La sauvegarde automatique des docs en ligne ;
• Le téléchargement aux formats Word (DOCX), PDF et OpenDocument (ODT)

Quelques fonctionnalités présentes dans la version logicielle manquent toutefois à l'appel. Le téléchargement des documents dans la plupart des formats courants (RTF, TXT, DOC etc.) et spéciaux (XML, DOCM etc.) sont aux abonnés absents. En outre, vous ne pourrez pas utiliser la version web pour du publipostage, l'ajout de dessins au trackpad ou encore l'utilisation de thèmes personnalisés.

Microsoft Excel

Excel est un autre logiciel phare de la suite, et voici un aperçu des fonctionnalités incluses dans sa version web :

• Modèles prêts à l'emploi : listes, calendriers, fiche budgétaire, spreadsheet etc. ;
• Insertion de différents éléments : images, formes, graphiques, tableaux (simples et croisés dynamiques), texte, équations etc. ;
• Un mode de dessin avec le curseur de la souris ;
• Un onglet formules pour insérer des fonctions de finances, logique, texte, date et heure ou encore mathématiques et trigonométriques ;
• Un onglet de gestion des données : requêtes et connexions, groupement, dissociation etc. ;
• Un onglet de révision avec commentaires et statistiques du classeur ;
• Un mode de gestion des macros : création, enregistrement etc ;
• La sauvegarde automatique des docs en ligne ;
• Le téléchargement aux formats Excel (XLSX) et OpenDocument (ODS).

Contrairement à sa version logicielle, Excel en ligne ne permet cependant pas de télécharger des modules complémentaires via l'Office Store, de réaliser tous les types de graphiques, d'utiliser le gestionnaire de noms ou encore l'outil d'analyse de scénarios. Le téléchargement des feuilles de calcul aux formats XLS, XML, CSV, XLSM, TXT ou encore PDF (entre autres) est quant à lui hélas indisponible.

Microsoft PowerPoint

Qui dit Word et Excel dit évidemment PowerPoint. La version web du logiciel de présentation intègre notamment les fonctionnalités suivantes :

• Modèles et thèmes personnalisés ;
• Insertion d'éléments : diapositives, images, icônes, formes, SmartArt, texte, bas de page etc. ;
• Un mode de dessin avec le curseur de la souris ;
• Outil de transitions avec durée prédéfinie : effets fondu, morphose, balayage, vent, fenêtre etc. ;
• Ajout d'animations variées : fondu, rotation, spirale, rayures, transparence etc. ;
• Un mode diaporama avec un outil d'entraînement ;
• Un onglet de révision avec commentaires et correction orthographique ;
• La sauvegarde automatique des présentations en ligne ;
• Le téléchargement des présentations aux formats PowerPoint (PPTX), JPEG (une image par diapositive), PDF et OpenDocument (ODP).

En comparaison avec le logiciel de bureau, on remarque que la version en ligne de PowerPoint contient moins d'effets de transitions, moins d'éléments SmartArt, moins d'animations et un outil de diaporama plus basique. Par ailleurs, les présentations créées ne peuvent pas être exportées aux formats MP4, MOV, TIFF, PNG ou encore RTF.

Les autres applications du pack Microsoft 365 Online

Outre ses trois applications principales, la suite bureautique Microsoft 365 Online intègre les logiciels suivants :

• Microsoft Outlook : un service de messagerie web complet, personnalisable et doté de fonctionnalités pertinentes (notifications, groupes, mode sombre etc.) ;
• Microsoft Teams : une app de messagerie instantanée permettant de faire des visioconférences et de partager des documents ;
• Microsoft Skype : une autre app de messagerie avec visioconférences, partage d'écran et enregistrement des appels ;
• Microsot OneNote : une application de prise de notes offrant de nombreuses fonctions comme l'insertion d'images, de son, de captures d'écrans etc. ;
• To Do : une application de listes de tâches pouvant être utilisée via Teams et Outlook ;
• Calendrier : un gestionnaire d’agenda associé à Outlook ;
• Contrôle parental : un service familial permettant de filtrer du contenu, gérer le temps d'utilisation, géolocaliser les membres de sa famille etc.
• Clipchamp : une app de montage vidéo.
• OneDrive : un espace cloud.
• Listes : un gestionnaire de liste de tâches.
• Sway : un outil de création de présentations, newsletters, CV, etc.
• PowerAutomate : un outil d'automatisation de tâches récurrentes.

