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M-Files 10.0

Motive Systems

Gérer les fichiers et les documents

Téléchargé 3 fois les 7 derniers jours
M-Files est conçu pour vous aider dans la gestion de vos documents professionnels. M-Files s'intègre avec Window Explorer. Avec M-Files, vous avez la possibilité d'ouvrir et de sauvegarder des documents à partir de n'importe quelle application. M-Files vous donne la possibilité d'ajouter des métadonnées à vos fichiers et vous pouvez naviguer dans les dossiers par ordre de classe, projet...
Avec M-Files vous avez la possibilité de faire des recherches sur des textes entiers.
Les versions ultérieures de fichiers sont préservées automatiquement.



Voici quelques particularités de M-Files:

  • Interface : L'interface de M-Files s'intègre avec Windows Explorer.
  • Edition contrôlée : Les opérations d'extraction et archivage éliminent les problèmes de changement simultané. Enregistrements suivant utilisateur.
  • Economie de temps : Recherche de documents instantanée dans la boîte de recherche.
  • Indépendant de l'endroit où vous êtes : Utilisation possible avec une connexion distante.
  • Sécurité :
Modifié le 18/06/2014
Publié par La Rédaction
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Une bombe

M-Files est, clairement, une VRAIE GED (Gestion Electronique de Document) et non un petit utilitaire améliorant l'Explorateur de Windows.

Explication :
M-Files est une GED Client/Serveur (pouvant fonctionner en mono-poste) dans un environnement Windows et se fait donc remarquer pour l'exploit qu'il représente en terme de facilité d'utilisation, de mise en route, d'administration et de performance. Pour les utilisateurs de Windows 2000, XP ou Vista, M-Files apporte l'avantage de rester dans l'environnement habituel : l'Explorateur de Fichiers de Windows pour accéder aux documents et d'offrir tout ce que l'on demande à une GED ; centralisation des documents, collaboration, arborescence dynamique, moteur de recherche sur les métadonnées ou le contenu des documents, historique des versions (traçabilité), verrouillage/publication, workflow/gestion des processus de validation d'un document, notifications par eMail (par abonnement ou automatisées), import et archivage des emails, droits d'accès aux documents, gestion des utilisateurs et des groupes intégrée et totalement compatible Active Directory, rapidité d'accès, mode nomade, Accès Web via Internet ou pour les postes sous Linux ou Mac...

Le réel point fort est pour l'utilisateur. Pas de nouvelle interface. Juste l'Explorateur de fichiers de Windows. Toutes les informations nécessaires d'un document sont visibles simplement en sélectionnant le document. Toutes les actions se font par un simple clic-droit sur le document : propriétés, historique, verrouillage, relations inter-documents, affectation à un utilisateur (l'envoi par mail d'une notification est automatique et transparente), changement d'étape du document dans un flux de travail, etc. Déposer un document dans M-Files est aussi simple qu'un glisser/déposer. M-Files ouvre alors une case de dialogue vous demandant ce qu'est le document. On choisit parmi une liste de types de documents concoctée pour les besoins (Facture, Devis, Article de Presse, PV de réunion, Correspondance, Photo, Relevé bancaire,...) et, en fonction du type choisi, une liste de métadonnées est à remplir, obligatoire ou non. Les autorisations sont automatiquement définies et le document est alors publié et classé. Depuis Word, un simple 'Enregistrer sous' en choisissant le Coffre M-Files, de la même manière que l'on sélectionne un lecteur réseau, se fait le plus naturellement possible. Une zone de recherche est intelligemment située au dessus de la liste des documents.

Coté 'Dossiers' de l'Explorateur, les répertoires traditionnels de Windows sont remplacés par des Dossiers bleus qui sont, en réalité, des vues dynamiques. Une sorte de méthode 'logique' de classement du document. Par exemple, voir les documents par Client, puis par Projet. Ainsi, on peut voir des documents dans plusieurs vues même si le document n'existe qu'à un seul et unique endroit. Une facture que l'on verra classée dans la vue 'Client/Projet/Factures' sera aussi visible dans une vue dédiée aux factures 'Factures en cours de traitement' qui affichera des 'sous-dossiers' différents en fonction que la facture soit 'Validée', 'Payée' ou encore 'En Litige'.

Coté serveur, les Administrateurs réseau apprécieront la facilité avec laquelle on configure, on déploie, on sauvegarde, on restaure les Coffres M-Files ou bien que l'on met en place le WebAccess sur un IIS. Là encore, M-Files se démarque par une architecture souple, ergonomique et performante qui trouve sa place dans un serveur Windows 2000 ou 2003 sans alourdir celui-ci de composants serveur complexes et critiques. La console d'administration de M-Files est un modèle de simplicité de configuration par clics. La facilité avec laquelle on configure les types de document, leurs métadonnées et les droits d'accès permet à l'entreprise d'envisager l'usage de M-Files pour les services d'assurance qualité, commerciaux, techniques, comptables, juridiques ou autre sans contraintes techniques.

M-Files est donc une GED complète qui offre aussi une architecture ouverte capable de s'interfacer aux progiciels de gestion de l'entreprise (ERP, CRM,...) grâce à sa capacité à se connecter facilement à toutes les Bases de Données ou ses APIs. Des solutions de numérisation sont envisageables grâce aux fonctionnalités d'import et de classement automatisé.

Voilà donc un outil qui tient ses promesses, à savoir "faciliter l'accès aux documents et à l'information de l'entreprise". L'entreprise retrouve une gestion "fonctionnelle" de ses documents et 'exit' les dossiers traditionnels Windows lourds et inadaptés.

Cependant, si M-Files se caractérise par ses qualités, il n'exonèrera pas l'entreprise de passer par une réelle réflexion sur la façon de classer et de gérer le cycle de vie des documents. L'implantation d'une telle solution n'en sera, d'ailleurs, que plus facile.
Un investissement qu'il n'est pas absurde d'envisager tellement les avantages sont nombreux. Il faudra maintenant passer le cap de la réflexion à celui du 'Go !'.

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M-Files 10.0 Publié le 18/06/2014
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M-Files 1.5.1 Publié le 14/01/2008 Windows XP , Server 2003 , 2000
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