Les fonctionnalités collaboratives de Microsoft 365 Online

La suite permet-elle le travail en équipe ?

La Suite Microsoft simplifie le travail collaboratif de différentes manières.

• Depuis Word, Excel, PowerPoint et OneNote, il est notamment possible de partager des fichiers éditables et de laisser des commentaires à l'attention de ses collaborateurs ;
• Outlook permet de créer et joindre des groupes d'utilisateurs et Calendrier simplifie l'envoi d'invitations aux réunions (ou à vrai dire n'importe quel type d'événement) ;
• Les listes créées sur To Do peuvent être partagées et synchronisées avec d'autres utilisateurs ;
• Teams et Skype permettent de dialogue instantanément avec des collaborateurs, aussi bien par écrit ou en visioconférences, et facilitent l'échange de docs.

Stockage et partage

À toutes les fonctionnalités évoquées ci-dessus s'ajoute une solution de stockage cloud estampillée Microsoft. Offrant 5 Go d'espace de stockage gratuit, OneDrive sert en effet à uploader des fichiers et à créer des albums/dossiers partageables et un "coffre-fort" (une zone protégée dédiée aux documents les plus confidentiels).

Ses utilisateurs peuvent s'en servir pour voir un aperçu de centaines de types de fichiers :

• Microsoft Office, Outlook, Visio et Windows ;
• OpenOffice : ODP, ODS et ODT ;
• Images : GIF, HEIC, HEIF, JPEG, JPG, JPE, MEF, MRW, NEF, NRW, ORF, PANO, PEF, PNG, RW2, SPM, TIF, TIFF, XBM et XCF ;
• Multimédias audio et vidéo : 3G2, 3GP, 3GPP, ASF, AVI, M2TS, M4A, M4V, MKV, MOV, MP3, MP4, MP4V, MTS, TS, WAV, WEBM, WMA et WMV ;
• Texte et code : TXT, SQL, BAT, CMD, JSON, JS, JSP, JSX, LESS, SCSS, CSS etc. ;
• Web/hypertexte (HTM, HTML et Markdown ;
• De modélisation et impression 3D, de livre électronique, de fichiers Adobe et Apple etc.

Un outil d'édition intégré à OneDrive permet en outre de modifier les images et photos à sa convenance. Il est ainsi possible de les rogner, ajuster leur couleur ou luminosité, appliquer des filtres, dessiner des annotations à l'aide de la souris ou encore incorporer des mots clé.

Puis-je installer Microsoft 365 Online sur mon serveur personnel ?

Cette version en ligne est uniquement accessible depuis les serveurs de Microsoft. Il n'est donc pas possible d'utiliser son code source pour l'installer sur un serveur personnel.

Quel niveau de sécurité offre Microsoft 365 Online ?

Localisation de la société

Si Microsoft est une entreprise américaine basée à Redmond dans l'état de Washington, elle héberge les données de ses utilisateurs dans plus de 200 centres de données (contenant près de 4 millions de serveurs) à travers le monde. Tous bénéficient d'une surveillance 24h/24 et 7j/7 et d'un contrôle d'accès biométrique avec cartes à puce.

Sur le territoire européen, ces centres de données sont implantés en France, en Allemagne, en Autriche, en Finlande, en Irlande et aux Pays-Bas. Un avantage non négligeable pour les utilisateurs qui désirent conserver leurs données sur le territoire nationale et bénéficier du cadre réglementaire français et européen.

Dispositifs de chiffrement

Outre ses nombreuses installations, Microsoft se targue d'intégrer plusieurs niveaux de sécurité comme l'authentification à deux facteurs, plusieurs systèmes de contrôle d'accès et un chiffrement TLS (transport layer security) des données lorsqu'elles sont transmises par les clients ou transitent entre les centres de données. Le chiffrement des fichiers au repos à l'aide d'une clé AES256 unique fait aussi partie de l'attirail de sécurité Microsoft.

Quels sont les avantages des formules payantes ?

Afin d'encourager ses utilisateurs à passer la main au porte-monnaie, l'ex-Office.com comporte de nombreuses limitations. On constate notamment l'accès à la version basique des applications, un ciblage publicitaire (notamment dans Outlook avec la présence de publicités dans la boîte de réception) et l'espace de stockage extrêmement réduit sur OneDrive (soit trois fois moins que son concurrent Google Workspace).

Pour passer à la vitesse supérieure, voici les avantages des formules payantes Microsoft 365, Microsoft Office et OneDrive :

Microsoft 365

Microsoft 365 (ex Office 365) est en quelque sorte la version premium de l'ex-Office.com.

Accessible sous forme d'abonnement, elle comprend (entre autres) 1 To de stockage OneDrive, les versions complètes des applications de productivité, leur installation et utilisation sur les Windows, Mac, smartphones (Android et iPhone) et tablettes (Android et iPad) ainsi qu'une avalanche de fonctionnalités avancées.

Il existe actuellement différents types de plans :

• Microsoft 365 Famille est à 99 euros par an ou 10 euros par mois.
• Microsoft 365 Personnel est à 69 euros par an ou 7 euros par mois.
• Microsoft 365 Business démarre à 5,60 euros HT par utilisateur et par mois.

Une offre Microsoft 365 Basic a été également été lancée : elle est au prix de 2 euros par mois. Microsoft a également partagé les tarifs de son IA Copilot : il faudra payer 30 dollars par utilisateur et par mois pour pouvoir s'en servir. Une version de test gratuite est disponible en ligne.

Microsoft Office

Microsoft Office constitue la version "classique" de la suite bureautique.

Disponible en licence perpétuelle, celle-ci intègre les trois applications de base (Word, Excel et PowerPoint) pour les appareils Windows ou Mac et n'inclut pas les services des abonnements Microsoft 365.

Sa dernière mise à jour sortie en 2021 est disponible en version Famille et Étudiant au prix de 149€. Une offre Famille et Petite Entreprise est également disponible au prix de 299€.

OneDrive

Auparavant, pour les utilisateurs qui souhaitaient uniquement agrandir leur espace de stockage, il était possible de souscrire à un abonnement OneDrive. Celui-ci est désormais intégré à l'offre Microsoft 365, en version Business ou non.

Les entreprises ont aussi le choix entre 3 formules :

• La première appelée OneDrive Entreprise plan 1 est proposée au prix de 4,70 dollars HT par utilisateur et par mois. 1 To d'espace est inclus par utilisateur pour stocker des documents.
• La seconde, Microsoft 365 Business Basic coûte 5,60 dollars par mois et par utilisateur pour 1 To de stockage et des fonctionnalités de sécurité standard.
• La troisième, Microsoft 365 Business Standard, inclut toutes les options de la formule précédente et y ajoute notamment des versions bureau des apps (dotées de fonctionnalités premium), de quoi organiser des webinaires, des outils pour créer des rapports ainsi que des options de gestion de rendez-vous client.

Notre avis

En conclusion, il est tout à fait louable de la part de Microsoft de proposer une version gratuite (et simplifiée) de ses meilleurs logiciels sur navigateur et l'on suppose que cette initiative aide la firme de Redmond à limiter un peu le piratage de ses apps. En revanche, il est dommage que OneDrive propose un espace si restreint, que les fichiers puissent être exportés dans si peu de formats différents et que la publicité vienne parasiter Outlook (si elle reste assez discrète, son emplacement tout en haut de la boîte de réception la rend vite agaçante).